text
PRO-персонал

Командировочные расходы в 2018 году: изменения

  • 1 июля 2018
  • 5252

Служебной командировкой признается поездка сотрудника на определенный срок для выполнения производственного задания. Узнайте о том, как правильно оформить поездку, как посчитать суточные и какие затраты учесть в расходах

Как оформить командировку сотруднику

Служебной командировкой признается поездка сотрудника на определенный срок в другую организацию для выполнения производственного задания. Пункт назначения может располагаться в другой местности или в той же, где находится компания, главное, что человек направляется вне места постоянной работы.

Как направить сотрудника в командировку: три новые рекомендации Минтруда и Минфина>>>

Для того, чтобы оформить командировку сотруднику, нужно прежде всего составить приказ. Многие компании предпочитают пользоваться для этого унифицированными формами Т-9 и Т-9а (по количеству командированных – для одного человека и для группы). Приказ, как и все прочие подобные документы, подписывается руководством и передается отбывающим в служебную поездку сотрудникам на ознакомление под роспись.

 Командировка или вахта? Как сэкономить на выплатах

С 2015 года закон изменился – составлять специальное удостоверение и служебное задание, а также вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки не нужно (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

Однако некоторые организации, несмотря на официальную отмену удостоверений и заданий, определили внутренними актами, что для них эти документы по-прежнему актуальны. Поэтому, когда сотрудники отправляются в командировку, отдел кадров составляет удостоверение и служебное задание в том виде, который предписан локальными актами. Все эти документы, включая приказ, составляются до того, как сотрудник отправится в путь.

Все время, проведенное человеком в поездке, отмечается ответственным за это сотрудником в табеле учета рабочего времени. Командировочный период отмечается буквенным кодом «К» или цифрой «06». Если в этом периоде случились выходные или нерабочие праздничные дни, в табеле дополнительно ставят «РВ» «03.

После утверждения приказа, сотруднику выдается денежный аванс. Смету поездки он составляет сам. Сумма, в зависимости от принятого на предприятии порядка, выплачивается либо на зарплатную карту, либо наличными (в этом случае они оформляются под отчет и под роспись).

Размер суточных в 2018 году

Когда сотрудник едет в командировку, работодатель согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ должен оплатить расходы человека, связанные с проживанием не дома, то есть суточные. Размер суточных компании определяют сами, прописывая в локальных нормативных актах, к примеру, в Положении о командировках. В Налоговом кодексе зафиксирован максимальный размер суточных, необлагаемый НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). Если сотрудники не выезжают за пределы России, эта сумма составит 700 рублей (в сутки, соответственно). Получается, если организация пропишет для себя, что суточные по России сотрудники получают в размере 1200 руб., то с 500 руб. бухгалтерии надо будет удержать НДФЛ с превышающей суммы (1200 — 700 (необлагаемый размер суточных) = 500).

 Как направить сотрудника в командировку: три новые рекомендации Минтруда и Минфина

Оплата суточных в 2018 производится не только за те дни, когда сотрудник выполнял полученные от руководства задания, но и за периоды, установленные в законодательстве. Суточные выплачиваются за:

  • дни, которые человек провел в пути к месту назначения (если по не зависящим от сотрудника причинам ему пришлось сделать остановку в пути, это время тоже засчитывается в командировочные);
  • выходные и праздничные дни, объявленные нерабочими;
  • время, которое сотрудник провел на больничном, если нетрудоспособность наступила во время поездки, и состояние здоровья не позволило человеку вернуться домой.

Но если у отправленного в служебную поездку человека есть возможность каждый день возвращаться домой – позволяют транспортные условия и характер порученной работы – суточные выплачиваться не должны. Минтруд России (письмо от 28.11.2013 N 14-2-242) полагает, что при однодневных командировках выплата суточных будет нарушать трудовое законодательство РФ, даже если компания прописала оплату суточных в подобных случаях в своих локальных актах. Если организация предусмотрит в случае поездки на один день выплату какой-то иной компенсации, это с точки зрения закона допустимо.

Суточные выплачиваются человеку до начала поездки. Если это не было сделано заранее, то по возвращении он должен получить всю сумму суточных с учетом набежавших процентов.

Как рассчитать суточные при командировке

Расчет суммы, которую нужно выплатить сотруднику, зависит от срока и дальности запланированной поездки, а также маршрута, указанного в приказе о направлении человека в командировку. По возвращении сотрудника, бухгалтерия пересчитывает суточные, учитывая фактические обстоятельства поездки, и при необходимости сумма суточных может корректироваться.

 Как уволить бездельника: три формулировки для ПВТР

Зачастую сотрудник отправляется в поездку на самолете, а во многих городах аэропорты расположены за городской чертой. Это следует учитывать при определении даты прибытия и отправления, а следовательно, и при расчете суточных.

Пример

Пирогов В.В. работает инженером в компании, расположенной в г. Москва. Его направляют в командировку в г. Саранск на 4 дня – с 13 марта по 16 марта 2018 г. Добираться до Саранска Пирогову предстоит на самолете, при этом вылет из аэропорта должен произойти 13 марта в 0.45 ч. Чтобы вовремя добраться до аэропорта и пройти регистрацию на рейс, Пирогову придется выехать не меньше, чем за 1,5 часа до отлета. Получается, что выезд сотрудника в Саранск случится не 13, а 12 марта. Именно эту дату надо принять за первый день командировки и начислить за этот день суточные в полном размере.

Справочник кадровика

Справочник кадровика в подарок!

Скачать журнал в PDF

Командировка за границу: суточные расходы

Согласно Налоговому кодексу РФ сумма суточных, не облагаемых НДФЛ, при загранкомандировке равна 2500 рублей. Большинство компаний самостоятельно устанавливает размер суточных для заграничных поездок. Многие делают дифференцированные ставки, которые зависят от конкретной страны, в которую направляется сотрудник.

 Командировочные расходы. Экономим на налогах

К примеру, бюджетным организациям норма суточных при поездках за рубеж в 2018 году установлена Правительством РФ. При желании коммерческие компании, могут воспользоваться этими расчетами, зафиксированными в постановлении Правительства РФ от 26.12.2005 N 812. Вот несколько позиций из приложения № 1 к этому постановлению для примера:

Страна назначения

Размер суточных (в долларах США)

Австралия

60

Белоруссия

57

Германия

65

Канада

62

Китай

67

США

72

Расчет и выплата "заграничных" суточных обычно происходит так:

  • когда человек отправляется в командировку за рубеж, суточные за день пересечения границы оплачиваются как за время, проведенное в другой стране;
  • когда сотрудник возвращается обратно, день пересечения границы считается днем, проведенным на родине, и суточные считаются как за путешествие внутри страны.

Такой способ расчета установлен п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, однако компании могут сами определять порядок выплаты суточных.

 Суточные при командировке на один день

Какие еще затраты нужно учесть

Оплата командировочных в 2018 учитывает такие выплаты штатному сотруднику, отправившемуся в служебную поездку (ст. 168 ТК РФ):

  • оплата проезда;
  • расходы на жилье;
  • суточные;
  • иные расходы, сделанные человеком с ведома руководства.

За все время командировки штатный сотрудник получает средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Если во время поездки человеку пришлось работать в выходные или праздники, то оплачивать эти дни нужно по правилам ст. 153 Трудового кодекса – в двойном размере (или предоставить дополнительный выходной). Если во время таких дней сотрудник не работал, а отдыхал, тогда оплате они не подлежат и при расчете среднего заработка не учитываются.

Важно

Расходы на проезд подтверждаются билетами (ст. 264 НК РФ). Чтобы подтвердить полет на самолете, человеку нужно будет приложить к авансовому отчету билет (маршрут-квитанцию) и посадочный талон. Электронный билет тоже может послужить подтверждением, в вот посадочный талон без штампа о досмотре не может стать основанием для возмещения расходов на авиабилет.

Поездки на поезде подтверждаются билетом на железнодорожный транспорт. Для электронных билетов потребуется контрольный купон. В командировочные расходы можно вписать проезд на такси – разумеется, если эта поездка была по служебным делам (посещение организации или учреждения, путь до аэропорта и обратно и пр.).

 Изменился срок командировки: как оформить документы

Расходы на проживание подтверждаются соответствующими документами из гостиницы или от владельца арендованного жилья. А вот подтверждение для суточных не потребуется – человек может тратить их по собственному разумению.

Если работник отправился в путь на собственной машине, арендованной или на автомобиле компании, к авансовому отчету надо приложить служебную записку. Тогда к расчету добавятся расходы на бензин и компенсация за амортизацию или аренду авто. Подтверждением расходов будут чеки АЗС, путевые листы и договор аренды.

Главная новость Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу

Тема номера К чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет, а план по штрафам сделать надо

В приватном разговоре с инспекторами мы узнали, где они будут «копать», когда компанию нужно оштрафовать, а явного повода нет. Готовьтесь к тому, что искать будут, – планы по штрафам планируют повысить.

Оформление командировочных документов

Компании, которые несмотря на изменения в законах все-таки решили оставить прежний порядок оформления рабочих поездок, сначала должны составить служебное задание. В том же локальном акте, которым была установлена необходимость такого документа, прописывается его форма – либо разработанная самостоятельно, либо унифицированная (№ Т-10а).

Далее составляется приказ о направлении сотрудника в командировку. Из него должно быть видно:

  • реквизиты компании;
  • фамилия, имя, отчество сотрудника, его должность;
  • место, куда он отправляется;
  • срок поездки;
  • цель поездки.

Там же может быть указано основание для изготовления приказа (служебное задание; договор с другой организацией, в котором предусмотрена такая поездка и пр.).

Некоторые организации помимо отражения поездки в табеле рабочего времени ведут еще и журнал учета командированных сотрудников. Раньше данный документ был обязателен, но теперь их официально отменили. Однако если компания полагает, что журнал учета нужен в ее документообороте, она может прописать это в локальных актах. Тогда к остальным необходимым документам добавится ведение журнала.

 Компания использует имущество работника: где установить компенсацию и как рассчитать ее размер

После окончания поездки сотрудник должен заполнить авансовый отчет. Он сдается в трехдневный срок после поездки. Как оформить авансовый отчет, можно уточнить в бухгалтерии, но обычно это делается при помощи стандартной формы АО-1. К отчету прикладываются:

  • проездные документы;
  • чеки и квитанции на проживание;
  • подтверждение расходов на такси;
  • служебная записка и подтверждение расходов, если поездка была на автомобиле;
  • служебная записка, если нет документов на проезд и/или проживание;
  • подтверждение других согласованных расходов (траты на сотовую связь, интернет и пр.).

Некоторые фирмы требуют помимо авансового, еще и отчет о выполненном задании. Форма такого отчета должна быть определена в локальном акте. Ее можно разработать самостоятельно или воспользоваться графой 12 бланка служебного задания (форма Т-10а).

Иногда человеку может потребоваться подтвердить в сторонних организациях, что он в определенный период времени был в служебной поездке. Для этого ему придется получить у себя на работе справку. Справка о командировке выдается для предъявления по месту требования – как правило, это суды, следственные органы, органы ЗАГС и пр. Она поясняет где и когда находился человек, отправленный в командировку.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Извините, что прерываем ваше чтение

Мы заботимся о качестве материалов на сайте и чтобы защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе. А это:

— 9 000 актуальных статей-инструкций

— 3 000 ответов на вопросы

— готовые формы и образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.