PRO-персонал

Взыскание задолженности за неотработанный отпуск при увольнении

  • 17 ноября 2016
  • 1888

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных самим ТК РФ или иными федеральными законами.

Оснований для взыскания с работника, использовавшего отпуск авансом, суммы задолженности в судебном порядке нет, хотя эти выводы Верховного Суда РФ нельзя признать безупречными и неоспоримыми.

В частности, на основании ст. 137 ТК РФ работодатель может производить удержание из начисленной при увольнении зарплаты сумм за использованные, но не отработанные к моменту увольнения дни ежегодного оплачиваемого отпуска.

Чек-лист и расчетчик, которые помешают бывшему работнику нажиться на ошибке кадровика>>>

Удержания из зарплаты за неотработанный отпуск: мнение эксперта

Мнение эксперта

Е.В. Воробьева, канд. экон. наук, член научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов РФ

Какие правила обязан знать и соблюдать работодатель, принимая решение об удержании?

Правило 1. Помнить, что ст. 137 ТК РФ предусмотрены основания, при увольнении по которым удержания не производятся. Работодатель не имеет права требовать от работника погашения такой задолженности в случае увольнения по указанным в законе основаниям без его собственного желания и при отсутствии виновных действий с его стороны.

Правило 2. Размер удержаний за использованные, но не отработанные до увольнения дни отпуска не должен превышать 20% суммы заработной платы, подлежащей выплате после удержания НДФЛ.

Общий размер всех удержаний с каждой зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Положения ст. 138 ТК РФ заставляют вспомнить, что все виды удержаний из зарплаты делятся:

1) на обязательные (возникающие в силу требований действующего законодательства РФ):

  • налог на доходы физических лиц. Максимально допустимый размер удержаний – 50% выплаты в денежной форме (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ);
  • алименты, взыскиваемые на основании исполнительного документа или заверенного нотариально соглашения о добровольной уплате алиментов, а также суммы в возмещение вреда, причиненного здоровью, в связи со смертью кормильца и в возмещение ущерба, причиненного преступлением. Максимально допустимый размер удержаний в перечисленных случаях – 70% суммы, оставшейся после удержания из доходов плательщика алиментов НДФЛ (пп. 1 и 3 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»);

2) по инициативе работодателя в случаях, установленных ТК РФ и другими федеральными законами;

3) по инициативе (по заявлению) работника.

Поскольку ни ТК РФ, ни иные федеральные законы не возлагают на работодателя обязанность производить удержание сумм оплаты за использованные, но не отработанные до увольнения дни отпуска, рассматриваемые удержания относятся к числу производимых по инициативе работодателя.

Размер удержаний исчисляется из суммы, оставшейся после уплаты налогов (письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852).

ПРИМЕР

Трудовой договор расторгается по инициативе работника. В окончательный расчет ему начислена заработная плата в сумме 25 000 руб., из которой удерживается НДФЛ в сумме 3250 руб. (25 000 руб. Ч 13%; стандартные и социальные налоговые вычеты работнику не предоставляются).

Максимально допустимый размер удержаний за использованные авансом, но неотработанные дни отпуска составляет: (25 000 руб. – 3250 руб.) Ч 20% = 4350 руб.

Можно ли удержать из зарплаты работника часть образовавшейся задолженности? На пример, если она составляет 10 000 руб., можно ли удержать из зарплаты, начисленной в окончательный расчет, максимально допустимую сумму – 4350 руб. (см. приведенный пример)?

На наш взгляд, действующее законодательство не препятствует проведению частичного удержания (в установленных пределах).

Сравним эту ситуацию с аналогичными. Как правило, если исчисленная сумма НДФЛ превышает 50% суммы дохода, выплачиваемого работнику в денежной форме (например, при получении дохода в натуральной форме в большом размере), налоговый агент производит удержание максимально допустимой суммы, перенося разницу (задолженность налогоплательщика) на последующие месяцы. Аналогично решаются вопросы в случае, когда исчисленная сумма алиментов (как правило, с учетом накопившейся в предыдущие периоды задолженности) не может быть удержана полностью в данном месяце и т. д.

Единственным, но принципиальным отличием рассматриваемого вида удержания является невозможность переноса непогашенной части задолженности на будущие периоды: сумма оплаты за неотработанные дни отпуска в части, превысившей максимально допустимый размер удержания, не может быть взыскана с работника принудительно. Но частичному удержанию это не препятствует.

Правило 3. Удержание суммы задолженности, не превышающей максимально допустимый размер, не требует согласия работника. Но если из начисленной в окончательный расчет суммы заработной платы невозможно полностью или частично с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ, произвести удержание суммы отпускных, приходящихся на использованные, но неотработанные дни отпуска, дальнейшее взыскание (через суд) задолженности работника перед работодателем не производится.

Если образовавшаяся сумма не может быть удержана из зарплаты в силу отсутствия или недостаточности денежных выплат в пользу работника, то погашение задолженности перед работодателем может быть произведено только по инициативе самого работника, т. е. в соответствии с поданным им в добровольном порядке заявлением (при этом размер удержания определяется работником и может составлять до 100% суммы к выплате).

Формально не противоречит законодательству и вариант, при котором сотрудник добровольно вносит сумму долга в кассу или на расчетный счет работодателя.

Читайте также:

Споры вызывает вопрос о возможности принудительного взыскания с работника суммы задолженности, превышающей допустимый размер удержаний, установленный ст. 138 ТК РФ.

Напомним историю вопроса. До настоящего времени в части, не противоречащей ТК РФ, применяются Правила об отпусках. Первоначальной редакцией абз. 3 п. 2 Правил об отпусках было установлено, что если работодатель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог произвести его вовсе или частично (например, вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете), то дальнейшее взыскание (через суд) не производится.

Приказом Минздравсоцразвития России от 03.03.2005 № 190 абз. 3 п. 2 Правил об отпусках был признан недействующим на территории РФ. Но Приказ № 190 был, в свою очередь, отменен приказом Минздравсоцразвития России от 20.04.2010 № 252. Однако основанием для отмены Приказа № 190 было лишь нарушение установленного порядка введения нормативных документов в действие: указанный приказ не был опубликован в соответствующих средствах информации. Признание же абз. 3 п. 2 Правил об отпусках не подлежащим применению было подтверждено приказом Минздравсоцразвития России от 20.04.2010 № 253 (см. также письмо того же ведомства от 16.06.2010 № 2153-12).

Напрашивается вывод: если запрет на взыскание с работника в судебном порядке сумм, начисленных за использованные авансом и неотработанные дни отпуска, отменен, значит, такое взыскание разрешено, т. е. допускается законодателем. Имеется ряд судебных решений, подтверждающих этот вывод.

Но, к сожалению, есть и прямо противоположная точка зрения.

В определении Верховного Суда РФ от 25.10.2013 № 69-КГ13-6 указано: действующее законодательство не содержит оснований для взыскания с работника, использовавшего отпуск авансом, суммы задолженности в судебном порядке, если работодатель при окончательном расчете не смог произвести удержание сумм оплаты за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности причитающихся работнику сумм.

Фактически Верховный Суд РФ восстановил норму, которая содержалась в абзаце 3 п. 2 Правил об отпусках. Основной аргумент, которым руководствовался Суд, состоит в необходимости одновременного применения положений абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ, допускающего удержания сумм оплаты за неотработанные дни отпуска, и ч. 4 ст. 137 ТК РФ, запрещающей удержания из заработной платы в отсутствие вины работника или счетной (арифметической) ошибки. Таким образом, по мнению Суда, задолженность работника, образовавшуюся вследствие превышения начисленных за предоставленные авансом дни отпускных над максимально допустимым размером удержаний при окончательном расчете, следует рассматривать как излишне начисленную заработную плату, которая подлежит взысканию только в прямо оговоренных ч. 4 ст. 137 ТК РФ случаях.

К сожалению, признать сделанные Судом выводы безупречными и неоспоримыми нельзя.

Действительно, в соответствии с ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:

  • счетной ошибки;
  • если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
  • если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Если попытаться вспомнить случаи, когда работнику начисляется заработная плата за неотработанное время и (или) невыполненную работу, окажется, что причинами излишнего начисления заработной платы будут ошибки, допущенные при ведении табельного учета (нередко «рабочими» кодами в табеле учета рабочего времени ошибочно отражаются дни временной нетрудоспособности), неверно закрытые наряды и акты выполнения работ, содержащие ошибки приказы о премировании либо ошибки бухгалтера (типичный вариант: перепутали работников-однофамильцев и т. п.). То есть излишнее начисление заработной платы является следствием недобросовестного исполнения трудовых обязанностей, ошибок, допущенных сотрудниками, на которых возложен учет рабочего времени и выполненных работ или расчет зарплаты. В таких случаях можно и нужно исходить из того, что материальный ущерб причинен работодателю не тем работником, который фактически получил излишнюю сумму, а тем, чьи неправомерные действия, невнимательность и халатность привели к ошибке. Логично, что ТК РФ не допускает насильственного изъятия денежных средств у получившего излишнюю сумму работника, не исключая при этом возможности привлечения к материальной ответственности виновного сотрудника (табельщика, нарядчика, бухгалтера и проч.).

Но предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков авансом не просто правомерно, а фактически вменяется работодателю в обязанность. В соответствии со ст. 122 ТК РФ, во-первых, право на использование отпуска за первый год возникает у сотрудника по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации (очевидно, что в случае реализации указанного права половину отпуска работник использует авансом), во-вторых, отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время. Это подтверждает ст. 123 ТК РФ, согласно которой очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется графиком. Известно, что при разработке графиков отпусков работодателю рекомендуется учитывать интересы и пожелания сотрудников. И наконец, есть категории работников, которым работодатель обязан предоставлять отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы вне графика (ст. 122 ТК РФ). В этих случаях никого из сотрудников (ни составлявшего график отпусков, ни оформлявшего приказ на «авансовый» отпуск, ни бухгалтера) невозможно обвинить в недобросовестном выполнении должностных обязанностей.

Логично предположить, что, предоставив работникам право на использование ежегодных оплачиваемых отпусков авансом, законодатель попытался защитить интересы работодателя путем предоставления ему возможности произвести удержания излишне выплаченных сумм за неотработанные дни отпуска. Странно при этом было бы создавать условия, при которых у работника появляется возможность злоупотребления своими правами.

Сравните две ситуации.

Ситуация 1. Работник подал заявление об увольнении по собственному желанию и одновременно попросил предоставить отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ). Работодатель имеет право отказать в предоставлении такого отпуска.

Ситуация 2. Работник обратился с заявлением о предоставлении ему отпуска в самом начале рабочего года и получил его авансом. Находясь на отдыхе, он написал заявление о расторжении трудового договора по собственному желанию в последний день отпуска. В этом случае, во-первых, работодатель лишен возможности заставить сотрудника выйти на работу хотя бы для того, чтобы передать дела, если до обозначенной даты увольнения пройдет не менее двух недель: отзыв из отпуска возможен только с согласия работника (ст. 125 ТК РФ). Во-вторых, очевидно, что сумм, начисленных в окончательный расчет, не будет, а значит, удержать излишне выплаченные работнику отпускные не получится.

Видимо, во избежание подобных ситуаций и чтобы дать работодателю право хотя бы в судебном порядке восстановить справедливость, и был издан приказ Минздравсоцразвития России от 20.04.2010 № 253 (а ранее – Приказ от 03.03.2005 № 190). Однако в настоящее время, хотя формально работодатель имеет возможность обратиться в суд, его иск к уволившемуся работнику, скорее всего, не будет удовлетворен, – суд сошлется на определение Верховного Суда РФ от 25.10.2013 № 69-КГ13-6.

Правило 4. Сумма, подлежащая удержанию из заработной платы увольняющегося, является фактически начисленной работнику суммой отпускных, приходящихся на использованные, но неотработанные дни.

Число таких дней определяется:

  1. либо путем умножения количества дней ежегодного оплачиваемого отпуска, приходящегося на один месяц рабочего года, на число полных (с учетом округления) месяцев, остающихся со дня увольнения до конца рабочего года, в счет которого был предоставлен авансом отпуск;
  2. либо путем вычитания из фактически использованных дней отпуска величины, рассчитанной путем умножения количества дней ежегодного оплачиваемого отпуска, приходящегося на один месяц рабочего года, на число полных (с учетом округления) месяцев, отработанных (включенных в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск – ст. 121 ТК РФ) с начала рабочего года до дня увольнения.

Работник уволился по собственному желанию 30 мая 2014 г.

В марте текущего года он использовал 28 календарных дней оплачиваемого отпуска за рабочий год с 25 октября 2013-го по 24 октября 2014 г. Оплата за эти дни произведена из расчета 1000 руб. в день.

Вариант 1. До окончания рабочего года, в счет которого был предоставлен отпуск (с 31 мая, первого дня после увольнения, до 24 октября 2014 г.), остается 4 месяца 25 календарных дней. Излишки, составляющие более половины месяца, округляются до целого. Следовательно, работник использовал авансом отпуск за 5 месяцев.

За каждый месяц ему полагается 2,33 календарного дня отпуска (28 календарных дней / 12).

Работодатель имеет право произвести удержание сумм отпускных, приходящихся на 11,65 дня (2,33 дня х 5 мес.).

Вариант 2. За рабочий год с 25 октября 2013 г. по 24 октября 2014-го сотрудник отработал 7 месяцев 5 дней (округляется до 7 месяцев). Пребывание в ежегодном оплачиваемом отпуске в марте 2014 г. включается в стаж, дающий право на ежегодный отпуск (ст. 121 ТК РФ). Излишки, составляющие менее половины месяца, отбрасываются.

За отработанное время сотруднику полагается 16,33 календарного дня отпуска (28 дней / 12 мес. х 7 мес.).

Поскольку работник использовал 28 календарных дней отпуска, неотработанными являются 11,67 календарного дня.

Очевидно, что разница в расчетах обусловлена исключительно погрешностями округления.

Не допускается определение суммы, подлежащей удержанию, как «отрицательной компенсации за неиспользованный отпуск».

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего заработка, исчисленного за расчетный период – 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится первый день после увольнения работника (т. е. сумма компенсации равна оплате за отпуск, который мог быть предоставлен работнику с последующим увольнением, – ст. 127 ТК РФ).

А размер удержаний за неотработанные, но использованные авансом дни отпуска представляет сумму фактически выплаченных отпускных (средний заработок, исчисленный за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска), приходящихся на «лишние» дни.

Правило 5. В отличие от иных видов удержаний, которые работодатель имеет право производить в соответствии со ст. 137 ТК РФ, удержание сумм излишне начисленных отпускных влечет за собой корректировку налогов и страховых взносов.

1. В целях налогообложения прибыли расходами, уменьшающими налоговую базу, признаются только экономически обоснованные, т. е. непосредственно связанные с деятельностью, направленной на получение дохода, выплаты в пользу работников (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

В частности, средний заработок, сохраняемый на период отпуска – времени, когда работник полностью освобожден от исполнения трудовых обязанностей, признается экономически обоснованным расходом только в части, приходящейся на отработанное время (т. е. в части отпуска, которая была заработана). При предоставлении отпуска авансом работодатель также признает отпускные расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль, но при этом предполагается, что сотрудник отработает этот аванс по окончании отпуска.

Если же работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого он получил отпуск, то:

  • суммы, удержанные работодателем, признаются внереализационным доходом организации (т. е. фактически производится восстановление в налоговой базе по налогу на прибыль ранее признанных расходами сумм незаработанных отпускных);
  • суммы, которые работодатель не удержал с работника, исключаются из состава расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль.

Таким образом, расходы организации, понесенные в связи с увольнением сотрудника, неотработавшего весь предоставленный отпуск, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06. 2008 № 2012/061148).

Приказ об удержании из заработной платы задолженности за неотработанные дни отпуска (фрагмент)

Приказ об удержании из заработной платы задолженности за неотработанные дни отпуска

2. Если при увольнении из заработной платы работника производится удержание начисленных за использованные, но неотработанные дни отпуска сумм отпускных, необходимо помнить, что в месяце выплаты указанных сумм с работника был удержан НДФЛ, а работодатель начислил на эти суммы страховые взносы во внебюджетные фонды.

Очевидно, что в результате удержания уменьшается фактически полученный работником доход, следовательно, необходимо произвести:

  • возврат НДФЛ в части, приходящейся на удержанную с работника сумму отпускных, порядок которого подробно изложен в п. 1 ст. 231 НК РФ;
  • корректировку базы и начисленных страховых взносов.

В результате того что начисленная на день увольнения заработная плата уменьшена на сумму «лишних» отпускных, уменьшается и база для начисления страховых взносов за текущий месяц – месяц увольнения.

Поскольку изначально в базу для начисления страховых взносов была включена бoльшая сумма и, соответственно, образовалась переплата по страховым взносам, вносить корректировки в учет и отчетность за период выплаты отпускных не нужно (письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19). Поясним: как правило, корректировки в отчетность за прошлые периоды вносятся в случае обнаружения недоимки по взносам, что предполагает необходимость доначисления не только самих взносов, но и пеней. Если же пени начислять не за что (в случае излишней уплаты), то и корректировка отчетности не имеет смысла.

Правило 6. Работодатель имеет право полностью отказаться от удержания излишне выплаченных работнику отпускных, поскольку согласно ст. 137 ТК РФ удержания возможны (с учетом установленных ограничений), но не являются обязанностью работодателя.

Сумма прощенного долга увеличивает базу по налогу на прибыль в периоде увольнения (т. е. суммы излишне начисленных отпускных не признаются расходами, уменьшающими базу по налогу на прибыль, в любом случае).

При этом размер полученного работником дохода не изменяется, а значит, никакие корректировки НДФЛ и страховых взносов не требуются. 

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №7, 2014г.

Оформить подписку
logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.