Статья 62. Выдача копий документов, связанных с работой

34

Андреева В.И.

канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

Работодателем создается большое количество документов, отражающих трудовую деятельность работников или связанных с их работой. Копии этих документам работодатель обязан выдать по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Официальное определение заявления как вида документа дано в Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации": заявление – это просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Применительно к трудовым отношениям заявление можно определить как волеизъявление работника, направленное на реализацию его трудовых прав и оформленное в письменном виде.

Заявление работника оформляется в произвольной форме, как правило, от руки. Составление заявления именно таким способом является традицией (никаким нормативным правовым актом не запрещено составлять личные заявления с помощью технических средств). Не допускается требовать, чтобы работник переписал заявление, если оно составлено "не по форме" или при его написании работником были допущены грамматические и орфографические ошибки.

Заявление содержит следующие реквизиты:

данные об адресате – работодателе и его представителе: наименование должности руководителя организации или иного уполномоченного лица, включающее наименование организации; инициалы и фамилия руководителя иного уполномоченного лица (указываются в дательном падеже);

данные об авторе заявления (работнике): фамилия, имя, отчество заявителя (в родительном падеже, без предлога "от");

наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);

текст (основная часть документа, содержащая просьбу работника);

дата составления заявления;

подпись заявителя (собственноручная роспись с расшифровкой – инициалы и фамилия).

Следует обратить внимание на то, что заявление работника недействительно без его личной подписи (поэтому не может быть, например, заменено телеграммой, присланной работником).

Расположение реквизитов на заявлении официально не установлено и в практике встречается в двух вариантах:

–первый вариант – традиционный (Шаблон заявления работникашаблон);

–второй вариант – с использованием бланка, разработанного в организации (Шаблон заявления работника на бланкешаблон).

Заявления, поступающие от работников организации, регистрируются в день их поступления для передачи руководителю организации. Заявления регистрируются в книге (журнале) регистрации, форма которой устанавливается самим работодателем, например в Журнале регистрации заявлений работников (Шаблон Журнала регистрации заявлений работниковшаблон).

После регистрации заявление передается руководителю организации для решения вопроса по существу. Руководитель организации проставляет на заявлении резолюцию, содержащую принятое им решение. На заявлениях, написанных в традиционной форме, резолюция проставляется, как правило, в левом верхнем углу документа, на заявлениях, составленных с использованием бланка организации, – в правом верхнем углу документа, между реквизитами "Адресат" и "Текст".

В резолюции фиксируется решение, принятое по существу заявленной работником просьбы. Просьбу работника о выдаче ему копий документов, связанных с его работой, работодатель обязан удовлетворить.

В резолюции должен быть назван работник, ответственный за выполнение поручения руководителя организации (работник кадровой службы). Получив указание руководителя, работник кадровой службы должен в установленный срок подготовить копии требующихся документов, заверить их надлежащим образом и выдать работнику.

Чаще всего работникам требуются различные справки с места работы: о стаже работы, о заработной плате, о страховых взносах и др., а также выписки из трудовой книжки и копии приказов по личному составу. Работники могут запросить и копии актов о нарушении дисциплины труда, и копии локальных нормативных актов, выписки из таких документов, как штатное расписание, протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания комиссии по сокращению штатов и др.

Изготовленный с помощью копировальной техники документ требует удостоверения его соответствия подлиннику (оригиналу). Названная процедура оформляется посредством проставления на копии документа отметки о заверении копии, требования к которой содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Отметка проставляется, как правило, от руки ниже реквизита "Подпись" и включает:

слово "Верно";

наименование должности лица, заверившего копию;

его личную подпись;

расшифровку личной подписи;

дату заверения копии, например:

Верно

Инспектор по кадрам

07.06.2011

Иванова

О.М. Иванова

При выдаче копии работнику ее дополнительно удостоверяют печатью, вид которой определяется по усмотрению организации (печать организации или печать структурного подразделения).

Если работнику требуется копия только части документа, то оформляется выписка из него. В выписку включается заголовочная часть документа (т. е. все его реквизиты до текста), оформляющая часть документа (т. е. все его реквизиты после текста) и часть текста документа, требующаяся работнику.

Слово "выписка" входит в наименование вида подготовленного документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА, ВЫПИСКА ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ).

Выписка заверяется так же, как и копия документа.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль