Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

413
Росархив в своем постановлении приводил перечень документов, которые следует использовать на предприятии. Среди этих документов упоминается журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений. Но какую роль играет данный журнал? И как правильно его заполнять?

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – это необязательная форма учета заключенных договоров и допсоглашений. Государство не утвердило официального образца журнала, поэтому сотрудник кадрового отдела может использовать обычную тетрадь.

Вести учет можно также в специальных книгах, но после их закрытия, они передаются на хранение в архив, где хранятся на протяжении 75 лет. В целях оптимизации процедуры документооборота журнал для учета разрешается вести в электронном варианте. При необходимости электронный журнал может быть распечатан.

Зачем нужен журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Законодательством не предусматривается ответственность за неведение такого журнала. Но его наличие помогает проследить каждый трудовой договор, а также дополнительное соглашение, которое было подписано на предприятии. Проще говоря, этот журнал подтверждает, что тот или иной договор существует.

Его также можно сравнить с маленькой библиотекой, ведь он позволяет сотруднику отдела кадров оптимизировать документооборот и быстро получать необходимые данные о том или ином заключенном договоре.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений пригодится при выдаче справок бывшим сотрудникам для их трудоустройства на новом месте работы. Он будет также полезным при судебных разбирательствах с уволенными работниками.

Форма журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений

Как уже отмечалось выше, журнал регистрации не признан обязательным документом. А это означает, что утвержденный образец ее формы тоже отсутствует.

Предприятие может вести учет заключенных договоров и дополнительных соглашений в произвольной форме. Для учета можно также использовать книгу, но ее придется сшивать, а перед ее сдачей в архив пломбировать. В архиве данная книга должна храниться на протяжении 75 лет.

Предусмотрена также электронная форма журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Посмотрите видео по теме:

Журнал регистрации: электронная версия

Журнал для регистрации договоров и соглашений в электронном варианте позволяет полностью отказаться от хранения бумажной документации. Лучше всего этот журнал заполнять в программе MS Excel. Электронный журнал учета позволяет:

  1. Получать более быстрый доступ к необходимому документу;
  2. Оптимизировать процедуру документооборота на предприятии в целом;
  3. Контролировать правильность оформления каждого документа;
  4. Сохранить конфиденциальность;
  5. Упрощается процесс оформления справок и выписок.

При необходимости электронный журнал можно распечатать.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашенийСкачать документ >>>

Как вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Хотя не существует утвержденной формы ведения журнала, следует придерживаться следующих правил делопроизводства:

  1. На титульном листе журнала учета трудовых договоров и дополнительных соглашений вписывают:
    1. полное название компании или индивидуального предпринимателя;
    2. название документа;
    3. дату начала его ведения;
    4. дату прописью завершения учета договоров и соглашений.
  2. Нумеруются все страницы, включая те, на которых отсутствует текст;
  3. Первую страницу журнала, как правило, оставляют чистой или же на ней можно написать правила, по которым осуществляется его заполнение;
  4. На второй странице указывают всех сотрудников, которые занимаются заполнением этого журнала.

Данные на второй странице должны содержать:

  1. Порядковый номер;
  2. Время, на протяжении которого сотрудник заполнял журнал регистрации соглашений к трудовым договорам;
  3. ФИО лица, ответственного за ведение;
  4. Должность сотрудника;
  5. Основание, по которому работнику разрешено вести учет;
  6. Подпись этого сотрудника.

Информацию обо всех сотрудниках кадрового отделения, которые имеют отношение к ведению данного журнала, можно предоставить в виде таблицы.

Поскольку журнал заводится на длительный срок, его обложка должна быть жесткой. Плотность бумаги должна составлять 60 г/м2.

Дальше в журнале идет основная часть, где и осуществляется учет всех подписанных трудовых договоров и соглашений.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Правила заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Основная часть журнала состоит из 11 столбцов. Принимая во внимание, что этот документ имеет свободную форму ведения, сотрудник кадрового отдела может добавлять или уменьшать количество этих столбцов. Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений по ТК РФ содержит следующую информацию:

  1. В первой графе указывается порядковый номер, регистрации соглашения или договора. Здесь не нужно вписывать номер договора.
  2. Во второй строке записывают дату, когда был подписан договор;
  3. В следующей строке следует записывать номер договора или допсоглашения
  4. В четвертой графе необходимо указать ФИО сотрудника, с которым был подписан договор.
  5. В строке №5 указывается занимаемая должность сотрудника;
  6. Шестая строка предназначена для указания структурного подразделения, в котором трудится работник;
  7. В строке №7 записывают дату, когда был заключен трудовой договор;
  8. В следующей графе прописывают дату прекращения трудового соглашения;
  9. В девятой строке указывается вид работы – постоянная или работа по совместительству;
  10. В следующей графе вписывают номер соглашения, если третья строка не разделена на две части;
  11. Одиннадцатая строка посвящается примечаниям.

Для удобной работы с журналом учета рекомендуется строку №3 разделить на две подграфы:

  1. В первой указывается номер договора;
  2. Во второй подграфе прописывается номер соглашения.

Такой подход позволит быстро находить нужный номер заключенного договора или дополнительного соглашения, не бегая глазами по всех строках журнала.

Пример записи в журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Пример записи в журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашенийУвеличить изображение >>>

Номер дополнительного соглашения к определенному договору лучше всегда указывать одинаковый. Благодаря этому вам будет нетрудно отыскать все заключенные дополнительные соглашения, которые имеют непосредственное отношение к одному и тому же договору.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Внесение изменений в журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

В данный журнал можно вносить различные изменения:

  1. Были изменены условия трудовой занятости специалиста;
  2. Перевод на иную должность;
  3. Отстранение от выполнения трудовых обязанностей;
  4. Изменение работодателя.

Все вышеперечисленные изменения нет необходимости вносить в первоначальный экземпляр трудового договора. В таком случае заключаются дополнительные соглашения.

Если таких дополнительных соглашений заключается в компании очень много, то имеет смысл оформить другой журнал для таких соглашений. Правила его ведения не отличается от правил использования журнала, в котором регистрируются трудовые договоры.

Досрочное закрытие журнала для регистрации трудовых договоров

Ошибка в учетном журнале – это основание для его досрочного закрытия. Чтобы завершить журнал в данном случае, следует:

  1. На последней странице сделать запись о том, что закрытие осуществляется на основании обнаружения ошибки;
  2. Подготавливается и издается соответствующий приказ.

После того, как журнал с ошибкой был закрыт, можно заводить новый документ.

Оформление сдачи журнала для учета

Когда журнал полностью заполнен, пора приступать к процедуре его закрытия, которая осуществляется в следующие этапы:

  1. На последней странице следует прописать, что журнал закрыт, прошел опечатку и был передан в архив;
  2. Указывают дату закрытия журнала;
  3. Прописывается число заполненных страниц и перечень номеров договоров (речь идет о первой строке);
  4. Указывается ФИО, а также занимаемая должность сотрудника, который занимается заполнением журнала;
  5. Прописывается дата приказа, а также его регистрационный номер, на основании которого завершается журнал.

Срок хранения журнала учета трудовых договоров и дополнительных соглашений в архиве достигает 75 лет.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Здесь Вы найдете актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству.

Ваш подарок при регистрации: номер журнала "Справочник кадровика" со всеми образцами и шаблонами документов!
Тема номера: Как подготовиться к проверке ГИТ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль