Номенклатура дел. Наводим порядок в документах

720
Как известно, кадровая служба выполняет работу по подготовке проектов, согласованию и изданию большого количества организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учету и хранению. Бумаг накапливается очень много, и в конце года их надо привести в порядок.

После того как работа с кадровыми документами закончена, они помещаются в дела (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются в определенном порядке. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Формирование дел

Порядок формирования дел в организации установлен в разд. 3.5 Основных правил. Необходимо соблюдать следующие основные правила.

Правило 1. В дело помещаются только исполненные и правильно оформленные документы, содержание которых соответствует заголовку дела.

Правило 2. Нельзя включать в дело черновые и дублетные экземпляры (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Правило 3. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

Правило 4. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

Правило 5. В дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела, судебные, личные, формируемые в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, которые группируются за период их созыва; и др.

Правило 6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если документов, относящихся к этому делу, больше, заводится новый том с тем же заголовком.

Правило 7. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Правило 8. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т. д.), целесообразно группировать в отдельные дела.

Правило 9. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке, то есть по мере их поступления.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Формирование документов в деле

Внутри дела документы также должны быть систематизированы.

Распорядительные документы вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии. То есть сначала помещают документ с более ранней датой, затем – с более поздней. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяют к документам, к которым они относятся. Если приложения имеют большой объем, из них можно составить отдельное дело с соответствующим заголовком.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Текущее хранение дел

Сформированные и законченные дела хранятся в кадровой службе до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защита от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах и сейфах.

Помните: к хранению бланков трудовых книжек предъявляются особые требования. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Как дела по личному составу должны располагаться в шкафах и сейфах?

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Экспертиза ценности документов

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (Закон № 125-ФЗ). Документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению.

Чтобы выявить документы для передачи в архив или для уничтожения в связи с истекшим сроком хранения, проводится экспертиза ценности документов (п. 2.2.2, 2.2.5, 2.3.2 Основных правил). Для этого приказом руководителя назначается экспертно-проверочная комиссия минимум из трех человек, которая раз в год проводит отбор документов, подлежащих дальнейшему хранению или уничтожению.

Как проводится экспертиза ценности кадровых документов?

При проведении экспертизы ценности документов кадровая служба осуществляет:

  • отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
  • отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в этом подразделении;
  • выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения. Бумаги, срок которых истек , но которые могут еще пригодиться, нужно убрать обратно в шкаф.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Практический вопрос на тему номенклатуры дел

В этом году меня впервые включили в состав экспертно-проверочной комиссии. Подскажите, при отборе кадровых документов для уничтожения каждое дело просматривается полистно?

Документы для уничтожения лучше отбирать, просматривая каждый лист в каждой папке за соответствующий год. Ориентируясь лишь на заголовки, можно случайно уничтожить документы, срок хранения которых еще не истек.

Какие бумаги составляются по результатам экспертизы ценности документов?

По результатам указанной процедуры в организации составляются:

  • описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
  • акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (Приложения 1–4 к п. 2.4.1 Основных правил).
Прочитайте полезные статьи по теме:

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

Как следует поступить с делами после составления описей?

  1. Дела с постоянным сроком хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет сдаются в архив по описям. Дела принимаются работником архива в присутствии сотрудника кадровой службы. В конце каждого экземпляра описи проставляется заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера соответствующих дел, если таковые будут. Под заверительной надписью ставятся дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.
  2. Дела временного хранения передаются в архив по номенклатуре, при этом допускается держать их в кадровой службе до истечения срока хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
  3. Кадровые документы с истекшим сроком хранения уничтожаются в соответствии с одобренным экспертно-проверочной комиссией и утвержденным руководителем организации актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Обратите внимание!

На основании п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Какие дела включаются в акт на уничтожение?

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Например, законченные дела 2011 г. с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015 г.

Как составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению?

Акт составляется на дела всей организации. Если в нем указаны дела нескольких подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (пп. 2.2.2, 2.2.5, 2.3.2, 2.4.1, 2.4.4, 2.4.5 Основных правил). Этот акт вместе с описями дел хранится в архиве организации.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Практический вопрос на тему номенклатуры дел

Отобрали документы на уничтожение, составили описи дел и акт. Как уничтожаются документы?

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) на основании приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п. 2.4.7 Основных правил). Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами (п. 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст):

  1. Следует убедиться, что документ, переданный на уничтожение, больше не нужен, работа с ним завершена и что он не потребуется в будущем в качестве доказательства.
  2. Уничтожение должно быть санкционировано руководителем организации.
  3. Нельзя уничтожать документы, связанные с предстоящими или уже идущими судебными разбирательствами и расследованиями.
  4. Уничтожать документы нужно таким образом, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащейся в них информации.
  5. Уничтожить следует не только переданные для этого документы, но и их копии. Обратите внимание на одно важное положение: уничтожение документов по истечении установленных сроков хранения является правом, а не обязанностью организации (письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.08.2012 по делу № А13-2016/2011).
Прочитайте полезные статьи по теме:

Обратите внимание!

Методические рекомендации по перечню рекомендуемых видов трудовой и профессиональной деятельности инвалидов с учетом нарушенных функций и ограничений их жизнедеятельности утверждены приказом Минтруда России от 04.08.2014 № 515.

Как формируются дела в новом календарном году?

Документы, образующиеся в процессе деятельности компании с 1 января, следует помещать во вновь заведенные дела согласно утвержденной номенклатуре, за исключением некоторых так называемых переходящих дел. Для новых дел следует заранее подготовить соответствующим образом оформленные папки (обложки). Заводимые с начала года книги (журналы) учета должны быть надлежащим образом подготовлены к использованию: снабжены наклейками с названием и номером, пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью уполномоченного должностного лица и скреплены оттиском печати установленного образца.

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №12, 2014г.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Здесь Вы найдете актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству.

Ваш подарок при регистрации: номер журнала "Справочник кадровика" со всеми образцами и шаблонами документов!
Тема номера: Как подготовиться к проверке ГИТ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль