Приказы 2017: что нужно подготовить кадровику

798
Всю трудовую деятельность человека можно отследить по кадровой документации. Начиная с первого прихода на работу и до момента увольнения HR-специалисты тщательно фиксируют каждый этап. Важное место среди кадровых документов занимают приказы работодателя, ведь именно они инициируют изменения в работе сотрудника или выражают согласие на такие перемены. От полноты заполнения и грамотной формулировки распоряжений зависит правильное проведение операций. В данном материале представлена информация об особенностях оформления приказов работодателя в 2017 году.

Виды приказов работодателя

Приказы, регулирующие функционирование предприятия, активно используются компаниями всех видов собственности. Их можно разделить на группы:

  • регламентирующие деловую сферу;
  • по кадрам;
  • прочие.

Трудовые взаимоотношения оформляются кадровыми бумагами, также их называют документами по личному составу. Решения по кадрам должны составляться в соответствии с Трудовым кодексом и иными законами.

Приказы по личному составу

Фиксировать факты трудовых отношений решениями дирекции предписывает трудовое законодательство. Например, ст. 68 ТК РФ обязывает работодателя составлять приказ о приеме на работу, а ст. 841 ТК РФ — об увольнении. Кадровыми распоряжениями оформляются факты:

  • приема на работу;
  • расторжения трудового контракта;
  • отправки в командировку;
  • смены должности или места работы;
  • совмещения обязанностей;
  • предоставления отпусков всех видов;
  • направления на учебу или аттестацию;
  • изменения разряда или классности работника;
  • установления надбавок к окладу, дополнительных выплат;
  • индексации заработной платы и выдачи премий;
  • поощрения или наказания сотрудников и иные эпизоды трудовой биографии.

Управленческие решения являются основой для проведения кадровой процедуры и ее оформления. Неверное написанное распоряжение ведет к дальнейшим ошибкам в документации и возможному признанию операции недействительной. Отменить приказ работодателя может трудовая инспекция, суд или вышестоящий орган. Принять решение об отмене может и сам подписант. В этих случаях потребуется внесение соответствующих изменений в кадровую документацию и иные бумаги, оформляющие первичное распоряжение.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Правила составления приказов

Закон «О бухгалтерском учете» определяет необходимые реквизиты любого учетного документа. Отсутствие любого из компонентов может привести к отмене кадрового решения. В распоряжении руководства должны быть указаны:

  • название документа и, возможно, вид операции;
  • день составления;
  • наименование компании, при необходимости — название подразделения или отдела компании;
  • содержание — непосредственно само распоряжение;
  • должность и ФИО руководителя.

Заверяется приказ подписью начальника. Управленческая документация по кадровым вопросам требует ознакомления персонала с принятым решением. Поэтому документ содержат подписи работников с указанием даты прочтения. Если решение требует согласования с должностными лицами предприятия, их перечень и подписи должны быть включены в документ.

Подготовка приказов

Составлением документов по личному составу обычно занимается кадровая служба или НR-специалист. В небольших компаниях обязанности по оформлению управленческих решений могут быть возложены на другого сотрудника — бухгалтера, экономиста, менеджера, юриста.

Подготовительный этап включает проверку оснований принятия приказа — наличие первичных бумаг, соответствие процедуры трудовому законодательству. Первичными документами служат заявления работников, докладные записки и представления начальников отделов, постановления и акты проверяющих органов, служебные письма контрагентов. Поводом для начала подготовки приказа служит резолюция директора на начальном документе. Решение руководителя пишется от руки на первичной бумаге в правом верхнем углу. Оно может носить запретительный или разрешительный характер, а также конкретизировать действия исполнителя. Документ-основание указывается в приказе вместе со сведениями о составителе и дне оформления. Он является правовой основой распоряжения топ-менеджера.

Федеральная служба статистики подготовила унифицированные формы приказов во личному составу и правила их заполнения. Однако с 2013 года применение этих стандартов не обязательно. Тем не менее многие HR-службы используют готовые формы в деятельности по управлению персоналом. Содержатся унифицированные документы в Постановлении № 1 Госкомстата от 05.01.04 г. При использовании типовой формы составление сводится к заполнению полей унифицированного документа.

При написании текстового приказа обычно используется бланк организации. Документ должен содержать обязательные реквизиты. Решение следует формулировать простым и понятным языком, недопускающим двоякого толкования. Готовый документ передается на подпись руководителю. Для многих кадровых процедур важно соблюдение сроков принятия решения. Дата, совпадающая с днем подписания документа, должна укладываться в эти периоды.

Рассмотрим основные виды распоряжений работодателя.

Приказ о приеме на работу

Первый распорядительный документ, фиксирующий рабочие взаимоотношения гражданина и работодателя — приказ о приеме на работу. Он выписывается после процедуры согласования кандидатуры соискателя и подписания трудового контракта. Составление приказа — обязательная процедура при поступлении на работу (ст. 68 ТК РФ). Положения статьи закрепляют необходимость ознакомления гражданина с распоряжением в трехдневный период с начала работы, и обязанность работодателя выдать заверенную копию по требованию нанятого лица. До издания распоряжения сотрудника нужно познакомить со всеми локальными актами, касающимися его труда, и колдоговором при наличии. Самостоятельно подготовленный приказ должен содержать:

  • ФИО нанимаемого;
  • претендуемую должность;
  • название структуры, в которой сотрудник будет трудиться;
  • размер заработка;
  • характер трудовой деятельности;
  • вид контракта (срочный или без срока);
  • условия испытательного срока;
  • информацию о трудовом договоре (дата, номер);

Приказ о приеме на работу в свободной форме

Приказ о приеме на работу

Основные приказы работодателя в 2017 годуСкачать документ >>>

Решение может быть составлено на несколько человек. В этом случае сведения расписываются для каждого нанимаемого сотрудника. Ниже представлены образцы документа. Приказ о приеме на работу в свободной форме (образец 1), (образец 2) Унифицированный документ формируется по форме Т-1 на одно лицо, по форме — Т-1а на группу людей. Ниже представлены образцы унифицированных форм.

Образец заполнения формы Т1

Образец заполнения формы Т1

Основные приказы работодателя в 2017 годуСкачать документ >>>

Образец заполнения формы Т-1а

Образец заполнения формы Т-1а

Основные приказы работодателя в 2017 годуСкачать документ >>>

Приказ о переводе на другую работу

Поводом смены должности или рабочего места может быть желание работающего, договоренность между сторонами или требования закона. Правовым основанием является заявление подчиненного, докладная записка, медицинская справка. Перевод может носить временный или постоянный характер. Перевести сотрудника без его согласия допустимо лишь на 1 месяц в случаях, установленных законом, а именно:

  • при наступлении опасных ситуаций и для устранения угроз населению;
  • при простое, необходимости замены сотрудника, для защиты имущества, если данные обстоятельства возникли в чрезвычайных ситуациях.

В остальных случаях нужно согласие работающего. Приказ о переводе работника включает:

  • сведения о переводимом сотруднике (ФИО, занимаемая должность);
  • информацию о будущем месте работы (должность, подразделение, оплата труда, характер работы);
  • вид перевода (временный или постоянный), сроки;
  • причину;
  • ссылку на документ-основание.
Прочитайте полезные статьи по теме:

Текст распоряжения начинается со слова «перевести». Удобно для этого вида управленческого решения оформлять типовую форму Т-5 (на нескольких лиц — форму Т-5а), содержащую поля для всех сведений.

Образец заполнения формы Т5

Образец заполнения формы Т5

Основные приказы работодателя в 2017 годуСкачать документ >>>

Приказ о предоставлении отпуска

Первичные документы для издания приказа об отпуске зависят от его причины. Основной правовой бумагой служит заявление сотрудника. Оно подкрепляется дополнительными справками и актами:

  • очередной отпуск — графиком отпусков;
  • по беременности и родам — больничным;
  • по уходу за ребенком — свидетельством о рождении;
  • учебный отпуск — вызовом из ВУЗа или ССУЗа.

Унифицированные формы — Т-6, Т-6а. Текстовая форма должна содержать:

  • данные отпускника;
  • вид отпуска;
  • продолжительность отдыха;
  • сведения о первичных документах.
Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником

Прекращение трудовых взаимоотношений узаконивает приказ об увольнении работника. На основании распорядительного документа рассчитывается зарплата и выходное пособие, и производится запись в трудовой книжке. Важно правильно указать причину окончания трудового договора и соблюсти все предусмотренные законом нормы. Порядок и расчеты при увольнении зависят от причины прекращения взаимоотношений. Если расторжение трудового контракта происходит без желания работника, возможно обращение увольняемого в суд и надзорные органы.

Важно правильно оформить не только сам приказ, но и юридически значимые факты и документы, послужившие основанием прекращения трудовых отношений. Так при увольнении за неоднократные дисциплинарные правонарушения, проверить нужно предыдущие приказы работодателя о применении дисциплинарного взыскания, акты, докладные записки, зафиксировавшие проступки, наличие объяснений сотрудника, а также соблюдение сроков наложения взысканий. Приказ об увольнении издается независимо от причины прекращения трудового договора. Помимо сведений о сотруднике он должен содержать:

  • дату увольнения;
  • юридическую причину прекращения трудовых взаимоотношений;
  • ссылку на документ-основание.

Как и прочие бумаги по личному составу, увольнение можно оформлять одним документом на несколько лиц. Унифицированные формы — Т-8 и Т-8а.

Приказ о направлении работника в командировку

Этот вид распорядительного документа оформляется при отправке сотрудника в другую компанию больше чем на 1 день. На основании приказа о направление работника в командировку оформляются служебное задание, командировочное удостоверение, и производится выдача денег на поездку. Важными составляющими управленческого решения являются:

  • сведения об отправляемом лице;
  • цель командировки;
  • организация, куда направлен работник;
  • срок поездки.

Госкомстат предлагает оформлять направление в командировку унифицированными формами Т-9 и Т-9а.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Приказ о поощрении работника

Добросовестный труд и значимые трудовые достижения работодатель может отметить специальными наградами:

  • вынесением благодарности;
  • материальным поощрением;
  • выдачей подарка, грамоты;
  • присвоением звания.

Награждение сотрудников оформляется приказом. Первичными документами могут быть представления начальников подразделений, докладные записки. Для составления приказа о поощрении рекомендуются типовые формы Т-11, Т-11а.

Журнал учета приказов в 2017 году

Обычно документацию по кадрам подшивают в личные дела работников. Чтобы систематизировать распорядительные документы и облегчить решение текущих задач HR-службы, приказы регистрируют в хронологических каталогах — журналах учета. Регистры удобно вести электронно, хотя многие организации по старинке пользуются амбарными книгами.

Компания самостоятельно может определить структуру сведений, вносимых в журнал. Для сохранения смысла регистрации нужно включить данные о самом приказе и о сотруднике, которого он касался. Ниже представлен образец заполнения регистра. Здесь можно скачать бланк журнала учета приказов по личному составу.

Хранение приказов в 2017 году

Большое значение приказов работодателя в защите прав работников требует особого отношения к сохранности документов. Кадровые приказы, влияющие на значимые условия трудовых отношений (о поступлении, увольнении, об аттестации работников, повышении квалификации, переводе на другую должность, выполнении должностных обязанностей, долгосрочных командировках, отпусках без содержания и др.), должны храниться 75 лет.

Решения, регулирующие оперативную деятельность предприятия (приказы о направлении на обучение работника, отправке в командировку, очередных, учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях и др.) можно уничтожить через 5 лет. Обязанность работодателя хранить кадровые документы закреплена в законе «Об архивном деле». Сроки хранения утверждены Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010 года.

Итоги

Приказы по личному составу являются важными документами, как по текущему управлению организацией, так и для защиты прав работающих граждан. Поэтому нужно особое внимание уделить оформлению управленческих решений и их дальнейшему хранению.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль