Статья 68. Оформление приема на работу

35

Андреева В.И.

канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

Трудовые отношения, возникшие на основании заключенного трудового договора, должны быть оформлены в установленном порядке. Под оформлением понимается создание и заполнение предусмотренных нормативными правовыми актами документов: приказа о приеме на работу, трудовой книжки, личной карточки работника, табеля учета рабочего времени.

Приказ о приеме на работу издается работодателем только после подписания сторонами трудового договора. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

С 1 января 2013 г. согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации должны самостоятельно утвердить формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, за исключением организаций государственного сектора (для них такие формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации). При разработке указанных форм работодатели могут брать за основу применяемые ранее унифицированные формы, предусмотренные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", изменив их содержание с учетом специфики организации и ее потребностей, либо утвердить их в неизменном виде. Хотелось бы посоветовать практикам подойти к разработке новых форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты с позиций разумности, рациональности и целесообразности. Безусловно, не следует "изобретать велосипед", полностью отвергнув формы привычных документов, во многом оправдавших себя многолетним опытом применения. Но и полностью сохранять старые формы, добавив к ним лишь новый гриф утверждения, тоже нежелательно. Необходимо вдумчиво проанализировать каждую форму, оценить ее содержательную часть, оформляющие реквизиты, порядок подготовки, в том числе согласования, и максимально приблизить документ как к нормам ТК РФ, так и к специфике вашей организации. В случае, если работодатель утвердил и продолжает применять унифицированные формы, то при приеме на работу оформляется приказ по форме № Т-1 (шаблон) ( при приеме на работу нескольких работников – по форме № Т-1а (Шаблон приказа о приеме работников на работушаблон).

Рассмотрим порядок оформления приема на работу на примере указанных унифицированных форм.

Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Как и другие приказы по личному составу, данный приказ регистрируется в установленной работодателем учетной форме. Для правильной организации регистрации кадровых приказов необходимо учитывать, что эти приказы имеют разные сроки хранения и требуют раздельной регистрации в зависимости от срока хранения.

Согласно пункту "б" ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, приказы по личному составу имеют следующие сроки хранения:

приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении, аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов), изменении фамилии, поощрении, награждении, оплате труда, обо всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, по уходу за ребенком, без сохранения содержания (заработной платы), дежурствах по профилю основной деятельности, длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК;

приказы о дисциплинарных взысканиях; ежегодных оплачиваемых отпусках; отпусках в связи с обучением; дежурствах; краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 лет.

Приказы по личному составу с разными сроками хранения должны регистрироваться в разных учетных формах, иметь различные регистрационные индексы (номера) и подшиваться в отдельные дела. Единые правила индексации (нумерации) кадровых приказов при их регистрации не установлены нормативными актами, поэтому работодатель разрабатывает систему индексации приказов по своему усмотрению.

Приказы регистрируются в пределах календарного года. В сложившейся практике применяется метод буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу: к порядковому номеру приказа с начала календарного года добавляется буквенное обозначение, например 1-к, 1 л/с (в отличие от цифровой индексации приказов по основой деятельности, когда используется простая порядковая нумерация: 1, 2, 3, 4, 5…).

При небольшом количестве приказов достаточно разделить их на две группы в зависимости от срока хранения (75 л. и 5 л.) и вести два дела с кадровыми приказами и две регистрационные книги, в каждой из которых будет своя система буквенно-цифровой индексации. В крупных организациях с большими массивами кадровых приказов целесообразно выделить несколько групп приказов по однородной тематике и разработать систему их индексации, например: приказы с добавлением буквы "к"– о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение), с буквами "км"– о командировании работников, "о"– о предоставлении отпусков, "п"– о поощрении, "в"– о наложении дисциплинарных взысканий и т. д.

Формы регистрационных книг (журналов), разделенные по срокам хранения приказов, а при необходимости и по тематике, устанавливаются самим работодателем (Шаблон Журнала регистрации приказов по личному составушаблон).

Дополнительно в книгу регистрации приказов можно включить графу "Отметка о выдаче копии приказа работнику"в связи с нормой ч. 2 ст. 68Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) о том, что по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа о приеме на работу (о порядке заверения копий документов см. ст. 62 ТК РФ и комментарий к ней).

После издания приказа о приеме на работу вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника (о заполнении титульного листа трудовой книжки, оформляемой впервые, см. ст. 65 ТК РФ и комментарий к ней). По соглашению между работодателем и дистанционным работником сведения о дистанционной работе в трудовую книжку могут не вноситься (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

При заполнении раздела трудовой книжки "Сведения о работе"не допускаются какие-либо сокращения слов (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция), утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69), например:

неправильно

правильно

пр.

приказ

расп.

распоряжение

пер.

переведен

подп.

подпункт

п.

пункт

ч. 1

часть первая

ТК РФ

Трудовой кодекс Российской Федерации

Записи в трудовой книжке должны производиться аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Поскольку записи вносятся в трудовую книжку от руки, недопустимо писать их неразборчивым почерком, а также подчищать, жирно обводить, исправлять с помощью корректурных средств допущенные в записях ошибки.

При внесении в трудовую книжку записи о приеме работника на работу, прежде всего, надо учесть: трудовая книжка заполняется впервые или ее заполнение продолжается после поступления владельца книжки на новое место работы.

При заполнении раздела трудовой книжки "Сведения о работе" впервые необходимо обратить внимание на следующие замечания:

1) если до поступления на работу впервые работник проходил военную службу, а также службу в органах внутренних дел, в Государственной противопожарной службе МЧС России, в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, то при первичном заполнении раздела трудовой книжки "Сведения о работе"сначала вносятся сведения о службе, а затем о приеме на работу (подпункт "а" п. 21 Правил);

2) не следует вносить в трудовую книжку часто встречающуюся в практике, но не предусмотренную ни Правилами, ни Инструкцией запись "Стажа до поступления на работу не имел".

Запись о приеме на работу вносится с соблюдением следующих правил.

Отдельной строкой в виде заголовка в графе 3 раздела "Сведения о работе"должен быть назван работодатель, с которым работник заключил трудовой договор.

1. Если работодатель – юридическое лицо, то указывается наименование организации (предприятия). Требования к реквизиту документов "Наименование организации"содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"(п. 3.8). Представляется целесообразным руководствоваться этими требованиями при внесении данного реквизита в трудовую книжку:

наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;

наименование организации должно быть указано полностью;

при наличии в учредительных документах организации сокращенного наименования оно приводится в скобках ниже полного наименования или за ним.

Если работодатель является физическим лицом – индивидуальным предпринимателем, то указываются его фамилия, имя и отчество.

2. Под заголовком – наименованием работодателя (без пропуска строки) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (без добавления 0 для номеров записей с 1 по 9).

3. В графу 2 вносится дата приема на работу т. е. дата первого дня работы, а не дата внесения записи о работе в трудовую книжку. Следует заметить, что многих начинающих кадровиков "смущает" несоответствие дат в титульном листе трудовой книжки, где ставится дата ее первичного оформления (не позднее недельного срока со дня приема на работу), и в содержательной части, где необходимо показать дату начала работы, чтобы в дальнейшем использовать эту дату, а также дату увольнения для подсчета трудового стажа. Вполне естественно, что эти даты не совпадают: дата в титульном листе трудовой книжки является более поздней по сравнению с датой в содержательной части.

4. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

У практиков часто возникают вопросы:

должны ли наименования должностей работников соответствовать тем наименованиям, которые включены в Общероссийский классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационный справочникдолжностей руководителей, специалистов и других служащих;

можно ли зафиксировать в трудовой книжке наименование должности, введенное самой организацией (нередко являющееся русскоязычной "калькой"зарубежных аналогов – супервайзер, офис-менеджер, мерчендайзер и т. п.).

Ответы на эти вопросы содержатся в ст. 57 ТК РФ: должность указывается в соответствии со штатным расписанием организации, содержание которого, в свою очередь, разрабатывается по усмотрению самой организации. И только в случаях, когда в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ или соответствующим положениям профессиональных стандартов.

В пункте 10 Правил содержится требование о точном соответствии вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа по личному составу. Это требование нередко воспринимается практиками не совсем верно: в трудовую книжку дословно переписывается весь текст приказа, за исключением сведений об оплате труда. В результате в книжке содержится информация: о сроке заключенного трудового договора; об установлении работнику испытания при приеме на работу (иногда и с указанием срока испытания); о причине отсутствия работника, для замещения которого временно принят на работу владелец данной трудовой книжки (отпуск по беременности и родам, болезнь, длительная командировка); о продолжительности работы (неполный рабочий день, неполная рабочая неделя); о характере работы (подвижной, разъездной, в пути) и т. п. Внесение подобной информации в запись о приеме на работу не предусмотрено п. 3.1 Инструкции.

Названная ошибка, очевидно, происходит от того, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжке должно точно соответствовать приказу. Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п. 3.1 Инструкции запись о приеме на работу фактически является краткой выпиской из приказа, в которой надо указать, в какое структурное подразделение и на какую должность (по какой специальности, профессии) принят работник к данному работодателю. Именно эта информация должна точно соответствовать приказу. Другие сведения из приказа по личному составу не переносятся в трудовую книжку работника.

5. В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

6. Записи о выполняемой работе вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 10 Правил).

Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести трудовые книжки работников только с 06.10.2006, является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п. 3.1 Инструкции, т. к. реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.

Пример неправильного первичного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ за-

писи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе

на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой

на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Стажа до поступления на работу не имел

 

 

 

 

 

ООО "ПЛАНЕТА"

 

01

30

07

2009

Принята бухгалтером в бухгалтерию

Приказ № 83-к от

 

 

 

 

 

29.07.2009

Пример правильного первичного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ за-

писи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе

на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой

на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью

 

 

 

 

 

"ПЛАНЕТА"(ООО "ПЛАНЕТА")

 

1

30

07

2009

Принята в бухгалтерию на должность



 

 

 

 

бухгалтера

Приказ от 29.07.2009 № 83-к

Пример первичного внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу работника, прошедшего военную службу

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ за-

писи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе

на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой

на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

1

02

02

2010

Служба в Вооруженных Силах Российской

Военный билет

 

 

 

 

Федерации с 20.11.2007 по 21.11.2009

МК № 8302718

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью

 

 

 

 

 

"ПЛАНЕТА"(ООО "ПЛАНЕТА")

 

2

02

02

2010

Принят в цех № 5 фрезеровщиком 3 разряда

Приказ от 01.02.2010 № 17-к

 

 

 

 

 



Пример первичного внесения в трудовую книжку записи о приеме работника на работу к индивидуальному предпринимателю

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ за-

писи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе

на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой

на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Индивидуальный предприниматель

 

 

 

 

 

Макарова Вера Ивановна

 

 

 

 

 

(ИП Макарова В.И.)

 

1

26

01

2010

Принята на должность бухгалтера

Приказ от 25.01.2010 № 1к

 

 

 

 

 



Ни в Правилах, ни в Инструкции не содержится указаний о порядке внесения записей о приеме работников на работу в обособленные подразделения организаций (филиалы, представительства). При наличии в организации обособленных подразделений кадровое делопроизводство может быть как централизованным, так и децентрализованным. При централизованной форме ведения кадрового делопроизводства все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по месту нахождения головной организации. Децентрализованная форма делопроизводства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях. Применение такой формы работы с кадровыми документами возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения на основании доверенности осуществляет права и обязанности работодателя в трудовых отношениях с работниками данного подразделения.

Независимо от формы ведения делопроизводства, при внесении в трудовые книжки записей о приеме на работу в обособленное подразделение в графе 3 раздела "Сведения о работе" должно быть указано наименование этого подразделения (либо в самой записи о приеме на работу, либо при указании наименования организации).

Пример внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу в обособленное подразделение организации

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ за-

писи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе

на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой

на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью

 

 

 

 

 

"РИТМ"(ООО "РИТМ")

 

8

18

05

2010

Принята в Рязанский филиал в отдел продаж



 

 

 

 

на должность менеджера

Приказ от 17.05.2010 № 42-к

Пример внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу в обособленное подразделение организации

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ за-

писи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе

на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой

на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью

 

 

 

 

 

"РИТМ"(ООО "РИТМ")

 

 

 

 

 

Рязанский филиал

 

8

18

05

2010

Принята в отдел продаж на должность



 

 

 

 

менеджера

Приказ от 17.05.2010 № 42-к

При фактическом допущении работника к работе с последующим оформлением трудового договора в письменной форме дата издания приказа о приеме на работу будет позже даты фактического начала работы, что найдет отражение и в записи о приеме на работу, внесенной в трудовую книжку.

Пример внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу при фактическом допущении работника к работе

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ за-

писи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе

на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой

на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью

 

 

 

 

 

"КОНТАКТ"(ООО "КОНТАКТ")

 

12

31

05

2010

Принята в секретариат на должность

Приказ от 02.06.2010 № 51-к

 

 

 

 

секретаря



Внесенная в трудовую книжку запись о приеме на работу дублируется в личной карточке работника. Рассмотрим порядок заполнения личной карточки работника при приеме на работу на примере унифицированной формы № Т-2.

Личная карточка работника (форма № Т-2) (Шаблон Личной карточки работникашаблон) заполняется кадровой службой (а не поступающим на работу) на всех работников, принятых на работу по трудовому договору, включая лиц, работающих по совместительству (в том числе по внутреннему совместительству).

Сведения в карточку вносятся в соответствии с данными из личных документов работника и документов, созданных в организации. К таким документам относятся:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника;

трудовая книжка или иной документ, подтверждающий трудовой стаж;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документы об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

трудовой договор, заключенный с работником;

приказ о приеме на работу.

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка"раздела 1 указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, дающий право на надбавку за выслугу лет) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Непрерывный стаж не учитывается с 01.01.2007 (см. определение Конституционного Суда РФ от 02.03.2006 № 16-о "По жалобе гражданина Корнилова Владимира Петровича на нарушение его конституционных прав Положениями Указа Президента Российской Федерации от 15 марта 2000 года № 508 “О размере пособия по временной нетрудоспособности”, Правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, Основных условий обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию и Положения о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию").

Документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;

удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 "Категория запаса"на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 "Состав (профиль)"– заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский"или "солдаты", "матросы"и т. п.);

п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС"– записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101"или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");

п. 5 "Категория годности к военной службе"– записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

в п. 7 "Состоит на воинском учете"заполняется (простым карандашом):

строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС"и п. 7 "Состоит на воинском учете"не заполняются;

п. 2 "Воинское звание"– делается запись "подлежит призыву";

п. 5 "Категория годности к военной службе"– записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту"или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе III "Прием на работу, переводы на другую работу" в графе 6 содержащейся здесь таблицы работник ставит подпись, ознакомившись с каждой записью, внесенной на основании приказа о приеме на работу и приказа о переводе на другую работу.

Пример внесения в личную карточку работника записи о приеме на работу

3-я страница формы № Т-2

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия), разряд, класс

(категория) квалификации

Тарифная ставка (оклад),

надбавка, руб.

Основание

Личная подпись владельца трудовой книжки

1

2

3

4

5

6

06.03.2010

бухгалтерия

бухгалтер

Оклад 25 000

приказ от

Смирнова

 

 

 

надбавка 3000

05.03.2010

 

 

 

 

 

№ 42-к

 

Ознакомившись с записью в трудовой книжке о приеме на работу, работник расписывается в графе 6 третьего раздела личной карточки.

В разделе "Отпуск"ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения"заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Личная карточка работника заполняется в одном экземпляре, как от руки, так и в электронном виде, однако необходимость простановки в карточке подписей специалиста кадровой службы и работника, требует наличия карточки на бумажном носителе. Карточка должна быть заполнена без ошибок и неоговоренных исправлений.

Обязательными для заполнения являются зоны кодирования, коды в которых проставляются по соответствующим общероссийским классификаторам: предприятий и организаций (ОКПО), объектов административно-территориального деления (ОКАТО), информации о населении (ОКИН), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

В дальнейшем при изменении сведений о работнике в личную карточку (форма № Т-2) вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Способ внесения в карточку изменений специально не оговорен, поэтому в практике принято действовать по аналогии с трудовой книжкой, например: зачеркнуть одной чертой бывшую фамилию, написать рядом новую, сделать краткую отметку о внесении изменения и заверить ее подписью работника кадровой службы.

Для государственных и муниципальных служащих предусмотрена специальная форма личной карточки № Т-2 ГС (МС) (Шаблон Личной карточка государственного (муниципального) служащегошаблон).

Для научных и научно-педагогических работников оформляется учетная карточка формы № Т-4. Данная форма применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Карточка заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

В пункте 4 "Послевузовское профессиональное образование"указывается наименование организации, в которой была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего диплома.

Пункт 5 "Ученая степень"заполняется на основании представленных дипломов, включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников.

В пункте 6 "Ученое звание"сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности, доцента и профессора по кафедре, заполняются на основании аттестата о присвоении ученого звания доцента или ученого звания профессора.

Следует отметить, что в соответствии с постановлением Правительства РФ от 10.12.2013 № 1139 "О порядке присвоения ученых званий" присвоенное ранее ученое звание старшего научного сотрудника, доцента по кафедре соответствует ученому званию доцента, ученое звание профессора по кафедре - ученому званию профессора.

Ученые звания могут быть присвоены лицам, которые осуществляют педагогическую и научную (научно-исследовательскую) деятельность в организациях, обладают высоким педагогическим мастерством, имеют глубокие профессиональные знания и научные достижения, а также отвечают требованиям к лицам, претендующим на присвоение им ученых званий

На каждого такого сотрудника ведется также личная карточка работника (форма № Т-2) (Шаблон Личной карточки работникашаблон).

Большинство работодателей оформляют на работников личные дела, несмотря на то что данный вид дел не предусмотрен нормативными правовыми актами (за исключением личных дел государственных гражданских служащих).

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т. п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела:

внутренняя опись документов дела (Шаблон внутренней описи документов личного делашаблон);

дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете) (Шаблон дополнения к личному листку по учету кадровшаблон);

личный листок по учету кадров (анкета) (Шаблон Личного листка по учету кадровшаблон);

автобиография;

копии документов об образовании и (или) о квалификации;

копия документа (или выписка из него) о назначении (избрании) на должность (в предусмотренных законом случаях);

копии иных документов, предусмотренных при приеме на работу отдельных категорий работников (например, список научных трудов и изобретений для научных сотрудников и преподавателей образовательных организаций, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

предоставленные работником документы, характеризующие его трудовую деятельность (характеристики, рекомендательные письма и т. п.);

трудовой договор, заключенный с работником;

копия приказа о приеме на работу.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

подтверждающие изменение биографических данных работника (например, копия свидетельства о заключении брака);

характеризующие деловые и личные качества работника: аттестационные листы, представления о поощрении, отзывы, характеристики и др.

В практике работы многих организаций принято включать в состав личного дела копии приказов или выписки из них о переводах на другую работу, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилии и др. Однако вся эта информация содержится в "Дополнении к личному листку по учету кадров"("Дополнении к анкете"). В связи с этим не обязательно включать названные документы в состав личного дела.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Работники кадровых служб, на которых возложено ведение личных дел, обязаны постоянно следить за состоянием личных дел и своевременно вносить изменения в учетные данные работника. Не следует вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров, требовать от работника повторного заполнения личного листка и написания автобиографии в целях обновления личного дела. Все изменения в учетных данных работника отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров (дополнении к анкете).

Документы личного дела помещаются в скоросшиватель, на котором заранее проставляется присвоенный делу порядковый номер (под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел). После увольнения работника его личное дело извлекается из данной папки, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение. В освободившуюся обложку под тем же номером помещается личное дело нового работника.

При таком порядке текущего хранения личных дел работников необходимо вести вспомогательную алфавитную картотеку личных дел для их быстрого поиска. Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает: фамилию, имя, отчество работника, номер личного дела, дату его заведения, другие справочные данные.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге (журнале) учета личных дел, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование, а также высылаться по запросам в порядке, установленном инструкцией по кадровому делопроизводству и положением о персональных данных работников.

При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя организации работник кадровой службы обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело. В контрольной карточке указываются: номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника, на которого оно заведено, дата выдачи личного дела, кому выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела в кадровую службу. Для высланных дел указывается: дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела.

Личные дела работников хранятся отдельно от их трудовых книжек. Хранить личные дела рекомендуется в несгораемых сейфах, располагая папки по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивного законодательства и хранятся в архиве организации по алфавиту фамилий.

Ежегодно должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется акт. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации.

Поступающий на работу должен быть ознакомлен с действующими у работодателя локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Очевидно, что с трудовой деятельностью каждого работника связаны: правила внутреннего трудового распорядка; документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников; положение об оплате труда; правила и инструкции по охране труда.

Другие локальные нормативные акты могут быть приняты работодателем для отражения особенностей условий труда, режима рабочего времени, характера работы и т. п. (см. ст. 8 ТК РФ и комментарий к ней). С такими локальными нормативными актами знакомят работников с учетом их должностей (профессий, специальностей).

При наличии у работодателя коллективного договора он должен быть доведен до сведения каждого работника.

С локальными нормативными актами поступающий на работу должен быть ознакомлен под роспись до подписания трудового договора. Личная подпись работника после ознакомления с локальными нормативными актами может быть проставлена на самом документе (в листе ознакомления, приложенном к документу), в специальном журнале (книге) ознакомления (Шаблон Журнала ознакомления с ЛНАшаблон), в отдельном документе-перечне локальных нормативных актов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью данного работника, приложенном к трудовому договору (Шаблон Перечня локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания трудового договора (приложение к трудовому договору)шаблон) и т. д., т. е. способ письменного оформления факта ознакомления работника с документами работодателя устанавливается по усмотрению последнего.

Если факт ознакомления работника с документом оформляется непосредственно на самом документе, то используется реквизит "Виза ознакомления", который включает: наименование должности (профессии), личную подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления, например:

С должностной инструкцией ознакомлена, экземпляр инструкции получила:

Инспектор по кадрам

 

Сазонова

12.04.2010

О.Е. Сазонова

При внесении изменений в действующие у работодателя локальные нормативные акты следует довести эти изменения под роспись до работников, ознакомленных с этими документами при поступлении па работу.

Дистанционные работники могут быть ознакомлены с указанными документами путем обмена электронными документами ( ч. 5 ст 312.1 ТК РФ).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль