Как оплатить труд при фактическом допуске к работе ненадлежащим лицом

137
Ситуация: линейный руководитель «принял» в отдел сотрудника, не согласовав свои действия с главой компании и не имея полномочий решать вопросы о приеме на работу. Сотрудник проработал неделю, после чего зашла речь об оформлении необходимых документов, но в итоге было принято решение не заключать трудовой договор. Как оплатить выполненную работу?

Решение: труд лица, допущенного к работе неуполномоченным сотрудником, должен оплачиваться исходя из фактически отработанного времени (объема выполненной работы). При этом расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы.

Фактическое допущение работника к работе неуполномоченным лицом

По общему правилу прием на работу начинается с заключения трудового договора в письменной форме, после чего работодатель издает приказ о приеме нового сотрудника на работу и допускает его к выполнению должностных обязанностей. Но на практике такая последовательность действий соблюдается далеко не всегда. Законом, впрочем, для этих случаев предусмотрены специальные правила оформления трудовых отношений, и одно из них гласит, что фактический допуск может быть осуществлен только надлежащим лицом – руководителем организации или иным полномочным представителем работодателя.

Новый сотрудник, приступая к работе по поручению представителя работодателя или с его ведома, как правило, ничего не знает об объеме полномочий должностного лица, допустившего его к работе. Что, если таких полномочий в действительности у него нет? До недавнего времени эта ситуация никак не регулировалась. Граждане выполняли работу в течение иногда довольно продолжительного времени, а после этого не могли добиться признания сложившихся отношений трудовыми и оплаты проделанной работы.

На устранение злоупотреблений со стороны работодателя и нарушений прав лиц, фактически допущенных к работе не уполномоченными на это сотрудниками, направлены отдельные положения Федерального закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона “О специальной оценке условий труда”» (далее – Закон № 421-ФЗ).

С 1 января 2014 г. вступила в силу новая статья Трудового кодекса РФ (671), устанавливающая последствия фактического допущения к работе не уполномоченным на это лицом. Одно из них – обязанность работодателя оплатить фактически отработанное время (выполненную работу) физическому лицу, фактически допущенному к работе сотрудником, не уполномоченным на это работодателем, в случае если последний отказывается заключить с лицом, незаконно допущенным к работе, трудовой договор (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Важно!

Сотрудника, который осуществил фактическое допущение к работе, не имея на это полномочий, работодатель может привлечь к ответственности, в том числе материальной, в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).

Итак, в случае отказа работодателя в заключении трудового договора лицу, фактически допущенному к работе ненадлежащим представителем работодателя, должна быть выплачена заработная плата за весь период выполнения работы.

Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ). Это касается и операции по оплате фактически отработанного времени (выполненной работы) лицу, фактически допущенному к работе не уполномоченным на это сотрудником, в случае отказа работодателя от заключения трудового договора с таким работником (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Однако у работодателя, скорее всего, возникнут проблемы с подтверждением размера этой выплаты. Для оформления операции потребуются документы, которые обычно сопровождают фактическое допущение к работе. Проблема в том, что такие документы, составленные до заключения трудового договора в письменной форме, обычно не содержат условий оплаты труда: размера оклада, тарифной ставки. Трудовое законодательство вообще не предусматривает порядок документального оформления фактического допуска. Работодатель вправе самостоятельно определить его в локальном нормативном акте (абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ), например в Правилах внутреннего трудового распорядка (пример). Это стало особенно актуально с вступлением в силу Закона № 421-ФЗ: предусмотрительный работодатель сможет избежать вопросов со стороны контролирующих органов и трудовых споров.

Документы для допуска к работе

На практике для допуска к работе обычно оформляются:

1. Документы, подтверждающие полномочия представителя работодателя принимать решения о фактическом допущении к работе.

Уполномоченным представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица, локальными нормативными актами, а также в силу заключенного трудового договора наделено полномочиями по найму работников. Именно в этом случае при фактическом допущении к работе с ведома или по поручению такого лица возникают трудовые отношения (ст. 16 ТК РФ) и на работодателя возлагается обязанность оформить трудовой договор с этим работником надлежащим образом (п. 12 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Совет по фактическому допущению к работе

Предусмотрите порядок оформления фактического допущения к работе в локальных нормативных актах.

Кстати сказать, новеллой трудового законодательства является право работодателя потребовать от сотрудника, превысившего свои полномочия и осуществившего незаконный допуск к работе, возмещения ущерба в размере выплаченных сумм.

Согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение или ухудшение наличного имущества работодателя, а также необходимость для него произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам. В рассматриваемой ситуации к прямому действительному ущербу могут быть отнесены затраты работодателя на оплату фактически отработанного времени (выполненной работы) лицу, фактически допущенному к работе не уполномоченным на это сотрудником, при отказе работодателя заключить трудовой договор.

Привлечение работника, превысившего свои полномочия и нарушившего порядок приема на работу нового сотрудника, к материальной ответственности осуществляется в порядке, установленном гл. 39 ТК РФ.

2. Письменное предложение занять вакансию на соответствующих условиях, направляемое работодателем выбранному кандидату, с указанием даты фактического допуска к работе, размера тарифной ставки, оклада и других условий работы, то есть всех тех условий найма, которые позднее составят основу трудового договора. Этот документ, не предусмотренный трудовым законодательством, в международной практике именуется job offer. Именно он, по нашему мнению, может стать документальным подтверждением расходов на оплату труда лица, фактически допущенного к работе неуполномоченным представителем работодателя.

Внимание!

Полномочия принимать решения о приеме на работу, в том числе осуществлять фактический допуск новых сотрудников к работе, должны быть закреплены, в частности, в трудовых договорах (должностных инструкциях)

3. Докладная записка руководителя структурного подразделения, непосредственного руководителя нового сотрудника, с указанием причин его фактического допуска к работе с определенного дня.

4. Приказ по личному составу о фактическом допуске к работе. Он должен содержать дату, с которой сотрудник был допущен к работе (и в какой должности), указание на срок, в течение которого договор необходимо оформить в письменном виде, а также распоряжение бухгалтерии о начислении сотруднику заработной платы в полном объеме с момента допуска к работе.

Отметим, что наличие только устной договоренности о дате начала работы существенно затрудняет реализацию требований ч. 3, 4 ст. 16, ч. 1 ст. 61, ч. 1 ст. 671 ТК РФ и осложняет формирование доказательной базы наличия трудовых отношений при судебном разбирательстве (ч. 1 ст. 55 Гражданского процессуального кодекса РФ) в случае отказа работодателя от заключения трудового договора с лицом, фактически допущенным к работе не уполномоченным на это сотрудником.

5. Табель учета рабочего времени, в который вносятся сведения о лице, фактически допущенном к работе.

6. Расчетная или расчетно-платежная ведомость.

Все перечисленные документы должны отвечать общегосударственным требованиям, предъявляемым к документам ГОСТ 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

Первичные учетные документы по учету труда и его оплаты должны содержать семь обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Формы этих документов утверждаются в приложении к бухгалтерской учетной политике организации в отдельном приказе, в стандарте экономического субъекта или локальном нормативном акте работодателя, например Положении о документообороте (ст. 8, ч. 4 ст. 9, п. 4 ч. 1 и ч. 11–14 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письма Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 09.01.2013 № 2-ТЗ).

Оформленные надлежащим образом вышеперечисленные документы вкупе с локальным нормативным актом, устанавливающим действующую у работодателя систему оплаты труда (ч. 2 ст. 135 ТК РФ), являются основанием для оплаты фактически отработанного времени (выполненной работы) лицу, допущенному к работе неуполномоченным на это сотрудником.

Фактическое допущение к работе: рассматриваем проблему

Оформление трудового договора, в обязательном порядке включающего такой пункт, как условия оплаты труда – размер оклада, тарифной ставки (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ), – в письменной форме осуществляется после фактического допуска к работе. А в рассматриваемой ситуации трудовой договор вообще не будет заключен. В других документах, традиционно сопровождающих фактическое допущение к работе, не указываются условия оплаты труда, а значит, возникает проблема определения и подтверждения размера необходимых выплат.

Совет по фактическому допуску

Если кадровые документы не оформлены надлежащим образом, по каким-то причинам не ведется табель учета рабочего времени, потребуйте разъяснений у превысившего полномочия сотрудника. В своей объяснительной он должен указать все обстоятельства фактического допущения к работе, а также подробно рассказать, в чем заключалась выполненная работа и сколько времени она продолжалась

В рассматриваемой ситуации необходимо учитывать и налоговые аспекты, в частности экономическое оправдание и документальное подтверждение расходов на оплату фактически отработанного времени (выполненной работы) при отказе работодателя от заключения трудового договора.

Несмотря на то что такие расходы понесены работодателем в соответствии с требованиями ч. 1 ст. 67 ТК РФ, а также принимая во внимание отсутствие письменного трудового договора с обязательным условием об оплате труда, налоговый орган наверняка будет настаивать на том, что работодатель не имеет права относить такую выплату к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли. Главный аргумент – отсутствие документального подтверждения произведенных расходов и их экономической оправданности, т. е. невыполнение требований, установленных п. 1 ст. 252, ст. 255 Налогового кодекса РФ.

Так, согласно преамбуле ст. 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми или коллективными договорами. В частности, это расходы на заработную плату. В рассматриваемой ситуации зарплата лица за период фактического допуска к работе рассчитывается по данным табеля учета рабочего времени, либо на основании письменного предложения занять вакансию на соответствующих условиях, либо согласно объяснительной записке сотрудника, осуществившего незаконный допуск к работе. Последние документы не упоминаются ни в ТК РФ, ни в НК РФ. Полагаем, однако, их можно рассматривать в качестве документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, что прямо предусмотрено п. 1 ст. 252 НК РФ, но согласится ли налоговый орган с этой точкой зрения? Если же оплата произведена на основании устных договоренностей, здесь вообще сложно говорить о возможности документального подтверждения понесенных расходов.

Кроме того, как и все другие затраты, расходы на оплату труда должны отвечать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованы, документально подтверждены и осуществлены для деятельности, направленной на получение организацией дохода. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты. Вряд ли можно признать экономически оправданными расходы, вызванные необходимостью оплатить труд лица, незаконно допущенного к работе не уполномоченным на это представителем работодателя. Такие затраты никак не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода, то есть не выполняются требования п. 1 ст. 252 НК РФ.

Полагаем, что во избежание налоговых споров установленную ч. 1 ст. 671 ТК РФ выплату лицу, фактически допущенному к работе не уполномоченным на это представителем работодателя, безопаснее не учитывать при исчислении налога на прибыль.

Важно!

Пунктом 49 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Статья опубликована в журнале "Справочник кадровика" №3, 2014г.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль