Как заверить копию трудовой книжки: образец оформления

461
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, требуется сотрудникам достаточно часто. Недопустимы помарки, некорректное расположение печатей и внесение дополнительных сведений в документ. В статье расскажем, как правильно заверить копию трудовой книжки и приведем подробный образец.

Каждый сотрудник имеет право затребовать документ, который может подтвердить наличие стажа, места постоянной работы. Работодатель не может отказать ему, но выдать разрешается только копию надлежаще заверенную.

Когда может понадобиться копия трудовой книжки

Наряду с паспортом трудовая книжка является важнейшим документом трудоспособного гражданина. А ее потеря может привести большим сложностям с ее восстановлением. Однако, если у работника будет на руках заверенная копия трудовой это значительно облегчит путь ее восстановления.

Трудовая книжка передается в отдел кадров работодателя еще в момент его трудоустройства, и хранится там до самого увольнения. Если в это время работнику понадобится данные из нее он всегда может запросить в отделе кадров ее заверенную копию.

Читайте также:

Копия может понадобиться для подтверждения текущей занятости или для подтверждения стажа работы по специальности или общего стажа.

Чаще всего сотрудники обращаются за копией трудовой для:

  • получения кредита в банке;
  • оформления пенсионного обеспечения;
  • оформления заграничного паспорта;
  • написание резюме;
  • и других целей.

Банк запрашивает копию трудовой книжки для подтверждения постоянной занятости гражданина и установления его платежеспособности. Чаще всего банковские структуры требуют стаж работы по последнему месту не менее 6 месяцев. Увольнение “по статье” может служить для банка причиной отказа в выдаче кредита.

Работники Пенсионного фонда сверяют трудовую книжку для подтверждения стажа для назначения пенсионного обеспечения. А также сверки правильности записей, наличия всех печатей и их читабельности. Но чаще Пенсионный фонд все же запрашивает оригинал книжки.

Читайте также:

Правила заверения трудовой книжки

Так как документ запрещено выдавать человеку до момента его увольнения с организации, нужно научиться оформлять соответствующую ксерокопию или делать выписку с такового.

Работник обязуется подать письменное заявление, где он просит выдать ему копию бумаги. Нужно указать причину обращения. Оно подается на имя руководителя организации. Если на предприятии работает отдел кадров – есть вариант сдать бумагу начальнику подразделения.

Когда организация маленькая – можно сообщить главе о намерении получить копию трудовой устно. Работодатель обязан предоставить человеку бумагу не позже чем через 3 дня после его заявления.

Если сотруднику нужна информация за какой-то конкретный период, а не за всю трудовую деятельность – допустимо снять ксерокопию только титульной страницы. Также понадобится лист, где присутствуют актуальные данные, запрашиваемые какой-либо структурой.

Законодатель позволяет делать не только ксерокопии документов, но и просто набирать необходимый текст (идентичный оригиналу) на компьютере или написать от руки, а затем удостоверить по всем нормам.

Читайте также:

Как заверить копию трудовой книжки образец

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2017 года

С 1 июля 2017 года должен вступить в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он предполагает внесение изменений в образец заверения трудовой книжки. Одним из главных нововведений является требование указывать место хранения трудовой книжки. Таким же методом следует заверять и все остальные кадровые документы.

Наказания за заверенную не по ГОСТу трудовую не будет. Если такая копия будет оформлена, она просто не будет действительна. И ваш работник потратит лишнее время на хождение по инстанциям с неправильно заполненным документом.

Однако все же не стоит торопиться с новыми правилами. Росстандарт перенес планируемую дату с июля 2017 года на 1 июля 2018 года (приказ от 25 мая 2017 г. № 435-ст). Если Вы уже начали использовать новые правила, это не является ошибкой. А копии трудовых будут признаны действительными.

Как заверить копию трудовой книжки образец

Когда ксерокопия трудовой имеет юридическую силу

Только в том случае, если ответственный специалист все сделает надлежащим образом:

  • На каждый лист нужно нанести пометку «Копия верна».
  • Все внесенные данные заверяются печатью предприятия.
  • Печати дополнены оригиналами подписи руководителя организации или уполномоченным на такие действия лицом – обязательно указывается фамилия и инициалы человека.

Обратите внимание!

Последний лист в книжке должен быть промаркирован записью «Исполняет свои функциональные обязанности либо работает по настоящее время».

Читайте также:

Запрещено ставить печать на пустом месте на страничке. Она должна располагаться непосредственно на тексте (часть) и на росписи руководителя. Правило не соблюдено - действие произведено неправильно. Кто имеет право подтвердить подлинность приведенных в документе данных:

  • Начальник отдела кадров.
  • Глава организации.
  • Человек, который совмещает должность кадровики и бухгалтера.
  • Главный бухгалтер – если нет специальной службы.

Если человеку необходимо предоставлять по требованию весь документ – допускается проставлять заверяющие реквизиты исключительно на последний листок. Для этого:

  • Сшиваем все странички.
  • Нитка выводится на последнюю страничку и приклеивается к внутренней стороне обложки полоской бумаги.
  • Нужно указать, сколько всего листов в заверенном документе.
  • Подпись ответственного лица.
  • Оттиск печати наносится непосредственно на рукописный текст и частично на сам бланк.

Такой документ также имеет юридическую силу, и нет необходимости проштамповать каждый отдельный листок.

Читайте также:

Срок действия копии трудовой книжки

Как и любая справка, копия трудовой имеет свой срок действия. В большинстве случаев этот период определяется принимаемым учреждением. Очень редко такой срок выходит за пределы двух месяцев. Однако, в большинстве случаев период ее действия не превышает двух недель. Как правило, чем больший размер кредита, который хочет получить заемщик, тем свежее копию требует банк.

Отметим, что данный срок касается в основном записи о последнем месте работы, т. е. о текущем трудоустройстве. Что же касается данных о предыдущих местах работы, то поскольку они неизменны, то и срок действия их не ограничен. Поэтому однажды заверенная копия трудовой может быть использована для подтверждения стажа бессрочно.

Итак, прежде чем работнику запросить данный документ ему потребуется узнать о сроке давности необходимой копии для конкретного учреждения.

Срок предоставления копии трудовой книжки сотруднику

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ наниматель обязан предоставить персоналу по их письменным запросам любые копии документов связанных с работой в течении 3-х дней. Итак, для начала с сотрудника стоит взять заявление. А после у Вас есть три дня на подготовку справки (копии).

Не стоит до последнего тянуть с предоставлением копии. Часто отдел кадров и основные подразделения разнесены географически. И сотруднику необходимо потратить уйму времени на поездки к Вам. Если есть возможность, не стоит задерживать и сделать копию трудовой книжки при сотруднике. Так Вы сэкономите и свое время и время сотрудника.

Читайте также:

Как заверить копию трудовой книжки образец

Как безошибочно заверить копию трудовой книжки

Сначала нужно снять ксерокопию каждого разворота документа. Следить, чтобы на изломе информация легко читалась, были видны номера приказов и порядковый номер. Недопустимо увеличивать масштаб записей на технике, пытаться отсканировать документ.

Копия обязательно содержит последнюю запись о приеме на должность и пометку, что человек продолжает деятельность на данном предприятии. Также вносится корректная дата удостоверения бумаги, должность специалиста, который это сделал, его фамилия, инициалы и печать.

Необходимо избежать самой частой ошибки при заверении книжки, когда печать ставится в произвольном месте на листе. Оттиск должен захватывать строки, где есть сведения о работе и подпись руководителя.

Нельзя наносить «автограф» главы предприятия путем оттеска штампа или копирования с другого документа (если текст печатается на компьютере). Нужна исключительно «живая» подпись, сделанная при помощи шариковой ручки – этого требования нормативных документов для такого документа.

Обратите внимание!

Работодатель не может требовать от работника пояснить, куда именно он предъявляет копию. Но на практике сделать это необходимо. Например, если нужно получить ссуду или оформить кредит. Тогда кадровик заверит каждый листочек – этого требуют многие финансовый структуры.

Читайте также:

Заверение трудовой книжки для банка

Если организация, выдающая заем не требует справки о доходах – обязательно попросит ксерокопию основного документа, где отражен стаж. Сотрудник обязуется написать заявление не позже 3 дней до назначенного визита в банк.

Если руководитель находится в отпуске или болеет – заверит бумагу его заместитель или кадровый работник. Может это сделать и главный бухгалтер. По истечению установленного срока выдается заверенная трудовая, которая обязательно содержит:

  • Необходимые реквизиты предприятия работодателя.
  • Есть надпись на каждой страничке, которая имеет сведения о трудовом стаже.
  • Наличие подписи и печати на заверяемых листах.
  • Присутствует формулировка «Копия верна».
  • Оттиск печати располагается в надлежащем месте, он «мокрый», а не отсканированный.
  • Личные данные ответственного лица – инициалы, фамилия, занимаемая должность.
  • Дата заверения.

Особое внимание уделяется последнему листу документа. Банк хочет выяснить, имеет ли человек постоянную работу и не был ли уволен в предыдущие месяцы. Необходимо внести формулировку «Продолжает работать на занимаемой должности (указать какой)».

Стоит помнить, что заверяемая копия трудовой книжки остается актуальной только 60 дней. Если за этот период произошло сокращение штата, человек был уволен или переведен – нужно внести эти сведения в документ. Тогда копия уже будет признана недействительной.

Читайте также:

А что делать, если вы освободили сотрудника от занимаемой должности, но ему нужно подтвердить имеющийся стаж? В таком случае направляйте работника к нотариусу. Необходимо будет предъявить личные документы, удостоверяющие личности и он самостоятельно заверить трудовую для банка.

Обратите внимание!

Даже бывший работодатель может провести всю процедуру, потому что у него хранятся сведения о трудовой деятельности уволенного. Распоряжение должен выдать руководитель предприятия, а сотрудник написать заявление на его имя.

Отличие копии трудовой книжки от выписки

Кроме понятия копия трудовой пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) содержит понятие выписка из трудовой книжки.

Выписка - это часть данных из трудовой. Тогда как копия книжки - это вся трудовая целиком. Таким образом в выписке отображается выборочная информация, необходимая сотруднику.

В выписке в обязательном порядке прикладывается и заверяется первая страница с данными работника. Далее делаются ксерокопии интересующей информации. Если требуется подтверждение трудоустройства, то делают и заверяют ксерокопию последней заполненной страницы.

Читайте также:

Все страницы должны быть заверены надлежащим образом, так же как и для копии трудовой. Если выписка состоит из нескольких страниц, то их стоит пронумеровать и сшить.

Кроме предоставления выписки в форме ксерокопии, также допускается рукописный вариант. Для второго варианта обязательно необходимо указать:

  • серию и номер трудовой книжки;
  • ФИО ее владельца;
  • дату рождения;
  • образование;
  • специальность;
  • дату выдачи трудовой.

Далее в форме таблицы приводятся интересующие записи в хронологическом порядке.

Итак, правильно оформленная копия трудовой книжки сэкономит не только время сотрудника на несколько посещений банка или другого учреждения, но и Ваше. Ведь в таком случае Вам не придется переделывать несколько раз один и тот же документ. Поэтому важно соблюдать все предписания законодательства и не забывать о введении нового ГОСТ в 2018 году.

Читайте в этом месяце

    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально


      Рассылка




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль