Регулирование архивной деятельности

214
В коммерческих компаниях вопросы хранения документов, в т. ч. кадровых, обсуждаются довольно часто. Причем руководители нередко занимают в этих дискуссиях довольно легкомысленную позицию, и в итоге процесс хранения документации оказывается не выстроен. В то же время законодательство определяет виды собственности на архивные документы, взаимоотношения государства и коммерческих организаций в области архивного дела, устанавливает сроки хранения документов Архивного фонда РФ, а также документов по личному составу. Отдельные нормативные акты содержат перечни документов, подлежащих обязательному хранению, порядок и сроки их хранения.

На архивные процессы в организации влияет множество правовых актов, чаще всего слабо связанных друг с другом. Для того чтобы статья не превратилась в их перечисление, сразу введем рамки. Полагаем, что, рассказывая о правовых основах деятельности архивов коммерческих организаций, имеет смысл отталкиваться от реального значения той или иной операции в процессе функционирования архива.

С этой точки зрения регулирование архивной деятельности в коммерческих компаниях распадается на несколько направлений. Прежде всего это собственно хранение документов, естественным образом включающее в себя создание архива организации. Вторая часть — это использование документов. И третья — судьба архивных документов в случае прекращения деятельности организации. Отдельно обсудим ответственность за несоблюдение правил хранения документов.

Документы — собственность частная?

Прежде чем решить вопрос, должна ли организация хранить свои документы, нужно понять, какие бумаги могут оказаться в ее хранилище и кому они могут принадлежать. Как ни странно, ответ на этот вопрос будет неоднозначным.

Основным законом, определяющим государственную политику в области архивного дела, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле).

Согласно пункту 5 ст. 14 этого Закона при работе с архивными документами организации и граждане руководствуются законодательством РФ, законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами. А согласно пункту 1 ст. 17 организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения.

Законом вводится понятие собственности на архивные документы, которая может быть государственной, муниципальной и частной. К последней относятся документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными или муниципальными (ст. 9 Закона об архивном деле).

Могут ли документы, хранящиеся в коммерческой компании, быть государственной или муниципальной собственностью?

Документы, остающиеся федеральной собственностью, собственностью субъекта РФ или муниципальной, могут оказаться у организации в случае ее приватизации или если она присоединила к себе ранее приватизированную организацию (п. 4 ст. 10 Закона об архивном деле).

Обращение с этими документами регулируется Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества (далее — Положение), утв. приказом Росархива от 06.11.1996 № 54 и распоряжением Госкомимущества России от 22.10.1996 № 1131-р.

Согласно п. 6 Положения «указанные документы исключаются из состава имущества приватизируемой организации и остаются в государственной или муниципальной собственности независимо от места их будущего хранения», а организация-правопреемник становится их временным хранителем, обязанным обеспечить сохранность документов и возможность их использования в соответствии с действующим законодательством. В дальнейшем эти документы передаются на хранение в государственные и муниципальные архивы (п. 7 Положения).

Проиллюстрируем применение этих нормативных актов двумя случаями из судебной практики.

ПРИМЕР

Представители администрации г. Кемерово потребовали от ОАО «Сибирьтелеком» предоставить информацию о сетях телефонной канализации, опираясь на п. 4 ст. 10 Закона об архивном деле, т. к. общество было создано в порядке присоединения к ОАО «Электросвязь», образованному в результате приватизации государственного предприятия связи и информатики «Россвязьинформ». Представители администрации полагали, что, являясь законным собственником архивной документации, они должны иметь свободный доступ к документам, находящимся на временном хранении у правопреемника государственного предприятия.

В силу пп. 5 и 6 Положения перечень видов и объемы документов, не подлежащих приватизации, указываются в ее типовом плане, исключаются из состава имущества приватизируемой организации и остаются в государственной или муниципальной собственности независимо от места их будущего хранения.

По результатам исследования представленного плана приватизации ОАО «Электросвязь»(п. 8) суды установили отсутствие истребуемых истцом документов в перечне объектов, не подлежащих приватизации. Учитывая, что собственнику принадлежит право свободно распоряжаться своим имуществом, суды пришли к выводу, что предоставление какой-либо документации, сведения в которой содержит архивные данные о сетях телефонной канализации, в т. ч. для целей решения вопросов местного значения, находится в ведении самого держателя архива(см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 06.05.2010 по делу № А27-12605/2009).

ПРИМЕР

Общество «УралТИСИЗ» обратилось с иском об истребовании из владения ООО «Тагилизыскания» материалов инженерных изысканий. В рассмотрении дела участвовала администрация г. Нижний Тагил в лице отдела по делам архивов администрации г. Нижний Тагил. Суть дела состояла в том, что общество «Тагилизыскания» передало технические отчеты в муниципальный архив г. Нижний Тагил, а «УралТИСИЗ» утверждал, что он как правопреемник государственного предприятия «Трест „УралТИСИЗ“» является собственником данных документов.

Администрация же в отзыве на кассационную жалобу просила оставить обжалуемые судебные акты без изменения по причине того, что общество «УралТИСИЗ» не является собственником архивных документов: нижнетагильское отделение уральского треста инженерно-строительных изысканий до момента приватизации было государственной организацией, в связи с чем созданные в процессе его деятельности документы являются государственной собственностью и не подлежат приватизации.

Как выяснила комиссия по сохранности архивных документов администрации г. Нижний Тагил, 10.02.2001 «Тагилизыскания» обязали передать документы нижнетагильского отделения уральского треста инженерно-строительных изысканий в отдел по делам архивов администрации города. Данное решение было вызвано тем, что у обществ «УралТИСИЗ» и «Тагилизыскания» отсутствовали условия для хранения документов.

Суд постановил решения предыдущих инстанций оставить без изменений, кассационную жалобу «УралТИСИЗ» — без удовлетворения (постановление ФАС Уральского округа от 05.08.2008 № Ф09-5491/08-С6 по делу № А60-25549/2007).

Как мы видим, документы, созданные до приватизации, могут стать камнем преткновения в спорах организаций.

Кроме того, согласно ст. 11 Закона об архивном деле архивные документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, могут быть объектом купли-продажи. Это не означает, что компания может продать свой архив, — речь идет об обороте культурных ценностей. Таким образом, фирма может приобрести подобные документы.

Документы, находящиеся в частной собственности, могут быть включены в состав Архивного фонда РФ на основе договора между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом и т. д. (п. 7 ст. 6 Закона об архивном деле).

Итак, государственные и муниципальные документы разнообразными способами могут просочиться в архивы частных организаций, и именно на последние в этом случае будут возложены обязательства по их сохранению в соответствии с правилами государственного архивного дела.

Какие обязанности есть у коммерческих компаний, владеющих документами, находящимися в государственной или муниципальной собственности?

Негосударственные организации обязаны отбирать и передавать в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы, находящиеся в их владении, архивные документы, отнесенные к государственной или муниципальной собственности (п. 3 ст. 23 Закона об архивном деле). Соответствующие расходы возмещает государство или муниципалитет.

ПРИМЕР

Постановление правительства Московской области от 04.07.2006 № 625/25 «Об утверждении Порядка возмещения за счет средств бюджета Московской области расходов негосударственных организаций по отбору и передаче в упорядоченном состоянии архивных документов, отнесенных к собственности Московской области, в государственные архивы Московской области».

Однако нормы о возмещении расходов неоднократно вызывали споры между архивами и компаниями — вплоть до судебных процессов.

ПРИМЕР

В октябре 2010 г. Национальный архив Республики Карелия отказал в приеме на государственное хранение документов по личному составу ОАО «Онежский тракторный завод» (определение ВАС РФ от 01.12.2010№ ВАС-12041/10 по делу № А26-12744/2009). Дело рассматривалось в Арбитражном суде Республики Карелия. Суд установил, что общество, не имея соответствующего договора с архивом, заявило о передаче на хранение только документов по личному составу, и признал отказ в приеме этих документов незаконным, нарушающим права граждан — работников общества, удовлетворив требования предприятия.

ПРИМЕР

В 2008 г. Высший Арбитражный Суд РФ рассмотрел спор Российской акционерной агростроительно-промышленной корпорации «Росагропромстрой» с Государственным архивом РФ. Компания заключила с архивом договор на подготовку хранилища для приема документов постоянного хранения по личному составу Министерства сельского строительства РСФСР за 1967—1985 гг. и Всероссийского объединения межколхозных строительных организаций «Росколхозстройобъединения» за 1967—1985 гг. и пыталась возместить расходы на основании ч. 3 ст. 23 Закона об архивном деле. Суд признал, что норма закона не предусматривает возмещения расходов, произведенных на указанные цели (определение ВАС РФ от 14.05.2008 № 4423/08 по делу № А40-11073 / 07-86-33 ).

Быть или не быть архиву?

До настоящего времени вопросы вызывает сама необходимость создания архива в коммерческой организации.

Право компаний на создание в своей структуре архивов в целях хранения и использования архивных документов закреплено в ст. 13 Закона об архивном деле. То есть в принципе данный вопрос оставлен на усмотрение самой организации. Нетрудно представить ответ представителей бизнеса.

Тем не менее помимо указанного Закона есть целый ряд нормативных актов, регламентирующих хранение документов коммерческих организаций и иногда прямо указывающих на необходимость создания архива. Их можно разделить на несколько групп, о каждой из которых мы поговорим отдельно.

Группа 1. Нормативные акты, регулирующие формы предпринимательской деятельности

Если речь заходит о государственном регулировании коммерческой деятельности, то прежде всего упоминаются следующие законы:

  • Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО);
  • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»(далее — Закон об ООО);
  • Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (далее — Закон № 161-ФЗ).

В каждом из них есть статьи, посвященные хранению документов.

ПРИМЕР

Так, в п. 1 ст. 89 Закона об АО приводится открытый перечень наиболее важных документов, подлежащих хранению. Согласно пункту 2 этой же статьи общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, установленных Банком России.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль