Номенклатура дел: значение, виды и форма

405
К началу нового календарного года нужно успеть доделать немало бумажной работы. Подготовить дела, завершенные делопроизводством, к закрытию, к переводу на новые режимы хранения. Провести экспертизу ценности документов с истекшими сроками хранения. Составить и ввести в действие номенклатуру дел. Поможем вам без опоздания и ошибок разобраться с делами по личному составу.

Прежде всего поговорим о составлении номенклатуры дел отдела кадров на 2015 г. Сейчас самое время этим заняться, учитывая длительную процедуру составления, согласования и утверждения. Напомним, что номенклатура дел организации, составной частью которой является номенклатура дел кадровой службы, на предстоящий календарный год составляется и утверждается в последнем квартале текущего года, а вводится в действие 1 января следующего.

Составление и утверждение номенклатуры дел

Этот документ пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно номенклатура дел лишь уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года (абз. 2 п. 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 (далее – ГСДОУ), п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций (далее – Основные правила), одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Особенность вступления в силу номенклатуры дел состоит в том, что, несмотря на декабрьскую дату утверждения, она вводится в действие только с января следующего года. Поскольку номенклатура дел относится к утверждаемым документам, юридическую силу она приобретет только после оформления грифа утверждения.

Далее мы остановимся на общих положениях и некоторых особенностях работы с номенклатурой дел.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Значение номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (подп. 94 п. 3.1 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, п. 3.4.1 Основных правил, п. 3.2.5.1 ГСДОУ).

Это один из тех документов, которые должны быть разработаны в каждой организации. Номенклатура дел является классификационным справочником, главным учетным документом в делопроизводстве, основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и используется при построении информационно-поисковой системы; проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения; для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения в архиве организации (п. 2.3.3, 3.4.3 Основных правил).

Обратите внимание!

Порядок составления номенклатуры дел установлен в п. 3.2.5 ГСДОУ и п. 3.4 Основных правил.

Прочитайте полезные статьи по теме:

К сожалению, на практике далеко не все работодатели составляют номенклатуру дел. И напрасно. Это очень полезный инструмент в повседневной работе сотрудников кадровой службы, а иногда и в разрешении трудовых споров. В отдельных случаях судьи принимают решение в пользу работодателей, принимая во внимание наличие и оформление номенклатуры дел. Приведем несколько судебных решений, в которых номенклатура дел фигурировала в качестве доказательств.

Так, судебная коллегия рассматривала жалобу работника Х. на вынесенное ранее решение суда об отказе ему во взыскании с работодателя оплаты сверхурочных работ и работы в ночное время. Истец считал, что такая оплата ему полагается, поскольку по журналу приема-передачи смен видно, что у него были переработки сверхурочно и работа ночью. Судебная коллегия дала оценку представленному работником Х. журналу приема-передачи смен и пришла к выводу, что указанный журнал не может быть принят в качестве доказательства, поскольку не соответствует требованиям относимости и допустимости доказательств (на предприятии отсутствует индекс номенклатуры дел № 18-15, журнал не сшит и не удостоверен организацией-работодателем). В удовлетворении жалобы работнику было отказано, решение ранее состоявшегося суда оставлено без изменения (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 07.08.2012 по делу № 33-3441/2012).

Работница обратилась в суд с иском к ФГБУ об отмене приказа о дисциплинарном взыскании, взыскании премии, компенсации морального вреда, убытков, связанных с рассмотрением дела.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Она была направлена в командировку в филиал ФГБУ для оказания практической помощи в кадровой работе, а именно: в разработке и составлении номенклатуры дел филиала на 2012 г., в оформлении согласно номенклатуре дел всех папок на 2012 г., в составлении в соответствии с инструкцией по кадровому производству кадровых документов на 2012 г., в устранении недостатков в оформлении кадровых документов. Это было отражено в служебном задании. В отчете о его выполнении работница указала, что помощь была оказана в соответствии с содержанием (целью) служебного задания. Согласно приказу работодателя из-за ненадлежащего выполнения служебного задания работнице был объявлен выговор и принято решение не начислять премию. Проверка показала, что отчет работницы не соответствует действительности: номенклатура дел не была исправлена, папки согласно номенклатуре дел и инструкции по кадровому делопроизводству не были заведены, не устранен ряд недостатков в оформлении других документов. При таких обстоятельствах судебная коллегия пришла к выводу, что со стороны работницы имело место нарушение трудовых обязанностей, возложенных на нее трудовым договором и должностной инструкцией, выразившееся в неоказании практической помощи кадровому работнику филиала ФГБУ в соответствии со служебным заданием; порядок наложения дисциплинарного взыскания работодателем соблюден; требование об отмене приказа о наложении дисциплинарного взыскания удовлетворению не подлежит (апелляционное определение Саратовского областного суда от 13.09.2012 по делу № 33-5320/2012).

Прочитайте полезные статьи по теме:

Пример оформления номенклатуры дел (фрагмент)

Пример оформления номенклатуры дел

Судебная коллегия рассмотрела иск работника Б. об отмене дисциплинарных взысканий, восстановлении на работе, взыскании зарплаты за время вынужденного прогула, компенсации морального вреда. Одним из оснований увольнения явилось отсутствие у истца следующих дел по номенклатуре за 2011 г.: «Журнал регистрации ведения реестра» (индекс дела № 01-07), «Законодательные документы: законы, кодексы, приказы» (индекс дела № 01-13), «Положение о компенсационном фонде» (индекс дела № 04-10), «Документы по страхованию: Положение о страховании гражданской ответственности, Положение об обеспечении имущественной ответственности» (индекс дела № 04-11). Этим истец нарушил несколько пунктов должностной инструкции.

Судом установлено, что утвержденная 18.03.2011 номенклатура дел на 2011 год предусматривает ведение и хранение следующих дел: «Журнал регистрации ведения реестра» (индекс дела № 01-07), «Положение о компенсационном фонде» (индекс дела № 04-10), «Документы по страхованию: Положение о страховании гражданской ответственности, Положение об обеспечении имущественной ответственности» (индекс дела № 04-11). С номенклатурой дел истец был ознакомлен и получил копию для работы, однако дела, которые он должен был вести и хранить, на день проведения проверки (13.05.2011) у него отсутствовали, что подтверждено актом и свидетелями.

В апелляционной жалобе Б. указал, что суд дважды необоснованно отказывал ему в удовлетворении ходатайства о приобщении к материалам дела и прослушивании аудиозаписи разговора с сотрудницей, которая принесла ему 25.04.2011 номенклатуру дел для подписания. Данная аудиозапись могла подтвердить подписание им номенклатуры дел не 18.03.2011, а 25.04.2011. Судебная коллегия пришла к выводу, что приведенные доводы апелляционной жалобы не влекут отмену обжалуемого решения суда, так как ознакомление истца с номенклатурой дел 25.04.2011 не исключает привлечения его к дисциплинарной ответственности за отсутствие указанных дел на день проверки (апелляционное определение ВС Чувашской Республики от 18.06.2012 по делу № 33-1784-2012).

Прочитайте полезные статьи по теме:

Виды номенклатуры дел

Есть три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная конкретной организации (п. 3.4.4 Основных правил, п. 3.2.5.2 ГСДОУ).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в холдинговых группах и в организациях с территориально разветвленной структурой (имеющих филиалы и иные территориально удаленные структурные подразделения).

Примерная номенклатура дел аналогична по назначению типовой номенклатуре. Она также разрабатывается для холдингов и организаций с территориально разветвленной структурой, но носит рекомендательный характер. Это означает, что входящие в состав организации подразделения или подконтрольные холдинговой группе организации сами решают, принимать примерную номенклатуру дел в качестве образца или составлять индивидуальную.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается в каждой организации. В нее из типовой или примерной номенклатуры переносятся заголовки дел (с учетом специфики подконтрольной организации или подразделения) и сроки хранения документов (без изменений). Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры, индивидуальную она разрабатывает самостоятельно. 

Прочитайте полезные статьи по теме:

Форма номенклатуры дел

Как правило, номенклатура дел составляется по установленной форме на общем бланке в виде единого (сводного) документа для организации в целом, включающего в себя в качестве отдельных разделов номенклатуры дел отдельных структурных подразделений (секретариата, бухгалтерии, юридического отдела, кадровой службы и т. д.), разработанных по аналогичной форме, согласованных с руководителем архива или лицом, ответственным за архив, и подписанных руководителями этих подразделений (абз. 3 п. 3.4.8 Основных правил). Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры могут быть направления деятельности организации.

Формы сводной номенклатуры дел всей организации и отдельного структурного подразделения приведены в Приложениях 7 и 8 к п. 3.4.6 Основных правил. Каждая форма состоит из пяти граф:

  • графа № 1 – индекс дела;
  • графа № 2 – заголовок (тома, части);
  • графа № 3 – количество единиц хранения (дел, томов, частей);
  • графа № 4 – срок хранения (тома, части) и номер статьи по перечню;
  • графа № 5 – примечание. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в п. 3.2.5.4 ГСДОУ и п. 3.4.9 Основных правил. 

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №12, 2014г.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль