Выплата подотчетных сумм на банковские карты работников

539
Командировочные можно выплачивать работнику наличными в кассе организации или перечислять на его банковскую карту. Способ выплаты ни на что особо не влияет, главное — чтобы все было правильно оформлено.

В первую очередь это касается безналичных расчетов с подотчетными суммами, поскольку именно по таким выплатам у проверяющих органов чаще всего возникают вопросы к работодателю. Но этих вопросов можно избежать, если с самого начала все делать так, как предлагает наш автор.

Если у работника есть личная банковская карта или банковская карта, выданная в рамках зарплатного проекта, на нее можно перечислить компенсацию командировочных расходов (аванс, перерасход), а также сумму возмещения представительских и хозяйственных расходов. И это не будет нарушением кассовой дисциплины.

Клиент — физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции (п. 2.3 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 №  266-П; далее — Положение №  66-П):

  • получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;
  • оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте — за пределами территории РФ;
  • иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
  • иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с запретами, предусмотренными законодательством РФ. Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Вопрос о допустимости возмещения расходов, понесенных в связи с командировкой, путем их перечисления на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства (письмо Банка России от  24.12.2008 № 14–27/513).

Юридическое лицо (организация) через уполномоченных им физических лиц ( работников-держателей) может осуществлять по банковскому счету с использованием банковских карт операции, связанные с деятельностью этого юрлица, в т. ч. оплату командировочных и представительских расходов на территории РФ (п. 2.5 Положения №  266-П).

Таким образом, согласно Положению №  266-П физическое лицо вправе совершать с банковской карточкой любые операции, не запрещенные действующим законодательством.

Где сказано, что подотчетные суммы можно начислять на банковскую карту работника?

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. указанием Банка России от  11.03.2014 №  3210-У (далее — Порядок №  3210-У), не содержит фразы: «Выдача наличных денег под отчет производится из кассы предприятий», как это было предусмотрено п. 10 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. решением Совета директоров ЦБ РФ от  22.09.1993 № 40 (письмо Банка России от  04.10.1993 № 18).

Поэтому можно предположить, что перечисление денежных средств для оплаты командировочных, разъездных и иных представительских и хозяйственных расходов на банковские карты работников не противоречит действующему порядку ведения кассовых операций (письма Минфина России от  25.08.2014 №  03-11-11/42288, от  05.10.2012 №  14-03-03/728, от  29.12.2011 №  14-01-07/1396–1966, Казначейства России от  10.09.2013 № 42–7.4–05/5.2–554).

Документальное оформление безналичных выплат

Для того чтобы исключить претензии со стороны ИФНС и ГИТ, компании-работодателю при перечислении подотчетных сумм на банковский счет работника (компенсации командировочных расходов, разъездных и пр.) необходимо выполнить следующие действия.

Шаг 1. В нормативном акте об учетной политике организации определяем порядок расчетов с подотчетными лицами

Частью 4 ст. 8 Федерального закона от  06.12.2011 №  402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) предусмотрено, что если в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета федеральными стандартами не установлен способ ведения бухучета, такой способ самостоятельно разрабатывается исходя из требований законодательства РФ о бухгалтерском учете, федеральных и (или) отраслевых стандартов. В силу п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от  06.10.2008 № 106н, при самостоятельной разработке соответствующего способа учета организация должна руководствоваться самим ПБУ 1/2008, иными ПБУ и МСФО.

Пример

Согласно п. 2.11 Учетной политики Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, утв. приказом Росстандарта от  28.12.2012 № 1210, расчеты с подотчетными лицами осуществляются как в наличном, так и в безналичном порядке.

Выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы на территории Российской Федерации в рублях и компенсация документально подтвержденных хозяйственных расходов безналичным способом осуществляется по заявлению подотчетного лица с указанием в нем реквизитов, необходимых для перечисления на счет работника Росстандарта, открытый в кредитной организации с применением банковских карт, используемых в рамках зарплатного проекта.

Возврат остатка неизрасходованных подотчетных сумм может производиться в кассу, на лицевой счет Росстандарта или путем удержания из заработной платы (на основании заявления работника).

Справедливости ради заметим, что регламентация безналичного способа перечисления подотчетных сумм именно в учетной политике может показаться некорректной, поскольку учетная политика — это совокупность способов ведения бухучета (ч. 1 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете), а при выдаче подотчетных сумм компания выбирает не способ учета, а порядок перечисления денег. Тем не менее безопаснее утвердить безналичный порядок выдачи подотчетных сумм в учетной политике.

Ситуация

Приказ об учетной политике издан в конце прошлого года. Можем ли мы спустя несколько месяцев предусмотреть в этом документе условие о порядке выплаты работникам подотчетных сумм?

Внести изменения в учетную политику можно и в середине года. Закон разрешает сделать это, если у компании меняются условия деятельности или она хочет повысить качество информации об объектах учета — в данном случае о выданных под отчет денежных суммах (п. 3 ч. 6 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете).

Шаг 2. Закрепляем требования учетной политики о безналичных расчетах

Требования учетной политики о безналичных расчетах с подотчетными лицами дополнительно закрепляем в локальных нормативных актах, в частности в положении о разъездном характере работы, о порядке направления в служебную командировку (приложение 1).

Выплата подотчетных сумм на банковские карты работников

Напомним: в соответствии с законом размеры и порядок возмещения расходов, связанных с командировками, служебными поездками сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ч. 4 ст. 168, ч. 2 ст. 1681 ТК РФ).

Шаг 3. Получаем заявление работника о выдаче подотчетных сумм

В письменном заявлении работника о выдаче подотчетных сумм на его личную банковскую карту (карту, открытую в рамках зарплатного проекта) указываются ее реквизиты (приложение 2).

Выплата подотчетных сумм на банковские карты работников

Выдача под отчет наличных денег осуществляется на основании письменного заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего запись о сумме выдаваемых подотчетных денег, сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Порядка №  3210-У). Для соблюдения указанного правила необходимо, чтобы работник писал заявление всякий раз при перечислении подотчетных денежных средств на его банковскую карту.

Шаг 4. Указываем, что перечисленные средства являются подотчетными

Указываем в отдельном платежном поручении (приложение № 2 к Положению Банка России от  19.06.2012 №  383-П), что перечисленные средства являются подотчетными. Для этого в поле «Назначение платежа» платежного поручения достаточно написать, например, «Аванс на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды», «Выдача под отчет» и т. п.

Шаг 5. Получаем документы и авансовый отчет от работника

Получаем от работника документы, прилагаемые к авансовому отчету и подтверждающие оплату произведенных расходов его банковской картой. В самом авансовом отчете в поле «Получен аванс» (строка 2) следует указать: «с расчетного счета на банковскую карту, платежное поручение
от „__“ ____ 2015 г. № __».

В этом случае придется также подтвердить зачисление подотчетных денег на банковскую карту, ведь может возникнуть ситуация, когда средства со счета работодателя списаны, а на счет работника так и не поступили. Зачисление средств на банковский счет работника подтверждается выпиской по этому счету, которую работник прилагает к авансовому отчету. Банкомат может выдавать ее за плату, которую тоже возмещает работодатель. На сумму полученных наличных банкомат печатает чек.

При таком документальном оформлении ни работник, ни контролирующие органы не расценят перечисленные суммы как доход, с которого надо удержать НДФЛ (см., например, постановление ФАС Северо-Западного

Плюсы и минусы при расчетах с подотчетными лицами

Применение личных или зарплатных банковских карт при расчетах с подотчетными лицами имеет следующие преимущества для работодателя и работников:

  • повышается эффективность платежных процессов, в т. ч. за счет автоматизации сверки расчетов с подотчетными лицами и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием;
  • упрощаются процедуры, связанные с выполнением работодателем обязанностей по возмещению работнику командировочных и иных расходов, повышаются оперативность и надежность осуществления платежей;
  • минимизируется наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением личных (зарплатных) банковских карт.

Работник, получивший подотчетные денежные средства на карту, вправе вернуть их наличными в кассу компании. И наоборот: если ему выдали наличные, он может со своей карточки зачислить деньги на счет организации. Это подтверждают и специалисты банков.

Правда, при безналичной выдаче подотчетных сумм вернуть остаток неизрасходованных денег также в безналичном порядке работник не сможет: банк откажется принимать наличные, если компания перечисляла деньги на карту. Согласно банковским правилам таким способом можно вернуть только подотчетные и неиспользованные суммы наличных денег, которые клиенты получили по денежным чекам(приложение 1 к Указанию Банка России от  12.11.2009 №  2332-У). А при перечислении денег на банковские карты работников компания не заполняет денежный чек.

При перечислении на банковскую карту работника подотчетных сумм и зарплаты может возникнуть путаница, которая часто становится причиной трудовых споров.

Пример

Работник утверждал, что целый год получал подотчетные суммы на приобретение дорогостоящего фотооборудования для выполнения трудовых обязанностей вместо зарплаты. При этом согласно внутреннему положению компании подотчетные деньги руководители получают на год, а отчитаться по ним должны не позднее трех рабочих дней по окончании года.

От работника потребовали вернуть всю аппаратуру, которую он использовал в личных целях, вместе с документами либо все выданные ему под отчет деньги. Тот проигнорировал требование и уволился. Компания решила через суд взыскать с бывшего сотрудника деньги, которые он получил на карту под отчет и не отчитался.

Экс-работник подал встречное заявление о взыскании зарплаты, заявив, что ему ее не выдавали. В суде он утверждал, что заявление о перечислении зарплаты на карту не писал и в ведомостях не расписывался. Поэтому все деньги, которые приходили ему на карту, были подотчетными суммами, которые он раздавал другим сотрудникам по распискам. А зарплату ему якобы вообще не платили.

В суде компания попросила назначить финансово-бухгалтерскую экспертизу. Привлеченный эксперт подтвердил, что компания через банк ежемесячно перечисляла на карту сотрудника и зарплату, и подотчетные суммы. Что касается работников, якобы получавших деньги от фигуранта дела, таких в штате компании не оказалось.

В итоге суд решил, что компания ничего не должна работнику. Его иск был отклонен, а требование общества, наоборот, удовлетворено (см. апелляционное определение Ростовского областного суда от  02.06.2014 № 33–7269/2014).

На заметку

Статья 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях устанавливает ответственность организации только за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. О переводе подотчетных сумм на банковские карты работников в ст. 15.1 КоАП РФ ничего не сказано.

Следовательно, компания-работодатель не может быть привлечена к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ за осуществление безналичного перечисления подотчетных сумм (независимо от целей их направления — на командировочные, представительские или хозяйственные нужды) на банковские счета работников.

Е.В. Бугрова, начальник отдела аудита ООО «ПАРТИ»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль