Реквизиты оформляющей части документа

592

Оформляющая часть документа содержит совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Рассмотрим основные требования к оформлению этих реквизитов.

1. Подпись

Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита "Подпись" согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке),

  • личная подпись,

  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если же документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне.

Правило

Документы, созданные в ходе работы коллегиального органа, подписываются председателем и секретарем. При этом в документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением: председатель комиссии, члены комиссии.

Если в реквизите "Подпись" наименование должности пишется в две и более строк, то личная подпись и расшифровка подписи располагаются на уровне последней строки.

Внимание

Если руководитель, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель. При этом в реквизите "Подпись" указывается должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Если должность заместителя руководителя не предусмотрена штатным расписанием организации, то в случае отсутствия руководителя, как правило, его обязанности исполняет другой работник организации (без освобождения от работы, определенной трудовым договором). При этом в реквизите "Подпись" указывается должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Подпись располагается после текста документа (на последней странице) или после отметки о наличии приложения.

В необходимых случаях, во избежание подделок в документах (например, в договорах), допускается подписание документов постранично, а не после текста.

Особо следует сказать про электронную подпись. Глава 49.1 ТК РФ "Особенности регулирования труда дистанционный работников" допускает использование электронного документооборота. В этом случае стороны трудовых отношений должны скреплять свои документы усиленными квалифицированными электронными подписями (ч. 4 ст 312.1 ТК РФ). Основные признаки и требования к усиленной квалифицированной электронной подписи определены в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи".

2. Гриф согласования документа

Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля — это процедура, сопровождающая на практике подготовку почти каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа — одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

Совет

Круг работников, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально в каждой ситуации. При документировании типичных, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование).

Некоторые документы нуждаются во внешнем согласовании, то есть в оценке обоснованности документа, его целесообразности, соответствия трудовому законодательству сторонними организациями. Внешнее согласование осуществляется в тех случаях, когда сторонние организации выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы.

Пример

Например, учредительные документы организации могут предусматривать необходимость согласования с вышестоящей организацией (учредителем) документов, касающихся штатной численности и фонда оплаты труда.

Некоторые документы в силу требований законов и иных нормативных правовых актов должны согласовываться с органами государственной власти или органами местного самоуправления.

Пример

Например, ЭПК архивного учреждения согласовывает описи дел по личному составу (п. 2.4.3. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, например с выборным органом первичной профсоюзной организации — профкомом, когда такое согласование предусмотрено.

Пример

Например, коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

  • с организациями, интересы которых затрагивает документ;

  • с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

  • с общественными организациями (при необходимости);

  • с органами государственного контроля (надзора) в определенной области;

  • с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законом предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Внутреннее и внешнее согласования выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документа, для внешнего — оформляется гриф согласования.

Гриф согласования — это реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, которая оформляется аналогично дате в грифе утверждения.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ФГУП "Перспектива"

Филимонов А.П. Филимонов

27.12.2010

При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа.

Ошибка

Распространенной ошибкой на практике является неверное оформление процедуры согласования документа с выборным органом первичной профсоюзной организации, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформление грифа согласования таким образом означает, что документ согласован лично с председателем профкома, а не с самим профкомом как коллегиальным органом.

Итак, при согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 06.12.2010 № 51-пп

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Письмо ФГУП "Перспектива"

от 27.12.2010 № 365/04-08

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись".

Внимание

Если документ имеет несколько грифов согласования, то они, как правило, размещаются на отдельном листе согласования. При этом на документе обязательно делается отметка "Лист согласования прилагается", а на листе согласования должна быть сделана отметка о его принадлежности к основному документу: "Приложение к ..."

3. Визы согласования документа

Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой официального документа.

Совет

Чтобы упорядочить процедуру внутреннего согласования документов, в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству желательно установить порядок визирования (кто какие документы и в какие сроки согласовывает) и очередность проставления виз.

По общему правилу проект документа визируется:

  • руководителем структурного подразделения, в котором готовился документ;

  • заинтересованными должностными лицами других подразделений организации;

  • руководителем подразделения документационного обеспечения;

  • руководителем финансовой службы или бухгалтерии;

  • руководителем юридической службы или юрисконсультом организации.

Пример

Например, в некоторых организациях может быть принято, что в проектах приказов по личному составу первым свою визу ставит руководитель кадровой службы. Затем, если решение кадрового вопроса в отношении работника отражается на работе структурных подразделений, на документе проставляются визы руководителей этих подразделений. На некоторых документах необходима виза главного бухгалтера, на многих — начальника юридического отдела (юриста).

Пункт 3.24 ГОСТ Р 6.20-3002 включает в визу согласования:

  • наименование должности работника, визирующего документ;

  • подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию);

  • дату подписания визы.

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями "Не согласен", "Возражаю", "Замечания прилагаются".

В том случае, если в документе проставляется отметка о наличии замечаний, визирующий дает мотивированное заключение, в котором излагает свое особое мнение, замечания или дополнения. Такое заключение готовится на отдельном листе, подписывается визирующим и прилагается к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении в проект документа уточнений, не меняющих его сути, повторного визирования не требуется.

Правило

Документы визируются до их подписания. Визы проставляются ниже текста и подписи по определенной в организации последовательности (визы располагают одну под другой).

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз согласования документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.

Пример

Использование листов согласования возможно, например, при согласовании проектов локальных нормативных актов. При этом на документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Допускается и полистное визирование документа (то есть всех его листов) и приложения.

4. Оттиск печати

Печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, а также печати организаций, не имеющих права изображать государственную символику, ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством.

Согласно п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-3002 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и иных материальных ценностей, а также в случаях, специально предусмотренных нормативными правовыми актами. При этом в формах документов ставятся буквы "МП" (место печати).

Внимание

Под печатью понимается устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Клише, в свою очередь, представляет собой элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати. Под оттиском печати понимается изображение клише печати на бумаге.

В клише печати включаются необходимые сведения, позволяющие идентифицировать автора документа. Как правило, юридическое лицо самостоятельно определяет, какая информация будет содержаться на оттиске печати.

Жесткие требования установлены только для гербовых печатей. На федеральном уровне состав информации на клише печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и порядок изготовления печатей устанавливается ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", вступившим в силу с 01.01.2003. Право на использование гербовой печати установлено Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации", в ст. 4 которого определено: "Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями".

Требования к изготовлению печатей с гербами субъектов устанавливаются законами и нормативными правовыми актами субъектов РФ.

Оттиск печати проставляется с захватом части слова, обозначающего должность.

Ошибка

Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Проставление оттиска печати таким образом является ошибкой.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. В нем должны проявляться имеющиеся на печати обязательные и дополнительные элементы защиты.

Совет

Работодателю желательно утвердить перечень документов, которые заверяются печатью организации. В этот перечень целесообразно включить следующие кадровые документы (некоторые из них имеют отметку "МП" на типовых или унифицированных формах):

  • трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной ответственности;

  • командировочные удостоверения;

  • документы, содержащие персональные данные работника, которые подлежат передаче третьим лицам с согласия работника (характеристика, справка о работе в организации и др.);

  • справки с места работы, выдаваемые работнику;

  • служебные удостоверения;

  • копии и выписки из документов по личному составу, предназначенные для передачи работникам (гражданам), направления в другие организации, органы государственной власти;

  • иные документы, требующие особого удостоверения их подлинности.

Также в этот перечень обязательно включается трудовая книжка.

5. Отметка о заверении копии

Этот реквизит проставляется на копиях документа с целью удостоверения содержащихся в них сведений подлиннику, и тем самым, придания им юридической силы.

Обязанность работодателя выдавать работникам копии документов, касающихся их прав, была установлена еще в 80-х годах двадцатого века. Так, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" установлено, что организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан, в том числе работников этой организации. Копии документов выдаются на бланках организаций.

Общими требованиями к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33, предусматривалось, что организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации. Единственное исключение сделано в отношении документов, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав. Организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями при формировании личных дел работников, а также в иных случаях — для решения соответствующих вопросов. В данном случае повторено требование вышеназванного Указа, согласно коорому организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий других организаций воспроизводились реквизиты этих бланков.

Трудовой кодекс РФ предусматривает обязанность работодателя подготовить по требованию (письменному заявлению) работника:

  • копии документов, связанных с работой (приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении) - ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ;

  • копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом, - ч. 1 ст. 89 ТК РФ;

  • копии документов, необходимых работнику для предъявления по месту работы по совместительству, в соответствии со ст. 283 ТК РФ.

Кроме того, изготовление копий кадровых документов может понадобиться в других случаях.

Пример

Так, согласно ст. 230 ТК РФ требуется составление копий актов о несчастных случаях на производстве.

В ситуациях, когда осуществляется учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, работодатель с проектом решения отправляет в профком копии документов, являющихся основанием для принятия соответствующего решения.

Сроки подготовки копий документов, связанных с работой, устанавливаются ТК РФ.

Пример

Так, согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ копии документов должны быть выданы работнику не позднее 3 дней со дня подачи работником заявления.

Если работник увольняется, то копии документов, связанных с работой, в силу ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ должны быть выданы работнику в день увольнения (последний день работы).

Копии документов изготавливаются не только для внешнего, но и для внутреннего пользования.

Пример

Например, целесообразность выпуска приказов по кадрам в количестве более 1 экземпляра зависит от того, какая система делопроизводства введена в организации.

Обычно, для учета кадровой операции достаточно одного подлинного экземпляра, который остается на хранение в кадровой службе. В бухгалтерию и другие структурные подразделения обычно направляются надлежаще заверенные копии этого приказа.

Если же локальными нормативными актами организации предусмотрено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинные документы, приказы по личному составу составляются в двух подлинных экземплярах. В другие подразделения (по необходимости) направляются копии.

Копия с документа может воспроизводиться:

  • рукописным способом;

  • машинописным способом;

  • средствами копировально-множительной техники.

При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа воспроизводится (перепечатывается) полностью, включая элементы бланка. При этом вместо подписи лица, подписавшего документ, пишется слово "Подпись", а вместо оттиска печати — слово "Печать" или "Оттиск печати".

Внимание

Копия (лат. copia — множество, несколько) — документ, точно воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признаки.

И копии для внешнего пользования, и копии для внутреннего пользования должны быть заверены надлежащим образом. "Надлежащее заверение" копии документа в организации означает, что ее должностные лица заверяют соответствие подготовленной копии документа подлиннику установленным способом, который подразумевает под собой проставление соответствующей отметки.

Правило

Второй и последующий экземпляры документа обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка о заверении копии, как правило, проставляется от руки ниже реквизита "Подпись" и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

Допускается заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации.

Совет

Порядок заверения копий документов печатями целесообразно закрепить в локальных нормативных актах.

6. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа.

Проставление отметки об исполнителе необходимо на отправляемых из организации служебных письмах. Отметка позволяет оперативно (напрямую) связываться с автором текста документа, поэтому позволяет ускорить ход исполнения отправленного письма в получившей его организации, если при подготовке ответа понадобится запросить дополнительную информацию, уточнить отдельные данные.

На внутренних документах отметка об исполнителе целесообразна только в крупных организациях, где подготовкой документов занято большое количество специалистов.

Отметка об исполнителе включает: инициалы и фамилию составителя документа без надписи "Исп." и номер его служебного телефона без надписей "тел.".

Пример

М.А. Ситникова

(495)123-45-67

Если документ был подготовлен несколькими исполнителями, то в отметке об исполнителе указываются только инициалы и фамилия ответственного исполнителя.

Отметка об исполнителе проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

7. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих оформлению в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Внимание

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

  • ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнителе;

  • слова "В дело";

  • номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка проставляется как на входящих, так и на внутренних документах.

Правило

Документ считается исполненным тогда, когда решены поставленные в нем вопросы, например, приказ будет считаться исполненным, если выполнено поручение, данное руководителем организации, письмо — если дан ответ корреспонденту.

Отметка содержит информацию двух видов: что было сделано в ходе исполнения документа; кто и когда "списал" документ в дело в соответствии с номенклатурой дел организации. Первый вид информации не требуется указывать при списании в дело внутренних документов (приказов, протоколов, докладных записок, заявлений работников и др.), так как действия исполнителей при работе с этими документами должны соответствовать содержащимся в них заданиям, а выполнение этих заданий и будет результатом исполнения документа. Поэтому на внутренних документах отметка об исполнении имеет краткую форму, включая лишь слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения организации, в котором исполнен документ; дату списания документа в дело.

Пример

В дело № 04-08

Мирончикова 30.11.2010

На исполненных поступивших письмах отметка должна, как правило, иметь полную форму, включая краткие сведения о результатах исполнения, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа — ссылку на его дату и номер.

Пример

Отправлен ответ

от 30.11.2010 № 04-10/657

В дело № 04-09

Мирончикова 30.11.2010

Правило

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Если в организации надлежащим образом ведется контроль за исполнением поручений, то после проставления в документе этого реквизита, в журнале (книге, карточке) контроля исполнения поручений и документов делается соответствующая отметка о снятии документа с контроля.

8. Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят:

  • наименование организации-получателя документа,

  • место для даты поступления,

  • место для регистрационного индекса.

При отсутствии такого штампа от руки пишутся регистрационный номер и дата поступления документа.

Пример

Вх. № 1135/04-10

от 30.11.2010

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

9. Идентификатор электронной копии документа

Этот реквизит предназначен для поиска файла, из которого печатался документ, и представляет собой отметку, чаще всего, оформляемую в виде колонтитула.

Реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит:

  • наименование файла на машинном носителе;

  • дату создания документа;

  • иные поисковые данные, устанавливаемые в организации, например, место создания документа, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.

На внутренних и исходящих документах эта отметка проставляется в момент подготовки документа на компьютере, на входящих документах отметку проставляет сотрудник, вносящий сведения о документах в компьютер.

Экспертная группа журнала "Справочник кадровика"

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль