Готовимся к аудиту кадровых документов

437
Аудит документации — неотъемлемая часть работы с документами. Только периодические проверки подобного рода позволяют своевременно выявить ошибки и просчеты в работе, быстро и с минимальными усилиями устранить нарушения и привести все документы в соответствие с законом. Особенно это важно при работе с кадровой документацией, даже малейшие недочеты в которой способны причинить серьезный ущерб интересам сторон трудового правоотношения. Как организовать проведение аудита? Делимся методикой.

Начнем с главного: что же следует понимать под аудитом кадровой документации? Словари трактуют термин «аудит» по-разному.

Аудит, аудиторская проверка — процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта.

В теоретическом плане аудит понимается довольно широко. На практике об аудите чаще говорят применительно к работе бухгалтерии. Согласно ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» аудит — это независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности. Опираясь на данное определение, переформулируем понятие применительно к кадровой сфере следующим образом: кадровый аудит — проверка состояния кадровой документации и системы кадрового учета в целях выражения мнения о соответствии ее требованиям законодательства РФ.

Причины проведения аудита

Причины, по которым работодатель обращается к аудиту документации по личному составу, довольно разнообразны. Мы постарались объединить их в две группы (таблица). Как видим, даже перечень «мирных» причин оказался довольно внушительным. При этом потребность в аудите нередко обусловлена сразу несколькими причинами.

Основания для проведения аудита кадровой документации

Группа причин Основания
«Мирные» Смена кадровиков, руководства кадровой службы
Анализ деятельности кадровика, кадровой службы
Пересмотр условий труда кадровика
Изменение кадровой политики
Изменение системы оплаты труда и стимулирования
Введение или изменение автоматизированной системы учета
Изменение содержания и объема работы кадровика, кадровой службы
Описание функционала и распределение обязанностей в кадровой службе
Передача функций ведения кадровой документации
Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
Вынужденные Включение организации в план проверок государственной инспекции труда
Угроза обращения работника с жалобой в надзорно-контрольные органы
Угроза обращения работника с иском в суд
Смена руководства компании
Реорганизация компании, изменение организационной структуры
Ликвидация компании
Организационные или технологические изменения условий труда
Ликвидация последствий чрезвычайных происшествий (аварий, стихийных бедствий и проч.)
Включение аудита в план работы локальными нормативными актами
Изменение нормативного регулирования работы с кадровыми документами (изменение форм, процедур, регламентов и др.)
Подготовка к получению «Сертификата доверия работодателю»

Цели и задачи проведения аудита

К целям и задачам проведения аудита кадровой документации можно отнести:

  • определение состава и наличия имеющейся кадровой документации;
  • определение системы кадрового учета, анализ ее эффективности;
  • проверка соответствия кадровой документации требованиям законодательства;
  • выявление пробелов в кадровом учете и определение путей их ликвидации;
  • поиск направлений совершенствования работы с кадровой документацией;
  • оптимизация системы учета документов;
  • проведение предварительной работы для составления графика документооборота;
  • определение объема работы с кадровой документацией;
  • определение состава сотрудников, выявление «льготных» категорий;
  • подготовка документов для текущего или архивного хранения;
  • создание целостного представления о системе делопроизводства в кадровой службе;
  • определение отношения кадровиков к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства.

Состав кадровой документации

Определить состав аудируемой документации довольно непросто. Между тем от решения этого вопроса напрямую зависит количество затраченного времени и задействованных людских ресурсов.

Таким образом, прежде чем приступать к проверке, определите, какие именно документы подлежат аудиту.

Состав аудируемой документации определяется:

  • целями и задачами аудита;
  • распоряжениями контрольно-надзорных органов;
  • ситуационным развитием событий;
  • характером конфликтной ситуации с работником;
  • пожеланиями (требованиями) кадровиков, коллег и руководства;
  • требованиями законодательства и (или) локальных нормативных актов.

ПРИМЕР

Так, перечень документов, которые следует проверить, может быть указан в решении о назначении проверки в отношении работодателя.

Либо работник может обратиться с жалобой по конкретному вопросу, и тогда понадобится тщательным образом просмотреть все бумаги, касающиеся этого дела.

Нередко задачу перепроверить документы, создававшиеся в кадровой службе, ставит новое руководство.

В локальных нормативных актах некоторых организаций (инструкциях по делопроизводству и т. п.) также задается периодичность обращения к аудиту (каждый год, раз в несколько лет).

Как определить состав кадровой документации, которую следует проверить при проведении аудита?

Прежде всего можно опереться на требования законодательства. Так, если в ст. 68 Трудового кодекса РФ четко говорится о необходимости издания приказа о приеме на работу, значит, такой документ должен быть у каждого работодателя. Понятно, что обязательно наличие трудовых договоров, заключенных со всеми работающими сотрудниками. Также в компании хранятся трудовые книжки всех работников, для которых данное место работы является основным.

В локальных нормативных актах часто указывается, какой комплект документов необходимо создать применительно к конкретной кадровой операции. Допустим, если в памятке по делопроизводству сказано, что при ознакомлении с должностной инструкцией работник расписывается в отдельном журнале, значит, нужно проверить наличие, порядок оформления и ведения такого журнала.

Определенные пожелания высказывают иногда чиновники.

ПРИМЕР

В письме от 20.11.2006 № 1904-6-1 Роструд дает совет: в случае когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и сотрудник продолжает работать, требуется внести изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение. Хотя ТК РФ о необходимости подписания дополнительного соглашения в этом случае не говорит. Неплохо, если конкретное решение этого и других сложных вопросов будет содержаться в локальных нормативных актах работодателя.

Представление о том, какие документы относятся к числу кадровых, дает Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль