Правила составления и выдачи справки о заработной плате

18

Орлова Е.В.

директор департамента внутреннего аудита ООО "Комо"

Особое место среди документов кадровой службы занимают справки с места работы, в частности справки о заработной плате. Можно выделить три вида таких документов:

1) справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ);

2) справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования РФ не начислялись (далее – Справка о зарплате);

3) справка о среднем заработке для назначения пособия по безработице (далее – Справка о среднем заработке).

Рассмотрим подробно порядок оформления и выдачи каждой из этих справок.

Справка о доходах физического лица

Форма справки о доходах физического лица (2-НДФЛ) утверждена приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников".

Такая справка выдается организацией – налоговым агентом в следующих случаях:

1) при невозможности удержать налог на доходы физических лиц (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ; далее - НК РФ).

В этом случае заявление работника не требуется. В заголовке справки в поле "Признак" проставляется код "2" и указываются только сумма дохода, с которой налог на доходы физических лиц не удержан, и сумма неудержанного НДФЛ. Справка с признаком "2" предоставляется физическому лицу не позднее первого месяца с даты окончания календарного года (не позднее 31 января следующего года). По сути, такая справка – это извещение о невозможности удержать НДФЛ. Она необходимо работнику, поскольку в этой ситуации ему придется самому заплатить неудержанный налог, а для этого понадобится заполнить налоговую декларацию по НДФЛ и показать сумму полученного дохода и неудержанного налога;

2) по письменному заявлению работника (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В такой справке перечисляются все доходы и НДФЛ, а также суммы предоставленных стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов.

Внимание

Трудовым законодательством не предусмотрена обязанность выдачи работнику справки по форме 2-НДФЛ, однако обязательность ее выдачи установлена налоговым законодательством, поскольку, по смыслу п. 3 ст. 230 НК РФ работодатели, как налоговые агенты, обязуются выдавать работникам по их заявлениям справки о доходах и удержанных суммах налога по установленной форме.

Работнику всегда предоставляется подлинный экземпляр справки, не смотря на то, что в некоторых ситуациях ему может понадобиться сразу несколько оригиналов. Справку 2-НДФЛ рекомендуется выдавать не позднее трех рабочих дней с момента обращения за ней работника.

Справка о зарплате

Этот документ необходим для расчета пособий по социальному страхованию (п. 3 ч. 2 ст. 4.1, ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством"; далее – Закон № 255-ФЗ).

Предусмотрены две ситуации, в которых выдается справка о сумме зарплаты:

- при увольнении сотрудника в последний день работы;

- после прекращения работы, на основании письменного заявления застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Предусмотрены несколько правил оформления справки о зарплате:

1. Документ заполняется от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) или с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки).

2. Подчистки и исправления не допускаются.

3. Справка подписывается руководителем организации (руководителем обособленного структурного подразделения) и главным бухгалтером.

4. Подписи не должны закрываться печатью.

5. Заполненная справка удостоверяется печатью организации, которая проставляется в отведенном месте ("Место печати страхователя") в нижнем левом углу справки.

Отметим, что обязанность организаций иметь круглую печать отменена. Ее использование необходимо только в случаях, установленных федеральным законодательством.

В связи с чем полагаем возможным заверять данный документ любой другой печатью, содержащей соответствующую информацию, с помощью которой можно идентифицировать организацию и подтвердить факт работы сотрудника у данного работодателя.

Правило

Справка о зарплате составляется на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя.

Заполняя документ, необходимо помнить, что в нем указывается сумма выплат работнику:

- за текущий год по день увольнения;

- за время работы в организации в течение двух календарных лет, предшествующих году увольнения или году обращения за справкой.

При этом учитываются только выплаты, на которые начисляются страховые взносы в ФСС России на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Согласно ч. 1 ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, выдаваемых ими застрахованному лицу и необходимых для назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Если орган ФСС России выявит, что в справке указаны недостоверные сведения о зарплате и пособие работнику было выплачено в повышенном размере, ФСС России сможет взыскать причиненный организацией ущерб.

Справка о среднем заработке

После увольнения или спустя какое-то время гражданин может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице.

Для постановки на учет такой работник должен представить, в том числе, справку о среднем заработке за последние три месяца.

Справку о среднем заработке работодатель должен выдать работнику в день увольнения или не позднее трех рабочих дней после обращения экс-сотрудника (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Форма справки нормативными актами на федеральном уровне не утверждена, поэтому работодатель может заполнить ее по форме, установленной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости.

Если же образец заполнения справки не установлен и на региональном уровне, она может быть составлена в произвольной форме с указанием сведений о среднем заработке.

Обратите внимание: порядок исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости утвержден постановлением Минтруда России от 12.08.2003 № 62. Ответственность за достоверность сведений о заработке и периодах оплачиваемой работы, указанных в справке, несут руководитель и главный бухгалтер организации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль