Кадровый аудит в компании

21

Современные российские фирмы в среднем два раза в год проводят финансовый аудит, что помогает компаниям избежать многих проблем в случае проведения налоговых проверок. Не менее актуален в последнее время кадровый аудит- "репетиция проверки трудовой инспекции".

Шаг1 Определение объема аудита

Определяется, какой из видов аудита необходим компании:

  1. Обзорный (выборочный) аудит кадровой документации. Цель проведения - выявление типичных ошибок в ведении кадровой документации и разработки путей их устранения. Проверка информации производится на условиях выборки. Проверяется та часть документов, анализ которой позволит представить текущую картину состояния кадровой документации. К нему целесообразно прибегать в следующих случаях:

    • кадровый аудит проводится регулярно (например, раз в год) и проверке подлежит лишь документация текущего (прошедшего) года;

    • компания провела "проблемное увольнение" конкретного сотрудника и возможна проверка, связанная с правильностью увольнения именно этого работника – проверке подвергается вся документация, посвященная данному сотруднику;

    • приведение кадровой документации в соответствие с изменившимся законодательством – проверке подлежат документы, в которые необходимо будет вносить изменения.

  2. Общий (сплошной) аудит кадровой документации. Цель проведения - выявление всех допущенных нарушений при ведении кадровой документации. Проводится поштучная проверка всех кадровых документов компании, нарушение которых может понести за собой штрафные санкции со стороны налоговой инспекции, инспекции по труду и прочих проверяющих органов. Подобную проверку целесообразно проводить в компании, которая подлежит продаже, при смене кадрового работника или руководства, а также во всех случаях, когда требуется наведение полного порядка в документах. Как правило, компании ограничиваются выборочным аудитом.

Шаг2 Определение круга проверяющих

Принимается решение, будет проводиться аудит с помощью приглашенных консультантов (внешний аудит) или силами собственных сотрудников (внутренний аудит).

Внешними консультантами могут быть сотрудники специализированной компании либо фрилансеры. Об особенностях выбора фрилансеров и работы с ними

В кадровом аудите любого типа участвуют следующие работники компании:

  • первое лицо компании;

  • сотрудники отдела кадров или ОУП;

  • юристы;

  • сотрудники планово-экономического отдела;

  • сотрудники, отвечающие за охрану труда в организации.

В случае внутреннего аудита из данных работников создается рабочая группа, отвечающая за результат проведения аудита. В случае внешнего аудита на них возлагаются обязанности передачи консультантам необходимой информации, а также всесторонней поддержки проведения аудита.

Шаг1 Запуск проекта

При проведении аудита силами компании:

  1. Издается приказ о проведении кадрового аудита в организации.

  2. Определяются цели и задачи данного мероприятия.

  3. Формируется соответствующая комиссия.

  4. Определяются сроки проверки.

При привлечении сторонней организации:

  1. Выбирается провайдер после тщательного анализа рынка подобных услуг.

  2. Заключается договор, определяющий сроки, цели, задачи, полномочия и обязанности сторон.

  3. Издается приказ по организации с указанием целей и задач, а также рабочей группы, оказывающей содействие внешним консультантам.

Шаг2 Определение пакета необходимых документов

Составляется список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе компании. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ (далее - ТК РФ). Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – ст. 66, правил внутреннего трудового распорядка – ст. 189, графика отпусков – ст. 123, положения о защите персональных данных – глава 14 ТК РФ.

О многих локальных нормативных актах в ТК РФ говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо ТК РФ необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003№ 225.

Шаг3 Проведение сверки документов

Проверяется наличие документов согласно составленного списка, тщательно изучается их содержание, чтобы избежать нарушений законодательства.

Результаты сверки сводятся в таблицу.

Определяется, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие необходимо создать вновь.

Шаг4 Анализ содержания документов

Изучаются документы, требующие переработки или внесения дополнений. Аудиторы проверяют их содержание на предмет соответствия законодательству и внутренним правилам компании. Часто организации, пользуясь правом "внутреннего нормотворчества", предоставленным им законодателем, нарушают основное правило (ст.8 ТК РФ): нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством или принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

Немногочисленные нарушения вносятся в ранее составленную таблицу. Для значительного количества нарушений создается отдельная таблица.

Шаг5 Проверка другой кадровой документации

При изучении распорядительных документов проверяется хранение приказов по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу. Также проверяется, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Особое внимание уделяется порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, проверяется наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Необходимо убедиться, что все книжки в наличии, они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов).

В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Шаг1 Составление отчета

Отчет составляется в виде документа, содержащего описательные части и таблицу с нарушениями и рекомендациями по их устранению, оформленную в виде Приложения к отчету. В него включены:

  1. Анализ наличия всех документов согласно трудовому законодательству.

  2. Анализ соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства.

  3. Оценка содержания внутренних локальных нормативных актов организации.

  4. Анализ кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства.

  5. Анализ соответствия документов требованиям архивного законодательства.

  6. Ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения.

  7. Оценка рисков: какие нарушения могут привести к возникновению трудовых споров или к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

  8. Рекомендации по исправлению ошибок в кадровом делопроизводстве.

  9. Расстановку приоритетов в дальнейшей работе с кадровыми документами.

Шаг2 Представление отчета заказчику

Отчет предоставляется заказчику аудита (первому лицу компании) для утверждения и дальнейших действий (издания приказа об исправлении выявленных нарушений, распределении этой работы между сотрудниками кадровой службы и т.д.)

Как правило, отчет предоставляется аудитором лично, т.к. часто необходимы пояснения и дополнительная информация.

Согласно результатам кадрового аудита составляется план работы кадровой службы по устранению выявленных недостатков в ведении делопроизводства с указанием сроков их исправления и ответственных за это должностных лиц.

Назначается время проведения повторного аудита – с целью проверки исправления выявленных нарушений.

Натэлла Бармакова

преподаватель программы "Управления персоналом" бизнес-школы МИРБИС, член редакционного совета журнала "Управление персоналом: просто, практично, полезно"



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль