Идеальный документ: дубликат трудовой книжки

710
Дубликат трудовой книжки оформить, пожалуй, сложнее, чем оригинал. Наверное, по той причине, что ситуации, в которых это требуется, нестандартные, а нередко еще и конфликтные.

Например, трудовая книжка утрачена или испорчена по вине работодателя или самим работником. Или с самой книжкой все в порядке, а вот внесенную запись об увольнении суд признал незаконной. Нормативные акты, конечно, предусматривают правила оформления дубликата трудовой книжки, но, как показывает практика, недостаточно подробные. Выясним, как должен выглядеть идеальный документ.

Дубликат – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Когда необходим дубликат трудовой книжки?

Дубликат трудовой необходимо оформить в случаях, если:

  • трудовая книжка утрачена ее владельцем (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»);
  • трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.) (п. 33 Правил);
  • трудовая книжка потеряна работодателем (п. 34 Правил).

Кроме того, работник имеет право потребовать оформления дубликата трудовой книжки, если в нее внесена запись, признанная впоследствии недействительной. Это могут быть:

  • неправильные записи об увольнении или переводе на другую работу (п. 33 Правил);
  • записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления (п. 22 Правил).

Установлен ли срок оформления дубликата трудовой книжки?

Согласно правилам лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, то есть дубликат оформляется на основании заявления работника. Работодатель выдает его не позднее 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 Правил).

Для остальных случаев оформления дубликата сроки не установлены. Полагаем, что в ситуации, например, когда трудовая книжка утрачена работодателем или в нее внесена запись, признанная недействительной, учитывая все обстоятельства, нужно постараться оформить дубликат в кратчайшие сроки.

Читайте также:

Какие сведения вносятся в дубликат трудовой книжки?

При оформлении дубликата трудовой в нем указываются (п. 32 Правил):

  1. сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  2. сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Правила предусматривают внесение в книжку не только общего, но и непрерывного стажа работы, однако с 1 января 2007 г. подсчитывать непрерывный стаж работы не требуется (см. Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», определение Конституционного Суда РФ от 02.03.2006 № 16-о).

При наличии в трудовой книжке записи, признанной впоследствии недействительной, дубликат должен содержать все внесенные в нее сведения, кроме признанной недействительной записи (пп. 22, 33 Правил).

Практический вопрос на тему оформления дубликата трудовой книжки

Требуется оформить дубликат трудовой книжки, но я этого никогда не делала. Есть архивные справки, но не на все рабочие периоды. Достаточно ли их для дубликата? На основании каких документов и сведений оформляется дубликат трудовой книжки?

Ответ на этот вопрос зависит от того, в связи с чем возникла необходимость оформления дубликата трудовой.

Ситуация 1. Если трудовая книжка утрачена ее владельцем, то он должен предоставить работодателю по последнему месту работы архивные справки о трудовом стаже. В справках (приложение 2) следует сделать ссылки на приказы о приеме на работу и увольнении.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения возвращаются работодателем владельцу.

Обратите внимание: работодатель обязан оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.

Совет по оформлению дублитка трудовой книжки

Незаконно уволенному работнику дубликат трудовой оформляйте максимально быстро – в день обращения (по возможности) или на следующий рабочий день.

Ситуация 2. Если дублируется трудовая книжка, пришедшая в негодность, например ветхая, сведения из нее переписываются в дубликат, то есть она сама является источником информации для дубликата за исключением тех записей, которые невозможно прочесть. Для восстановления нечитаемых записей собираются архивные справки.

Ситуация 3. При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие исключительные обстоятельства) трудовой стаж таких работников устанавливается комиссией, специально создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ (п. 34 Правил). В состав комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?

Титульный лист дубликата оформляется аналогично титульному листу оригинала. Сведения в титульный лист вносятся в соответствии с данными о работнике на момент оформления дубликата (то есть не прежние данные (фамилия, уровень образования), которые вносились в оригинал).

Дополнительной информацией в титульном листе дубликата трудовой книжки является надпись «Дубликат», которая ставится от руки или штампом в правом углу верхнего поля титульного листа.

Пример оформления титульного листа дубликата трудовой книжки:

Идеальный документ: дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1–6 Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция), утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Причем в зависимости от ситуации оформления правила заполнения разнятся.

Оофрмление и выдача дубликата трудовой книжки при утратате оригинала владельцем

Процедура оформления и выдачи дубликата книжки в этом случае следующая.

Этап 1. Получение заявления о выдаче дубликата утраченной трудовой книжки (приложение 1).

Этап 2. Получение бланка трудовой в бухгалтерии.

Этап 3. Внесение записи о стаже работы.

Если сотрудник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего делается запись об общем трудовом стаже до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев и дней работы без уточнения мест, периодов и должностей (п. 32 Правил).

Этап 4. Внесение записей о периодах работы.

Затем общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 записывается наименование организации, в которой работал сотрудник (наименование не выносится в виде заголовка в графу 3 перед записью о работе, как это делается в оригинале трудовой книжки), а также структурное подразделение и работа, на которую он был принят.

Если представленными документами подтверждается, что сотрудник переводился на другую постоянную работу, об этом также делается соответствующая запись.

Кстати сказать, в Правилах довольно подробно сказано о порядке работы комиссии по определению стажа.

  1. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется на основании документов, имеющихся у сотрудника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.
  2. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
  3. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
  4. Работодатель на основании акта комиссии выдает сотруднику дубликат трудовой книжки.
  5. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Далее в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 – причина, если в переданном работником документе имеются такие данные.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого в дубликате произведены соответствующие записи.

Этап 5. Внесение записей о последнем месте работы.

Сведения с последнего места работы указываются по общему правилу с выделением наименования организации в графе 3.

После записей, фиксирующих период работы в конкретной организации, подписи и печать не ставятся. Удостоверяющие реквизиты проставляются после внесения сведений о последнем месте работы, где и выписывается дубликат.

Пример заполнения дубликата в случае, когда трудовая книжка утрачена и восстанавливается на основе предъявленных работником архивных справок со ссылками на приказы по личному составу, приведен в приложении 3.

Этап 6. Регистрация и выдача дубликата владельцу.

Оформленный по последнему месту работы дубликат трудовой книжки регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга учета), форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, и под роспись выдается владельцу.

Обратите внимание!

В случае когда документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся данные.

Оформление дубликата трудовой книжки при внесении недействительной записи

В случае признания расторжения трудовых отношений незаконным суд может по заявлению работника принять решение об изменении формулировки основания на увольнение по собственному желанию (ч. 4 ст. 394 Трудового кодекса РФ). Это положение конкретизировано в п. 33 Правил: при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в ней записи за исключением признанной недействительной.

У одного нашего сотрудника на прошлом месте работы при увольнении сложилась конфликтная ситуация. Он обращался в суд, и решение было принято в его пользу: увольнение признано незаконным. Восстанавливаться на прежнем месте он не захотел и успешно трудится в нашей компании. Но поскольку решением суда формулировка увольнения была изменена, он хочет оформить дубликат. Что теперь: мы должны выдать ему трудовую, чтобы прежний работодатель оформил дубликат?

Обратите внимание: в Правилах не сказано, что дубликат должен выдать работодатель, который внес запись, признанную незаконной и недействительной, – там говорится, что работник обращается с письменным заявлением о выдаче дубликата на последнее место работы.

И если сотрудник устроился на новую работу, а суд признал его увольнение с предыдущего места незаконным, выполнение решения суда и выдача дубликата – задача нового работодателя.

Обратите внимание!

Если, признавая увольнение незаконным, суд выносит решение не о восстановлении работника, а об изменении формулировки основания увольнения, дата увольнения должна быть изменена на дату вынесения судебного решения (ч. 7 ст. 394 ТК РФ).

Если работник после увольнения не устроился в другую организацию, то с заявлением о выдаче дубликата он придет на свое последнее место – к тому работодателю, который его незаконно уволил. Обратите внимание: мы рассматриваем вариант, при котором работник требует не восстановить его на работе, а лишь изменить формулировку основания увольнения. Процедура выдачи дубликата трудовой книжки в этом случае будет следующей.

Этап 1. Получение заявления о выдаче дубликата (приложение 4).

Этап 2. Изменение формулировки увольнения.

Работодатель должен не просто выдать дубликат трудовой по заявлению ее владельца, но исполнить решение суда, изменив формулировку основания увольнения. Для этого необходимо издать приказ об изменении формулировки основания увольнения (которая могла быть любой) на увольнение по собственному желанию. Этим приказом следует признать недействительным «старый» приказ об увольнении (приложение 5).

Этап 3. Получение оригинала трудовой книжки.

Главная особенность оформления дубликата незаконно уволенному работнику в том, что записи переносятся не из документов с прежних мест работы, а из самой трудовой (оригинала).

В отдел кадров обратился бывший сотрудник компании и написал заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки с измененной записью о формулировке основания увольнения на основании решения суда. Поскольку такой дубликат оформляется на основании оригинала трудовой книжки, а она была выдана сотруднику при увольнении, нужно ли сейчас оформлять ее получение?

Оригинал трудовой книжки находится у бывшего работника, а значит, ее нужно принять по всем правилам. Полагаем, что информацию о получении трудовой книжки гражданина следует внести, руководствуясь общими правилами, в Книгу учета. В графе 9 «Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника» необходимо записать основание получения трудовой книжки. Так как в рассматриваемой ситуации ее прием не связан с заключением трудового договора, можно сослаться в этой графе на приказ работодателя об изменении формулировки основания увольнения. В графе 10 лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, приняв у бывшего работника трудовую, ставит подпись.

Этап 4. Получение бланка трудовой книжки в бухгалтерии.

Этап 5. Внесение записей о периодах работы.

В связи с тем, что в трудовой книжке бывшего работника имеется запись об увольнении, которое признано незаконным, при оформлении дубликата в него необходимо перенести все записи из оригинала (из всех разделов) за исключением записи о незаконном увольнении (приложение 6). При этом если экс-сотрудник до поступления в организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой в раздел «Сведения о работе» в графу 3 нужно внести запись об общем трудовом стаже до поступления в данную организацию.

Обратите внимание!

Дубликат оформляется за счет работодателя, так как трудовая книжка испорчена не по вине работника.

Вместо записи об увольнении, признанном незаконным, в дубликате делается запись об увольнении по собственному желанию с указанием в графе 2 даты увольнения – даты вынесения решения суда. В графе 4 необходимо дать ссылку на изданный работодателем приказ об изменении формулировки увольнения.

Все записи, внесенные в дубликат трудовой книжки, заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью бывшего работника.

Этап 6. Регистрация и выдача дубликата владельцу.

По завершении процедуры оформления оригинал трудовой книжки и ее дубликат передаются бывшему работнику, который расписывается в их получении в графе 13 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приложение 1. Пример оформления заявления о выдаче дубликата утраченной трудовой книжки

Идеальный документ: дубликат трудовой книжки

Приложение 2. Пример оформления архивной справки о трудовом стаже работника

Идеальный документ: дубликат трудовой книжки

Приложение 3. Пример оформления дубликата утраченной трудовой книжки

Идеальный документ: дубликат трудовой книжки

Приложение 4. Пример оформления заявления о выдаче дубликата трудовой книжки без записи, признанной недействительной

Идеальный документ: дубликат трудовой книжки

Приложение 5. Пример оформления приказа об изменении формулировки основания увольнения

Идеальный документ: дубликат трудовой книжки

Приложение 6. Пример оформления дубликата трудовой книжки без записи, признанной недействительной 

Идеальный документ: дубликат трудовой книжки

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №3, 2014г.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль