Журнал регистрации приказов: правила заполнения

4626
Для систематизации и регистрации изданных приказов рекомендуется вести журнал регистрации приказов. Однако унифицированной формы такого документа в законодательстве нет. В настоящей статье рассмотрено понятие и виды таких журналов. Описаны основные правила их ведения и хранения. Также для упрощения работы кадровика приведены примеры заполнения таких журналов.

Понятие и роль журнала регистрации приказов

Приказ является неотъемлемым кадровым документом любой организации. Как правило, все решения работодателя оформляются именно приказом. Приказ издается генеральным директором фирмы или иным уполномоченным на это лицом.

В соответствии с нормами трудового законодательства все приказы подлежат учету и регистрации. Регистрация возможна посредством внесения сведений в регистрационные карточки или журнал регистрации приказов.

Однако наличие именно журнала регистрации приказов в фирме не обязательно. Но его ведение упрощает деятельность кадровых работников.

Читайте также:

Таким образом, под журналом регистрации приказов следует понимать локальный акт организации, изданный компетентным органом и отражающий основные сведения об изданных в организации актах.

Данный журнал позволяет систематизировать изданные локальные акты. Ведь в действующей фирме, даже небольшой, огромное количество подобных документов. А также помогает доказать ряд фактов в судебном органе.

Например, в суде возник спор по поводу признания факта трудовых отношений. Человек утверждает, что трудился в данной фирме. Представители организации возражают против удовлетворения иска. В обосновании своей позиции работодатель может предоставить журнал регистрации приказов по личному составу, в котором отсутствуют сведения о приеме на работу истца.

Если истец не предоставит других более веских доказательств, суд откажет в удовлетворении иска.

Читайте также:

Виды журналов регистрации приказов

Учитывая количество издаваемых документов, невозможно, чтобы все они регистрировались в едином журнале. Работодатель, как правило, ведет несколько журналов. Остановимся на наиболее универсальных видах.

В любой организации есть приказы по личному составу. Приказы, издающиеся в сфере трудовых отношений, называются приказами по личному составу. Это основные документы, которые определяют служебное положение работников.

Одним из важных документов учета кадровой документации является Журнал регистрации приказов по личному составу. Регистрация документа в Журнале позволяет подтвердить факт создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

В данном журнале указываются следующие виды локальных актов:

  • о приеме на работу;
  • о переводе на другую должность;
  • об увольнении и другие.

Почти в любой организации существует журнал регистрации приказов по основному виду деятельности. В нем указываются все документы, издаваемые по вопросам хозяйственной деятельности организации.

Другим видом журнала является журнал по регистрации отпусков. Учитывая, что в отпуск в течение года ходят все сотрудники компании, данный журнал достаточно объемный. В связи с этим лучше выделить его в отдельный документ.

Также отдельный акт представляет собой журнал, в котором регистрируются все командировки сотрудников. Этот документ имеет еще и финансовое значение. Исходя из данных, указанных в нем, происходит оплата командировочных расходов.

Читайте также:

Форма журнала регистрации приказов

Унифицированная форма данного документа отсутствует. В связи с этим компании и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать свою форму.

Форма данного акта разрабатывается кадровиком или юристом фирмы. Целесообразно иметь единую утвержденную форму для всех подразделений и филиалов организации. Это позволит избежать риска привлечения к ответственности.

В журнале, как правило, указываются следующие сведения:

  • дата издания приказа - эта графа универсальна для всех видов журналов. Именно по дате можно определить время издания соответствующего акта. За частую именно дата играет важнейшую роль. Например, в вопросах сокращения персонала.
     
  • регистрационный номер - обязательный элемент любого журнала регистрации приказов. Именно данный номер ставится в тексте самого приказа. Присвоение номера свидетельствует о регистрации документа. Как правило, используется нумерация по хронологии. Могут применяться как числовые, так и буквенные обозначения.
     
  • персональные данные лица, в отношении которого издается приказ. В журнале указывается фамилия, имя, отчество работника, его должность. Важно, чтобы эти данные совпадали со штатным расписанием.
     
  • краткое содержание или название приказа. Эти данные указывается для приказов по личному составу, поскольку в один журнал вписываются акты разные по содержанию.

Читайте также:

Ведение журнала регистрации приказов в бумажной форме

При ведении журнала в бумажной форме необходимо соблюдать следующие рекомендации.

Для начала нужно определиться с количеством граф в данном документе. Также нужно  решить, будет ли он иметь вертикальную или горизонтальную ориентацию. Как правило, если граф больше 5, а их содержимое предполагает текст длиннее, чем в одно-два слова, лучше выбрать горизонтальную ориентацию.

Лучше располагать данный документ в целом развороте общей тетради большого формата. В любом случае лучше пусть в тетради остается свободное пространство, чем все будет убористо исписано.

Стоит помнить, что срок хранения кадровых документов в большинстве случаев составляет 75 лет. Как показывает опыт, уже через десять лет мелкий почерк в журналах приходится разбирать с некоторым усилием.

Начинается журнал с подготовки обложки, нумерации страниц и составления заверительной надписи. Эти записи производятся до того, как кадровики начинают работать с журналом, а не после того, как он будет завершен.

Читайте также:

На обложку помещается следующая информация:

  • название организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документ;
  • дата внесения первой записи;
  • дата внесения последней записи.

Это общепринятый минимум. Дополнительно на обложке можно разместить информацию о номере дела журнала по номенклатуре, сведения о лице, ответственном за ведение журнала, и т.д. Обложка наклеивается - лучше при помощи широкого скотча - на общую тетрадь.

Очень важно не заклеить обложку скотчем "наглухо. Следует помнить, что через некоторое время на ней будет написана дата внесения последней записи, да и другие реквизиты могут со временем измениться.

Данный документ может быть пронумерован или прошит. Но обязательного требования к оформлению акта именно таким образом нет.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Особенности ведения журнала регистрации приказовСкачать бланк >>>

Прошивка выполняется в два или четыре прокола крепкой нитью. Концы нити лучше вывести изнутри и приклеить к оборотной стороне обложки небольшим кусочком бумаги, на котором указывается количество страниц. А затем с указанием должности, фамилии, инициалов и даты расписывается руководитель отдела кадров.

Надпись заверяется печатью отдела кадров или организации, если она есть.

Записи в журнал вносятся ручкой синего или фиолетового цвета. Черную пасту не любят проверяющие. А красная и зеленая очень недолговечны и с годами растекаются (красная) или бледнеют (зеленая).

Читайте также:

Порядок внесения изменений в журнал регистрации приказов

Исправления в журнал регистрации вносятся так, чтобы можно было легко прочитать ошибочно внесенную запись. Поэтому использование корректора-замазки, клейкой корректирующей ленты и сплошного зачеркивания здесь не допускается. Новая запись выполняется здесь же, под тем же порядковым номером.

В графу "Примечание" работником, ответственным за ведение журнала, помещается отметка о внесении исправления.

Ведение журнала регистрации приказов в электронной форме и сроки его хранения

Стоит отметить, что электронный журнал регистрации считается полноценным носителем информации и ни в чем не уступает бумажному. А в чем-то он даже превосходит его, например по уровню информационной защиты, удобству внесения и поиска данных.

Такой акт в электронном виде уже считается полноценным документом. Его не нужно распечатывать, специально заверять печатью или подписью на бумажном носителе.

Читайте также:

Весь жизненный цикл электронного документа происходит в электронном виде. По завершении года электронный журнал сохраняется в неизменяемом формате. А потом выгружается на обособленный носитель информации (диск, флэш-карту). Этот носитель должным образом надписывается, после чего хранится в течение положенного времени. Этот срок совпадает с временем хранения журнала в бумажной форме.

Хранение журналов на бумажном и электронном носителе осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526.

Эти Правила определяют общие принципы хранения документов, а источником сроков хранения (в отсутствие номенклатуры дел) является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558.

Читайте также:

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Шаблон Журнала регистрации приказов по личному составу.doc
  • Пример регистрации приказа о прекращении трудового договора с работником по соглашению сторон.doc
  • Пример регистрации приказа о прекращении трудового договора с работником по соглашению сторон.doc
  • Пример регистрации приказа работодателя о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе .doc
  • Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе .doc
  • Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной форме .doc
  • Пример регистрации приказа о поощрении работника в денежной форме, если премия не предусмотрена системой оплаты труда .doc
  • Пример регистрации приказа о материальном поощрении работника в неденежной форме .doc
  • Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в денежной формах если премия не предусмотрена системой оплаты труда.doc
  • Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в материальной неденежной формах.doc
  • Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) .doc
  • Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) ранее истечения установленного законом срока предупреждения об увольнении в связи с невозможностью продолжения работы .doc
  • Пример регистрации приказа о досрочном расторжении по инициативе работника срочного трудового договора (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) (вариант 1) .doc
  • Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) .doc
  • Журнал учета приказов о командировании работников.docx
  • Журнал по личному составу.docx
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль