Перечень документов по персональным данным в организации

857
При приеме на работу кандидат предоставляет работодателю документы, обязательные при трудоустройстве. Данные содержащиеся в этих документах называются персональными.

В начале двухтысячных годов Россия ратифицировала международную конвенцию «О защите физических лиц при обработке персональных данных, осуществляемой на международном уровне». С этого момента началось создание нормативной базы по регулированию действий, касающихся предоставления, использования и хранения персональных данных граждан. В данной статье мы разберем: кто является субъектом персональных данных, какие документы, содержащие персональные данные должен предъявить кандидат при приеме на работу.

Документы по персональным данным

Основным документом, регулирующим использование таких данных, является № 152 ФЗ «О защите персональных данных». К персональным данным относятся все данные или информация напрямую или опосредованно связанная с субъектом персональных данных – физическому лицу. К таким данным можно отнести:

  • ФИО;
  • Возраст, пол;
  • Адрес прописки и проживания;
  • Образования, курсы повышения квалификации;
  • Данные связанные с семейным положением и наличием или отсутствием детей и иждивенцев;
  • Предшествующий трудовой путь и данные биографии;
  • Источники доходов в прошлом и в настоящее время;
  • Информация о движимом и недвижимом имуществе;
  • Личные качества и деловая репутация;
  • Другие данные, относящиеся к гражданину.

При трудоустройстве в компанию и в ходе трудовой деятельности работодатель имеет право использовать не всю информацию, а только ее часть, закрепленную в ст. 65 ТК РФ.

Перечень документов по персональным данным в организации включает в себя документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности. В течение всего трудовой деятельности у конкретного нанимателя необходимо собирать и хранить персональные данные. В список документов содержащих такие данные включают:

  • Копии паспорта или иного документа удостоверяющего личность;
  • Трудовая книжка или ее копия;
  • Копии документов о рождении детей и заключении (расторжении) брака;
  • Копии документов об образовании;
  • Документы, описывающие отношения с военным комиссариатом по месту регистрации (военный билет, приписное удостоверение);
  • СНИЛС;
  • Справки с прошлых компаний, где работал гражданин (о заработной плате, стаже);
  • Личная карточка Т-2. В ней консолидируется вся персональная информация о работнике.
  • Трудовой договор;
  • Приказы по кадрам;
  • Другие документы, содержащие персональные данные работника или кандидата на вакантную должность (например, резюме).

Получать документы, содержащие такие данные, представитель компании может только лично у будущего работника. Если это невозможно, допускается получение из других источников, но только с согласия кандидата. Не все виды персональных данных работодатель может запрашивать и обрабатывать, например специальные данные неприкосновенны (вероисповедание, политические взгляды, национальность и ряд других).

Каждый из нас имеет право на защиту своих персональных данных. Для данных целей на предприятии разрабатывается специальный комплекс мероприятий направленный на их сохранение и недопущение к таким данным посторонних лиц. Обычно последовательность действий сопряженная с получением, обработкой, хранением и защитой персональных данных содержится в документе по защите персональных данных в организации. При приеме на работу, еще до проставления подписей в договоре будущего работника нужно ознакомить под роспись с таким документом.

Работодатель не должен препятствовать сотруднику, если он хочет ознакомиться со своими персональными данными и документами их содержащими, на это у него есть полное право. Служба персонала обязана в трехдневный срок по письменному заявлению сотрудника предоставить ему справки или копии документов, относящихся к работе. При дистанционном характере работы, сотруднику запрашиваемые документы могут предоставляться посредством почтовой пересылки или электронной почты (если это указано в заявлении).

По просьбе работника наниматель обязан внести коррективы в имеющиеся данные или удалить их часть. Такие действия могут понадобиться в случае, например переезда и смены адреса проживания или смены фамилии и прочее.

Обработка и хранение персональных данных

Пакет документов по персональным данным в организации может обрабатываться только установленной группой лиц. Обычно к таким лицам относят руководителя компании, руководителя отдела, в котором трудится сотрудник и сотрудник службы персонала или бухгалтер. Принцип конфиденциальности должен соблюдаться всегда, когда мы говорим о персональных данных. Хранение таких данных для работников служб персонала рекомендовано в специальных шкафах, защищенных от проникновения замком, и опечатанных. Трудовые книжки должны храниться отдельно от личных дел в сейфах.

Передавать личные данные работника третьим лицам работодатель может только с согласия сотрудника. Такое условие прописывается в «Положении о защите персональных данных» организации. В исключительных ситуациях согласия работника не требуется. Например, при угрозе жизни или здоровью сотрудника. В случаях, когда кандидат или работник не может сам представлять свои интересы (не дееспособен), то решения принимает опекун или доверенное лицо. При смерти согласие на обработку данных оформляют на наследника, если оно не было оформлено при жизни.

Ответственность за противоправные действия с личными данными, допущенные виновными работниками компании, несет работодатель. При соблюдении режима конфиденциальности в организации необходимо вести журнал учета персональных данных, документов организации касающихся работы сотрудников и их предоставления третьим лицам. Личные данные сотрудников могут предоставляться, например трудовой инспекции и прокуратуре при проведении проверок.

За нарушение дисциплины хранения и предоставления персональной информации, а также за несоблюдение порядка ее получения на организацию или сотрудника может быть наложена ответственность и штрафные санкции. Ответственность может быть административной, то есть наложение административного штрафа в размере до 5 тысяч рублей для должностных лиц. Так же сотрудника допущенного к таким данным могут привлечь к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения по причине разглашения охраняемой законом тайны. Привлечение к уголовному наказанию также возможно, если сотрудник злоупотребляет своим статусом, и распространяет личные сведения о работниках компании и тем самым, нарушает неприкосновенность частной жизни.

В случае, если пострадавший работник обратится в суд с просьбой моральной компенсации за причиненный ущерб обнародованием данных – виновное лицо могут привлечь еще и к денежной компенсации.  

Из всего вышеизложенного следует, что область защиты персональных данных весьма регламентирована и требует большого внимания со стороны как работодателя, так и службы персонала. Для избежания негативных последствий распространения конфиденциальной информации следует уделять большое внимание правилам хранения и передачи таких сведений третьим лицам.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль