PRO-персонал

Копии документов: когда и кому они необходимы

  • 2 сентября 2016
  • 411

Каждому кадровику приходится заверять копии документов – для выдачи работникам, акционерам/участникам, для представления в ГИТ, ИФНС, суды, прокуратуру и другие организации по месту требования. А значит, приходится расшивать папки, копировать документы, заверять их «надлежащим образом»... Как правильно заверить копии, не потратив на эту процедуру уйму времени? Поможем ответить на эти и другие вопросы.

Прежде всего давайте разберемся с понятиями, которые потребуются нам для правильной организации копирования кадровых документов. Эти понятия приведены в пп. 2.1.26, 2.1.28, 2.1.29, 2.1.30, 2.1.39, 2.1.50 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 (см. таблицу).

На основании определений, данных в пп. 2.1.29 и 2.1.30 ГОСТ Р 5114198, можно сделать следующий вывод: лицу, запрашивающему документы для подтверждения того или иного факта, организация должна предоставить не просто копию документа, а заверенную копию, так как только в случае заверения она получает юридическую силу.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Выдача копий документов: вопрос из практики

Сотрудник обратился в отдел кадров с просьбой выдать ему копию трудовой книжки для представления в банк с целью получения кредита. Я сделала копию трудовой, на первой странице поставила печать организации. Банк ее не принял, сославшись на то, что копия не заверена. Теперь сотрудник предъявляет претензии, а я не могу понять, что не так.

Ситуация как нельзя лучше иллюстрирует тот, увы, достаточно очевидный тезис, что копия документа, выданная для представления по требованию, должна быть заверена надлежащим образом. Требования банка в данном случае правомерны, а вот работник кадровой службы необходимые действия как раз и не выполнил. Подробнее о правилах заверения документов мы поговорим ниже.

Процедура заверения подтверждает соответствие копии документа подлиннику. Посмотрим, когда могут понадобиться заверенные копии.

Копии документов: кому они необходимы

Заверенные документы выдаются кадровиками компании по запросу или требованию следующих категорий лиц.

Категория 1. Работники организации

На основании письменного заявления сотрудника в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работодатель должен безвозмездно предоставить надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой конкретного сотрудника и затрагивающих его права.

В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) к ним относятся: копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др. Перечень, установленный ТК РФ, является открытым, он может быть дополнен копиями документов, затрагивающих права работника: любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (ч. 1 ст. 89 ТК РФ); документов о страховых взносах на дополнительное пенсионное страхование; индивидуальных сведений о работнике и его трудовом стаже в ПФР и т. д.

Данная обязанность работодателя установлена трудовым законодательством, федеральными законами, регулирующими пенсионное обеспечение и индивидуальный (персонифицированный) учет в системе пенсионного страхования, а также судебной практикой.

Предоставление копий документов: вопрос из практики

Работник, уволенный за дисциплинарный проступок, написал заявление о выдаче ему копии приказа о прекращении трудовых отношений для представления в суд. Работодатель ответил отказом. Что ему грозит в этой ситуации?

Действия работодателя неправомерны. Выдача копий документов, относящихся к трудовой деятельности работника, по его письменному заявлению – обязанность, неисполнение которой может быть расценено как нарушение законодательства о труде (ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ) и повлечь:

  • для компании – штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • для должностных лиц – штраф в размере от 1000 до 5000 руб.

В дальнейшем работодатель все равно должен будет выдать работнику копию приказа, но уже по запросу суда.

Категория 2. Должностные лица органа государственного, в т. ч. ГИТ, и муниципального контроля (надзора) при проведении ими документарных проверок.

Если в процессе документарной проверки, проводимой по месту нахождения органа государственного или муниципального контроля (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; далее – Закон № 294-ФЗ), контролирующий орган сочтет, что имеющихся документов недостаточно для проведения проверки, в адрес работодателя может быть направлен мотивированный запрос о предоставлении дополнительной информации.

К такому запросу должна быть приложена заверенная печатью копия распоряжения (приказа) руководителя органа государственного или муниципального контроля либо его заместителя о проведении документарной проверки (ч. 4 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

Работодатель обязан в течение 10 рабочих дней направить проверяющим указанные в запросе документы (ч. 5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ). Причем это могут быть как копии, так и документы в электронном виде (ч. 6 ст. 11 Закона № 294-ФЗ). Порядок представления последних определен постановлением Правительства РФ от 07.07.2011 № 553 «О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов».

Запрашиваемые в этом случае документы должны являться объектом или относиться к предмету проверки. Оригиналы проверяющие истребовать не вправе (п. 3 ст. 15 Закона № 294-ФЗ).

Копии документов: практический пример

При проведении комплексной документарной проверки инспектор ГИТ затребовал у работодателя копию должностной инструкции кассира (п. 1.6 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П) для проверки обоснованности привлечения этого работника к ответственности, а также копии путевого листа водителя и табеля учета рабочего времени для сравнения этих документов (приезд-отъезд и продолжительность работы) и определения причитающегося сотруднику вознаграждения.

За отказ представить проверяющим запрашиваемые документы или их несвоевременное представление ст. 19.7 КоАП РФ установлен административный штраф: Обратите внимание

 • для организации – от 3000 до 5000 руб.;

• для должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Категория 3. Инспекторы ИФНС (ст. 88, 93 Налогового кодекса РФ).

Представляемые в налоговую инспекцию документы прежде всего запрашивают у бухгалтерии. Однако в ходе камеральной проверки и у работников кадровой службы могут потребовать копии следующих документов:

Документ 1. Должностная инструкция.

Документ 2. Трудовой договор.

Документ 3. Штатное расписание.

Документ 4. Положение о структурном подразделении организации.

Копии должностных инструкций и трудовых договоров могут понадобиться для обоснования в целях налогообложения прибыли расходов на сотовую связь (письмо Минфина России от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350), затрат на работы (услуги), выполненные сторонними специалистами или организациями при наличии в штате компании подразделения или работников с аналогичными функциями, в частности на юридические услуги (письмо Минфина России от 16.07.2008 № 03-03-06/1/83).

Кроме того, в должностной инструкции может содержаться указание на разъездной характер работы и компенсацию стоимости проезда работника в целях избежания доплаты НДФЛ и страховых взносов во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон о страховых взносах), письмо Минфина России от 04.05.2006 № 03-05-0104/112, постановление ФАС Дальневосточного округа от 29.09.2010 № Ф036588/2010).

При рассмотрении заявления о заключении соглашения о ценообразовании для целей налогообложения (гл. 14.6 НК РФ) и документов к нему ФНС России может дополнительно запросить у работодателя копии штатного расписания, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций сотрудников, обеспечивающих выполнение тех или иных функций, указанных в разделе 3 Приложения № 4 к письму ФНС России от 12.01.2012 № ОА-4-13/85@ (п. 6 раздела 4 Приложения 4 к этому письму).

Истребованные документы должны представляться в виде заверенных копий. Причем нотариальное заверение таких копий не требуется, если иное не предусмотрено законодательством РФ (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Непредставление в срок документов влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ: штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (при отсутствии признаков налогового правонарушения).

Категория 4. Инспекторы из территориальных органов ПФР, ФСС России (п. 2 ст. 37 Закона о страховых взносах).

Для проверки в эти фонды достаточно представить копии, заверенные самой компанией. Требовать нотариальные копии для проверки они не вправе. Если же копия документа вызывает у сотрудников фонда сомнения, они могут попросить для ознакомления подлинник, но изымать его не вправе (п. 4 ст. 37 Закона о страховых взносах).

От кадровика могут потребовать представить копии должностной инструкции и трудового договора для обоснования в целях исчисления базы по страховым взносам доплат сотруднику, временно исполнявшему обязанно сти другого работника (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 22-2-897).

Категория 5. Акционеры (участники) общества, имеющие право доступа к документам о деятельности общества.

Кадровик в пределах своей компетенции должен выдать им копии внутренних документов общества, например коллективного договора, различных локальных нормативных актов и др. Основание – часть 1 ст. 89, ч. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об акционерных обществах), ч. 1, 3, 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон об обществах с ограниченной ответственностью), п. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ». Такая услуга является платной, однако ее стоимость не может превышать затраты на изготовление копий, а оказание не должно быть связано с получением обществом прибыли (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 01.04.2008 по делу № А43-6695/2007-25-208).

Категория 6. Заказчики, уполномоченные для участия в аукционе органы или операторы электронной площадки для размещения государственных и муниципальных заказов.

Основание – ч. 2 ст. 35, ч. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

У кадровика, например, могут потребовать копию приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым означенное лицо получает право действовать от имени участника размещения заказа без доверенности, т. е. на руководителя организации. 

Оформить подписку
logo
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или зарегистрируйтесь через социальные сети.
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.