Печать в трудовой книжке

1811
Печать в трудовой книжке при увольнении необходимый реквизит. Все сведения, которые в ней содержатся, вносятся в этот документ по особым правилам. Зачастую кадровики норовят поставить печати в трудовой книжке на каждой записи. Нужна ли печать в трудовой книжке по такому алгоритму, мы разберемся сегодня в статье. А также разберемся в вопросе, что делать если у компании нет печати? Придется ли таким компаниям заводить специальную печать для отдела кадров?

Одно из них требует обязательно заверять ряд записей печатью той организации, где они сделаны. Важно все: какую именно ставить печать в трудовую книжку, какие записи заверяет и даже как выглядит ее оттиск. Несоблюдение требований может привести к тому, что часть стажа окажется неподтвержденной. И работнику придется потратить немало времени, чтобы эту ошибку исправить.

Когда ставится печать в трудовой книжке

Специально для того, чтобы унифицировать заполнение такого документа, как трудовая книжка, в 2003 году Минтрудом была создана и утверждена Инструкция (Постановление N 69 от 11.11.03). Именно этот нормативный акт регламентирует, какие и куда вносятся записи и когда в трудовой ставится печать.  Рассмотрим те случаи, когда это необходимо.

Посмотрите видео по теме:

Печать в трудовых книжках при заполнении первой страницы

Когда работник впервые трудоустраивается, кадровая служба работодателя заводит ему трудовую книжку и вносит сведения на первую страницу:

  • анкетные данные (ФИО и дата рождения);
  • данные об имеющемся образовании;
  • специальность или профессия.
Читайте также:

Работник проверяет все ли правильно записано и подтверждает это своей подписью. Затем информацию заверяет подпись кадровика и печать (п. 2.2 Инструкции). Оттиск проставляется на это странице вторично, если происходит изменение каких-либо данных. Чаще всего это фамилия, но могут быть и иные варианты.

Печать в трудовых книжках при изменении данных на титульном листе

В процессе жизни человек может не раз сменить фамилию или даже имя, а также закончить ВУЗ и стать дипломированным специалистом. Все эти события требуют отражения на титульном листе трудовой книжки сотрудника. Такие данные вносятся на основании подтверждающих документов, таких как:

  • свидетельство о регистрации (расторжении) брака;
  • свидетельство о смене имени;
  • диплом об образовании и др.

Текущие внесенные данные в трудовых книжках зачеркиваются одной чертой, рядом вносят измененные сведения. На форзаце книжки при этом делается, например, такая запись: “Фамилия изменена на Ручкову на основании свидетельства о регистрации брака I-ET № 777205 выданного отделом ЗАГС Ленинского р-на г. Новосибирска 09.07.2017 г.”. Далее ставится подпись уполномоченного лица по ведению трудовых книжек и заверяется печатью.

Аналогичным образом вносятся сведения об образовании и других изменениях на титульном листе трудовых книжек.

Если у сотрудника есть выданный вкладыш в трудовую книжку, то изменять сведения необходимо и в самой книжке и на титульной странице вкладыша. Порядок действий будет аналогичен описанному выше.

Печать в трудовых книжках при увольнении

Прекращение трудовых отношений по любой причине также находит свое отражение в трудовой книжке. В ней делается запись об увольнении с указанием причины (собственное желание, сокращение, дисциплинарное взыскание, перевод и т.д.). Затем внесенная информация заверяется подписями руководителя и работника. Печать в трудовой книжке при увольнении обязательна.

Печать в трудовых книжках при увольнении

Прекращение трудовых отношений по любой причине также находит свое отражение в трудовой книжке. В ней делается запись об увольнении с указанием причины (собственное желание, сокращение, дисциплинарное взыскание, перевод и т.д.). Затем внесенная информация заверяется подписями руководителя и работника. Оттиск печати при расторжении договора в трудовой обязателен.

Важно следить, чтобы печать в трудовой книжке хорошо читалась. Если в момент расторжения договора оттиск будет ели-ели просматриваться, то с течением времени он и вовсе выцветет, что приведет к его негодности. Когда гражданин будет оформлять пенсию, то Пенсионный фонд обязательно потребует от него подтверждение трудоустройства и стажа в такой компании. А к тому времени она уже может и не существовать.

Поэтому очень важно следить за четким оттиском. Он должен быть достаточно ярким для чтения, не смазанным. Если что-то пошло не так и оттиск печати в трудовой не читаем, то следует рядом поставить еще один, предварительно заправив печать чернилами.

Печать при выдаче вкладыша трудовой

Редко кто работает только на одном месте. Иногда для внесения записей не хватает страниц. В этом случае трудовая книжка дополняется вкладышем. Это не самостоятельный документ, сам по себе он не действителен. О том, что выдан вкладыш, вносится заверенная печатью запись.

Особые ситуации, при которых требуется печать в трудовой книжке

Закон требует, чтобы печать удостоверяла только строго определенные записи в в трудовой книжке. Но иногда, уже после расторжения договора обнаруживается, что была пропущена запись о переводе внутри организации. В этом случае, по заявлению работника, недостающая запись может быть сделана. Вносится она уже после печати на записи об увольнении. И также требует обязательного заверения печатью.

Где ставится печать в трудовой книжке

Иногда возникает вопрос, какая именно печать должна быть в трудовой книжке. Инструкция допускает использование, как печати организации, так и непосредственно кадровой службы, если таковая в организации имеется. Но здесь есть один важный момент. Дело в том, что оттиск печати отдела кадров никак не может ставиться после подписи руководителя. А вот подпись кадровика заверить печатью организации вполне допустимо.

К расположению печати тоже есть определенные требования. При их нарушении могут возникнуть сомнения в достоверности записей. И работнику придется представлять дополнительные документы, такие как трудовой договор или копии приказов для подтверждения своего стажа. Поэтому лучше заранее все проделать правильно.

На первой странице, там где вносятся сведения о работнике, все просто. Место для печати там уже отмечено. Она должна расположиться внизу слева. Но желательно, чтобы штамп заходил на подпись того, кто титульный лист книжки заполнял. А вот при внесении изменений на эту страницу печать ставится уже на обложке, с внутренней стороны.

На записях об увольнении печать проставляется таким образом, чтобы она захватила часть названия должности и подписи сотрудника, заверившего запись. А также должна быть видна подпись работника об ознакомлении с записью. Наряду с делающей записи нечитаемыми недопустима и нечеткая печать в трудовой книжке.

Требования к печати организации

Как уже упоминалось выше, допускается использовать для трудовых книжек не круглую (гербовую) печать работодателя, а квадратный штамп кадровой службы. Однако на деле такое оформление может вызывать вопросы у сотрудников Пенсионного фонда или других работодателей. Но на деле чаще недоразумения возникают в том случае, если в трудовой нечитаемая печать или же она вовсе отсутствует.

К печати предъявляется не так уж много требований. На ней должно легко читаться полное название организации-работодателя. И оно должно совпадать с тем, которое указано в записи о приеме.

Разобраться с ситуацией, когда плохо проставилась печать, довольно просто. В этом случае второй, четкий, отпечаток просто ставится рядом с первым. Ничего зачеркивать не нужно, как и делать запись об исправлении. Такая двойная печать не является нарушением правил и не вызовет вопросов, в отличие от смазанного или слишком бледного штампа.

Причиной того, что на момент расторжения договора сотрудника изменились реквизиты работодателя, может быть проведенная реорганизация. Или работа в крупной корпорации и переводы внутри нее. Решить вопрос с несовпадением реквизитов в записях можно двумя способами:

  • при смене названия организации выдать сотруднику справку о времени работы в ней;
  • при ошибочном использовании печати поставить рядом правильную.

Требований к заполнению трудовых книжек, и в частности к простановке в них печатей, действительно много. Но это логично, учитывая большую важность этого документа. Кадровой службе необходимо не просто знать, а неукоснительно выполнять требования инструкции. Чтобы  запись в трудовой без печати не стала проблемой работника.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль