Как провести проверку кадрового делопроизводства в филиале компании

413
Мне предстоит повышение – перевод в отдел кадров в филиале нашей организации. Я немного нервничаю – дело ответственное, хочется избежать возможных ошибок и осложнений. Начать работу на новом месте я планирую с проведения проверки кадрового делопроизводства. Подскажите, пожалуйста, как это правильно сделать.

Прежде чем разбирать «секреты» внутреннего кадрового аудита нужно понимать, для каких целей вы его будете проводить.

Как правило в подобных вашей ситуациях проверка кадрового делопроизводства нужна для того, чтобы определить, соответствует ли кадровая работа в филиале требованиям трудового законодательства и локальных нормативных актов компании. Цель такой проверки – устранение возможных рисков компании, связанных с ошибками при оформлении кадровой документации. Поэтому ваше желание начать работу именно с внутреннего аудита правильное.

Чтобы иметь правовое основание для внесения исправлений, корректировки недочетов в кадровых документах, которые могут быть выявлены в ходе проверки, необходимо придать ей официальный статус. Поэтому последовательность действий при проверке будет следующей:

Этап 1. Издание приказа

В нем необходимо указать:

  • цели и задачи проверочного мероприятия;
  • членов комиссии. В ее состав могут войти специалисты компании, обладающие знаниями в области трудового права и делопроизводства;
  • срок проведения проверки и период, за который она будет осуществляться;
  • срок представления отчета (акта) по полученным результатам.

Наша справка

Сверка документов – сравнение, сравнивание, пунктировка, рекапитуляция, отождествление, сличение, сопоставление, проверка документов

Прочитайте полезные статьи по теме:

Этап 2. Ознакомление с приказом всех заинтересованных лиц, в том числе руководителя филиала

Пример 1. Приказ о проведении проверки кадрового делопроизводства в филиале компании

Пример 1. Приказ о проведении проверки кадрового делопроизводства в филиале компании

Этап 3. Проведение сверки документов

Следующим этапом проверки может стать сверка документов (того, что есть, с тем, что должно быть в наличии), которая проводится для восстановления в дальнейшем всех необходимых кадровых документов.

Помочь в этом может локальный нормативный акт, регламентирующий кадровый документооборот в филиале компании.

Таким нормативным актом могут быть Положение или Инструкция по кадровому делопроизводству в компании либо общая Инструкция по делопроизводству, включающая раздел по кадровому делопроизводству, в том числе в филиале. Это не обязательный документ, но его наличие регламентирует порядок ведения кадрового делопроизводства в филиале компании.

Прочитайте полезные статьи по теме:

В филиале должен быть в наличии полный комплект обязательной кадровой документации. К нему относятся:

1. Локальные нормативные акты.

В каждом филиале должны быть следующие локальные нормативные акты:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных;
  • положение об оплате труда;
  • положение о стимулирующих надбавках;
  • положение о командировках;
  • инструкции по охране труда.

При этом некоторые из них могут быть утверждены в целом для компании. В этом случае они будут распространяться и на филиалы. В таком случае в филиале должны быть в наличии надлежащим образом заверенные копии этих документов. Применительно к штатному расписанию – присланная из головного офиса заверенная выписка из штатного расписания компании, относящаяся к деятельности филиала.

Имейте в виду

Заверить копии локальных актов, утвержденных в целом по организации может кадровик компании. Полномочия на это могут быть зафиксированы в его должностной инструкции, трудовом договоре и (или) приказе.

2. Штатное расписание.

3. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.

4. График отпусков.

5. Приказы по основной деятельности (о приеме на работу руководителя филиала, об утверждении штатного расписания и др.).

6. Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора, направлении в командировку, поощрении работника).

7. Табель учета рабочего времени.

8. Трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

9. Журналы учета:

  • прохождения инструктажа по охране труда и технике безопасности;
  • мероприятий по контролю.

Кроме того, сверке подлежат также документы, которые являются обязательными для организации при определенных условиях, перечисленные в таблице.

Документ Условие, при котором является обязательным для компании
Коллективный договор Если он заключен
Должностные инструкции Если должностные обязанности не включены в содержание трудовых договоров либо в тексте
трудового договора имеется ссылка на должностную инструкцию
Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем Если такие имеются в организации
График сменности Если в организации введена сменная работа
Положение об охране коммерческой тайны Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Договоры о коллективной материальной ответственности Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность, утвержденным постановлением Минтруда России
от 31.12.2002 № 85
Договоры о полной индивидуальной
материальной ответственности
Если в организации работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами согласно Перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденному постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85

Этап 4. Проверка содержания кадровой документации

Итак, после того как будет определено, какие документы в отделе кадров пока отсутствуют, но должны появиться, какие следует доработать и какие можно оставить без изменения, важно обратить внимание на качество документов, а именно на правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства и юридическую грамотность. Подробное рассмотрение требований к каждому документу – тема не для одной статьи, в этом материале мы остановимся лишь на некоторых моментах, о которых, к сожалению, кадровики чаще всего забывают.

1. Полномочия руководителя

За руководителем филиала должны быть документально закреплены полномочия по приему и увольнению работников. Это может быть отражено в трудовом договоре и (или) доверенности.

Если такие полномочия не закреплены надлежащим образом, то действия руководителя филиала по приему и увольнению сотрудников филиала могут быть признаны незаконными.

Прочитайте полезные статьи по теме:

2. Порядок ведения трудовых книжек

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, нужно проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек.

При ревизии трудовых книжек необходимо убедиться, что все они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки имеются в наличии и все записи в них внесены на основании соответствующих приказов.

Трудовые книжки и вкладыши должны храниться в несгораемом сейфе.

3. Личные карточки

В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работников, свидетельствующие о том, что они ознакомлены с этими записями.

4. Журналы регистрации

Важный момент кадровой проверки – ревизия журналов регистрации. Все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.

К обязательным журналам отдела кадров относятся:

  1. журнал регистрации приказов по личному составу (согласно перечню, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558);
  2. приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  3. журнал учета проверок.

Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141.

Наша справка

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплате, должны быть утверждены руководителем компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики, т. е. в филиале должны использоваться формы первичных учетных документов, утвержденных руководителем компании.

Кроме того, отдел кадров может использовать и другие журналы регистрации. Например, журналы регистрации:

  • трудовых договоров;
  • личных карточек;
  • отпусков;
  • направления в командировки;
  • учета листков нетрудоспособности;
  • выдачи справок;
  • проверок состояния воинского учета;
  • прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и пр.
Прочитайте полезные статьи по теме:

Допустимо использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы таких документов, но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован и заверен руководителем организации.

Конкретный перечень журналов регистрации, которые ведутся в отделе кадров филиала, должен быть приведен в разделе «Номенклатура дел компании», содержащем список дел и журналов учета, в том числе в филиале.

Этот этап наиболее продолжительный по времени. Так как проверке, как правило, подлежит большой массив документов, мы рекомендуем ее результаты свести в таблицу (фрагмент):

Оформление результатов проверки документов

Этап 5. Оформление акта (отчета) по результатам проверки

Акт (отчет) по результатам проверки может быть составлен в произвольной форме в виде документа, содержащего описательную часть, выводы и рекомендации (пример 2), а также таблицу выявленных в ходе проверки проблем и нарушений и рекомендации по их устранению с указанием ответственных лиц и сроков, оформленную в виде приложения к акту (отчету).

Прочитайте полезные статьи по теме:

Кроме того, в акт (отчет) по результатам проверки могут быть включены:

  • анализ наличия кадровых документов согласно трудовому законодательству;
  • анализ соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства;
  • оценка содержания внутренних локальных нормативных актов организации;
  • анализ кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;
  • анализ соответствия документов требованиям архивного законодательства;
  • ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения;
  • оценка рисков: какие нарушения могут привести к возникновению трудовых споров или штрафным санкциям со стороны проверяющих органов;
  • рекомендации по исправлению ошибок в кадровом делопроизводстве;
  • рекомендации по расстановке приоритетов в дальнейшей работе с кадровыми документами.

Пример 2. Акт по результатам проверки кадрового делопроизводства в филиале компании (фрагмент)

Акт по результатам проверки кадрового делопроизводства в филиале компании (фрагмент)

Резюме

Если вы решили провести внутренний аудит кадровых документов, легализуйте это мероприятие, проверьте документы на наличие, а затем на ошибки. В результате – акт. 

Статья опубликована в журнале "Все для кадровика" №1, 2016г.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль