Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Командировочные расходы в 2019 году

22 марта 2019
7609
Средний балл: 0 из 5
Главный редактор портала pro-pesonal.ru

Служебной командировкой признается поездка сотрудника на определенный срок для выполнения производственного задания. Узнайте о том, как правильно оформить поездку, как посчитать суточные и какие затраты учесть в расходах

Лимит командировочных расходов 2019 по России

Когда сотрудник едет в командировку, работодатель согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ должен оплатить расходы человека, связанные с проживанием не дома, то есть суточные. Их размер компании определяют сами, прописывая в локальных нормативных актах, к примеру, в Положении о командировках. В Налоговом кодексе зафиксирован максимальный размер суточных, необлагаемый НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Если сотрудники не выезжают за пределы России, эта сумма составит 700 рублей (в сутки, соответственно). Получается, если организация пропишет для себя, что суточные по России сотрудники получают в размере 1200 руб., то с 500 руб. бухгалтерии надо будет удержать НДФЛ с превышающей суммы (1200 — 700 (необлагаемый размер суточных) = 500).

Оплата суточных производится не только за те дни, когда сотрудник выполнял полученные от руководства задания, но и за периоды, установленные в законодательстве. Суточные выплачиваются за:

  • дни, которые человек провел в пути к месту назначения (если по не зависящим от сотрудника причинам ему пришлось сделать остановку в пути, это время тоже засчитывается в командировочные);
  • выходные и праздничные дни, объявленные нерабочими;
  • время, которое сотрудник провел на больничном, если нетрудоспособность наступила во время поездки, и состояние здоровья не позволило человеку вернуться домой.

Но если у отправленного в служебную поездку человека есть возможность каждый день возвращаться домой – позволяют транспортные условия и характер порученной работы – суточные выплачиваться не должны. Минтруд России (письмо от 28.11.2013 №14-2-242) полагает, что при однодневных командировках выплата суточных будет нарушать трудовое законодательство РФ, даже если компания прописала подобные ситуации в своих локальных актах. Если организация предусмотрит в случае поездки на один день выплату какой-то иной компенсации, это с точки зрения закона допустимо.

Суточные выплачиваются человеку до начала поездки. Если это не было сделано заранее, то по возвращении он должен получить всю сумму с учетом набежавших процентов.

Командировка-2019: как избежать ошибок

2019 год принес новые изменения. Узнайте, когда можно обойтись без Положения о командировках, надо ли оплачивать дорожные расходы в выходной и чем командировка отличается от разъездного характера работы. Ответы экспертов журнала "Справочник кадровика" уберегут от ошибок.

Как рассчитать сумму суточных

Расчет суммы, которую нужно выплатить сотруднику, зависит от срока и дальности запланированной поездки, а также маршрута, указанного в приказе о направлении человека в командировку. По возвращении сотрудника, бухгалтерия пересчитывает суточные, учитывая фактические обстоятельства поездки, и при необходимости сумма может корректироваться.

Зачастую сотрудник отправляется в поездку на самолете, а во многих городах аэропорты расположены за городской чертой. Это следует учитывать при определении даты прибытия и отправления, а следовательно, и при расчете.

Пример

Пирогов В.В. работает инженером в компании, расположенной в г. Москва. Его направляют в командировку в г. Саранск на 4 дня – с 13 марта по 16 марта 2019 г. Добираться до Саранска Пирогову предстоит на самолете, при этом вылет из аэропорта должен произойти 13 марта в 0.45 ч. Чтобы вовремя добраться до аэропорта и пройти регистрацию на рейс, Пирогову придется выехать не меньше, чем за 1,5 часа до отлета. Получается, что выезд сотрудника в Саранск случится не 13, а 12 марта. Именно эту дату надо принять за первый день командировки и начислить за этот день выплаты в полном размере.

Командировка за границу: нормативы

Согласно Налоговому кодексу РФ сумма суточных, не облагаемых НДФЛ, при загранкомандировке равна 2500 рублей. Большинство компаний самостоятельно устанавливает размер выплат для заграничных поездок. Многие делают дифференцированные ставки, которые зависят от конкретной страны, в которую направляется сотрудник.

 Командировочные расходы. Экономим на налогах

К примеру, бюджетным организациям норма суточных при поездках за рубеж в 2019 году установлена Правительством РФ. При желании коммерческие компании, могут воспользоваться этими расчетами, зафиксированными в постановлении Правительства РФ от 26.12.2005 №812. Вот несколько позиций из приложения № 1 к этому постановлению для примера:

Страна назначения

Размер суточных (в долларах США)

Австралия

60

Белоруссия

57

Германия

65

Канада

62

Китай

67

США

72

Расчет и выплата "заграничных" суточных обычно происходит так:

  • когда человек отправляется в командировку за рубеж, выплаты за день пересечения границы оплачиваются как за время, проведенное в другой стране;
  • когда сотрудник возвращается обратно, день пересечения границы считается днем, проведенным на родине, и суточные считаются как за путешествие внутри страны.

Такой способ расчета установлен п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749, однако компании могут сами определять порядок выплаты.

 Суточные при командировке на один день

Какие еще расходы компенсируют

Обычно штатному сотруднику, отправившемуся в служебную поездку, учитываются такие выплаты: (ст. 168 ТК РФ):

  • оплата проезда;
  • расходы на жилье;
  • суточные;
  • иные расходы, сделанные человеком с ведома руководства.

За все время командировки штатный сотрудник получает средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Если во время поездки человеку пришлось работать в выходные или праздники, то оплачивать эти дни нужно по правилам ст. 153 Трудового кодекса – в двойном размере (или предоставить дополнительный выходной). Если во время таких дней сотрудник не работал, а отдыхал, тогда оплате они не подлежат и при расчете среднего заработка не учитываются.

Расходы на проезд подтверждаются билетами (ст. 264 НК РФ). Чтобы подтвердить полет на самолете, человеку нужно будет приложить к авансовому отчету билет (маршрут-квитанцию) и посадочный талон. Электронный билет тоже может послужить подтверждением, в вот посадочный талон без штампа о досмотре не может стать основанием для возмещения расходов на авиабилет.

Поездки на поезде подтверждаются билетом на железнодорожный транспорт. Для электронных билетов потребуется контрольный купон. В командировочные расходы можно вписать проезд на такси – разумеется, если эта поездка была по служебным делам (посещение организации или учреждения, путь до аэропорта и обратно и пр.).

 Изменился срок командировки: как оформить документы

Расходы на проживание подтверждаются соответствующими документами из гостиницы или от владельца арендованного жилья. А вот подтверждение для суточных не потребуется – человек может тратить их по собственному разумению.

Если работник отправился в путь на собственной машине, арендованной или на автомобиле компании, к авансовому отчету надо приложить служебную записку. Тогда к расчету добавятся расходы на бензин и компенсация за амортизацию или аренду авто. Подтверждением расходов будут чеки АЗС, путевые листы и договор аренды.

Главная новость Сезон отпусков-2019: от чего по новым правилам придется отказаться

Тема номера Шесть поправок в ТК. Как их планирует Минтруд и что делать кадровикам

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Оформление документов

Компании, которые несмотря на изменения в законах все-таки решили оставить прежний порядок оформления рабочих поездок, сначала должны составить служебное задание. В том же локальном акте, которым была установлена необходимость такого документа, прописывается его форма – либо разработанная самостоятельно, либо унифицированная (№ Т-10а).

Далее составляется приказ о направлении сотрудника в командировку. Из него должно быть видно:

  • реквизиты компании;
  • фамилия, имя, отчество сотрудника, его должность;
  • место, куда он отправляется;
  • срок поездки;
  • цель поездки.

Там же может быть указано основание для изготовления приказа (служебное задание; договор с другой организацией, в котором предусмотрена такая поездка и пр.).

Некоторые организации помимо отражения поездки в табеле рабочего времени ведут еще и журнал учета командированных сотрудников. Раньше данный документ был обязателен, но теперь их официально отменили. Однако если компания полагает, что журнал учета нужен в ее документообороте, она может прописать это в локальных актах. Тогда к остальным необходимым документам добавится ведение журнала.

После окончания поездки сотрудник должен заполнить авансовый отчет. Он сдается в трехдневный срок после поездки. Как оформить авансовый отчет, можно уточнить в бухгалтерии, но обычно это делается при помощи стандартной формы АО-1. К отчету прикладываются:

  • проездные документы;
  • чеки и квитанции на проживание;
  • подтверждение расходов на такси;
  • служебная записка и подтверждение расходов, если поездка была на автомобиле;
  • служебная записка, если нет документов на проезд и/или проживание;
  • подтверждение других согласованных расходов (траты на сотовую связь, интернет и пр.).

Некоторые фирмы требуют помимо авансового, еще и отчет о выполненном задании. Форма такого отчета должна быть определена в локальном акте. Ее можно разработать самостоятельно или воспользоваться графой 12 бланка служебного задания (форма Т-10а).

Иногда человеку может потребоваться подтвердить в сторонних организациях, что он в определенный период времени был в служебной поездке. Для этого ему придется получить у себя на работе справку. Справка о командировке выдается для предъявления по месту требования – как правило, это суды, следственные органы, органы ЗАГС и пр. Она поясняет где и когда находился человек, отправленный в командировку.

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

А еще в подарок за регистрацию мы вышлем Вам одну книгу на выбор от нашего партнера "ЛитРес"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Получить доступ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.