Где закреплены правила ведения архивного дела в акционерных обществах?

243
Как мы могли заметить, согласно Закону об АО правила ведения архивного дела акционерных обществ определяются отнюдь не архивным ведомством. В этом проявляется специфика регулирования архивов коммерческих организаций в нашей стране. Подробнее содержание ст. 89 раскрывается в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс.

В Положении отсутствует указание на обязательность создания архива организации, тем не менее выполнение требований этого документа без создания отдельного структурного подразделения или выделения сотрудников, основной должностной функцией которых является работа с архивными документами, довольно затруднительно.

Характерно, что ответственность за организацию хранения документов возлагается на единоличный исполнительный орган, а сама организация хранения документов до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества (п. 3.1). При этом подлежащие хранению документы до передачи их в архив хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества (п. 3.6). Таким образом, если организация размещается в нескольких зданиях, то архивные документы должны находиться в помещении, занимаемом руководством, и хотя в документе не говорится о необходимости создания архива, из его текста следует, что он должен быть.

Положение также содержит перечень требований к условиям хранения документов; в нем приводится более полный по сравнению с Законом об архивном деле список документов, подлежащих хранению, и в качестве основного нормативного документа, используемого для определения сроков хранения, указывается Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000.

В настоящее время вместо него применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Перечень 2000 г. продолжает действовать для документов, созданных до утверждения нового Перечня.

ПРИМЕР

В Законе об ООО хранение документов регулируется ст. 50. В пункте 1 приводится открытый перечень документов, подлежащих хранению. В пункте 2 указано, что общество хранит документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

Таким образом, для ООО закон смягчает положение о необходимости хранить документы по месту нахождения руководства. Тем не менее и эти организации обязаны конкретизировать место хранения своих документов. Невыполнение этих требований очень часто приводит к судебным разбирательствам. Наиболее типичным случаем является непередача документов старым руководством новому.

ПРИМЕР

Пятый арбитражный апелляционный суд 10 августа 2010 г. вынес постановление по делу № 59-6067/2009. Спор шел о передаче печати, учредительных документов, бухгалтерской отчетности и иной документации, необхо-димых для осуществления руководства текущей деятельностью общества

с ограниченной ответственностью «Корона Карз». Основанием для судебного процесса стал именно п. 2 ст. 50 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». На внеочередном собрании участников общества был избран новый директор, который потребовал у предшественника документы на основании этой статьи закона. Первоначально суд встал на сторону истца, обязав выдать документы. Однако апелляционный суд решение отменил в связи с признанием этого собрания недействительным (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.10.2010 № Ф03-7611/2010 по делу № А59-6067/2009).

Похожая статья содержится и в Законе № 161-ФЗ. Так, унитарное предприятие хранит документы по месту нахождения его руководителя или в ином определенном уставом месте. Отличием этой формы ведения коммерческой деятельности является то, что при ликвидации унитарного предприятия документы передаются на хранение в государственный архив.

ВНИМАНИЕ, ПРОБЛЕМА!

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в РФ установлена ст. 27 Закона об архивном деле. Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле осуществляют федеральные органы государственной власти и органы государственной власти субъектов Российской Федерации (ст. 16 Закона об архивном деле). В теории именно этот Закон устанавливает необходимость хранения документов в организациях, но, к сожалению, не конкретизирует их обязанности в области архивного дела, оставляя это отдельным нормативным актам, которые не всегда в полной мере учитывают дух и букву закона.

Группа 2. Нормативные акты, регулирующие отраслевую деятельность

Наиболее интересным примером, характеризующим развитие современного законодательства в части хранения документов коммерческих организаций, является страховая деятельность.

ПРИМЕР

В соответствии с п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27.11.1992 № 4015–1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации» страховщики должны создавать условия для обеспечения сохранности документов, перечень и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются органом страхового надзора.

Данный пункт раскрывается в Перечне документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, утв. приказом ФСФР России от 06.03.2013 № 13–16/ пз-н.

В приведенном примере необходимость хранения документов, относящихся к определенной отрасли, установлена путем включения соответствующей статьи именно в отраслевой закон; регламентирующим органом назван орган отраслевого регулирования, а не архивного.

Какие меры должны принимать страховые компании для обеспечения сохранности документов?

К обязательным для страховщиков мерам, обеспечивающим сохранность документов, включенных в Перечень, относятся:

1) ведение учета документов;

2) разработка и утверждение номенклатуры дел;

3) создание архива для хранения дел;

4) создание оптимальных условий хранения документов, обеспечивающих их сохранность и оперативность получения;

5) соблюдение порядка передачи в архив и выдачи дел из архива;

6) проверка наличия дел в соответствии с их номенклатурой;

7) обеспечение физико-химической сохранности документов;

8) утверждение инструкции по делопроизводству.

Согласно документу страховщик обязан принять меры, достаточные для обеспечения сохранности документов. Они должны быть направлены на исключение возможности уничтожения, порчи или исчезновения документов по причине преднамеренных и/или случайных событий природного и техногенного характера, противоправных действий третьих лиц, пожара и залива водой.

Таким образом, в настоящее время наличие архива для страховых компаний обязательно. Архивное дело в нем должно быть построено в соответствии с нормами и правилами, применяемыми к государственным архивам (только для них существуют юридически действенные нормативы). В отношении архивов страховых компаний не может применяться понятие форс-мажора — они обязаны исключить любую возможность чрезвычайных обстоятельств.

ПРИМЕР

Истец обратился в суд с иском к страховой компании о взыскании страхового возмещения. Та обратилась со встречным иском о признании договора незаключенным. Свои требования компания мотивировала тем, что представленный бланк полиса страхования был заполнен и подписан лицом, не имеющим полномочий на совершение сделки. Суд принял решение в пользу застрахованного лица, т. к. компания не опубликовала сведения об утрате использованного бланка. При этом суд учел, что страховщик обязан обеспечить сохранность документов, в т. ч. бланков, вести их учет, а в случае утери размещать сведения на своем сайте (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 02.05.2012 по делу № 11–5972).

Характерное положение содержится в Федеральном законе от 02.12.1990 № 395–1 «О банках и банковской деятельности». Не устанавливая непосредственно требования к хранению документов, он обязывает руководителя кредитной организации при освобождении от должности передать документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей, а в случае отсутствия такового обеспечить сохранность имущества и документов кредитной организации, уведомив о принятых мерах Банк России (ст. 24).

Группа 3. Нормативные акты, регулирующие оборот некоторых видов документов

По-настоящему актуальным является для работодателей вопрос о хранении документов по личному составу.

СИТУАЦИЯ

В коммерческой организации нет такого подразделения (и помещения), как архив. Как в этой ситуации обеспечить сохранность кадровых документов? Нужно ли создавать архив или это обязанность только государственных учреждений?

В соответствии с п. 1 ст. 13 Закона об архивном деле только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности документов. Что же касается негосударственных организаций, то они, как говорится в законе, «вправе создавать архивы», но «обязаны обеспечить сохранность документов». Это означает, что коммерческие компании могут создавать либо не создавать архив, но при этом обязаны обеспечить сохранность документов.

Каким образом можно это сделать? Сразу оговоримся, что, не отводя специальное помещение для архивного хранения документации, обеспечить ее сохранность в течение длительного времени практически невозможно. Поэтому если в организации невозможно создать собственный архив, то для выполнения требований об обеспечении сохранности документов можно воспользоваться услугами государственного (муниципального) или коммерческого архива, заключив соответствующий договор.

В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации?

Согласно Закону об архивном деле у ликвидируемых организаций без правопреемника есть два варианта действий.

Вариант 1. Передать архив в вышестоящую организацию.

Вариант 2. Передать архив в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Если вышестоящая организация отсутствует, документы следует передать в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Такие центры созданы в некоторых субъектах РФ.

Например, 25 декабря 2007 г. правительство Москвы приняло постановление № 1123-ПП, которым в целях улучшения условий сохранности и активизации использования документов о трудовой деятельности работников организаций города в структуре Главного архивного управления г. Москвы на базе архивов кадровой документации административных округов создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы.

Однако следует отметить, что такие архивы или центры созданы пока далеко не везде. В случае их отсутствия функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные (муниципальные) архивы.

Чрезвычайно важным для организаций вопросом является хранение бухгалтерской документации как привлекающей наибольшее внимание государственных органов. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) экономические субъекты обязаны вести бухгалтерский учет. И этим же Законом на них налагается обязанность по хранению документов бухгалтерского учета (п. 2 ст. 6).

ПРИМЕР

В Законе о бухучете есть прямое требование об обеспечении организацией безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета и их защиты от изменений (п. 3 ст. 29).

Пункт 2 ст. 29 содержит перечень документов, которые должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. К ним относятся, например, документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в т. ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи.

Собственно порядок хранения документов бухгалтерского учета определяется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В настоящее время в связи с ужесточением законодательства о банкротстве руководители организаций регулярно привлекаются судами к субсидиарной ответственности за несоблюдение правил хранения бухгалтерских документов.

ПРИМЕР

Так, Седьмой арбитражный апелляционный суд в постановлении по делу № А45-173/2011 подтвердил решение суда первой инстанции, которым было установлено, что бывший руководитель организации-должника не исполнил обязанности по сбору, составлению, ведению и хранению документов бухгалтерского учета, данная документация у него отсутствует и не была передана конкурсному управляющему. В соответствии с Федеральным законом от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» руководитель был привлечен к субсидиарной ответственности.

Отдельно регламентируются сроки хранения документов налогового учета.

ПРИМЕР

В соответствии с подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т. ч. подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

А в подпункте 5 п. 3 ст. 24 установлена обязанность налоговых агентов в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога.

Для пересекающихся по содержанию документов бухгалтерского и налогового учета установлены разные сроки хранения. Каким нормативным актом следует руководствоваться работодателю, чтобы определить сроки хранения документов, например о начислении заработной платы?

Читайте также:

Действительно, в приведенных выше примерах мы могли наблюдать характерные законодательные противоречия в области архивного дела. Для координации положений НК РФ и Закона о бухучете потребовалось отдельное разъяснение Минфина России. Своим письмом от 09.02.1999 № 04-01-10 «О сроках хранения документов по учету» ведомство разъяснило налогоплательщикам, что положение ч. 1 ст. 23 НК РФ не вступает в противоречие с положениями законодательства о бухучете. В первом случае речь идет о документах, необходимых для целей налогообложения, а во втором — о документах, необходимых для целей бухгалтерского учета. В случае если документ составлен для целей как бухгалтерского, так и налогового учета, он должен храниться в соответствии с требованиями двух нормативных правовых актов, т. е. не менее пяти лет.

Отдельное разъяснение налоговому ведомству пришлось давать и по отсчету сроков хранения налоговых документов. В письме Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83 эти сроки предписывается отсчитывать после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

В заключение отметим, что конкретные сроки хранения документов, не упомянутых в законодательных актах РФ, устанавливаются перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения.

К ним относятся:

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Эти документы используют в делопроизводстве организации, чтобы определить сроки хранения отдельных документов, для правильного формирования и хранения дел, при составлении номенклатуры дел отдельных структурных подразделений и сводной номенклатуры дел компании, а также для выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и подготовки к передаче документов с длительными сроками хранения в архив.

Отметим, что положения перечней постоянно провоцируют споры между государственными органами и частными компаниями, т. к. расширяют положения законодательных актов.

ПРИМЕР

Самым известным эпизодом стал судебный процесс между ОАО «Горно-металлургическая компания „Норильский никель“» и Министерством культуры РФ, в результате которого на несколько месяцев Перечень 2010 г. был признан не имеющим юридической силы (решение ВАС РФ № 7889/11 от 06.09.2011).

Таким образом, необходимость обеспечения хранения документов коммерческой организацией устанавливается целой группой нормативных документов.

Большая часть этих актов используется в ходе судебных разбирательств между участниками и акционерами коммерческих организаций, а также государственными органами.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль