Вкладыш в трудовую книжку

5114
Чтобы не заводить новую трудовую книжку, можно воспользоваться вкладышем в трудовую книжку. В настоящей статье рассмотрим такие вопросы, как: В каких случаях выдается вкладыш? Каков порядок его выдачи и оформления? Что делать, если вкладыш содержит ошибку или испорчен?

Вы пользуетесь профессиональной информацией!

Статья предназначена только для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

Зарегистрируйтесь, чтобы читать материал бесплатно.

Порядок выдачи и оформления вкладыша в трудовую книжку

Как и форма трудовой книжки, образец вкладыша утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Порядок внесения записей во вкладыш регламентирован инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Оба этих документа являются документами подтверждающими стаж сотрудника. Их бланки являются документами строгой отчетности и подлежат особому хранению в компании. Покупать их в ближайшем магазине тоже нельзя, хотя они и есть в свободной продаже. Если возникла необходимость выдать дубликат, просить коллегу приобрести бланк будет в корне неверным действием.

Читайте также:

Компания должна заключить договор поставки с аккредитованной организацией поставщиком или напрямую с Объединением “ГОСЗНАК”. С сотрудника удерживается стоимость потраченных денег.  В бухучете необходимо правильно отразить такие затраты. На учет бланки принимаются как материальные ценности. Запись производится по дебету счета 006 “Бланки строгой отчетности”. Учет их производится в штуках.

Смотрите также:

Удержание будет не правомерно в случае, если бланк был испорчен по вине компании или причина выдачи бланка связана с массовой потерей трудовых по вине организации. Высчитывать его стоимость бланка из доходов работника будет неправильным. Данное действие оформляется путем внесение в кассу или на расчетный счет компании необходимой суммы. Также в коллективном договоре может быть предусмотрено условие бесплатной выдачи бланков. При этом затраты на приобретение бланков полностью ложатся на плечи компании и сотрудниками не компенсируются.

Читайте также:

Когда сотрудник службы персонала обнаруживает, что записи в трудовой уже делать негде, то ему необходимо сообщить об этом работнику. Это возможно сделать как устно при личной беседе, так и в письменном виде. После этого работнику придется написать заявление на вкладыш в трудовую книжку. Образец такого документа Вы можете увидеть в дополнительных материалах к статье.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Образец заявления на вкладыш в трудовую книжку

Заявление составляется на имя главного бухгалтера и пишется в свободной форме. На основании заявления кадровику необходимо выпустить соответствующий приказ. Выписывать бланк дубликата можно только того образца, который актуален на данный момент. Выдача новых вкладышей старого образца не правомерна.

Читайте также:

При выдаче вкладыша кадровик должен внести соответствующую запись в Книгу движения трудовых книжек и вкладышей в них. Такая книга должна храниться в отделе кадров и быть надлежаще оформлена (все страницы прошиты и пронумерованы, скреплены печатью организации и подписью руководителя, а также концы прошивки опломбированы или скреплены сургучной печатью).

Основные правила заполнения вкладыша в трудовую книжку

Являясь продолжением трудовой книжки, вкладыш заполняется по аналогии. Однако определенные нюансы все-таки существуют:

  • выдается и оформляется тем нанимателем, в момент трудоустройства у которого страницы одного из подразделов использованы полностью;
  • на титульной странице документа проставляется дата его фактического заполнения. Указывать в данной графе дату заведения трудовой книжки нельзя;
  • в нем указываются только актуальные данные о работнике на момент выдачи документа. Ведь с того времени, когда заводилась трудовая книжка, человек мог повысить уровень образования или квалификации, сменить фамилию или имя, и т.д.;
  • титульный лист заверяется подписью ответственного работника и оттиском печати работодателя (при ее наличии);
  • максимальное количество вкладышей, прикрепляемых к одной трудовой, не конкретизировано.

После заполнения титульного листа, документ подшивается к основному документу. На первом листе трудовой книжки проставляется соответствующий штамп и указываются реквизиты выданного вкладыша: серия, номер и дата выдачи документа.

Читайте также:

Категорически запрещено вместо вкладыша заводить новую трудовую книжку или подкреплять чистые листы к действующей.

В тоже время, без самой книжки вкладыш не имеет никакой юридической силы.

Так как он является продолжением трудовой, нумерация в нем не прерывается, а продолжает перечисление сведений о работе в начальном документе (если последняя запись в трудовой книжке имеет номер 11, значит нумерация записей во вкладыше начнется с цифры 12).

Если для последней записи в трудовой не хватило места, она переносится во вкладыш с момента, на котором чистые строки раздела документа закончились.

Исправление ошибок во вкладыше в трудовую книжку

По невнимательности сотрудник может ошибиться и внести запись в другой раздел, не заводя вкладыш в трудовую книжку. Образец распространенной ошибки: кадровик не обратил внимание на то, что раздел «Сведения о работе» закончился и запись о переводе работника на другую должность внес в раздел «Сведения о награждениях».

Читайте также:

Зачеркивать ошибочную запись нигде  нельзя. Исправления могут быть внесены следующим образом: делается запись со следующим порядковым номером, в которой указывается, что предыдущая информация не действительна. Далее вносятся достоверные данные в нужный раздел документа.

При обнаружении ошибки, допущенной при заполнении сведений о работе нельзя просто зачеркнуть запись и сделать новую. Исправления допускаются только методом “запись № ___ считать недействительной” и далее записи корректной информации о работе. Такая запись должна быть произведена работником той компании, которая допустила ошибку. Или сотрудником текущего работодателя при наличии надлежаще оформленной справки. Таким путем может быть исправляется любая запись имеющаяся как в трудовой, так и во вкладыше независимо от даты ее внесения.

Действия при порче  вкладыша в трудовую книжку

При заполнении нового документы могут быть допущены ошибки. Так, испорченный вкладыш подлежит уничтожению, о чем составляется соответствующий акт. Такой акт и номер уничтоженного бланка должны храниться в материальных отчетах предприятия. Вместо него заводится новый документ.

Наш совет: заполняйте новый бланк до того, как он будет прикреплен к трудовой книжке! Ведь после его выдачи ответственным сотрудником проставляется соответствующий штамп в основной документ. А если во вкладыше будет допущена ошибка, то придется оформлять новый документ и проставлять еще один штамп, так как первый будет недействительным. При этом в трудовой книжке не так много места, а штамп не должен пересекаться с другими записями.

Правила заполнения вкладыша трудовой книжки в 2017 (образец представлен ниже) предполагают выдачу дубликата вкладыша в случае его утери. Потеря может быть целиком всей трудовой или только вкладыша. Потеря вкладыша возможна при не надлежащем закреплении его к основной книжке.

Правила заполнения дубликата идентичны правилам заполнения самой трудовой. Вверху проставляется штамп “Дубликат”, дата заполнения должна указываться текущая. Дубликат вкладыша в трудовую книжку (образец) выдается на текущем месте работы. Предыдущий стаж подтверждается справками от работодателей или из гос. архива.

Читайте также:

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку

После корректного оформления стоит уточнить, как вшить вкладыш в книжку. Документы обязательно нужно скрепить! Пренебрегая этим правилом, появляется риск их утери.

Обратите внимание!

В законодательстве нет четкого обозначения, в какой части трудовой книжки прикрепляется вкладыш. Однако удобнее прикреплять его в конце основного документа. Таким образом будет соблюден хронологический порядок записей.

Наиболее надежным способом скрепления является вшивание вкладыша в основной документ. Для должной прочности рекомендуется использовать суровую нитку и прокалывать 3-5 раз. Однако это не является обязательным требованием, ведь порядок скрепления документов определяет работодатель самостоятельно.

Читайте также:

Действия при ошибочной выдаче вкладыша в трудовую книжку

После того как вкладыш будет изъят из документа, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Напомним, что зачеркивания в этом документе не допускаются. Любые исправления следует сопровождать пояснительными записями. Итак, в трудовой книжке нужно сделать запись о том, что вкладыш был оформлен ошибочно. На титульном листе для такой записи места, конечно же, нет. А значит, сделать это можно на внутренней стороне обложки - там же, где обычно поясняем изменение сведений о работнике. По аналогии с такими пояснениями запись следует заверить личной подписью лица, производящего исправления, и указать дату внесения исправлений.

Образец вкладыша в трудовую книжку

Не забудьте исправить записи и в регистрационных формах - приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

Правильно оформленный и заполненный бланк вкладыша будет являться залогом того, что у Вашего коллеги в будущем не возникнет значительных проблем с оформлением пенсионного обеспечения, а следовательно ему не придется бегать по компаниям и архивам в поисках справок подтверждающих его стаж. Ни для кого не секрет, что в наши дни по факту одна и та же компания за относительно небольшой промежуток времени может поменять несколько юр. лиц. В случае их ликвидации не всегда документы сдаются в архив. В такой ситуации восстановление данных уже не представляется возможным.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль