Учет этапности и регламента проведения проблемных совещаний

15

Непосредственно совещание можно разделить на несколько этапов:

  • назначение ответственного за ведение протокола;

  • основной доклад;

  • обсуждение;

  • принятие решения;

  • назначение ответственных и сроков исполнения;

  • благодарность коллегам за участие.

В России совещания часто начинаются с терпеливого ожидания опаздывающих, которых собравшиеся пытаются поторопить дополнительными телефонными звонками. Такая ситуация, конечно, не способствует решению вопроса, поэтому ее по возможности следует исправить. Чтобы люди стали более дисциплинированными, и уже на следующей встрече опоздавших стало в разы меньше, достаточно лишь один раз никого не ждать и начать обсуждение вовремя. Грозный взгляд руководителя на очередного опоздавшего и показательное прерывание докладчика – хороший стимул для того, чтобы в следующий раз не создавать самому себе неловкой ситуации.

Еще при подготовке совещания начальник должен выбрать методы его проведения: доклад, дискуссия, мозговой штурм, групповое интервью, обмен мнениями. После приветствий и краткого напоминания темы встречи, одному из присутствующих (чаще всего секретарю) поручается вести протокол. Даже если нет возможности строго соблюдать формальности в этом отношении, кто-либо из присутствующих обязательно должен фиксировать все значимые моменты (кем и какие предложения выдвинуты, принятые решения, фамилии ответственных, сроки). Эти записи в дальнейшем будут оформлены в протокол и приказ для контроля исполнения принятых решений. Центральное место на встрече необходимо уделить основному докладу. От него зависит, "проснутся" ли участники для активной работы на совещании или, наоборот, "заснут". Хорошим можно считать того докладчика, который сумеет сделать свое сообщение ярким, логичным, заостряющим внимание на основных аспектах темы, по которой должно быть принято решение. Оптимальная длительность выступления – 7–10 минут, так как далее внимание слушателей начинает рассеиваться. Если собрание было хорошо подготовлено, и участники заранее смогли просмотреть разосланные материалы, то основной доклад сводится к двухминутному вступительному слову, а само мероприятие посвящается обсуждению проблемы и выработке вариантов решения. Обычно это самая емкая по времени и насыщенная в эмоциональном плане часть совещания. Зная особенность данного процесса, важно строго следить за тем, чтобы он не вышел из-под контроля.

Именно во время выработки решения руководителю или ведущему предоставляется возможность блеснуть знанием современных технологий менеджмента. Процесс требует высокой активности всех участников, однако не секрет, что некоторые люди опасаются высказывать свое мнение из-за боязни негативной оценки коллег. Один из методов, позволяющий добиться независимых суждений сотрудников, – "мозговой штурм". Он дает возможность выслушать все предложения, даже самые невероятные, стимулировать и "поймать" инновационную идею. Подъем творческой активности происходит благодаря тому, что свои мысли высказывает каждый участник, что не дает "зациклиться" на предложениях одного-двух человек. И тем, кто привык отмалчиваться, в этот раз не удастся уйти от ответа, придется включаться в процесс генерирования идей. Следовательно, руководитель или ведущий вовлекает в работу и обеспечивает активность всех присутствующих на встрече.

Приведем краткое описание метода:

  1. Каждому участнику совещания дается время на подготовку предложения (5–7 мин.).

  2. Сотрудники по очереди выдвигают по одной своей идее (без деталей и обоснования).

  3. Если у участника несколько предложений, то озвучить следующее он может, только когда до него дойдет очередь по второму кругу.

  4. Критика запрещена! За этим строго следит ведущий.

  5. Приветствуются даже абсурдные идеи.

  6. Ведущий фиксирует все предложенные мысли на бумаге.

После продуктивного обсуждения наступает время принять решение. Данный этап во многом определяется стилем руководителя и тем, как в компании распределяется ответственность. Начальник может сделать это авторитарно за несколько минут или же "демократично" объявить голосование. В любом случае необходимо помнить простую истину: компромиссное решение, устраивающее всех, редко бывает правильным. И после его озвучивания могут остаться люди, недовольные им. Профессиональный менеджер обязательно прочувствует этот момент и постарается нейтрализовать возникшее недовольство.

Чтобы совещание не оказалось встречей по принципу "поговорили и разошлись", необходимо организовать исполнение принятых решений. Для этого в заключительной части встречи их еще раз проговаривают, назначают ответственных за исполнение и сроки, в которые работа должна быть закончена. Все это фиксируются в протоколе.

Руководителю свойственно прибегать к маленьким хитростям в управлении людьми. Одна из них – оставлять раздачу самых неприятных поручений на заключительные минуты совещания. Такой подход имеет объяснение: люди устали, хотят разойтись и готовы согласиться на любое задание.

Заканчивать совещание лучше благодарностью коллегам за участие и легкой шуткой. Это снимает напряжение и заряжает участников оптимизмом, создает у них ощущение причастности к происходящему, чувство согласия с решениями, принятыми на совещании.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль