Аудит кадровых документов

206
Скорее всего, аудит придется совмещать с выполнением повседневных обязанностей. И это составляет проблему для всех участников рабочей группы. Определение примерных временных границ позволит решить другие связанные с этим вопросы: посчитать количество участников процедуры, установить место проведения аудита, его продолжительность. А если работодатель планирует осуществить эту процедуру силами привлеченных экспертов, то и подсчитать стоимость услуги.

При планировании аудита чрезвычайно важно выбрать оптимальный метод анализа кадровой документации. Выбирать придется, скорее всего, из двух вариантов.

Сплошной метод предусматривает анализ всей кадровой документации, включая средства учета документов (журналы, книги учета и т. п.).

При выборочном методе анализируется часть кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Этот метод позволяет сэкономить человеческий и временной ресурсы.

При использовании этого метода следует четко определить, какое количество документов будет просмотрено. Эту величину можно установить и в процентах от общего объема имеющейся документации. Причем смотреть документы не обязательно в том порядке, в каком они размещены в делах.

ПРИМЕР

Например, стоит задача: просмотреть 10% приказов о приеме на работу за 2014 г. Можно смотреть эти 10% приказов в порядке их создания (№ 1, № 2, № 3…). Но допускается и просмотр другим способом, например: № 1, № 5, № 11, № 21 — чтобы в целом тоже получилось 10% от просмотренного.

Приглашать ли для проведения аудита внешних экспертов?

Обязательно поднимите вопрос о допуске посторонних лиц к секретным документам — к ним относится большая часть документов по личному составу, т. к. они содержат персональные данные работников.

При определении состава конфиденциальной документации надо помнить, что не являются конфиденциальными в соответствии с постановлением Правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» следующие документы:

  • учредительные документы компании и устав;
  • документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (документы, подтверждающие факт внесения записей о юридических лицах в Единый государственный реестр юридических лиц, свидетельства о государственной регистрации индивидуальных предпринимателей, лицензии, патенты);
  • сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;
  • документы о платежеспособности;
  • сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
  • документы об уплате налогов и обязательных платежах;
  • сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РСФСР и размерах причиненного при этом ущерба;
  • сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

В то же время не надо забывать, что являются конфиденциальными:

1) персональные данные (ст. 3 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ);

2) сведения о частной жизни лица, составляющие его личную или семейную тайну (ст. 137 Уголовного кодекса РФ);

3) информация о факте обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья гражданина, диагнозе его заболевания и иные сведения, полученные при его обследовании и лечении, — врачебная тайна (ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»);

4) сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц (ст. 6 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

С той или иной конфиденциальной информацией кадровик сталкивается ежедневно.

ПРИМЕР

Например, факт обращения за медицинской помощью подтверждается листком нетрудоспособности, который непременно проходит через руки кадровика.

С приглашенных экспертов важно взять подписку о неразглашении конфиденциальных сведений, ставших известными им при осуществлении аудита.

Ограничить их доступ к конфиденциальной информации во многих случаях не получится. Так, если запретить пользоваться персональными данными, они не смогут ознакомиться с содержанием приказов, личных карточек, поскольку фамилия, имя, отчество, как и многие другие сведения о сотруднике, — это персональные данные.

Как можно рассчитать и оптимизировать время на аудит кадровых документов?

Скорее всего, руководство поинтересуется, сколько времени займет аудит. Чтобы представлять ситуацию и ориентироваться в цифрах, рекомендуем воспользоваться «старыми» нормативными документами. Это могут быть:

1) укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утв. постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57);

2) межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);

3) нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утв. постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);

4) укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию(утв. постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 № 327/17–42);

5) нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (утв. постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 06.07.1989 № 233/13–15).

Разработчики этих документов активно занимались вопросами нормирования в конце 80 — начале 90-х гг. прошлого века. Предполагалось, что принятые нормы будут периодически пересматриваться и корректироваться. Вот почему некоторые из перечисленных документов требуют поправки на современные условия и методы работы кадровой службы. И все же формулы и выводы, заложенные в них, в целом не потеряли актуальности по сей день.

Как сократить время на аудит?

Минимизировать временные затраты поможет, во-первых, выбор правильной последовательности анализа документов, во-вторых, эффективное распределение функций внутри рабочей группы. Ну и конечно же, выборочная проверка документов, о чем мы говорили выше.

Одна из основных ошибок кадровых аудиторов заключается в том, что они не знают, с чего начать проверку. Нередко члены рабочей группы беспорядочно листают то одну папку, то другую. Такой подход нельзя признать верным. Не следует перекидываться на другое дело, не закончив предыдущее. Крайне важно изначально определить последовательность анализа документации. А для этого надо выделить ведущий критерий.

Аудит кадровых документов можно проводить:

  • по кадровым операциям;
  • по каждому сотруднику;
  • по степени значимости документов;
  • по времени создания документа;
  • по ситуациям;
  • по степени востребованности документа;
  • по процедуре принятия (утверждения);
  • по системе учета;
  • по полноте сведений (комплектности);
  • по группе (виду) документов.

ПРИМЕР

Допустим, вы решили последовательно проверить правильность оформления каждой кадровой операции. Значит, сначала необходимо просмотреть документацию о приеме на работу каждого сотрудника, затем перейти к отпускам и т. д.

Можно проводить проверку и в другом порядке — например, проанализировать наиболее значимые документы на предмет их соответствия законодательству.

ПРИМЕР

Опираясь на сроки хранения документации, указанной в Перечне, можно начать с тех документов, для которых определены постоянные сроки хранения.

Обратите внимание

В делопроизводстве действует строгое правило: чем важнее документ, тем более продолжительный срок хранения он имеет.

В целом важно не только проанализировать каждый документ на соответствие установленным требованиям законодательства, но еще и посмотреть, насколько правильно он составлен с точки зрения делопроизводства. Так что придется постоянно иметь перед глазами следующие базовые документы:

1. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).

3. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991 № 1807–1.

4. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти(утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).

5. Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

СИТУАЦИЯ

Силами сторонней аудиторской компании в организации проведен аудит кадровой документации. В заключении аудитора есть несколько замечаний к формам и правилам оформления кадровых документов, с которыми я как их составитель не согласна. Как мне доказать свою правоту?

Если внешние эксперты сомневаются в корректности составления документа, то придется продумать, на что вы будете опираться, обосновывая свою позицию. Помните: веским аргументом является апеллирование к нормам законодательства о труде (включая документы международного характера). Многие нормы имеются в соглашениях, подписываемых на разных уровнях социального партнерства. Спорные вопросы можно урегулировать в локальных нормативных актах (например, установить перечень документов, создаваемых при переводе на другую работу).

Не надо забывать и про компетентные мнения: разъяснения Минтруда России и Роструда, позицию судебных органов. Не поленитесь просмотреть замечания, которые были вынесены по итогам предыдущих проверок. В следующий раз проверяющие обратят внимание прежде всего на эти ошибки и недочеты.

СИТУАЦИЯ

Я работаю в кадровой службе компании не так давно и считаю, что моя предшественница не совсем грамотно вела работу с кадровой документацией. Назрела необходимость кадрового аудита. Как заручиться поддержкой руководителя и провести эту процедуру?

Конечно, аргументы могут быть разными. Вполне возможно, начальника убедят цитаты из законодательства о разных видах юридической ответственности: материальной, административной, уголовной, дисциплинарной, имущественной… Если не подействовало, попробуйте, например, сказать, что аудит кадровой документации позволит пересмотреть условия и нормы труда работников, быть во всеоружии на случай любой проверки.

Итак, что нужно сделать для успешной организации аудита кадровой документации?

1. Сформулировать цели и задачи аудита.

2. Определить объем изучаемых документов.

3. Выбрать метод анализа документации.

4. Подсчитать временные затраты.

5. Рассчитать количество сотрудников, необходимых для аудита.

6. Выбрать последовательность проверки документов.

7. Издать распорядительный документ о проведении аудита.

8. Создать рабочую группу и распределить функции между ее участниками.

9. Установить порядок фиксирования недостатков, обнаруженных в процессе проверки.

10. Определить порядок взаимодействия с коллегами.

11. Рассчитать и согласовать стоимость участия в аудите независимых экспертов и консультантов.

12. Составить график аудита.

Таковы основные шаги на пути к грамотному проведению аудита кадровой документации. Помните: большой путь начинается с маленького шага. Уверены, что следующее подобное мероприятие уже не вызовет у вас никаких затруднений!

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль