Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

31 октября 2019
2767
Средний балл: 0 из 5
Главный редактор портала pro-pesonal.ru

Журнал регистрации трудовых договоров нередко запрашивают инспектора ГИТ при проведении проверки. Читайте, как правильно его оформить и вести, скачайте образец, подготовленный нашими экспертами.

Обязателен или нет журнал учета трудовых договоров

Ведение журнала в 2019 году не является обязательным. Однако благодаря ему легче ориентироваться и соблюдать порядок при учете документации, действующей и архивной. Наличие этого документа выручит и при судебном разбирательстве, пригодится при проверке.

Журнал удобен как источник реквизитов договоров при выдаче выписок и справок. Также это способ избежать возни с множеством разрозненных документов при составлении различных статистических отчетов.

У электронной формы регистрации трудовых договоров есть несколько преимуществ: легче осуществлять поиск нужной записи, хранение данных более конфиденциально, их легко и быстро можно распечатать для выдачи. В то же время нет возможности поставить личную подпись. Так что можно завести и традиционную версию журнала, и ее компьютерного «дублера».

Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016. Правила оформления кадровых документов изменились. Не забудьте внести эти изменения в Инструкцию по кадровому делопроизводству. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала "Справочник кадровика" подготовили образец Инструкции с учетом новой Методички.

Как заполнить журнал трудовых договоров

Чтобы титульный лист был оформлен правильно, на нем должно присутствовать наименование организации, название документа, период ведения. Можно поместить на первом листе образец заполнения, либо оставить его пустым. 

На вторую страницу вносят сведения об ответственном работнике, ведущем учет: личные данные, должность, номер и вид основания назначения - приказа или распоряжения, период ведения. Данные заверяются подписью самого сотрудника.

Нужно пронумеровать книгу и оставить место для последующей подшивки, если учет ведется в обыкновенной тетради. Форма заполнения не установлена трудовым законодательством. Наполнение и количество граф могут частично варьироваться согласно нуждам работодателя.

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

На практике используют столбцы с такими сведениями:

  1. Порядковый номер договора
  2. Дата заключения 
  3. Номер документа
  4. Срок действия
  5. Дополнительные соглашения
  6. ФИО работника
  7. Его должность
  8. Отдел или структурное подразделение (при наличии)
  9. Характер работы (основная или совместительство)
  10. Дата расторжения договора
  11. Причина 
  12. Примечания
  13. Подпись сотрудника, подтверждающая факт получения на руки своего экземпляра.

При этом для дополнительных соглашений можно завести отдельную книгу, если слишком много сведений сразу неудобно вписывать.

Хитрости, которые помогут работать с документами на нескольких страницах

Вести журнал регистрации можно в обычной тетради с обязательной нумерацией страниц, в свободной форме, исходя из соображений рациональности. Для электронной копии хорошо подойдет табличный вариант учета в программе Microsoft Excel.

Для исключения возможных махинаций заранее в электронной версии необходимо предусмотреть невозможность сдвигания порядковых номеров договоров. Стоит учесть также, что при проверках и судебных спорах, если информация в оригинале договора и в электронном реестре не совпадает, предпочтение будет отдано бумажному носителю.

Справочник кадровика

Ваш идеальный документ

Скачайте пакет важнейших документов для работы отдела кадров

Как внести изменения в реестр трудовых договоров

При переменах в статусе сотрудников: изменениях условий работы, переводе в другой отдел или на другую должность, отстранения от должности, надо вносить информацию в журнал. В таких случаях можно отвести отдельную страницу для каждого работника. Либо, если того требует большой штат предприятия, для дополнительных соглашений заводят еще один учетный документ. Он ведется в той же форме, что и основной журнал.

Если же в записях журнала регистрации договоров была допущена неточность, изменять их не разрешается. Это служит основанием для досрочного закрытия документа. Нужно доложить об этом руководителю организации, чтобы он подготовил и издал соответствующий приказ.

Ответственным работником на последнюю заполненную страницу вносится запись, что закрытие производится по причине обнаружения ошибки. При этом никаких штрафных санкций за это не предусмотрено. Оконченный журнал сдается в архив, после приказа руководителя, по тем же правилам, как рассмотрены выше, заводится новый. Это относится и к бумажной, и к электронной версии. В новый документ при необходимости вписывают исправленные сведения, в которых была обнаружена ошибка.

Во время обучения по программе профессиональной переподготовки "Организация работы с персоналом" вы узнаете, как оформлять кадровую документацию по новым правилам, как оценивать кандидатов и принять на работу нового сотрудника, как внедрять профстандарты и что делать, если квалификация работников не соответствует их требованиям, и многое другое. После завершения учебного курса вас ждет официальный диплом.

Как закрыть журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений

Чтобы провести процедуру правильно, нужно учесть несколько моментов:

  • на завершающую страницу вносят запись о том, что журнал закрыт, опечатан и передан в архив;
  • прописывают дату закрытия;
  • фиксируют число заполненных страниц и номера зарегистрированных в журнале договоров;
  • указывают ФИО ответственного сотрудника и его должность;
  • прописывают регистрационный номер и дату приказа, узаконивающего завершение учетного документа;
  • перед архивированием журнал прошивают.

В крупных организациях с большим оборотом договоров практикуется ежегодная замена журналов. Если же заполняемость того не требует, допустимо вести один реестр несколько лет подряд.

Электронную книгу в конце года распечатывают на бумаге с обязательной нумерацией страниц. Ее прошивают и опечатывают для сдачи в архив.

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.