Документы при приеме на работу

4665
При заключении трудового договора новый сотрудник должен предоставить пакет документов при приеме на работу. Одни документы являются обязательными. Их непредоставление может повлечь отказ в заключении трудового договора для сотрудника и административное наказание для работодателя. Другие документы предоставляются на основе локального соглашения. Организация не вправе применять санкции к работнику за отказ в их предоставлении. В настоящей статье рассмотрим перечень документов при приеме на работу и правила работы с ними.

Обязательные документы при приеме на работу

Перечень документов при приеме на работу установлен ст. 65 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ).

Первый в этом списке – это паспорт кандидата на должность (иной документ, удостоверяющий его личность).

Паспорт должен быть у всех граждан РФ, достигших четырнадцатилетнего возраста. Лицам, не достигшим данного возраста, необходимо предъявить свидетельство о рождении.

Если по каким – либо причинам у будущего работника нет паспорта, то заменить его сможет временное удостоверение личности. Такой документ выдается органами ФМС на время оформления общегражданского паспорта. Срок его действия составляет 2 месяца, но впоследствии он может быть продлен. Отказ в трудоустройстве на том основании, что человек предъявляет не паспорт, а такое удостоверение незаконен.

Часто на практике возникают ситуации, что именно работодатель замечает, что у работника просрочен паспорт. Принятие на работу по истекшему паспорту является неправомерным действием. За такое деяние организация может быть привлечена к ответственности. В связи с этим рекомендуем разъяснить работнику о порядке замены паспорта, а оформить с ним трудовые отношения в соответствии с временным удостоверением личности.

Читайте также:

Трудовая книжка – это следующий по значимости документ, который предъявляет соискатель при трудоустройстве.

Порядку оформления трудовой книжки  ТК РФ посвящает отдельную статью, поскольку только трудовая книжка служит подтверждением трудового стажа работника.

По общему правилу, трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, проработавшего в организации больше пяти дней. Однако данное условие не распространяется в отношении кандидатов, принимаемых на работу на условиях совместительства. У совместителей трудовая находится у основного работодателя. А время работы по совместительству фиксируется в трудовой только по желанию человека.

Кстати сказать, если соискатель принимается на работу впервые, то оформляет ему трудовую книжку первый работодатель. Как правило, сотрудник пишет заявление в свободной форме с просьбой оформить ему трудовую книжку. Бланк трудовой приобретается работодателем, но его стоимость может быть вычтена из заработной платы сотрудника (см. пример заявления о выдаче трудовой книжки).

Трудовая книжка, в отличие от большинства других документов при приеме на работе не возвращается сотруднику, а храниться в фирме.

У каждого человека, зарегистрированного в системе обязательного пенсионного страхования, если страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Страховое свидетельство также входит в перечень обязательных документов, необходимых при приеме на работу. Работодателю необходимо знать номер индивидуального лицевого счета кандидата (СНИЛС).

Отметить, что если соискатель устраивается на работу впервые и страховое свидетельство у него отсутствует,  СНИЛС оформляется работодателем.

Читайте также:

Обязательные документы при приеме на работу в различных ситуациях

Законодатель устанавливает обязательные документы в некоторых случаях. Так, например, военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, должны предъявлять документ воинского учета при приеме на работу.

Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, а для лиц, находящихся в запасе, это, как правило, военный билет.

Отметим, что отсутствие документа воинского учета не может служить основанием для отказа в заключение трудового договора. Однако предупредить соискателя о необходимости представить такой документ все-таки следует.

Если предполагаемая работа требует наличия специальных знаний и подготовки, то при трудоустройстве кандидат должен предъявить документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний. Диплом не хранится у работодателя, с него делается копия и отдается обратно сотруднику.

На практике возникают случаи, когда человек предъявляет явно подложный документ об образовании. Принять по такому диплому организация не имеет право. В случае выявления подделки, необходимо составить акт в произвольной форме, в котором указать:

  • факт предъявления подложного документа при приеме на работу;
  • требование запросить у сотрудника письменных объяснений по данному факту;
  • на период проверки человек отстраняется от выполнения своих трудовых обязанностей.

В случае,если сотрудник будет признан виновным в подделке диплома или аттестата, он может быть уволен по соответствующей статье ТК РФ.

Читайте также:

Обязательность в дипломе или иного документа, подтверждающего квалификацию может вытекать из должностной инструкции, принятой в организации. Если, например, в фирме в инструкции для должности юрисконсульта прописано наличие высшего юридического образования, взять на эту позицию можно кандидата с указанной квалификацией.

Однако если будущая работа не требует какой-либо специальной подготовки, то предоставление документа об образовании и квалификации необязательно.

Кроме того, для некоторых категорий должностей перечень обязательных документов, предоставляемых при приеме на работу, включает справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования. Это установлено для лиц, которые будут выполнять  деятельностью, к осуществлению которой запрещено привлекать сотрудников, имеющие или имевшие судимость. Самым ярким примером таких сотрудников являются педагогические работники.

Справка об отсутствии судимости  выдается органами внутренних дел в установленном законом порядке. Справку запрашивает сам работник, организация не вправе ее получить, только если человек не выдаст своему работодателю нотариальную доверенность.

Форма приказа о приеме на работу  (скачать)

Форма приказа о приеме на работу образец заполнения (произвольная форма)

Отметим, что законом не обязывает кандидатов предоставлять копии документов при приеме на работу, однако для формирования личного дела сотрудника вы вправе их сделать.

Читайте также:

Документы при приеме работы для особых категорий лиц

Существуют некоторые категории работников, в отношении которых установлен особый перечень документов при приеме на работу. Это, прежде всего, касается основных документов.

Так, при приеме лиц, не достигших 14-летнего возраста необходимо получить письменное согласие родителей или лиц, их заменяющих. Без этого документа прием несовершеннолетнего будет незаконным.

Особый порядок предъявления документов предусмотрен для иностранных граждан. Кроме стандартных документов иностранцы предоставляют разрешение на работу или патент. Это обязательный документ, без наличия которого организация не вправе заключить договор с иностранцем.

Для сотрудников, привлекаемых к работе в районах Крайнего Севера, обязательной будет медицинская справка. В ней должно быть прописано, что противопоказания для трудовой деятельности и проживания в районах Крайнего Севера отсутствуют.

Для ряда сотрудников, прежде всего, устраивающихся на государственные и муниципальные должности обязательным является предоставление справки о доходах. Данная справка нужна не только в отношении самого работника, но и его супруга и несовершеннолетних детей. Такая справка требуется, например, при:

  • поступлении на государственную службу;
  • поступлении на муниципальную службу;
  • заключении договора с Центральным банком РФ на ряд должностей;
  • трудоустройстве в государственные корпорации на определенные должности.

Читайте также:

Дополнительные документы при приеме на работу

В отдельных случаях у работодателя может возникнуть необходимость расширить перечень обязательных документов при приеме на работу. И такая возможность предусмотрена некоторыми федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Кроме того, работодатель может просто предложить кандидату предъявить дополнительные документы, пояснив, для каких целей они необходимы. Среди таких документов стоит выделить:

  • Заявление о приеме на работу
  • Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН)
  • Справка о доходах соискателя по форме 2-НДФЛ;
  • Фотография работника для оформления личной карточки (личного дела, пропуска и т.д.);
  • Справка о состоянии здоровья кандидата или его медицинская книжка (для некоторых категорий работников данный документ входит в перечень обязательных при трудоустройстве);
  • Документы о семейном положении кандидата и наличии у него детей;
  • Для иностранных граждан регистрация по месту пребывания и др.

Отметим, что работодатель сам определяет перечень дополнительных документов при приеме на работу и, как правило, закрепляет его в локальном нормативном акте организации. Однако требовать от кандидата документы, не предусмотренные законом, либо отказать ему в трудоустройстве по причине их непредставления нельзя.

На практике организации часто просят написать сотрудника заявление о приеме на работу. В нем указывается должность нового сотрудника, а также тот факт, что работник ознакомлен с правилами внутреннего распорядка. Однако нельзя обязать работника написать это заявление. Трудовое законодательство предписывает не заявительный порядок приема, а путем заключения соглашения, т.е. с помощью заключения трудового договора.

Читайте также:

Что касается ИНН, то незаконной является практика запрашивания данного документа у всех сотрудников. У человека, не зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, может вообще не быть  ИНН  (п. 14 Порядка, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@). Отсутствие данного свидетельства  у сотрудника не является каким-либо препятствием для оформления  с ним трудовых отношений. Этот факт также не влечет каких-либо неблагоприятных последствий для  самого работодателя. Нюанс возникнет при дальнейшем представлении  справки 2-НДФЛ в налоговую. В этом случае в ней не надо заполнять поле "ИНН в Российской Федерации". Личность сотрудника налоговая сможет идентифицировать по другим персональным данным.

Кроме того, определен несколько иной перечень документов при приеме на работу совместителей. Так, к обязательным добавляются:

  • Копия трудовой книжки (по причине того, что оригинал хранится по основному месту работы);
  • Справка об условиях труда на основном месте работы (если условия труда на работе по совместительству являются вредными и (или) опасными).

Таким образом, требуемые документы при приеме на работу предусмотрены ТК РФ. Предъявлять дополнительные документы, которые не входят в обязательный перечень, кандидат вправе, но не обязан. Отказ в их предоставлении никак не может быть основанием для отказа в заключение трудового договора с соискателем.

Читайте также:

Ответственность организации за прием на работу без необходимых документов

Если работодатель вопреки нормам закона заключил договор без обязательных документов, то к нему могут быть применены санкции. За такое правонарушение организации может быть назначен штраф  в размере до 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Если будет выявлено повторное правонарушение штраф возрастет до 100 тысяч рублей.

Кроме того, для работодателя существуют иные риски. Например, за заключение договора с иностранцем без документов, указанных в законе. К ним относятся разрешение на работу либо патент. За такое деяние фирма может быть подвергнута штрафу в размере до 800 тысяч или даже приостановлению деятельности.

Для фирм, расположенных в Москве, Московской области, Санкт Петербурге и Ленинградской области штраф возрастает до 1 миллиона рублей. При этом наказание в таком объеме предусмотрено за прием одного иностранца.

Учитывая достаточно серьезный размер санкций, работодателю необходимо неукоснительно соблюдать требования к документам при приеме на работу.

Читайте также:

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль