Документы кадровой службы

19

Кадровое делопроизводство — это специальная система делопроизводства и каждому, кто работает с кадровыми документами, необходимо знать правила работы.

Трудовое законодательство в определенных случаях прямо предусматривает оформление документов, которые создаются по различным вопросам трудовых отношений.

Иногда правила оформления таких документов предусмотрены достаточно подробно в самом законе.

Пример

Например, ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ содержит правило о том, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

В других ситуациях оформление письменных документов предусмотрено законом, а вот о правилах их составления ничего не говорится.

Пример

Так, статья 72 ТК РФ предусматривает только, что соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Существуют и такие ситуации, в которых закон прямо не предусматривает создание каких-либо документов, однако на практике они создаются.

Создают документы, оформляющие трудовые отношения, как правило, работники кадровой службы. Некоторые документы (например, штатное расписание) разрабатываются другими специалистами организации, но используются в работе кадровой службы.

Документация кадровых служб включает большое количество видов и разновидностей документов, относящихся к разным унифицированным системам управленческой документации.

Пример

Так, кадровая служба оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении отсутствующих работников; документирует аттестацию персонала; подготавливает документы, связанные с изменением режима рабочего времени; оформляет перенесение отпусков; ведет регистрацию документов в учетных формах и т.д.

Совокупность этих документов можно разделить на две существенно отличающиеся по назначению группы:

  1. Документы, связанные с процедурами управления персоналом (аналитические справки, планы, тесты, анкеты, документация по оценке, мотивации персонала).

  2. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации.

К обязательным документам кадровой службы относятся документы второй группы. В ТК РФ названы виды документов, которые должны оформляться организацией в установленном порядке. К таким документам относятся:

Таким образом, систему документов кадровой службы составляют следующие документы:

Подготовка любого документа всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа — придание документу юридической силы.

Практика показывает, что далеко не каждый созданный бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий с документами, тем более с документами по личному составу, имеющими длительные сроки хранения, должен хорошо знать правила оформления документов.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль