Пример заполнения штатного расписания

3745
Штатное расписание является обязательным документом в любой компании. От правильности его заполнения зависит корректная выплата заработной платы сотрудникам компании. В законодательстве нет обязательной формы для заполнения штатного расписания. В связи с этим, на основе анализа действующих нормативных актов, каждая организация разрабатывает свой локальный акт. В статье приведен пример заполнения штатного расписания. Также проанализированы основные правила оформления данного документа.

Нормативные правила заполнения штатного расписания

Заполненное штатное расписание является необходимым методом прогнозирования и контроля численности и состава работающего персонала. Также оно позволяет планировать развитие компании в будущем.

При заполнении его могут возникнуть некоторые сложности. Они связаны с тем, что унифицированного примера заполнения штатного расписания не принято. Также в законодательстве отсутствует регулирование важных нюансов.

Хотя и законом не прописана периодичность и сроки утверждения, по нашему мнению, удобнее проводить такую процедуру в конце текущего года. Расписание утверждается на следующий год.

При необходимости в течение срока действия штатного его можно корректировать методом внесения изменений. Также это возможно путем принятия нового расписания, при большом объеме таких изменений.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Обязанность следить за актуальностью штатного лежит на плечах служб персонала. А в случае их отсутствия на сотрудников бухгалтерии или ином уполномоченном лице.

Использовать в работе можно как унифицированную форму Т-3 «Штатное расписание», так и бланк, разработанный в организации. При утверждении своей формы стоит учитывать все обязательные требования законодательства, касающиеся штатного расписания. Образец заполнения его Вы можете найти в конце статьи.

Схематично группы данных, содержащиеся в штатном расписании (пример) можно разделить на 3 части. В первой части содержатся данные о компании и реквизиты утверждающего документа. Вторая часть – это таблица с непосредственными данными по персоналу (подразделения, должности, оклады и прочее). Заключительная 3-я часть состоит из подписей сотрудников, составивших расписание и подписью руководителя компании. Далее подробно рассмотрим порядок заполнения бланка штатного расписания.

Образец заполнения штатного расписания (скачать)

Пример заполнения штатного расписания

Посмотрите видео по теме:

Пример заполнения верхней части таблицы штатного расписания

Первым делом заполняем «шапку» таблицы. В поле наименование организации стоит указывать не только сокращенное название, но и полное в соответствии с уставом общества. Коды статистика (ОКПО) можно найти информационном письме из органа статистики. Он состоит из восьми знаков.

Нумерация штатного расписания производится в соответствии с порядком принятым в компании. Особых требований законом не установлено. Нумерация может применяться как сквозная на весь период деятельности организации, так и начинаться с начала при наступлении нового года.

В штатном расписании, в примере, срок действия документа проставлен равным 1 год. На практике этот период может быть, как увеличен, так и уменьшен исходя их потребностей конкретного предприятия. Утверждается штатное приказом, реквизиты которого вносятся в соответствующую графу. Проставление печати организации не требуется.

Пример заполнения содержательной части штатного расписания

Заполняем табличную часть. В первой колонке, как правило, в иерархическом порядке располагаются структурные подразделения (дирекция, управление, отдел, цех и прочее). Коды подразделений также отражают подчиненность отделов. Так, например,  «Монтажный участок» 04.1 подчинен «Строительному отделу»  код 04. А «Отдел выдачи заказов» 03.1 – «Отделу логистики» код 03.

В третьей колонке проставляются должности, разряды также в иерархическом порядке (от главного бухгалтера к кассиру). Сокращение названий должностей не допускается.

Цифра в колонке 4 «Количество штатных единиц» может не совпадать с реальным количеством работающих. При отклонении в большую сторону, мы имеем вакантные должности, отклонение в эту сторону означает, что в будущем году в компании предполагается расширение штата.

Меньшее же количество штатных единиц может свидетельствовать о начале запуска процедуры сокращения. Значение в колонке 4 может быть не только целым, но и дробным, при необходимости можно принять сотрудника на 0,5 ставки или 0,25 ставки.

Пятая колонка содержит размер должностного оклада или тарифной ставки. Колонки с 6 по 8 устанавливают дополнительные надбавки к окладу и их величину. Размер таких надбавок может указываться как в процентах, так и в реальном денежном выражении. Итоговая сумма причитающаяся после всех установленных доплат выводится в 9 колонке путем сложения данных с 5 по 8 колонку и в случае, если штатная единица по данной должности не одна, то еще и перемножается еще и на их количество.

10-я колонка служит для примечаний. Здесь при необходимости указываются ссылки на нормативно-правовые акты или ЛНА принятые в компании, а также иные данные.

Пример заполнения нижней части штатного расписания

Штатное расписание, как правило, подписывается начальником кадровой службы и главным бухгалтером компании. Это обусловлено тем, что штатное расписание одновременно является важнейшим кадровым и финансовым документом.

Как кадровый документ данный акт позволяет судить о занимаемой должности сотрудника, о количестве вакантных мест. Будучи финансовым документом, штатное расписание влияет на оплату труда сотрудников.

Ошибкой является подписание в нижней части данного акта генеральным директором организации. Руководитель не подписывает штатное расписание, а утверждает его. Это делается путем внесения записи утверждаю вверху расписания.

Также именно руководитель вводить в действие штатное расписание путем вынесения соответствующего приказа. В нем указываются следующие сведения:

  • дата издания приказа;
  • количество утвержденных штатным расписанием единиц
  • месячный фонд заработной платы.

Также на практике может возникнуть ситуация, когда начальник кадрового отдела отсутствует. В маленьких организациях бывает, что не сформирован не только отдел кадров, но в компании отсутствует и сам кадровик.

В этом случае подписывать штатное расписание должен тот сотрудник, в обязанности которого входит утверждение данного документа. Во избежание претензий со стороны контролирующих органов желательно, чтобы его полномочия были прописаны в должностной инструкции.

Заполнение штатного расписания для неполной ставки

Свои особенности имеет порядок заполнения штатного расписания, когда в организации есть не целая ставка, а, например, только половина. Такая ситуация чаще всего характерна для принятия на работу совместителей.

В этом случае возникает вопрос, каким образом нужно указывать оклад: полную сумму или соразмерно штатной ставки?

В графе "Тарифная ставка (оклад)" по должности, по которой предусмотрена неполная штатная единица (0,5), указывается сумма полного оклада.

При этом в графе 9 "Всего в месяц" данного документа указывается такая сумма, которая равна произведению графы 4 и графы 5. Именно данная графа и указывает на размер оклада сотрудника с учетом рабочего времени.

Например, в графе 4 количество штатных единиц указывается 0,5, в графе 5 оклад - 30 000 руб., в графе 9 будет отражена сумма - 15 000 руб. (30 000 руб. x 0,5).

Как отразить в штатном расписании ситуацию, если в компании несколько человек работает на одной должности? При наличии в штатном расписании только одной должности и нескольких работников получается, что данные лица работают не на полную ставку.

Например, если в компании есть одна штатная единица бухгалтера, а на этой должности работают четыре специалиста, то каждый трудится на 0,25 ставки. Именно данную величину необходимо указывать в графе штатного расписания.

Таким образом, важность штатного расписания, как инструмента планирования, сложно переоценить. Поэтому к его составлению стоит подойти добросовестно и учитывать все планируемые изменения в компании. Образец заполнения штатного расписания на 2017 скачать можно после статьи.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль