Обучение персонала: документальное оформление и порядок оплаты

1210
При правильном подходе обучение персонала способно стать и настоящей кузницей кадров, и серьезным фактором мотивации, и повысить привлекательность компании для соискателей. Вместе с тем, на кадровиков ложится задача по документальному оформлению такого обучения. Для бухгалтеров необходимо определиться с порядком оплаты времени обучения. Именно вопросам правильного оформления направления сотрудников на обучение и расчета выплат за этот период и посвящена наша статья.

Формы обучения персонала

Нужно грамотно выбрать формы обучения, правильно оформить документы и учесть положенные работникам гарантии. Мы поможем вам разобраться с этими вопросами.

Трудовой кодекс РФ предоставляет работникам право на подготовку и дополнительное профессиональное образование в порядке, установленном федеральными законами (абз. 8 ч. 1 ст. 21, ч. 1 ст. 197 ТК РФ). Это право может реализовываться путем заключения договора между работником и работодателем (ч. 2 ст. 197 ТК РФ), в этом случае учебой сотрудников занимается компания на условиях и в порядке, определенных трудовым договором (ч. 5 ст. 57, ч. 2 ст. 196 ТК РФ).

Однако ч. 2 ст. 22 ТК РФ не закрепляет соответствующую обязанность работодателя. Более того, он самостоятельно определяет необходимость подготовки работников (профессиональное образование и учеба) и дополнительного профессионального образования (ч. 1 ст. 196 ТК РФ). При этом условия и порядок подготовки и дополнительного профобразования сотрудников устанавливаются в коллективных договорах, соглашениях, трудовых договорах (ч. 2 ст. 196 ТК РФ).

Формы подготовки и дополнительного образования персонала, перечень необходимых профессий и специальностей определяются руководством с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 3 ст. 196 ТК РФ).

Работодатель также имеет право заключить с работником ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Ученический договор является дополнительным к трудовому (ч. 1, 2 ст. 198 ТК РФ).

Таким образом, подготовка и дополнительное профобразование могут проходить по инициативе как работодателя, так и работника (ч. 1 ст. 196, ч. 1 ст. 197 ТК РФ, п. 5 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 № 106).

Формы подготовки и дополнительного профессионального образования (см. табл. 1) перечислены в пп. 12–14 ст. 2, ч. 5, 6 ст. 10, подп. «б» п. 2, п. 3 ч. 3, п. 2 ч. 4 ст. 12, пп. 2, 3, 4 ст. 73, ч. 2 ст. 76 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон об образовании).

Частью 3 ст. 196 ТК РФ установлено право работодателя самостоятельно определять формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, а также перечень необходимых профессий и специальностей с учетом мнения представительного органа работников (ч. 3 ст. 196, 372 ТК РФ).

Приказом Минобрнауки России от 02.07.2013 № 513 утвержден Перечень профессий рабочих, должностей служащих, по которым осуществляется профессиональное обучение (п. 7 ст. 73 Закона об образовании).

Когда надо проводить обучение персонала

Обучение (подготовка и дополнительное профобразование) обязательно для работника, только если оно предусмотрено:

  • либо трудовым (коллективным) договором (ч. 5 ст. 57, ч. 2 ст. 196 ТК РФ);
  • либо федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, когда является условием выполнения работниками определенных видов деятельности (ч. 4 ст. 196 ТК РФ).

К таким работникам относятся, в частности:

  1. аудиторы (п. 9 ст. 11 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»);
  2. работники автомобильного и наземного городского электрического транспорта, обеспечивающие безопасность дорожного движения (абз. 4 п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);
  3. медицинские работники (подп. 8 п. 1 ст. 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»).

Кстати сказать, согласно Федеральному закону от 27.05.2014 № 134-ФЗ Россия ратифицировала Конвенцию № 140 МОТ «Об оплачиваемых учебных отпусках», принятую 24 июня 1974 г. в Женеве и вступившую в силу 23 сентября 1976 г. В ней говорится об оплачиваемых учебных отпусках для целей:

  • профессиональной подготовки на любом уровне;
  • общего, социального или гражданского образования;
  • профсоюзной учебы.

Российское трудовое законодательство соответствует всем основным положениям Конвенции № 140 МОТ, кроме одного – оплачиваемого отпуска на время профсоюзной учебы. Поэтому единственное, что может измениться: в ТК РФ могут быть добавлены правила об оплате отпуска обучающемуся профсоюзному деятелю.

Таблица 1. Виды образования в сфере профессиональной учебы

Виды образования в сфере профессиональной учебы

Во всех остальных случаях вопрос о подготовке и дополнительном профессиональном образовании работников решается по соглашению сторон.

Гарантии и компенсации работникам при обучении персонала

Гарантии и компенсации сотрудникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются работодателем при соблюдении следующих условий (абз. 5 ч. 1, ч. 2 ст. 165, ч. 5 ст. 196 ТК РФ):

Условие 1. Работник получает образование соответствующего уровня впервые.

Практический вопрос на тему обучения персонала

Сотрудник имеет диплом специалиста и получает образование по уровню бакалавриата. Положены ли ему гарантии и компенсации?

Из анализа положений ч. 1 ст. 173, ч. 1 ст. 177 ТК РФ, определения Конституционного Суда РФ от 08.04.2004 № 167-О следует, что у работника, получающего второе высшее образование, нет права на какие-либо гарантии, связанные с такой учебой.

В то же время гарантии и компенсации в этой ситуации могут быть предоставлены в соответствии с трудовым или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем. Кроме того, гарантии могут быть предусмотрены локальным нормативным актом работодателя (письмо Минтруда России от 08.11.2013 № 14-1-187).

Практический вопрос на тему обучения персонала

Мы в течение двух лет оплачивали сотруднику учебный отпуск. И тут выяснилось, что он уже имеет образование этого уровня. Можем ли мы взыскать с него необоснованно полученные суммы?

Если работник утаил от работодателя, что получает образование соответствующего уровня повторно, и ему был предоставлен и оплачен учебный отпуск, сумма выплаченных отпускных может быть взыскана только по решению суда (ч. 1 ст. 177, абз. 4 ч. 4 ст. 137 ТК РФ).

Условие 2. Работник уже имеет профессиональное образование соответствующего уровня и направлен на учебу работодателем. В этом случае гарантии и компенсации предоставляются в соответствии с трудовым или ученическим договором, заключенным в письменной форме.

Условие 3. Работник направлен для получения образования работодателем или поступил самостоятельно на учебу по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной и очно-заочной формам и успешно осваивает эти программы.

Условие 4. Гарантии и компенсации сотрудникам, совмещающим работу с учебой по не имеющим госаккредитации программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, программам среднего профессионального образования, а также по не имеющим госаккредитации программам основного общего или среднего общего образования по очнозаочной форме, устанавливаются коллективным или трудовым договором (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174, ч. 3 ст. 176 ТК РФ).

Условие 5. Сотруднику, совмещающему работу с учебой одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, гарантии и компенсации предоставляются в связи с учебой только в одной из них по выбору работника (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

Условие 6. Гарантии и компенсации предоставляются только по основному месту работы (ч. 1 ст. 287 ТК РФ).

Условие 7. Гарантии и компенсации предоставляются при условии получения от работника соответствующей справки-вызова из образовательной организации, форма которой утверждена приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368.

Посмотрите видео по теме:

Предоставление дополнительного отпуска при обучении персонала

Работодатель обязан предоставлять сотруднику, совмещающему работу с учебой, дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка или без оплаты. Причем в ТК РФ не используется такой распространенный термин, как «учебный отпуск».

Приложение 1. Пример оформления заявления о предоставлении учебного отпуска 

Пример оформления заявления о предоставлении учебного отпуска

Практический вопрос на тему обучения персонала

Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику, если он обучается по аккредитованной образовательной программе и успешно ее осваивает. Как определяется «успешность» обучения? Можем ли мы потребовать у сотрудника, например, зачетную книжку и только потом оплатить отпуск?

Подтверждением успешного освоения программы является наличие у работника справки-вызова. Работодатель не вправе требовать у него другие документы, подтверждающие успеваемость: зачетную книжку или студенческий билет с отметкой о переводе на следующий курс.

Обратите внимание!

Дополнительные отпуска имеют строго целевое назначение и должны быть использованы только в установленные сроки (письмо Рос труда от 12.09.2013 № 697-6-1)

Продолжительность дополнительного отпуска зависит от уровня образования, получаемого работником (ч. 1, 2 ст. 173, ст. 173, ч. 1, 2 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК РФ, п. 11, абз. 8 п. 40, п. 65 Положения о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в РФ, утв. приказом Минобразования России от 27.03.1998 № 814).

Работник и работодатель не вольны определять даты начала и окончания таких отпусков, поскольку они предоставляются на основании справки-вызова из образовательной организации и продолжаются так долго, как это предусмотрено ТК РФ. Поскольку ни одна из сторон не определяет ни начало, ни окончание учебного отпуска, то отозвать из него сотрудника нельзя, как нельзя и прервать или предоставить отпуск меньшей продолжительности даже с согласия или по просьбе работника (письмо Роструда от 12.09.2013 № 697-6-1). Часть 2 ст. 125 ТК РФ в данном случае неприменима, так как учебные отпуска не являются ежегодными оплачиваемыми отпусками. В силу этих же причин они не указываются в графике отпусков.

А вот произвести оплату работодатель обязан не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Для дополнительных отпусков иной порядок не установлен.

Приложение 2. Пример оформления приказа о предоставлении учебного отпуска

 Пример оформления приказа о предоставлении учебного отпуска

Как надо оформить дополнительный отпуск при обучении персонала

Как правило, работник пишет заявление о предоставлении такого отпуска (приложение 1), к которому прилагает справку-вызов. Отпуск оформляется приказом работодателя (приложение 2), в котором указывается вид отпуска – «Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка» или «Без сохранения заработной платы», – а также даты его начала и окончания в соответствии со справкой-вызовом.

В табеле учета рабочего времени период учебного отпуска можно отметить следующими кодами:

  • с сохранением среднего заработка – «У» или 11;
  • без сохранения зарплаты – «УД» или 13. 

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №9, 2014г.

Обучение персонала по инициативе работодателя

Выше мы говорили о том, как оформлять учебный отпуск и какие гарантии положены работнику в ситуации, когда он самостоятельно принял решение о получении образования. Вместе с тем, организация также заинтересована в повышении профессионального уровня работников. Поэтому работодатель может направлять своих сотрудников на различные семинары, тренинги, курсы повышения квалификации.

Для таких работников статьей 187 ТК РФ предусмотрены специальные гарантии и компенсации. Очевидно, что все виды такого профессионального обучения производятся с отрывом от работы, т.е. в период, когда работник учится он не выполняет свои рабочие обязанности. В этой связи возникает вопрос об оплате периода обучения.

Для того, чтобы не было непонимания в вопросах оплаты времени обучения, надо помнить, что такое обучение работник проходит не собственной прихоти, а по поручению работодателя. Соответственно, у работника нет права отказаться от повышения своего профессионального уровня. Естественно, это утверждение правомерно, если учеба производится в рабочее время сотрудника.

Если же учеба персонала планируется производить в нерабочее время, например, в выходные дни или в вечернее время, после окончания рабочего дня, сотрудник абсолютно законно может выразить свой отказ от такого обучения. Заставить работника учиться в нерабочее личное время работодатель не может.

Обучение необязательно, но при этом необходимо

Обучение необязательно, но при этом необходимо

Обучение персонала: документальное оформление и порядок оплатыУвеличить изображение >>>

Итак, мы определились, что учеба производится по инициативе работодателя. Соответственно, именно он несет финансовую нагрузку на оплату периода повышения квалификации. За время обучения, т.е. за тот период, когда трудовые обязанности фактически не выполняются, сотруднику выплачивается средний заработок. Расчет средней заработной платы для этого случая не имеет никакой специфики. Средний заработок определяется по тем правилам, которые установлены статьей 139 ТК РФ.

Обучение персонала в другом городе

Чаще всего учеба производится в том городе, где находится организация и проживает работник. Но не редки ситуации, когда учеба требует поездки в другой город. Это означает, что у работника возникнут дополнительные расходы, связанные с проездом и проживанием в месте обучения. И у работодателя встает вопрос: кто должен нести эти расходы?

Здесь действует принцип, о котором мы уже говорили выше: обучение происходит по инициативе работодателя. Следовательно, именно он принимает на себя финансовые последствия. Кроме того, трудовое законодательство прямо устанавливает, что в подобной ситуации сотруднику надо выплатить все командировочные расходы. Это означает, что организация, которая направляет сотрудника на учебу в другой город:

  • начисляет и выплачивает ему средний заработок за весь период учебы;
  • полностью оплачивает расходы на проезд к месту учебы и обратно;
  • возмещает расходы на проживание в месте обучения, а именно производит оплату гостиницы или иного жилого помещения, где фактически будет проживать сотрудник;
  • выплачивает суточные за все время учебы.

Поэтому, направляя сотрудника на учебу, предварительно спланируйте все расходы, с которыми столкнется организация.

Далее остановимся на том, как надо оформить направление сотрудника на учебу в другой город. Для этого в первую очередь надо издать приказ о направлении сотрудника на обучение. Законодательство не предлагает унифицированной формы такого документа, поэтому составляйте приказ в произвольной форме.

Но такого приказа не достаточно. Надо учитывать тот факт, что сотрудник едет учиться в другой город. Это означает, что в отношении обучающегося надо оформить полный комплект документов на командировку. Напоминаем, что в настоящее время работодатели не составляют командировочное удостоверение и служебное задание при направлении сотрудников в служебные поездки. Поэтому, фактические единственным документом для командировки-обучения, будет приказ на командировку. Такой приказ можно составить по унифицированной форме Т-9. Если на учебу едет несколько работников, приказ можно оформить по форме Т-9а.

При оплате времени обучения надо придерживаться правил характерных для командировки. Например, учтите, что время проезда в место командировки включается в сам период служебной поездки. Это означает, что за время в пути сотруднику выплачиваются суточные, независимо от того, сколько времени занимает дорога. Это правило действует и при направлении сотрудника на учебу. Иными словами ученику надо оплатить суточные не только за тот период, когда он будет фактически обучаться, но и за все время поездки к месту обучения и обратно.

Даты поездки надо определять также по проездным документам. Это означает, что тот день, который указан в билете, будет считаться уже днем командировки. Соответственно, за этот день обучающемуся сотруднику надо выплатить средний заработок и суточные, рассчитав их по общему правилу.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Здесь Вы найдете актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству.

Ваш подарок при регистрации: номер журнала "Справочник кадровика" со всеми образцами и шаблонами документов!
Тема номера: Как подготовиться к проверке ГИТ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Продолжите чтение после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

Читайте после регистрации:

  • Примеры составления KPI
  • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
  • Оценка результатов труда персонала
  • Анкета для проведения структурированного интервью
  • и другие полезные статьи

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль