Журнал регистрации исходящих документов

123
В статье рассмотрен порядок ведения журнала регистрации исходящих документов. В законодательстве нет нормативно утвержденной формы данного акта. В связи с этим для удобства приведено несколько образцов журнала регистрации исходящих документов.

Форма журнала регистрации исходящих документов

В законодательстве отсутствует нормативно утвержденный журнал регистрации исходящих документов. В связи с этим организации вправе утвердить локальным актом свою форму.

Для ориентира можно использовать ведомственные акты. Эти подзаконные акты устанавливают рекомендуемый образец журнала регистрации исходящих. Таким актом является, например, Приказ ФМС России от 08.11.2010 N 400 “По делопроизводству в системе ФМС России".

В каждой фирме свой журнал. Однако, как правило, в нем всегда есть такие графы:

  • дата документа - день, когда акт был утвержден и на нем поставил подпись руководитель организации или иное уполномоченное лицо;
  • наименование акта. Указывается название акта. Например, договор, претензия, письмо и т.д;
  • его номер;
  • адресат документа. Здесь необходимо указать, кому направляется акт;
  • краткое содержание акта. Данная графа является факультативной. В ней кратко описывается основная мысль документа. Это удобно для поиска акта;
  • исполнитель. В этой графе фиксируется сотрудник, которому передан акт на исполнение.

В конце статьи приводится журнал регистрации исходящих документов, образец которого можно скачать и использовать в практической деятельности.

Процесс регистрации акта в журнале представляет собой проставление номера и даты регистрации на оригинале документа. Это можно сделать только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.

Посмотрите видео по теме:

Виды журналов исходящих документов

Как правило, в организации различные виды исходящих актов регистрируются в разных журналах. Это особенно актуально для крупных фирм. Ведь им ежедневно приходится отправлять большое количество актов.

Отдельно можно завести журнал для кадровых бумаг, отправляемых почтой. В конце статьи вы сможете скачать журнал регистрации исходящих документов образец заполнения исходящей корреспонденции.

Данные акты целесообразно выделять в отдельную категорию, поскольку они хранятся в кадровой службе. Эти бумаги играют важную роль в доказательстве того, что работодатель не нарушал права своих работников.

Например, письмо сотруднику, в котором указано, что его должность будет сокращена свидетельствует об оповещении лица. Дата, указанная в журнале свидетельствует о том, что соблюден установленный законом срок предупреждения.

А исходящие договоры и претензии лучше регистрировать в другом журнале. Актов такого рода в коммерческой фирме обычно очень много. Поэтому чтобы они не путались с кадровыми документами лучше регистрировать их отдельно.

Журнал регистрации хозяйственных документов может служить доказательством в суде по гражданско-правовым спорам. Например, можно будет доказать, что контрагенту отправлялся корректировочный счет.

Однако есть определенные группы документов, которые не регистрируются ни в одном журнале. К ним относятся:

  • Поздравления.
  • Приглашения на мероприятия.
  • Прайс-листы.
  • Материалы с рекламным содержанием.
  • Коммерческие предложения.

Исключения составляют эти акты, если они содержат сопроводительную записку. В этом случае они подлежат регистрации по общим правилам.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Порядок заполнения журнала регистрации исходящих документов

Как правило, данный журнал ведет секретарь фирмы или делопроизводитель. Важно, чтобы все бумаги регистрировались своевременно. В связи с этим целесообразно, чтобы в фирме был свободный человек, ответственный за ведение журнала.

В не зависимости от должности данного сотрудника, его обязанность по регистрации исходящих актов должна быть прописана в его должностной инструкции. В противном случае есть риск, что лицо откажется выполнять эту функцию. Или потребует за это дополнительную оплату как за совмещение.

Также регистрация документов именно уполномоченным лицом важна для хозяйственной деятельности компании. Если официальные бумаги принял не уполномоченный на то сотрудник, иногда суды признают, что эти документы организация не получала.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Требование к форме и содержанию журнала регистрации исходящих документов

Во избежание риска привлечения к ответственности желательно, чтобы в организации был единый утвержденный журнал регистрации исходящих документов с образцом заполнения. Данный документ должны применять все структурные подразделения организации.

Разработку формы данного акта можно поручить кадровой или юридической службе. А утверждается он, как правило, приказом руководителя фирмы.

Сам журнал может иметь любую форму. Это может быть, как обычная тетрадь, так и специальный типографский документ. Как правило, его страницы прошиваются и пронумеровываются.

Нумерация в журнала текже может различаться. Обычно исходящим актам присваивают цифровые и (или) буквенные номера. Если документов не много, то можно применять сквозную нумерацию.

Часто номера связаны с годом или даже месяцем. Например, исходящий номер 23/2017 или 123/02/2017. Это позволяет идентифицировать номер с конкретной датой получения акта.

Иногда в зависимости от типа документа могут присваиваться различные номера. Например, претензии контрагента присваивается буквенное значение П. А судебной повестке буквенное обозначение С.

Можно предусмотреть разные обозначения в зависимости от отдела, которому адресован акт. Например, если исходящая корреспонденция предусмотрена для кадровой службы можно в конце номера прописать буквенный код К. А если договорному отделу - Д.

Стоит помнить, что логичная нумерация позволяет быстро найти нужный документ.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Журнал регистрации исходящих документов образец заполнения в электронной форме

В настоящее время очень распространен журнал регистрации исходящих документов в электронной форме. Электронный формат позволяет экономить силы и время сотрудников. С помощью электронной формы можно легче найти нужный акты.

Лучше вести такой документ в фомате Word и Excel. При этом распечатывать файл с заполненной формой и заверять его нет необходимости.

Хранить такой журнал можно на специальном электронном носителе. Однако делать бумажную копию целесообразно для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения.

В конце статьи журнал регистрации исходящих документов образец электронного формата можно скачать и использовать на практике.

Исправление ошибок в журнале регистрации исходящих документов образец заполнения

Никто не застрахован от ошибок и опечаток. Однако уже зарегистрированные акты не подлежат исправлению и переписке. В связи с этим при наличии ошибки нужно придерживаться следующего алгоритма:

  • В журнале регистрации исходящих документов в графе примечании сделать запись об аннулирвоании акта,
  • На самой бумаге также сделать нужно пометку о том, что он зарегистрирован ошибочным образом.

После истечения срока хранения (или если такой срок не установлен при ненужности акта) уничтожить бумагу в соответствии с установленными правилами.

Также в практической деятельности может возникнуть ситуация, когда одна бумага зарегистрирована в журнале (или разных журналах) дважды. Это может случиться как по невнимательности сотрудника, так и из-за направления бумаги дважды.

При двойной регистрации необходимо сделать соответствующую пометку с указанием номера исходного документа. Это существенно облегчит поиск нужного акта.

Таким образом, журнал регистрации играет важную роль для организаций. С помощью него можно доказать, что акты действительно отправлялись данной фирмой. Учитывая, что нормативно утвержденная форма отсутствует каждая организация вправе разработать и с использовать свою форму. При принятии формы журнала регистрации исходящих документов необходимо руководствоваться спецификой деятельности конкретной фирмы.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль