PRO-персонал

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

  • 2 января 2019
  • 2330

Журнал учета трудовых договоров - один из важнейших документов на предприятии, которым интересуются инспектора ГИТ. Читайте в статье о том, как его оформить и вести, скачайте образец

Как заполнить книгу регистрации трудовых договоров

Чтобы титульный лист был оформлен правильно, на нем должны присутствовать следующие сведения:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • период ведения.

Можно поместить на первом листе образец заполнения, либо оставить его пустым. На вторую страницу вносятся сведения об ответственном работнике, ведущем учет: личные данные, должность, номер и вид основания назначения - приказа или распоряжения, период ведения.

Данные заверяются подписью самого сотрудника. Нужно пронумеровать книгу и оставить место для последующей подшивки, если учет ведется в обыкновенной тетради.

Форма заполнения журнала учета трудовых договоров не установлена трудовым законодательством. Наполнение и количество граф могут частично варьироваться согласно нуждам работодателя.

Пример записи

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

На практике востребованными бывают столбцы с такими сведениями:

  1. Порядковый номер договора
  2. Дата заключения 
  3. Номер документа
  4. Срок действия
  5. Дополнительные соглашения
  6. ФИО работника
  7. Его должность
  8. Отдел или структурное подразделение (при наличии)
  9. Характер работы (основная или совместительство)
  10. Дата расторжения договора
  11. Причина 
  12. Примечания
  13. Подпись сотрудника, подтверждающая факт получения на руки своего экземпляра.

При этом для дополнительных соглашений можно завести отдельную книгу, если слишком много сведений сразу неудобно вписывать.

Пять журналов учета, которые должны быть в каждой компании – и у вас тоже

Обязательных журналов учета кадровых документов и процедур, которые должен вести каждый работодатель, — пять. Их называют нормативные акты и требуют на проверках инспекторы. Если хоть одного из этих журналов нет, компанию оштрафуют. В случае спора с работником без них вы не сможете доказать, что оформили документы или выполнили действия, которые обязательны для процедуры. Обо всем читайте в статье журнала "Справочник кадровика"

Обязателен или нет

Ведение журнала учета трудовых договоров в 2019 году не является обязательным. Но благодаря ему легче ориентироваться и соблюдать порядок при учете документации, действующей и архивной. Наличие этого документа выручит при судебном разбирательстве.

Журнал удобен как источник реквизитов договоров при выдаче выписок и справок. Также это способ избежать возни с множеством разрозненных документов при составлении различных статистических отчетов.

У электронной формы регистрации трудовых договоров есть несколько преимуществ: легче осуществлять поиск нужной записи, хранение данных более конфиденциально, их легко и быстро можно распечатать для выдачи. В то же время нет возможности поставить личную подпись. Так что можно завести и традиционную версию журнала, и ее компьютерного «дублера».

Заполнение журнала учета трудовых договоров

Вести книгу регистрации можно в обычной тетради с обязательной нумерацией страниц, в свободной форме, исходя из соображений рациональности. Для электронной копии хорошо подойдет табличный вариант учета в программе Microsoft Excel.

Для исключения возможных махинаций заранее в электронной версии журнала необходимо предусмотреть невозможность сдвигания порядковых номеров договоров. Стоит учесть также, что при проверках и судебных спорах, если информация в оригинале договора и их электронном реестре не совпадает, предпочтение будет отдано бумажному носителю.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Как внести изменения

При переменах в статусе сотрудников: изменениях условий их работы, переводе в другой отдел или на другую должность, отстранения от должности, надо вносить информацию о соответствующих новых соглашениях и в журнал. В таких случаях можно отвести отдельную страницу для каждого работника. Либо, если того требует большой штат предприятия, для дополнительных соглашений заводится еще один учетный документ. Он ведется в той же форме, что и основной журнал.

Нарушения требований охраны труда, в которых обвинят кадровика

Если же в записях журнала регистрации договоров была допущена неточность, изменять их не разрешается. Это служит основанием для досрочного закрытия документа. Нужно доложить об этом руководителю организации, чтобы он подготовил и издал соответствующий приказ.

Ответственным работником на последнюю заполненную страницу вносится запись, что закрытие производится по причине обнаружения ошибки. При этом никаких штрафных санкций за это не предусмотрено. Оконченный журнал сдается в архив, после приказа руководителя по тем же правилам, как рассмотрены выше, заводится новый.

Это относится и к бумажной, и к электронной версии книги учета трудовых договоров. В новый документ при необходимости вписываются исправленные сведения, в которых была обнаружена ошибка.

Как закрыть журнал

Чтобы провести процедуру правильно, нужно учесть несколько моментов:

  • на завершающую страницу вносится запись о том, что журнал закрыт, опечатан и передан в архив
  • прописывается дата закрытия
  • фиксируется число заполненных страниц и номера зарегистрированных в журнале договоров
  • указывается ФИО ответственного сотрудника и его должность
  • в довершение там же прописывают регистрационный номер и дату приказа, объявленного для завершения учетного документа
  • перед архивированием журнал нужно прошить

В крупных организациях с большим оборотом договоров практикуется ежегодная замена журналов. Если же заполняемость того не требует, допустимо вести один реестр несколько лет подряд.

В каком документе установить порядок выдачи доверенности, решайте сами

Электронную книгу в конце года распечатывают на бумаге с обязательной нумерацией страниц. Ее прошивают и опечатывают для сдачи в архив.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.