Нормирование труда офисных сотрудников

388
Сократить затраты на персонал, спланировать работу или изменить бизнес-процессы, повысить производительность труда и удержать сотрудников поможет нормирование труда. И не нужно думать, что оно актуально только на производстве. Просто для офисных сотрудников нормирование проходит по особым правилам. Каким? Разберем организацию этого процесса на примере таких должностей, как менеджер по закупкам, бухгалтер и специалист по кадровому делопроизводству.

Перед началом работ по нормированию труда всех без исключения специалистов необходимо сделать следующее.

  1. Заручиться поддержкой высшего руководства.
  2. Разъяснить цели и планируемые результаты нормирования руководителю подразделения, в котором оно будет проводиться, и наладить с ним сотрудничество.
  3. Рассказать работникам подразделения о задачах нормирования, о том, как оно будет проходить и сколько времени потребует. Провести предварительный инструктаж сотрудников (в зависимости от того, какие методы будут применяться). Ответить на возникшие вопросы и предупредить возможное сопротивление проекту.
  4. Выбрать наиболее подходящие методы нормирования (табл. 1).

Таблица 1. Методы нормирования

Метод Описание Достоинства Недостатки
Хронометраж Измерение времени выполнения той или иной операции Высокая точность данных Высокая трудоемкость работ
Фотография рабочего времени Фиксирование выполняемых в течение рабочего дня операций, а также времени на отдых, непродуктивных затрат рабочего времени в режиме реального времени Высокая точность данных Возможность определить последовательность выполняемых работ, составить их полный перечень Высокая трудоемкость работ
Самофотография рабочего дня Фиксирование выполняемых в течение дня операций производится самим сотрудником в специально разработанной форме Относительно невысокие трудозатраты на проведение исследования Не позволяет выявить непроизводительные потери рабочего времени по вине работника
Метод моментных наблюдений Поочередное фиксирование выполняемых группой сотрудников видов деятельности через определенный временной интервал (обычно 3–15 мин) Позволяет одному нормировщику охватить исследованием большую группу работников (20–40 человек и более) Затруднителен в использовании, если рабочие места расположены в отдельных кабинетах Не позволяет получить сведения об очередности выполнения операций
Экспертный метод Оценка затрат рабочего времени экспертами Низкие трудозатраты на проведение исследования Позволяет оценить трудоемкость работ, которые невозможно или затруднительно наблюдать Низкая точность оценок Возможная предвзятость экспертов
Математико-статистические методы Анализ данных по факторам, определяющим производительность труда, расчет трудоемкости выполняемых работ на основе статистики предыдущих периодов Позволяет быстро рассчитать трудоемкость работ и необходимую численность персонала на основании большого массива данных Не учитывает интенсивность и напряженность труда, неоптимальность в организации работ

Классификация методов нормирования труда

Нормирование труда офисных сотрудников

Наилучшей является такая последовательность работ: сначала в компании оптимизируют трудовые процессы, а затем разрабатывают нормы труда. Однако на практике часто бывает по-другому – нормы разрабатываются на текущий устоявшийся процесс, одновременно в ходе исследования разрабатываются рекомендации по его совершенствованию, которые постепенно реализуются. Обратите внимание: в этом случае после введения всех изменений и улучшений необходимо пересмотреть нормы. Например, была выявлена необходимость автоматизации отдельных участков работы. В этом случае на период до внедрения автоматизированной системы действуют ранее разработанные нормы, после ее внедрения нормы пересматриваются.

Расчет норм труда и необходимой численности офисных сотрудников проходит в два этапа.

ЭТАП 1. Изучение видов работ

Независимо от того, чей труд будет нормироваться, перед началом работ HR-специалисту необходимо изучить особенности выполняемых сотрудниками функций на основе должностных инструкций, рабочих регламентов, а также по возможности реальных ситуаций и выходных документов (отчетов, данных CRM-системы и пр.). С помощью этой информации составляется перечень выполняемых видов работ. Он может быть уточнен и расширен по итогам проведенного исследования (которое обычно включает фотографии и самофотографии рабочего времени (ФРВ и СФРВ), интервью с сотрудниками и их руководителями).

Затраты рабочего времени будут определяться с учетом следующих критериев: характер выполняемых задач, функции руководства коллективом, методы выполнения управленческих функций, место выполнения работы, количество оформляемой документации при выполнении трудовых обязанностей и т. д.

Включение в расчет норм труда функций, не свойственных данной должности

Большая вероятность обнаружить работы, которые отсутствуют в инструкции и вообще не относятся к функционалу по данной должности, но выполняются работником. Такие работы должны быть исключены из расчета норм труда и по ним требуется принять управленческие решения. Выполнение специалистами несвойственных функций вряд ли свидетельствует об эффективности организации труда и правильном распределении обязанностей.

ЭТАП 2. Сбор информации (замеры) и расчет норм труда

Традиционно для расчета необходимой численности административно-управленческого персонала применяется формула Розенкранца. Она довольно громоздкая и не очень удобна для восприятия, поэтому целесообразнее произвести следующий последовательный расчет в Excel.

Шаг 1. Расчет общего времени на выполнение нормируемых работ

Для этого используется формула:

Нормирование труда офисных сотрудников

где Т – общая трудоемкость выполнения нормируемых работ;

n – количество видов работ;

mi – ожидаемое количество выполнений данного вида работ (например, количество заказов) за расчетный период (например, год);

ti – нормативное время на выполнение i-го вида работ.

Шаг 2. Оценка доли неучтенных и разовых поручений в общем времени выполнения работ

Эта цифра (например, 20%) может быть получена из структуры затрат рабочего времени на основе ФРВ и СФРВ или оценена экспертно.

Шаг 3. Учет времени на перерывы в работе

Это время на подготовку к работе и ее завершение (обычно 1–2% рабочего времени), на отдых и личные надобности (для офисных работников 6–8%).

Шаг 4. Определение времени отсутствия на работе

На основе локальных нормативных актов, распорядительных документов и статистических данных по каждой исследуемой категории сотрудников собираются сведения о среднем (за последние 2–3 года) времени отсутствия на работе по уважительным причинам (болезни, командировки, отпуска и др.).

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль