Копии документов: когда и кому они необходимы

167
Каждому кадровику приходится заверять копии документов – для выдачи работникам, акционерам/участникам, для представления в ГИТ, ИФНС, суды, прокуратуру и другие организации по месту требования. А значит, приходится расшивать папки, копировать документы, заверять их «надлежащим образом»... Как правильно заверить копии, не потратив на эту процедуру уйму времени? Поможем ответить на эти и другие вопросы.

Прежде всего давайте разберемся с понятиями, которые потребуются нам для правильной организации копирования кадровых документов. Эти понятия приведены в пп. 2.1.26, 2.1.28, 2.1.29, 2.1.30, 2.1.39, 2.1.50 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 (см. таблицу).

На основании определений, данных в пп. 2.1.29 и 2.1.30 ГОСТ Р 5114198, можно сделать следующий вывод: лицу, запрашивающему документы для подтверждения того или иного факта, организация должна предоставить не просто копию документа, а заверенную копию, так как только в случае заверения она получает юридическую силу.

Выдача копий документов: вопрос из практики

Сотрудник обратился в отдел кадров с просьбой выдать ему копию трудовой книжки для представления в банк с целью получения кредита. Я сделала копию трудовой, на первой странице поставила печать организации. Банк ее не принял, сославшись на то, что копия не заверена. Теперь сотрудник предъявляет претензии, а я не могу понять, что не так.

Ситуация как нельзя лучше иллюстрирует тот, увы, достаточно очевидный тезис, что копия документа, выданная для представления по требованию, должна быть заверена надлежащим образом. Требования банка в данном случае правомерны, а вот работник кадровой службы необходимые действия как раз и не выполнил. Подробнее о правилах заверения документов мы поговорим ниже.

Процедура заверения подтверждает соответствие копии документа подлиннику. Посмотрим, когда могут понадобиться заверенные копии.

Копии документов: кому они необходимы

Заверенные документы выдаются кадровиками компании по запросу или требованию следующих категорий лиц.

Категория 1. Работники организации

На основании письменного заявления сотрудника в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работодатель должен безвозмездно предоставить надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой конкретного сотрудника и затрагивающих его права.

В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) к ним относятся: копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др. Перечень, установленный ТК РФ, является открытым, он может быть дополнен копиями документов, затрагивающих права работника: любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (ч. 1 ст. 89 ТК РФ); документов о страховых взносах на дополнительное пенсионное страхование; индивидуальных сведений о работнике и его трудовом стаже в ПФР и т. д.

Данная обязанность работодателя установлена трудовым законодательством, федеральными законами, регулирующими пенсионное обеспечение и индивидуальный (персонифицированный) учет в системе пенсионного страхования, а также судебной практикой.

Предоставление копий документов: вопрос из практики

Работник, уволенный за дисциплинарный проступок, написал заявление о выдаче ему копии приказа о прекращении трудовых отношений для представления в суд. Работодатель ответил отказом. Что ему грозит в этой ситуации?

Действия работодателя неправомерны. Выдача копий документов, относящихся к трудовой деятельности работника, по его письменному заявлению – обязанность, неисполнение которой может быть расценено как нарушение законодательства о труде (ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ) и повлечь:

  • для компании – штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • для должностных лиц – штраф в размере от 1000 до 5000 руб.

В дальнейшем работодатель все равно должен будет выдать работнику копию приказа, но уже по запросу суда.

Категория 2. Должностные лица органа государственного, в т. ч. ГИТ, и муниципального контроля (надзора) при проведении ими документарных проверок.

Если в процессе документарной проверки, проводимой по месту нахождения органа государственного или муниципального контроля (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; далее – Закон № 294-ФЗ), контролирующий орган сочтет, что имеющихся документов недостаточно для проведения проверки, в адрес работодателя может быть направлен мотивированный запрос о предоставлении дополнительной информации.

К такому запросу должна быть приложена заверенная печатью копия распоряжения (приказа) руководителя органа государственного или муниципального контроля либо его заместителя о проведении документарной проверки (ч. 4 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

Работодатель обязан в течение 10 рабочих дней направить проверяющим указанные в запросе документы (ч. 5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ). Причем это могут быть как копии, так и документы в электронном виде (ч. 6 ст. 11 Закона № 294-ФЗ). Порядок представления последних определен постановлением Правительства РФ от 07.07.2011 № 553 «О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов».

Запрашиваемые в этом случае документы должны являться объектом или относиться к предмету проверки. Оригиналы проверяющие истребовать не вправе (п. 3 ст. 15 Закона № 294-ФЗ).

Копии документов: практический пример

При проведении комплексной документарной проверки инспектор ГИТ затребовал у работодателя копию должностной инструкции кассира (п. 1.6 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П) для проверки обоснованности привлечения этого работника к ответственности, а также копии путевого листа водителя и табеля учета рабочего времени для сравнения этих документов (приезд-отъезд и продолжительность работы) и определения причитающегося сотруднику вознаграждения.

За отказ представить проверяющим запрашиваемые документы или их несвоевременное представление ст. 19.7 КоАП РФ установлен административный штраф: Обратите внимание

 • для организации – от 3000 до 5000 руб.;

• для должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Категория 3. Инспекторы ИФНС (ст. 88, 93 Налогового кодекса РФ).

Представляемые в налоговую инспекцию документы прежде всего запрашивают у бухгалтерии. Однако в ходе камеральной проверки и у работников кадровой службы могут потребовать копии следующих документов:

Документ 1. Должностная инструкция.

Документ 2. Трудовой договор.

Документ 3. Штатное расписание.

Документ 4. Положение о структурном подразделении организации.

Копии должностных инструкций и трудовых договоров могут понадобиться для обоснования в целях налогообложения прибыли расходов на сотовую связь (письмо Минфина России от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350), затрат на работы (услуги), выполненные сторонними специалистами или организациями при наличии в штате компании подразделения или работников с аналогичными функциями, в частности на юридические услуги (письмо Минфина России от 16.07.2008 № 03-03-06/1/83).

Кроме того, в должностной инструкции может содержаться указание на разъездной характер работы и компенсацию стоимости проезда работника в целях избежания доплаты НДФЛ и страховых взносов во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон о страховых взносах), письмо Минфина России от 04.05.2006 № 03-05-0104/112, постановление ФАС Дальневосточного округа от 29.09.2010 № Ф036588/2010).

При рассмотрении заявления о заключении соглашения о ценообразовании для целей налогообложения (гл. 14.6 НК РФ) и документов к нему ФНС России может дополнительно запросить у работодателя копии штатного расписания, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций сотрудников, обеспечивающих выполнение тех или иных функций, указанных в разделе 3 Приложения № 4 к письму ФНС России от 12.01.2012 № ОА-4-13/85@ (п. 6 раздела 4 Приложения 4 к этому письму).

Истребованные документы должны представляться в виде заверенных копий. Причем нотариальное заверение таких копий не требуется, если иное не предусмотрено законодательством РФ (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Непредставление в срок документов влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ: штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (при отсутствии признаков налогового правонарушения).

Категория 4. Инспекторы из территориальных органов ПФР, ФСС России (п. 2 ст. 37 Закона о страховых взносах).

Для проверки в эти фонды достаточно представить копии, заверенные самой компанией. Требовать нотариальные копии для проверки они не вправе. Если же копия документа вызывает у сотрудников фонда сомнения, они могут попросить для ознакомления подлинник, но изымать его не вправе (п. 4 ст. 37 Закона о страховых взносах).

От кадровика могут потребовать представить копии должностной инструкции и трудового договора для обоснования в целях исчисления базы по страховым взносам доплат сотруднику, временно исполнявшему обязанно сти другого работника (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897).

Категория 5. Акционеры (участники) общества, имеющие право доступа к документам о деятельности общества.

Кадровик в пределах своей компетенции должен выдать им копии внутренних документов общества, например коллективного договора, различных локальных нормативных актов и др. Основание – часть 1 ст. 89, ч. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об акционерных обществах), ч. 1, 3, 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон об обществах с ограниченной ответственностью), п. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ». Такая услуга является платной, однако ее стоимость не может превышать затраты на изготовление копий, а оказание не должно быть связано с получением обществом прибыли (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 01.04.2008 по делу № А43-6695/2007-25-208).

Категория 6. Заказчики, уполномоченные для участия в аукционе органы или операторы электронной площадки для размещения государственных и муниципальных заказов.

Основание – ч. 2 ст. 35, ч. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

У кадровика, например, могут потребовать копию приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым означенное лицо получает право действовать от имени участника размещения заказа без доверенности, т. е. на руководителя организации. 

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль