text
PRO-персонал

Дистанционная работа: документы при приеме на работу

  • 14 ноября 2016
  • 298

Дистанционные отношения начинаются с заключения трудового договора, о содержании которого мы уже говорили, и оформления приема на работу. Какие же особенности имеет эта процедура?

Трудоустраиваясь, дистанционный сотрудник должен представить традиционный пакет документов. Отличие в том, что их можно предъявить не только уполномоченному представителю работодателя лично, но и передать в электронной форме.

Посмотрим, какие действия должен предпринять работодатель, чтобы получить все необходимые документы.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Запрос документов у кандидата на дистанционную работу

Шаг 1. Запросить документы у кандидата на дистанционную работу В статье 65 Трудового кодекса РФ перечислены основные документы, предъявляемые работодателю, мы остановимся только на особенностях, присущих дистанционным отношениям.

  1. Трудовая книжка предъявляется работодателю лишь в том случае, когда дистанционная работа является для сотрудника основной и он хочет, чтобы в трудовой были сделаны соответствующие отметки, т. е. при отсутствии письменного соглашения между работодателем и работником о невнесении сведений о дистанционной работе в трудовую книжку (ч. 6, 7 ст. 312  ТК РФ). Обратите внимание! При наличии соглашения между работником и работодателем запись о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку и не оформлять ее, если дистанционный сотрудник устраивается на работу впервые.
  2. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Даже если сотрудник поступает на работу впервые, он обязан получить свидетельство сам (ч. 4 ст. 312 ТК РФ, абз. 1 п. 2 ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Как мы отметили выше, все документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ, кандидат на дистанционную работу может предъявить работодателю (ч. 3 ст. 312  ТК РФ):

  • в бумажном виде – лично или по почте заказным письмом с уведомлением;
  • в электронном виде.

Обратите внимание: отдельные документы стороны трудового договора о дистанционной работе должны направлять друг другу только в бумажном виде по почте заказным письмом с уведомлением (см. табл.).

Подтверждение получения документов

Шаг 2. Подтвердить получение документов при электронном документообороте

Если документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, кандидат предъявил в электронном виде, работодатель должен засвидетельствовать их получение, отправив соответствующее подтверждение в срок, установленный трудовым договором о дистанционной работе.

Нужно ли заверять такое подтверждение электронной подписью?

В дистанционных отношениях каждая из сторон электронного документооборота обязана подтверждать получение электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе, в форме электронного же документа (ч. 4 ст. 312 ТК РФ).

Электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается только такая информация в электронной форме, которая подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 4 ст. 312  ТК РФ, ч. 1 ст. 5, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – Закон № 63-ФЗ). Поэтому подтверждение получения электронного документа должно быть заверено электронной подписью.

Какие электронные подписи должны быть оформлены в компании для обеспечения нормального обмена электронными документами? Нужно ли делать электронную подпись, например, кадровику на случай, если по запросу дистанционного сотрудника потребуется заверить в отделе кадров копии документов?

Вопрос о том, какие электронные подписи оформлять, решается работодателем самостоятельно с учетом следующих факторов:

  • порядка заверения документов, принятого в организации;
  • объема работы, связанной с обменом электронными документами, что, в свою очередь, зависит от количества работников, задействованных в документообороте, в том числе дистанционных;
  • финансовых возможностей организации (в идеале электронную подпись хорошо бы оформить на кадровика, чтобы не отвлекать руководителя или главного бухгалтера на дистанционные отношения, но если такой работник всего один, то вряд ли это имеет смысл);
  • принятого в компании порядка документооборота и взаимодействия структурных подразделений.

В рассматриваемой ситуации заверительную надпись осуществляет специалист кадровой службы, поэтому электронную подпись лучше оформить на него. Однако с учетом перечисленных выше факторов работодатель вправе принять и иное решение. В этом случае в приложении к договору на предоставление услуг с удостоверяющим центром будет указано требующееся организации количество сертифицированных электронных ключей, а также необходимое число дисков с ПО и руководством по установке и настройке.

Обмен бумажными документами

Обмен бумажными документами

Проблемы передачи документов при приеме на дистанционную работу

На практике уже при получении документов кандидата возникает ряд проблем, о которых надо знать как работнику, так и работодателю.

Проблема 1. Отсутствие однозначного понимания того, что есть электронный документ применительно к пакету, предъявляемому при заключении трудового договора.

Ни один из документов, необходимых для приема на работу и перечисленных в ст. 65 ТК РФ, в настоящее время не существует в электронной форме. Судя по всему, в законе подразумеваются копии документов, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью, так как информация в электронной форме, подписанная таким образом, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 5, ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Обратите внимание: поступающий на работу должен прислать работодателю копии документов, перечисленных в ст. 65 ТК РФ, заверенные его электронной подписью, а не просто направить по электронной почте сканированные копии этих документов.

Проблема 2. Возмещение кандидату на дистанционную работу, проживающему в другом городе, расходов на проезд при личной доставке им документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ.

Эта проблема возникает в случае, если работодатель потребовал нотариально заверенные бумажные копии документов, а работник по своей инициативе решил доставить их оригиналы. Работодатель имеет полное право не возмещать такие расходы, поскольку сотруднику не обязательно ехать и предъявлять документы лично, он вполне может направить их заказным письмом с уведомлением. Кстати, в этом случае работодатель не обязан возмещать почтовые расходы.

Проблема 3. Возможность альтернативной отправки документов службой экспресс-доставки DHL, UPS, FedEx и т. д.

Законом не предусмотрено использование услуг курьерской службы экспресс-доставки DHL, UPS, FedEx и др. для отправки документов. Глава 49 ТК РФ устанавливает требование к доставке документов заказными письмами с уведомлением (ч. 7, 8 ст. 312, ч. 2, 3, 7 ст. 312, ч. 2 ст. 312 ТК РФ). Таким образом, обязательным является использование именно средств почтовой связи.

Проблема 4. Возмещение работодателем затрат на оформление электронной подписи работника.

Если стороны дистанционных отношений договорились об обмене электронными документами, подписывать их работодатель и работник будут с помощью сертификатов усиленной квалифицированной электронной подписи. Таким образом, дистанционный сотрудник вынужден будет понести дополнительные затраты.

 Так, для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо:

  1. изготовить квалифицированный сертификат ключа (ограниченного срока действия – через год процедуру придется повторить);
  2. сделать сертифицированный защищенный носитель с определенным объемом защищенной памяти; Обратите внимание! Информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе
  3. приобрести бессрочную лицензию на право использования средства криптографической защиты информации (СКЗИ) – сублицензионный договор на передачу СКЗИ и уведомление с кодом активации;
  4. получить универсальный установочный диск со специальным программным обеспечением и инструкцией по его использованию;
  5. обеспечить консультационную техническую поддержку;
  6. установить и настроить программное обеспечение.

Для этого работнику потребуется заключить договор на предоставление услуг со специализированным удостоверяющим центром в соответствующем регионе, имеющим лицензии ФСБ России:

  • на разработку, производство шифровальных (криптографических) средств, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств информационных и телекоммуникационных систем;
  • техническое обслуживание шифровальных (криптографических) средств;
  • предоставление услуг в области шифрования информации.

Электронные подписи оформляют ООО «Такском», УЦ «Тензор», УД «Б2Б Коннект», Удостоверяющий центр ОАО «СДО», ФГУП «ЦентрИнформ», ОАО «Электронная Москва», (РАЦ) ООО «ИнфоЦентр», УЦ ООО «Кордон» и др.

Все это обойдется работнику в несколько тысяч рублей (в зависимости от региона России).

Обратите внимание!

При принятии решения о возмещении работнику расходов встает вопрос о возможности признания этой компенсации в целях налогообложения прибыли. Позиция Минфина России и ФНС России по этому вопросу пока еще не выработана

Кстати сказать, услуги по доставке заказных писем с уведомлением оказывает ФГУП «Почта России» на основании абз. 17 п. 2, подп. «б» п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 (далее – Правила). Причем воспользоваться можно как обычными почтовыми услугами, так и экспресс-доставкой EMS Russian Post «Почты России».

Регистрируемые почтовые отправления (в частности, заказные письма с уведомлением о вручении), принимаемые от клиента с выдачей ему квитанции, вручаются адресату (его законному представителю) под расписку (п. 12 Правил).

Почтовое отправление с уведомлением о вручении – это такое отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому оно будет вручено (п. 2 Правил).

Бланк уведомления о вручении (ф. 119) как для обычных регистрируемых почтовых отправлений, так и для отправлений EMS утвержден в Приложении № 2 к Порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утв. приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п.

Если работник воспользуется услугами курьерских служб доставки DHL, UPS, FedEx и др., у него не будет уведомления о вручении (ф. 119). А ненадлежащее извещение о юридически значимых действиях и событиях лишает участников потенциального трудового спора возможности защищать свои интересы. Поэтому мы рекомендуем и работнику, и работодателю в дистанционных отношениях соблюдать установленный главой 49.1 ТК РФ порядок отправки почтовой корреспонденции.

Есть еще один аргумент в пользу отправки документов через «Почту России». Так, у пользователей ее услуг есть возможность отследить движение заказного письма с уведомлением о вручении, а также статус его обработки с помощью Единой системы учета и контроля (ОАСУ РПО) «Отслеживание почтовых отправлений», размещенной на сайте «Почты России» (www.russianpost.ru). Сведения, полученные с использованием этого сервиса, принимаются судами в качестве дополнительного доказательства вручения адресату почтового отправления (определения ВАС РФ от 08.02.2013 № ВАС-16994/11 по делу № А40-108901/10-95-503 «Б», от 18.04.2012 № ВАС16676/10 по делу № А53-28415/09).

Работодатель не обязан компенсировать работнику эти расходы или оформлять ему электронную подпись за свой счет. Но если он согласится возместить такие затраты, это нужно отразить в трудовом договоре с дистанционным работником (ч. 1 ст. 312  ТК РФ). Там же следует указать подробный перечень компенсируемых расходов на оформление усиленной квалифицированной электронной подписи, порядок и сроки выплаты компенсации. 

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №7, 2014г.

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Статья станет доступна после регистрации
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.