Организация и проведение эффективного совещания

39

Шаг1 Выбор формата совещания

Инициатор совещания должен определить, в каком формате его проведение будет наиболее эффективным. Если речь будет идти об информировании персонала компании об общефирменных нововведениях или это какая-то презентационная встреча – лучше делать официальное собрание с приглашением широкого круга участников.

Если же это просто очередное подведение итогов, постановка планов или решение текущих проблем – круг участников может быть более узким, формат может быть более кулуарным и простым.

Шаг2 Определение цели собрания - сформулировать цель собрания, т.е. сформулировать – какой результат должны получить

Основная цель проведения любого совещания или собрания – принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата.

При решении созвать совещание, инициатор должен четко эту цель знать.

Шаг3 Назначение даты и времени проведения совещания

При выборе даты и времени необходимо помнить, что подобные мероприятия эффективнее проводить в понедельник, чем в пятницу и лучше утром, чем вечером.

Шаг4 Определение повестки дня или перечня вопросов, подлежащих обсуждению

Хорошо подготовленная повестка днясостоит из:

  • цели, даты, времени и места проведения собрания;

  • списка приглашенных лиц;

  • перечня обсуждаемых проблем;

  • главной темы;

  • разного;

  • даты следующего собрания.

Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом – спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решение, нужно начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между "да" и "нет". Сказав "да" в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.

Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.

Если ответственный за проведение собрания заранее разошлет повестку дня (пусть даже в черновом варианте) всем участникам, каждый приглашенный сможет подготовиться и внести свои предложения для обсуждения. Кроме того, это дает возможность своевременно узнать, будет ли сам приглашенный присутствовать на собрании или же пришлет вместо себя другое лицо.

Шаг5 Определение списка присутствующих на совещании

Заседание, на котором присутствуют два-три человека может оказаться намного результативнее, чем то, на котором присутствует 10–12 человек. Чем больше людей приглашено на собрание, тем лучшей организации и контроля оно требует.

Если на собрание приглашено много людей, необходимо подумать, обязательно ли их постоянное присутствие или же их участие необходимо в обсуждении отдельных вопросов.

При определении состава приглашенных на совещание нужно учитывать следующие факторы:

  • обсуждаемые вопросы и решения, которые необходимо принять;

  • информацию, которую необходимо получить во время совещания;

  • информацию, которую необходимо предоставить приглашенным;

  • потенциальную роль каждого приглашенного в обсуждении поднятых вопросов.

Результат собрания во многом зависит от компетентности участников. Принимая решение о составе участников совещания, руководствуйтесь целями встречи, профессиональными интересами, личными характеристиками, чтобы решить, имеет ли смысл звать того или иного человека.

Шаг6 Выбор места проведения совещания

Если на совещании будут присутствовать всего два или три человека, то место проведения должно быть неофициальным, т. е. должно способствовать созданию непринужденной обстановки – например, фойе гостиницы, небольшая комната или площадка для игры в гольф. Собрание с участием большого количества людей необходимо обеспечить помещением с комфортными условиями – теплым, светлым, хорошо проветриваемым. Следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания. Размещая приглашенных, необходимо учитывать два очень важных фактора, о которых часто забывают:

  1. Присутствующие должны видеть друг друга.

  2. Ведущий должен находиться в таком месте, которое позволяет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих.

Правильное размещение людей во время проведения совещания играет немаловажную роль.

  1. Если присутствующие чувствуют себя некомфортно, не видят друг друга или же не видят наглядные материалы – диаграммы, графики и т. п., они становятся невнимательными. В результате люди просидят с начала и до конца совещания, думая о чем-то своем или витая в облаках.

  2. Если на совещании будут присутствовать два человека, которые испытывают неприязнь друг к другу, нужно удостовериться, что они не сидят рядом или напротив друг друга.

  3. По возможности разместите рядом участников с разными точками зрения: это лучше, чем собрать людей единомышленников на одной стороне стола.

Для того чтобы приглашенные без суеты заняли свои места, необходимо сделать план размещения и табличку-идентификатор для каждого места. Имена приглашенных должны быть указаны на табличках с обеих сторон, так как некоторые из участников могут быть не знакомы.

Шаг7 Обеспечение участников всем необходимым

Если совещание предполагается длительным - нужно заранее подумать об обеспечении участников всем необходимым. Например, обеспечить наличие напитков (чай, кофе, вода). Помимо этого, особенно, если совещание носит официальный характер, необходимо организовать наличие для каждого участника блокнота, маркера и ручки.

Шаг8 Планирование времени

Проводя заседание, необходимо распланировать обсуждение каждого вопроса по времени. Например:

"вопрос № 1 – 10 мин [10.10];

вопрос № 2 – 15 мин [10.25];

вопрос № 3 – 20 мин [10.45]".

Это экономит время и позволяет не задерживаться долго на обсуждении одного вопроса.

Шаг1 Выбор ведущего

Ведущим совещания обычно является его инициатор. Но в случае крупного официального мероприятия, выбор может быть сделан и в пользу другого сотрудника компании или даже ее руководителя. При выборе ведущего необходимо отталкиваться от цели мероприятия, уровня приглашенных лиц и повестки дня.

Шаг2 Приветствие

Каждое совещание нужно начинать с приветствия. Если на заседании присутствуют новые лица, то они должны по очереди представиться, называя имя и должность. И только после этого можно приступать к обсуждению вопросов, вынесенных на повестку дня. В случае если кто-то вынужден прийти на собрание позже или уйти раньше всех, об этом необходимо предупредить присутствующих с самого начала.

Шаг3 Экономия времени

Экономия времени – это основной фактор успешного проведения собрания. С самого начала необходимо контролировать регламент, чтобы избежать пустой траты времени. Для этого следует придерживаться нескольких простых правил:

  1. Начинайте заседание вовремя, даже если пришли еще не все приглашенные.

  2. Хорошо, если в комнате для совещаний есть часы и они размещены так, чтобы участники могли хорошо видеть циферблат. В конце собрания для подведения итогов ведущему нужно оставить десять минут.

  3. Если собрание длится долго, стоит делать небольшие перерывы (в зависимости от продолжительности совещания 5-10 минут каждый час или несколько коротких и один на 20-30 минут, если совещание длится более 3-х часов).

  4. Ведущий должен дать всем присутствующим время для обдумывания вопросов повестки дня. Например: "Я предлагаю сделать десятиминутный перерыв и потом жду ваших предложений".

  5. Ведущий должен закончить заседание вовремя или даже раньше, если удалось обсудить все вопросы до истечения намеченного времени.

Необходимо, чтобы каждый присутствующий осознал важность собрания. Это позволит не сожалеть о потраченном зря времени. Все участники должны знать, что на обсуждение поднятых вопросов тратится ровно столько времени, сколько нужно.

Шаг4 Концентрация внимания

С самого начала заседания будет благоразумно напомнить людям о его целях. Это поможет сразу же направить обсуждение в нужное русло.

  1. Стоит четко описать существующую ситуацию или проблему. Например: "Штат наших сотрудников значительно увеличился, поэтому в офисе стало тесно".

  2. Нужно напомнить людям о главной цели встречи. Например: "Наша цель – найти способ реорганизовать существующее пространство".

  3. Ведущий должен определить порядок обсуждения. Например: "Во-первых, необходимо решить, где лучше разместить принтер, к которому все должны иметь доступ. Во-вторых, решить, как лучше расставить столы, чтобы организовать еще одно рабочее место".

    Это заставит людей задуматься и сконцентрироваться на решении вопросов, вынесенных на повестку дня.

Шаг5 Управление дискуссией

С самого начала собрания ведущий должен направлять дискуссию в нужное русло. Для этого следует:

  1. Придерживаться повестки дня. Если не было принято решение об изменениях в повестке дня, то следует придерживаться утвержденного плана. Например: "Переходим к обсуждению вопроса № 4".

  2. Способствовать решению вопросов. Если люди стали обсуждать вопросы, не включенные в повестку дня, необходимо приложить все усилия, чтобы направить энергию непосредственно на достижение поставленных целей. Например: "Помните ли вы, для чего мы все собрались?" или "Я не думаю, что нам стоит обсуждать этот вопрос сейчас…"

Удерживая дискуссию в нужном русле, вы позволите каждому присутствующему принять участие в обсуждении вопросов.

Этого можно добиться следующим образом:

  1. Обращать внимание на "отсутствующих" в комнате. Заметив, что кто-то из присутствующих задумчиво смотрит в пространство или же молчит, побудите человека присоединиться к обсуждению, задав вопрос непосредственно ему. Например: "Вы можете ли вы что-то еще добавить?" или "А что вы думаете об этом предложении?"

  2. Учитывать опыт каждого присутствующего. Для принятия правильного решения необходимо, чтобы квалифицированные сотрудники поделились своим опытом.

  3. Вносить предложения. Подавая идеи, которые содержат возможные варианты действий, вы поможете людям подойти к решению вопросов творчески и не сбиться с темпа. Например: "Было бы не плохо сделать?.." или "Будем ли мы обсуждать возможность?.."

  4. Поддерживать идеи. Одобрение мнений и взглядов других людей делает дискуссию более продуктивной. Например: "Это действительно может сработать" или "Эта идея многообещающая. Что вы думаете?".

Шаг6 Поддержание порядка

Собрания не всегда проходят так, как хочется. Иногда поведение некоторых участников негативно влияет на его ход. Обычная словесная перепалка может даже перерасти в драку. Конечно, усмирить разбушевавшихся не так-то просто, но все же ведущий собрания должен применить данную ему власть, чтобы прекратить безобразие.

Во избежание таких ситуаций необходимо предпринять некоторые меры:

  1. Следует напомнить, что не стоит переходить на личности. Например: "Не нужно все комментировать. Давайте вернемся к вопросу…"

  2. Нужно препятствовать появлению деструктивных заявлений, задавая конкретные вопросы. Например: "Если Вы не согласны с этой идеей, что Вы можете предложить для решения этой проблемы?"

  3. Следует двигаться вперед, если поступило разумное предложение. Например: "Я думаю, этот вопрос можно обсуждать долго, но надо двигаться дальше. Давайте будем принимать решение путем голосования".

  4. Напряженную обстановку может разрядить напоминание о целях заседания и соответствующие комментарии. Например: "Очевидно, что эта тема близка каждому. Но все-таки давайте закончим обсуждение".

Хотя участники совещания редко нарушают порядок, все же необходимо знать, как исправить такую ситуацию, если она возникнет.

Шаг7 Борьба с отклонениями от темы

Иногда в процессе дискуссии люди могут отклониться от решения наиболее важных проблем или же ходить вокруг да около того или иного вопроса, не принимая решения. Подобные брожения надо прекратить – и чем раньше, тем лучше.

Чтобы удерживать совещание в нужном русле, понадобится такт и дипломатичность. Но для начала необходимо распознать некоторые приемы отвлечения внимания от решения запланированных вопросов:

  1. Создание трудностей. Нередко участники совещаний уходят от темы, обсуждая проблемы и ошибки. Например: "Мы не можем этого делать, потому что…", "Мы попытались сделать это в прошлый раз, и ничего не вышло". Задавая подходящие вопросы, ведущий заставляет людей обосновать свою точку зрения и тем самым препятствуете вовлечению других участников в спор.

  2. Навязчивые идеи. Во время проведения собрания у кого-то из присутствующих может появиться навязчивая идея. Этот человек постоянно напоминает о ней другим людям. Ведущий должен тактично напомнить ему, что все уже услышали его предложение и нет необходимости повторять его снова.

  3. Обсуждение посторонних вопросов. Некоторые люди могут отклоняться от темы, даже не осознавая этого. Например: "Кто-нибудь из присутствующих видел второй том оксфордского словаря?" – говорит кто-то при обсуждении вопроса о том, где лучше оборудовать место для хранения книг. Можно направить дискуссию в нужное русло, указав человеку, что это не тема данного обсуждения.

Шаг8 Достижение согласия

Ведущий совещание или собрание должен управлять дискуссией, плавно подводя участников к достижению консенсуса. Чтобы принятые решения были поддержаны всеми участниками, нужно использовать несколько проверенных приемов:

  1. Сопоставить все "за" и "против". Подводя итоги, необходимо указать вопросы, по которым согласие было достигнуто, а затем остановиться на спорных моментах. Например: "Итак, мы достигли согласия в вопросе… Но все еще не решили…"

  2. Задавать уточняющие вопросы. Задавайте вопросы, чтобы удостовериться, правильно ли вы поняли человека. Это также поможет прояснить ситуацию и для других людей, если они постеснялись задать вопрос. Например: "Вы имели в виду, что?..", "Позвольте узнать, правильно ли я вас понял?.."

  3. Подводить итоги обсуждения каждого вопроса. Завершая обсуждение того или иного вопроса, обязательно подводите итоги, чтобы участвующие смогли осознать результаты встречи: "Давайте вспомним, какие решения были приняты. Все согласны, что для вопроса № 2 наилучшим решением будет…"

  4. Убеждаться в достижении консенсуса. Переходить к обсуждению следующего вопроса можно только удостоверившись в единогласной поддержке принятого решения. Например: "Скажите, все ли согласны с принятым решением?", "Кто-нибудь желает еще что-либо добавить к обсуждению, прежде чем мы перейдем к решению следующего вопроса?", "Все согласны?"

Такая тактика помогает поддерживать активное участие присутствующих в обсуждении вопросов и подтолкнуть их к принятию общего решения.

Принятое решение необходимо сразу же записать. Так вы будете уверены, что позже никто не изменит свою точку зрения или же не выразит несогласие с принятым решением. Если не удостовериться в общем согласии по поводу принятого решения, то этот же вопрос может возникнуть позже или на следующем заседании.

Шаг9 Подведение итогов

В конце совещания разумно удостовериться в том, что все его участники согласны с принятым решением. Необходимо также восстановить в памяти все принятые решения. Сделать это можно:

  1. Подводя итоги, еще раз объявить о принятых решениях. Так ведущий будет уверен, что все присутствующие согласны с принятым решением и позже не смогут сказать, что они не знали, о чем шла речь. Например: "А сейчас я хочу подвести итоги. На повестке дня стоял вопрос о реорганизации существующего пространства офиса. Итак, мы решили: во-первых… Также мы решили, что…"

  2. Фиксируя задания и временные рамки. Это поможет проконтролировать, кто получил задания и каковы сроки выполнения. Например: "Было решено, что Смирнов отвечает за организацию… до 30-го мая и поддерживает связь с Ермаковой, которая отвечает за…"

Подведение итогов – ключевой момент совещания. Результат может быть незначительным, а силы – потраченными зря, если в конце собрания не указать на принятые решения. Люди должны быть уверены, что все вопросы решены, у всех есть задания, следовательно, совещание прошло успешно.

Шаг10 Протоколы

Нежелательно, чтобы протокол вел председатель собрания. Записи должен делать специально назначенный секретарь, для того чтобы у председателя была возможность контролировать обсуждение.

Человек, который ведет протокол, должен в ходе совещания делать следующее:

  1. Записывать важные мысли напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня; фиксировать принятое решение и лицо, ответственное за его выполнение.

  2. Помогать председателю вести собрание (особенно при проведении официальных встреч) согласно правилам.

  3. Иметь под рукой протокол и повестку дня предыдущего собрания, а также дубликаты этих документов для неинформированных участников.

  4. Контролировать время, предназначенное для обсуждения каждого вопроса. Это поможет не задерживаться на какой-либо одной теме.

Иногда во время проведения собрания приходится одновременно делать стенограмму и краткие записи.

Шаг1 Оформление итогового протокола

После совещания протокол необходимо оформить согласно правилам. Это лучше сделать сразу же после совещания, по горячим следам. Откладывать на потом – плохое решение.

В протоколе обязательно должны быть:

  • шапка с указанием целей встречи и даты проведения;

  • список присутствующих лиц;

  • список лиц, не пришедших на собрание;

  • краткое содержание принятых решений, вклад участников заседания в решение того или иного вопроса;

  • принятые решения и перечень сотрудников, получивших задание.

Протокол должен содержать краткое описание собрания в деловом стиле. Для этого необходимо:

  1. Использовать только косвенную речь, писать в прошедшем времени.

  2. Записывать только основные факты, не указывая личных мнений;

  3. Выделять задания жирным шрифтом или же записывать в таблице с заданиями, указывая фамилию и должность человека, отвечающего за их выполнение.

Прежде чем напечатать протокол, стоит убедиться, что его содержание соответствует реальному положению дел, так как неточности могут привести к недоразумениям.

Необходимо помнить, что протокол не конечный результат собрания, а руководство к дальнейшим действиям. Имея протокол, председатель собрания будет уверен, что все сотрудники в курсе обсуждавшихся на совещании вопросов и принятых решений.

Шаг2 Выводы и предупреждение повторения ошибок при проведении следующих совещаний

Ведущий совещания должен проанализировать его ход, при наличии – рассмотреть ошибки и сделать выводы, чтобы они не повторялись в дальнейшем. Также обязательно надо проконтролировать выполнение принятых решений и при необходимости – назначить дату следующего совещания.

Натэлла Бармакова

преподаватель программы "Управления персоналом" бизнес-школы МИРБИС, член редакционного совета журнала "Управление персоналом: просто, практично, полезно"



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль