Обязательные кадровые документы в организации 2017

4610
Какие кадровые документы обязательны для организации? Какую ответственность несет работодатель за отсутствие тех или иных документов?

Прозрачность и справедливость правовых отношений в сфере труда обеспечивается многочисленными документами. Такие обязательные документы по кадрам в организации фиксируют порядок оплаты труда персонала, внутренние правила компании, отпуска, рабочие и выходные дни сотрудников, другие особенности трудовых отношений. Кадровые документы должен вести каждый работодатель. Пренебрегать этим правилом нельзя! В статье речь пойдет о перечне обязательных кадровых документов в организации 2017 года.

Локальные нормативные акты организации

Трудовые правоотношения строятся, прежде всего, на основе действующего законодательства. Но любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты. Эти документы не должны противоречить законам, которые устанавливает государство. Нормы, которые наносят ущерб работнику или организации, не могут применяться на практике. Основная цель локальных актов – улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины.

Можно выделить следующие особенности таких документов:

  • они распространяются на каждого работника;
  • их можно использовать много раз;
  • эти акты действуют долго.

Локальные акты бывают обязательными и "факультативными".

Первый вид должен быть в каждой организации. Их отсутствие, неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Приведем перечень обязательных кадровых документов в организации, которые регулируют трудовые правоотношения:

  • правила внутреннего трудового распорядка компании;
  • документы, которые регулируют безопасность условий труда, особенности охраны труда  в организации;
  • акты, которые устанавливают порядок хранения личных данных сотрудника;
  • порядок нормирования рабочего дня.

Эти документы должны быть приняты руководством организации в обязательном порядке, так как они закладывают основу трудовых правоотношений. К локальным актам также относятся штатное расписание, графики отпусков и другие.

Распорядительные документы

В процесс организации труда руководству компании приходится совершать множество действий: принятие новых сотрудников, увольнение, повышение в должности работников и другое. Решение всех этих вопросов должно быть зафиксировано в письменной форме. Для этого руководство компании и кадровая служба издают соответствующие распорядительные документы.

Как правило - это приказы или распоряжения руководства. Документ оформляется на бланке компании и содержит:

  • название организации;
  • название самого акта;
  • регистрационный номер и дату;
  • место составления;
  • текст распоряжения или приказа;
  • подпись руководителя;
  • при необходимости – отметка о его согласовании с профсоюзной организацией;
  • подтверждение ознакомления всех заинтересованных лиц.

После подписания такой документ вступает в силу. Если он не противоречит федеральным законам и не ущемляет права участников трудовых правоотношений, распорядительный акт компании обязателен к исполнению.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника     

Для каждого сотрудника важно иметь подтверждение своей работы в компании. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность трудового стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем – сумма пенсии. К документам, подтверждающим трудовую деятельность работника можно отнести:

  • трудовой договор с работником;
  • трудовая книжка;
  • документы, подтверждающие оплату труда работника.

Наличие этих документов помогает работнику в случае необходимости доказать, что он трудился у конкретного работодателя  определенный промежуток времени.

Информационно-расчетные документы

Наряду с вышеперечисленными документами, организации оформляют информационно-расчетные документы. Эти документы содержат информацию о трудовой деятельности человека, а также его персональные данные.

К таким документам можно отнести:

  • личное дело работника;
  • личная карточка сотрудника;
  • график отпусков;
  • документы, регулирующие график работы в компании;
  • при сменной работе – график смен.

При подготовке этих документы может учитываться мнение работников. Так, например, прежде чем составить график отпусков, непосредственный руководитель, как правило, опрашивает сотрудников и узнает желаемые ими даты отпуска, которые, затем указываются в графике.

Журналы контроля и учета

К важным внутренним документам организации относятся журналы контроля и учета. В этих официальных документах отражается ход работы и соблюдение рабочего плана. Также в них учитывается порядок соблюдения правил безопасности на производстве. Кроме того, в учетных журналах регистрируются все кадровые документы, издаваемые руководством компании.

Перечислим основные виды учетных журналов в организациях:

  • журналы, в которых работодатель учитывает инструктаж по трудовой безопасности;
  • журнал для учета несчастных случаев;
  • учетный журнал по состоянию оборудования в компании;
  • журналы, учитывающие проверки трудовой безопасности на производстве.

Такие документы помогают работодателю правильно организовывать рабочий процесс, корректировать его по мере необходимости, а также адекватно оценивать безопасность на производстве.

Ответственность за ведение кадровой документации

Правильное и своевременное составление кадровых документов – прямая обязанность работодателя. В случае ее невыполнения он может быть привлечен к ответственности. Так, если серьезные нарушения выявит трудовая инспекция, организации грозит административный штраф, а должностному лицу – дисквалификация.

Обязательные документы по кадрам в организации должны составляться своевременно, в соответствии с требованиями закона о документообороте. Таким образом, обеспечивается соблюдение прав работников и техническая безопасность на производстве.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Здесь Вы найдете актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству.

Ваш подарок при регистрации: номер журнала "Справочник кадровика" со всеми образцами и шаблонами документов!
Тема номера: Как подготовиться к проверке ГИТ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль