Телеработа: секреты успешного внедрения

47
В условиях экономического кризиса и возросшей конкуренции компаниям жизненно важно быстро приспосабливаться к стремительно меняющемуся рынку. Интенсивное развитие информационных технологий предоставило работодателям новые возможности развития и совершенствования методов труда.

Постепенно меняются представления и о моделях его организации. Компании, желающие идти в ногу со временем и использовать технические возможности для повышения своей конкурентоспособности, а также, что немаловажно, сэкономить на HR-расходах, все чаще используют новые формы организации работы, в частности дистанционный труд. Разберемся, насколько выгодна телеработа компаниям и сотрудникам.

Оптимизируя траты на персонал, зачастую приходится учитывать не только прямые издержки в виде расходов на заработную плату, но и косвенные, в том числе затраты на аренду и содержание офиса. Например, в Москве по самым общим подсчетам стоимость одного рабочего места в месяц в зависимости от класса офиса варьируется в следующих пределах:

Стоимость аренды офиса

Стоимость аренды офиса

Такие цифры, конечно же, вызывают желание провести самую жесткую оптимизацию. При этом, как выясняется, работодатели раньше не задумывались о самых элементарных вещах.

Например, прием на работу сотрудника с зарплатой 40 тыс. руб. и предоставление ему рабочего места в офисе класса А в историческом центре Москвы будет ежемесячно обходиться работодателю (с учетом налогообложения) в 150 тыс. руб.

Безусловно, говорить о каких-либо формах экономии на рабочих местах бессмысленно, если этому препятствует специфика деятельности компании (клиентский сервис, производство). В то же время многие сегменты рынка располагают реальной возможностью для привлечения к работе дистанционных сотрудников либо организации труда в режиме hot desks или co-working.

В качестве примера рассмотрим оптимизацию рабочего пространства корпоративного университета одного из крупных московских холдингов.

Исходные данные

На момент принятия решения об оптимизации рабочего пространства в штате корпоративного университета числились 12 человек: шесть бизнес-тренеров, два эксперта по оценке, один специалист по дистанционному обучению, два методиста и ректор. У каждого из них имелось персональное рабочее место, оборудованное по самым современным стандартам.

Корпоративный университет занимал офис класса В площадью 330 кв. м в бизнес-центре неподалеку от материнской компании. Совокупные ежемесячные расходы на содержание каждого рабочего места с учетом арендной ставки, затрат на клининг и охрану помещений, расходные материалы, Интернет, телефонию и прочее составляли порядка 55 тыс. руб., и это без затрат на приобретение основных средств и их амортизацию.

Предварительные расчеты

Для оптимизации расходов на содержание корпоративного университета нужно было провести исследование и выявить возможные драйверы экономии. Статистика за 18 месяцев функционирования университета позволяла провести необходимые расчеты. Так, выяснилось, что пиковая помесячная загрузка лекционных залов составляет 376 академических часов при возможных 780. Кроме того, анализ интенсивности работы бизнес-тренеров показал, что реальное количество тренер-часов позволяет провести серьезную оптимизацию: в среднем загруженность составляла 75% от возможной (2,2 тренинга в неделю).

Прочитайте полезные статьи по теме:

Принятие решения

С учетом полученных данных было решено искать альтернативные варианты размещения корпоративного университета. Основными критериями поиска стали:

  • близость офиса к материнской компании – не более 15 мин проезда городским транспортом;
  • класс офиса не ниже B;
  • площадь от 120 до 200 кв. м;
  • наличие возможности оборудования семи рабочих мест, кабинета ректора и минимум двух лекционных залов;
  • низкие арендные ставки и коммунальные платежи.
Прочитайте полезные статьи по теме:

В отношении персонала пришлось пойти на непопулярные меры и сократить одного бизнес-тренера, что позволило выйти на пиковую загрузку.

Методисты стали телеработниками. Серьезных трудностей с их переводом на новый режим работы не возникло по той простой причине, что специфика деятельности этих сотрудников изначально предполагала в основном самостоятельную и творческую работу.

Специалисты данного профиля, как правило, имеют четкое представление об объемах предстоящей работы и прекрасно осознают ответственность за конечный результат. Поэтому предложение стать дистанционными сотрудниками вызвало у них скорее энтузиазм, нежели отторжение. Были заключены дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых, в частности, уточнялись задания на разработку конкретного объема учебно-методических материалов.

Поскольку работа посредством «тонкого клиента» позволяет иметь постоянный доступ ко всем информационным ресурсам компании, методисты не испытали ни малейшего дискомфорта. К тому же с ними была достигнута договоренность об обязательной связи с офисом минимум раз в неделю для подведения промежуточных результатов, а также в случае возникновения срочной необходимости. Никаких дополни тельных регламентов помимо условий, предусмотренных в договорах, в компании создавать не стали.

Прочитайте полезные статьи по теме:

В новом офисе для бизнес-тренеров планировалось оборудовать три рабочих места, с тем чтобы ими могли воспользоваться и методисты, чье присутствие на регулярной основе теперь уже не имело смысла.

Итоги оптимизации

По итогам проведенных мероприятий ежемесячные расходы на содержание одного рабочего места сократились до 37 тыс. руб., а их число уменьшилось с 12 до 7. Загрузка лекционных залов составила порядка 85%, загруженность бизнес-тренеров – более 90%. Кроме того, удалось сократить расходы на клининг (в частности, за счет уменьшения занимаемых площадей) и охрану.

Эффект, достигнутый в результате оптимизации, заключался в снижении ежемесячных затрат на содержание корпоративного университета на 27% без потери количественных и качественных показателей работы этого подразделения.

Проблемы телеработы

Телеработа может оказаться некомфортной для сотрудников, у которых слабо развита такая компетенция, как самостоятельность. Эффективность труда дистанционного сотрудника зависит от его способности организовать свою работу, самодисциплины и самоконтроля, ответственности, обеспеченности эффективно действующими средствами связи, а также от наличия надлежаще оборудованного рабочего места, связи с офисом в течение установленного рабочего времени по телефону, скайпу и прочим средствам.

Естественно, молодым специалистам чрезвычайно сложно набираться опыта, работая в телережиме. Не следует стремиться к переводу этой категории персонала на иную модель организации труда.

Также нужно учитывать, что в России сильны традиции коллективизма. В связи с чем перевод неподготовленного сотрудника на режим телеработы может обернуться для него стрессом и дать отрицательный эффект. Хеджировать подобные риски несложно, если принять во внимание перечисленные факторы организации успешной телеработы.

И конечно, не всякая работа может выполняться дистанционно. Прежде всего речь идет о задачах, решение которых требует тесного взаимодействия исполнителей, собранных в одном месте. Это может быть любая творческая или командная работа, в которой важны, например, возможность проведения мозговых штурмов или быстрое получение реакции коллег по обсуждаемой теме.

Принципы организации телеработы следующие:

Принцип 1. Дистанционный сотрудник самостоятельно планирует и организует свое рабочее время с учетом требований нормативных актов, правил трудового распорядка компании и условий трудового договора.

Принцип 2. Руководитель должен позаботиться, чтобы телеработник не был изолирован от сотрудников, работающих в офисе, и имел доступ к общей информации.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Принцип 3. Дистанционным работникам должны быть предоставлены такие же возможности для развития и карьерного роста, как и другим сотрудникам.

Неуклонный рост числа «дистанцировавшихся» – общемировой тренд. Во многих европейских странах их количество от общего числа трудящихся уже превысило 10%. Преимущества удаленной работы очевидны, а зона дискомфорта преодолима. В борьбе за рентабельность бизнес неизбежно использует такой очевидный драйвер, как оптимизация рабочего пространства. Думаем, что с учетом повсеместно растущих арендных ставок и расходов на коммунальные платежи все больше отечественных работодателей будут прибегать к услугам дистанционных работников. 

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №10, 2014г.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль