Дела по личному составу

321
Обратите внимание: номенклатура дел, которую должна разработать кадровая служба, – это часть единой номенклатуры дел организации. Составлять ее нужно по тем же правилам.

Какими документами нужно руководствоваться при разработке номенклатуры дел?

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности организации. При ее формировании нужно руководствоваться (п. 3.4.7 Основных правил):

  • уставом организации, положениями о ее структурных подразделениях;
  • штатным расписанием;
  • номенклатурой дел организации за прошлый год;
  • описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами;
  • ведомственными и типовыми перечнями документов, актуальных для организаций, финансируемых из бюджетов различных уровней, с указанием сроков их хранения (например, письмо Минобразования России от 29.09.2000 № 711/28-16 «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей»);
  • типовыми и примерными номенклатурами дел;
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Установленные сроки хранения документов обязательно нужно учитывать при составлении номенклатуры дел.

О сроках хранения первичной учетной документации

Согласно бухгалтерскому и налоговому законодательству документооборот любой организации является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), п. 1 ст. 252, ст. 313 Налогового кодекса РФ).

Части 1 и 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ предписывают хранить первичную учетную документацию как минимум пять лет считая с года, в составлении бухгалтерской отчетности за который использовался тот или иной документ. Если же Перечнем, к которому отсылает Закон № 402-ФЗ, установлен более долгий срок, то ориентироваться нужно на него (п. 4.1, п. 8 разд. II Перечня).

Например, 75 лет нужно хранить расчетные либо расчетно-платежные ведомости, если организация не ведет лицевые счета работников, а также табели учета рабочего времени сотрудников, работавших во вредных или опасных условиях (п. 412 разд. 4, п. 586 разд. 7 Перечня).

Прочитайте полезные статьи по теме:

Установленный НК РФ базовый срок хранения первичных документов, подтверждающих доходы или расходы, общеизвестен – четыре года считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Поясним на примере, что это значит.

Компания, созданная в конце 2013 г., весь 2014-й работает с убытком. Ее доходы пока еще минимальны, а в расходах наибольшую сумму составляет зарплата сотрудников и аренда офиса. Для целей налогообложения убыток можно переносить на будущее в течение 10 лет считая с года его возникновения. Глава 25 НК РФ предписывает хранить первичные документы, подтверждающие размер убытка, в течение всего срока его переноса (п. 2 и 4 ст. 283 НК РФ). Если понадобятся все 10 лет, то и документы должны храниться у организации столько же. И лишь по прошествии десятилетия начнется базовый четырехлетний срок из подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. То есть все первичные учетные документы, подтверждающие размер убытка, в худшем случае нужно беречь 14 лет. Иначе его перенос посчитают неправомерным (постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12 по делу № А40-9620/11-140-41).

За непредставление документов по запросу налогового органа предусмотрена ответственность:

  • налоговый штраф 200 руб. за каждый непредставленный документ на организацию (п. 1 ст. 126 НК РФ);
  • административный штраф 300–500 руб. на руководителя организации за все непредставленные документы (ч. 1 ст. 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Прочитайте полезные статьи по теме:

Административный штраф, накладываемый на руководителя организации за несоблюдение сроков хранения первичных учетных документов, составляет 2000– 3000 руб. (примечание к ст. 2.4, ст. 15.11, ч. 1 ст. 23.1, п. 1 ч. 5 ст. 28.3 КоАП РФ).

Практический вопрос на тему разработки номенклатуры дел

В учредительные документы компании, в том числе и в связи с сентябрьским изменением гражданского законодательства о юридических лицах, внесены изменения. Нужно ли отражать их в номенклатуре дел?

При разработке номенклатуры дел, конечно, необходимо учесть изменение организационно-правовой формы компании, если оно произошло с учетом изменений в Гражданском кодексе РФ с 1 сентября 2014 г., внесенных Федеральным законом от 05.05.2014 № 99-ФЗ (далее – Закон № 99-ФЗ). Ведь наименование вашей организации – один из обязательных реквизитов бланка номенклатуры дел как организации в целом, так и ее структурного подразделения (приложения 7, 8 к п. 3.4.6 Основных правил).

Напомним, что с указанной даты хозяйственные общества могут создаваться в организационно-правовой форме акционерного общества (АО) или общества с ограниченной ответственностью (ООО). При этом из ГК РФ исключено упоминание о таких организационно-правовых формах, как закрытые и открытые акционерные общества (ЗАО и ОАО), а также об обществах с дополнительной ответственностью (ОДО). К ОДО, созданным ранее, применяются положения ГК РФ об ООО (ст. 87–90, 92–94 ГК РФ), а к ЗАО – нормы гл. 4 ГК РФ об акционерных обществах. Положения Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», касающиеся ЗАО, применяются к ним до первого изменения устава.

Прочитайте полезные статьи по теме:

В то же время предусмотрено деление обществ на публичные и непубличные. К публичным отнесены акционерные общества, акции и ценные бумаги которых, конвертируемые в акции этих обществ, публично размещаются (путем открытой подписки) или публично обращаются на условиях, установленных законами о ценных бумагах. АО и ООО, которые не наделены указанными признаками, являются непубличными (ст. 66, 66.3 ГК РФ в редакции Закона № 99-ФЗ). Соответственно, те общества, которые по факту размещают акции открытой подпиской, в том числе на организованных торгах, обязаны добавить в наименование «публичное» («публичное акционерное общество»). Остальные, будучи непубличными, должны убрать из наименования указание на степень открытости – просто «акционерное общество».

Перерегистрация ранее созданных ОДО, ЗАО, ОАО в связи со вступлением в силу Закона № 99-ФЗ не требуется. Достаточно внести необходимые изменения в устав. Закон № 99-ФЗ не требует вносить изменения сразу же после 1 сентября 2014 г. и не устанавливает какой-либо предельный срок. До внесения изменений в устав компании указывайте во всех документах (в том числе в номенклатуре дел) прежнюю организационно-правовую форму. И только после этого можно будет изменить название общества во всех остальных документах. Так что при составлении номенклатуры дел на 2015 г. вам придется проверить, внесены ли соответствующие изменения в устав, если ваша организация была создана как ЗАО, ОАО, ОДО.

Заполнение содержательной части номенклатуры дел

Заполнение содержательной части номенклатуры дел

Разработка, согласование и утверждение номенклатуры дел

Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел установлен п. 3.2.5.3 ГСДОУ и состоит из следующих этапов.

Этап 1. Разработка номенклатуры дел

Составлением номенклатуры дел занимается, как правило, служба делопроизводства (отдел документационного обеспечения управления (ДОУ), секретариат, канцелярия). Руководитель этого подразделения должен обеспечить получение от всех структурных подразделений частей будущей единой номенклатуры дел организации, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Этап 2. Согласование проекта номенклатуры дел

Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией, создаваемой в компании для определения ценности документов, и с архивной службой или лицом, ответственным за архив.

Нужно ли согласовывать номенклатуру дел с архивными учреждениями?

После составления проект номенклатуры дел государственной или муниципальной организации направляется на согласование в экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Но если компания является коммерческой и не заключила договор с государственным архивом, согласовывать ее номенклатуру дел с ЭПК архивного учреждения не надо (п. 1 ст. 9, ч. 4 ст. 18 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; далее – Закон от № 125-ФЗ). Реквизит «Согласовано. Протокол ЭПК архивного учреждения от № » в этом случае не проставляется. Другое дело, если коммерческая организация заключила с государственным архивом договор об оказании услуг. Тогда номенклатуру дел придется согласовывать с архивным учреждением не реже раза в пять лет.

Этап 3. Утверждение номенклатуры дел

После одобрения проекта номенклатуры дел указанными выше специалистами руководитель службы делопроизводства должен подписать этот документ, после чего окончательный его вариант передается на утверждение главе компании.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Обратите внимание: в течение года в утвержденную номенклатуру дел вносится информация о заведении дел и т. д. По окончании года – итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений (п. 3.2.5.6 ГСДОУ, пп. 2.2.1, 2.2.3, 3.4.10 Основных правил).

Количество экземпляров номенклатуры дел

Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства как документ постоянного хранения, второй используется в работе, третий передается в архив организации как учетный документ.

Каждое структурное подразделение, в том числе кадровая служба, получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных документов в отдельные дела.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Нужно ли передавать экземпляр номенклатуры дел в государственный или муниципальный архив?

Организация может распечатать еще один экземпляр и направить его на постоянное хранение в государственный архив. При этом для государственных и муниципальных организаций передача номенклатуры дел в государственный архив обязательна (ст. 7, 8, п. 1 ст. 9, ч. 1, 3, 4 ст. 18 Закона № 125-ФЗ, абз. 1 п. 3.2.5.5 ГСДОУ).

В последний рабочий день 2014 г. руководитель кадровой службы должен удостовериться в том, что выписка из утвержденной номенклатуры дел организации на 2015 г. (номенклатура дел кадровой службы на 2015 г.) его подразделением получена. Такую выписку, кстати, можно разместить на внутренних дверцах шкафов, сейфов, используемых для хранения документов. 

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №12, 2014г.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Здесь Вы найдете актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству.

Ваш подарок при регистрации: номер журнала "Справочник кадровика" со всеми образцами и шаблонами документов!
Тема номера: Как подготовиться к проверке ГИТ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль