text
PRO-персонал

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

  • 1 июля 2018
  • 1953

Росархив в своем постановлении приводил перечень документов, которые следует использовать на предприятии. Среди этих документов упоминается журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений. Но какую роль играет данный журнал? И как правильно его заполнять?

Как заполнить журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Чтобы титульный лист журнала регистрации договоров был оформлен правильно, на нем должны присутствовать следующие сведения:

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

  • наименование организации
  • название документа
  • период ведения документа, даты от и до

Можно поместить на первом листе книги учета трудовых договоров образец заполнения, либо оставить его пустым. На второй странице вносятся сведения об ответственном работнике, ведущем учет: личные данные, должность, номер и вид основания назначения - приказа или распоряжения, период ведения журнала

Данные заверяются подписью самого сотрудника. Нужно пронумеровать страницы и оставить место для последующей подшивки, если учет ведется в обыкновенной тетради.

Читайте также:

Форма заполнения журнала регистрации трудовых договоров не установлена трудовым законодательством. Наполнение и количество граф могут частично варьироваться согласно нуждам работодателя.

Пример записи в журнал

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

На практике востребованными бывают столбцы с такими сведениями:

  1. Порядковый номер договора в журнале
  2. Дата заключения договора
  3. Собственно номер договора
  4. Срок действия трудового соглашения
  5. Дополнительные соглашения
  6. ФИО работника
  7. Его должность
  8. Отдел или структурное подразделение (при наличии)
  9. Характер работы (основная или совместительство)
  10. Дата расторжения договора
  11. Причина расторжения
  12. Примечания
  13. Подпись сотрудника, подтверждающая факт получения на руки экземпляра договора

При этом для дополнительных соглашений можно завести отдельный журнал, если слишком много сведений неудобно вписывать в основной реестр трудовых договоров.

Скачать образец журнала

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Скачать бланк >>> 

Чем удобен журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений

Ведение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений в 2018 году не является обязательным. Но благодаря ему легче ориентироваться и соблюдать порядок при учете документации, действующей и архивной. Наличие этого документа выручит при необходимости подтверждения фактов заключения трудовых договоров при судебном разбирательстве.

Читайте также:

Журнал удобен как источник регистрационных реквизитов договоров при выдаче выписок и справок. Также это способ избежать возни с множеством разрозненных документов при составлении различных статистических отчетов.

У электронной формы регистрации трудовых договоров есть несколько преимуществ: легче осуществлять поиск нужной записи, хранение данных более конфиденциально, их легко и быстро можно распечатать для выдачи. В то же время нет возможности поставить личную подпись. Если это удобнее, имеет смысл завести и традиционную версию журнала, и ее компьютерного «дублера».

Справочник кадровика

Как вести журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров можно вести в обычной тетради. Нужно обязательно проставить порядковый номер на все страницы.

Для электронного журнала регистрации трудовых договоров образец в 2018 году не утвержден законодательно. Можно вести его в свободной форме, исходя из соображений рациональности. Для этих целей хорошо подойдет табличный вариант учета в программе Microsoft Excel.

Для исключения возможных махинаций заранее в электронной версии журнала необходимо предусмотреть невозможность сдвигания порядковых номеров при регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Стоит учесть также, что при проверках и судебных спорах, если информация в оригинале договора и их электронном реестре не совпадает, предпочтение будет отдано бумажному носителю.

Как внести в журнал изменения

Может понадобиться внести изменения в журнал учета трудовых договоров при переменах в статусе сотрудников: изменениях условий их работы, переводе в другой отдел или на другую должность, отстранения от должности. Количество подобных возможных дополнений к договору не ограничено.

В таких случаях для регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам можно отвести отдельную страницу в журнале для каждого работника. Либо, если того требует большой штат предприятия, для дополнительных соглашений заводится еще один учетный документ. Он ведется в той же форме, что и основной журнал.

Читайте также:

Если же в записях журнала регистрации договоров была допущена неточность, изменять их не разрешается. Это служит основанием для досрочного закрытия документа. Нужно доложить об этом руководителю организации, чтобы он подготовил и издал соответствующий приказ.

Ответственным за ведение журнала работником на последнюю заполненную страницу вносится запись, что закрытие производится по причине обнаружения ошибки. При этом никаких штрафных санкций для работника за это не предусмотрено. Оконченный журнал сдается в архив, после приказа руководителя по тем же правилам, как рассмотрены выше, заводится новый.

Это относится и к бумажной, и к электронной версии книги учета трудовых договоров, образец заполнения вновь заведенного журнала остается таким же. В новый журнал при необходимости вписываются исправленные сведения, в которых была обнаружена ошибка.

Главная новость Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу

Тема номера К чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет, а план по штрафам сделать надо

В приватном разговоре с инспекторами мы узнали, где они будут «копать», когда компанию нужно оштрафовать, а явного повода нет. Готовьтесь к тому, что искать будут, – планы по штрафам планируют повысить.

Как закрыть журнал

Заполнение служит основанием для закрытия журнала регистрации трудовых договоров.

Чтобы провести процедуру правильно, нужно учесть несколько моментов:

  • на завершающую страницу вносится запись о том, что журнал закрыт, опечатан и передан в архив
  • прописывается дата закрытия
  • фиксируется число заполненных страниц и номера зарегистрированных в журнале договоров
  • указывается ФИО сотрудника, заполнявшего этот журнал, и его должность
  • в довершение там же прописывают регистрационный номер и дату приказа, объявленного для завершения учетного документа
  • перед архивированием журнал нужно прошить

В крупных организациях с большим оборотом договоров практикуется ежегодная замена журналов. Если же заполняемость того не требует, допустимо вести один реестр несколько лет подряд.

Читайте также:

Электронный журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений, скачать образец которого можно выше, в конце года распечатывают на бумаге с обязательной нумерацией страниц. Его прошивают и опечатывают, собираясь сдать в архив.

Напоминаем, что также журналы регистрации трудовых договоров приходится закрывать досрочно, если в них обнаруживаются ошибки.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Росархивом в Перечне типовых управленческих архивных документов указан срок хранения журнала регистрации трудовых договоров, он составляет 75 лет. Если документ велся в тетради, перед сдачей в архив его необходимо опломбировать печатью организации и прошить.

Читайте также:

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.