Выдача трудовой книжки, если сотрудник не работает

37

В соответствии с ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.

Однако в некоторых случаях это сделать невозможно в связи с отсутствием работника на работе в день прекращения трудового договора. В таких ситуациях, чтобы освободиться от ответственности за задержку трудовой книжки, а также за ненадлежащее хранение трудовой книжки уволенного работника, работодателю следует выполнить следующие действия.

В первую очередь необходимо документально зафиксировать факт отсутствия работника на работе в день прекращения трудового договора.

Получение работником трудовой книжки (и вкладыша в нее, если он был оформлен) при увольнении фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Шаблон Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихшаблон). Для этого форма Книги учета предусматривает графу 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки".

В случае, когда трудовая книжка не была вручена работнику в день увольнения в связи с тем, что он в этот день по каким-то причинам не работал, этот факт необходимо зафиксировать в графе 12 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример оформления Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при отсутствии работника на работе в день прекращения трудового договорапример).

В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием на работе, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.

Обратите внимание, что со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Шаг1 Составляем проект уведомления о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку (Шаблон уведомления о необходимости получить трудовую книжкушаблон, Пример уведомления о необходимости получить трудовую книжку при отсутствии работника на работе в день прекращения трудового договорапример) оформляется на бланке письма. В таком уведомлении следует указать обстоятельства, в которых трудовая книжка не была получена работником при увольнении, а также все условия ее получения, в том числе и возможность отправки ее по почте по просьбе бывшего работника и по указанному им адресу.

Шаг2 Подписываем проект уведомления о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

Шаг3 Регистрируем уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку является письмом и должно быть зарегистрировано специальной регистрационной форме, например, в Журнале регистрации исходящих документов (Шаблон Журнала регистрации исходящих документовшаблон, Пример регистрации уведомления о необходимости получить трудовую книжку в Журнале регистрации исходящих документовпример).

Шаг4 Направляем работнику уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку направляется работнику по адресу его проживания (пребывания). Целесообразно направлять такое уведомление письмом с уведомлением о вручении.

О направлении уведомления работнику желательно сделать записи в Журнале регистрации исходящих документов и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг5 Направляем копию уведомления в дело

Копия исходящего документа остается на хранение у работодателя и оформляется в ответствующее дело.

Невостребованная трудовая книжка хранится у работодателя в соответствии с общими правилами хранения этого документа.

В будущем, если работник изъявит такое желание, трудовая книжка может быть направлена ему по почте по указанному им адресу. Также работник может обратиться к работодателю с просьбой о выдаче ему трудовой книжки, которую он не получил в день увольнения.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль