Комплексный аутсорсинг учетных функций: преимущества и нивелирование рисков

130
Передача на аутсорсинг учетных функций в комплексе – и расчета заработной платы и кадрового администрирования - дает компании определенные преимущества и выгоды, и в то же время требует внимания и проработки, а также знания и учета ключевых моментов, от которых зависит успешность аутсорсингового проекта для организации.

Ресурсная и финансовая экономия

Цель аутсорсинга учетных функций, как и любого другого аутсорсинга, в первую очередь – снять с компании и руководителей вопросы принятия решений по непрофильным функциям, несущим определенные финансовые риски и находящимся в зоне регулярных изменений.

Экономия - в первую очередь ресурсная - дает возможность сосредоточиться на ключевых компетенциях компании и эффективнее контролировать затраты. Финансовая экономия достигается за счет ответственности провайдера за качество услуг, возмещение поставщиком услуг в полном объеме ущерба (полученного по вине провайдера), включая финансовые санкции со стороны налоговых органов, социальных фондов и других государственных органов.

Помимо взятия на себя финансовой ответственности поставщик услуг обеспечивает непрерывность услуги: проект вписывается в налаженную систему взаимозаменяемости сотрудников провайдера. Взаимодействия между блоками кадрового администрирования и расчетом заработной платы также выстраивает провайдер. И в этом случае нет необходимости согласования точки входа кадровой информации и формат предоставления данных по расчету заработной платы для внесения информации в главную бухгалтерскую книгу (как это обычно происходит при передаче только одного блока услуг – КДП или расчета заработной платы).

У опытного провайдера, имеющего отлаженные бизнес процессы, компания-заказчик может получить скидки при заказе комплексном аутсорсинге (в том числе на дополнительные услуги) до 10-30%.

Двойная экспертиза

Получая услугу комплексного аутсорсинга учетных функций, компания-заказчик получает доступ к экспертизе консалтинговой компании, которая накапливается, аккумулируется и регулярно обновляется.

Сотрудники поставщика услуг кадрового администрирования и расчета заработной платы, работающие на комплексных проектах, обладают дополнительными компетенциями «соседнего» блока – т.е. видят комплексно оба участка. Поэтому клиент получает и двойную экспертизу, и двойной контроль качества оказываемых услуг.

Пример проектов Coleman Services только с одним блоком процессов (payroll) показывает, что сотрудники отдела расчета заработной платы могут увидеть большую часть ошибок (до 70-75%), ведущих к неправильному расчету в оформлении кадровых документов.

Комплексный аутсорсинг и автоматизация

Если речь идет о комплексном аутосрсинге учетных функций в базе провайдера – то это не только передача функции на аутсорсинг, но и полноценный IT проект. Автоматизированная база провайдера – основной инструмент оказания услуг со всеми вытекающими положительными моментами для компании-заказчика:

  • Репутация и сложность услуги диктуют необходимость наличия у провайдера современной и безопасной IT системы. Программное обеспечение, в котором уже настроены базовые отчеты и выгрузки, и которое поддерживается и регулярно обновляется за счет провайдера.
  • Разработка кастомных (под заказ) отчетов и выгрузок (помимо готовых комплексных решений по настройкам и отчетам).
  • Внутренняя автоматизация контроля расчетов заработной платы, благодаря которой провайдер может предложить возможность забрать базу и развернуть ее на собственных лицензиях по окончанию проекта. Последний вариант особенно важен для сохранения исторической информации и документов по блоку учетных функций.

Зоны риска: нивелирование и контроль

Чтобы преимущества и экономия работали эффективно, необходимо учитывать риски при выборе поставщика и переходе на услугу, и заранее планировать мероприятия по их нивелированию.

Несоответствие ожиданий и реальных результатов аутсорсинга – одна из зон риска, с которой сталкивается компания-заказчик, особенно, если это первый опыт вывода функции за штат.

Цели аутсорсинга и ожидаемый результат (как на этапе старта, так и в дальнейшем) должны быть сформулированы на этапе выбора поставщика и до старта проекта, согласованы с поставщиком и зафиксированы в контракте. Все это, а также план переходного (тестового периода) составит проработанный алгоритм перехода на аутсорсинг и максимально соотнесет ожидания и реальность.

Зона риска также кроется в области анализа ресурсов и финансов. Здесь важно оценить полную стоимость аутсорсинга, убедиться в отсутствии «скрытых платежей», согласовать с провайдером срок переходного периода, объем и особенности коммуникаций на этапе старта, сроки и критерии оценки тестового периода, оценить ресурсы и затраты на контроль поставщика.

Непроработанные операционные задачи – угроза любого аутсорсинга, и особенно важно нивелировать этот риск при передаче провайдеру блока учетных функций – участка с высокой финансовой ответственностью. Для этого необходимо обеспечить участие в проекте сотрудников со стороны компании-заказчик0а с компетенциями и опытом управления процессом выбора поставщика, оценить стандартность/сложность передаваемых на аутсорсинг процессов, разграничить зоны ответственности, детально проработать операционные условия и отразить все эти условия в контракте с поставщиком.

При оценке рисков особое место занимает оценка человеческого фактора, как внутри компании, так и со стороны поставщика услуг. Передача функций на аутсорсинг может повлечь за собой сокращение штата и/или изменение функционала работников компании-заказчика. Это, с одной стороны, сложные процедуры, требующие достаточно высокой квалификации исполнения, с другой стороны, требующие внимания к персоналу и его мотивации, а также работы с сопротивлением изменениям.

И, конечно же, особое внимание необходимо уделить сотрудникам провайдера: уточнить на этапе выбора их квалификацию, компетенции, а также организацию взаимозаменяемости и управление проектом со стороны поставщика услуг.

Результат

Подводя итоги, можно резюмировать, что, проведя максимально тщательную работу на этапе принятия решения, выбора поставщика и старте проекта, компания-заказчик получает максимум преимущества от комплексного аутсорсинга: экономия на внедрении двух услуг, получение автоматизации двух бизнес-процессов – кадрового администрирования и расчета заработной платы. Результатом является качественный документооборот и расчет заработной платы, отсутствие штрафных санкций при проверках, отсутствие жалоб сотрудников и отличные результаты внутренних и внешних аудиторских проверок.

Комплексный аутсорсинг учетных функций: преимущества и нивелирование рисков


Автор Юлия Орехова, Руководитель направления " Аутсорсинг бизнес-процессов. Аудит. Консалтинг ".



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль