Заверение трудовой книжки

186
Заверение работнику трудовой книжки – ситуация обычная для кадровой службы. Необходимо сделать это правильно, руководствоваться установленными нормами. Недопустимы помарки, некорректное расположение печатей и внесение дополнительных сведения в копию. Нужно точно знать для каких целей сотрудник просит предоставить ему заверенную по образцу копию трудовой книжки. Потребовать письменное заявление. Если планируется выдавать оригинал документа – обязательно получить от человека соответствующую расписку.

Каждый сотрудник имеет право затребовать документ, который может подтвердить наличие стажа, места постоянной работы. Работодатель не может отказать ему, но выдать разрешается только копию заверенной трудовой книжки.

Связано это с требованием законодателя – бумага постоянно хранится на предприятия на протяжении всей трудовой деятельности. Поэтому важно знать, как именно оформить документ, что учесть при заполнении.

Правила заверения трудовой книжки

Так как документ запрещено выдавать человеку до момента его увольнения с организации, нужно научиться оформлять соответствующую копию или делать выписку с такового.

Работник обязуется подать письменное заявление, где он просит выдать ему копию бумаги. Нужно указать причину обращения. Оно подается на имя руководителя организации. Если на предприятии работает отдел кадров – есть вариант сдать бумагу начальнику подразделения.

Когда организация маленькая – можно сообщить главе о намерении получить заверенную трудовую книжку устно. Работодатель обязан предоставить человеку бумагу не позже чем через 3 дня после его заявления.

Если сотруднику нужна информация за какой-то конкретный период, а не за всю трудовую деятельность – допустимо снять копию только титульной страницы. Также понадобится лист, где присутствуют актуальные данные, запрашиваемые какой-либо структурой.

Законодатель позволяет делать не только ксерокопии документов, но и просто набирать необходимый текст (идентичный оригиналу) на компьютере или написать от руки, а затем заверить по всем правилам.

Когда заверенная копия трудовой книжки по образцу имеет юридическую силу

Только в том случае, если ответственный специалист все сделает надлежащим образом:

  • На каждый лист нужно нанести пометку «Копия верна».
  • Все внесенные данные заверяются печатью предприятия.
  • Печати дополнены оригиналами подписи руководителя организации или уполномоченным на такие действия лицом – обязательно указывается фамилия и инициалы человека.

Обратите внимание, что последний лист в книжке должен быть промаркирован записью «Исполняет свои функциональные обязанности либо работает по настоящее время».

Прочитайте полезные статьи по теме:

Запрещено ставить печать на пустом месте на страничке. Она должна располагаться непосредственно на тексте (часть) и на росписи руководителя. Правило не соблюдено - заверение трудовой книжки произведено неправильно. Кто имеет право подтвердить подлинность приведенных в документе данных:

  • Начальник отдела кадров.
  • Глава организации.
  • Человек, который совмещает должность кадровики и бухгалтера.
  • Главный бухгалтер – если нет специальной службы.

Если человеку необходимо предоставлять по требованию весь документ – допускается заверять исключительно последний листок. Для этого:

  • Сшиваем все странички.
  • Нитка выводится на последнюю страничку и приклеивается к внутренней стороне обложки полоской бумаги.
  • Нужно указать, сколько всего листов в заверенной копии трудовой книжки.
  • Подпись ответственного лица.
  • Оттиск печати наносится непосредственно на рукописный текст и частично на сам бланк.

Такой документ также имеет юридическую силу, и нет необходимости заверять каждый отдельный листок.

Как безошибочно заверить копию трудовой книжки

Сначала нужно снять ксерокопию каждого разворота документа. Следить, чтобы на изломе информация легко читалась, были видны номера приказов и порядковый номер. Недопустимо увеличивать масштаб записей на технике, пытаться отсканировать документ.

Копия обязательно содержит последнюю запись о приеме на должность и пометку, что человек продолжает деятельность на данном предприятии. Также вносится корректная дата заверения бумаги, должность специалиста, который это сделал, его фамилия, инициалы и печать.

Необходимо избежать самой частой ошибки при заверении трудовой книжки, когда печать ставится в произвольном месте на листе. Оттиск должен захватывать строки, где есть сведения о работе и подпись руководителя.

Нельзя наносить «автограф» главы предприятия путем оттеска штампа или копирования с другого документа (если текст печатается на компьютере). Нужна исключительно «живая» подпись, сделанная при помощи шариковой ручки – этого требуют правила, касающиеся заверения копии трудовой книжки по образцу.

Обратите внимание, что работодатель не может требовать от работника пояснить, куда именно он предъявляет копию. Но на практике сделать это необходимо. Например, если нужно получить ссуду или оформить кредит. Тогда кадровик заверит каждый листочек – этого требуют многие финансовый структуры.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Заверение трудовой книжки для банка

Если организация, выдающая заем не требует справки о доходах – обязательно попросит копию основного документа, где отражен стаж. Сотрудник обязуется написать заявление не позже 3 дней до назначенного визита в банк.

Если руководитель находится в отпуске или болеет – заверит бумагу его заместитель или кадровый работник. Может это сделать и главный бухгалтер. По истечению установленного срока выдается заверенная трудовая книжка, которая обязательно содержит:

  • Необходимые реквизиты предприятия работодателя.
  • Есть надпись на каждой страничке, которая имеет сведения о трудовом стаже.
  • Наличие подписи и печати на заверяемых листах.
  • Присутствует формулировка «Копия верна».
  • Оттиск печати располагается в надлежащем месте, он «мокрый», а не отсканированный.
  • Личные данные ответственного лица – инициалы, фамилия, занимаемая должность.
  • Дата заверения.

Особое внимание уделяется последнему листу документа – банк хочет выяснить, имеет ли человек постоянную работу и не был ли уволен в предыдущие месяцы. Необходимо внести формулировку «Продолжает работать на занимаемой должности (указать какой)».

Стоит помнить, что заверяемая копия трудовой книжки по образцу остается актуальной только 60 дней. Если за этот период произошло сокращение штата, человек был уволен или переведен – нужно внести эти сведения в документ. Тогда копия уже будет признана недействительной.

А что делать, если вы освободили сотрудника от занимаемой должности, но ему нужно подтвердить имеющийся стаж? В таком случае направляйте работника к нотариусу. Необходимо будет предъявить личные документы, удостоверяющие личности и он самостоятельно заверит трудовую книжку для банка.

Обратите внимание, что даже бывший работодатель может провести всю процедуру, потому что у него хранятся сведения о трудовой деятельности уволенного. Распоряжение должен выдать руководитель предприятия, а сотрудник написать заявление на его имя.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Здесь Вы найдете актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству.

Ваш подарок при регистрации: номер журнала "Справочник кадровика" со всеми образцами и шаблонами документов!
Тема номера: Как подготовиться к проверке ГИТ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль