Оформление кадровых документов при смене работником фамилии

1530
Работница вышла замуж и сменила фамилию. Это требует внесения изменений во многие кадровые документы, однако порядок действий в подобных ситуациях в законе не прописан.

Вопрос: в какие именно документы и как вносить соответствующие изменения?

Решение:

Независимо от должности, которую занимает работник, его пола и возраста, порядок внесения изменений в документы в связи со сменой фамилии будет одинаковым.

Правило

Любое лицо, достигшее возраста 14 лет, вправе переменить свое имя (п. 2 ст. 19 Гражданского кодекса РФ, п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния").

Имя гражданина включает в себя фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая. Смена имени не является основанием для прекращения или изменения прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем.

Для того чтобы были внесены изменения в кадровые документы, работник, сменивший фамилию, первым делом должен уведомить об этом работодателя.

На практике в этих целях чаще всего от работника требуется соответствующее письменное заявление (шаблон) и оригиналы документов, на основании которых вносятся изменения. Работник может приложить копии указанных документов (паспорта, свидетельств о регистрации брака, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени или отчества и др.) к заявлению.

На заявлении работника руководитель проставляет резолюцию о назначении работника, ответственного за внесение изменений в кадровые и бухгалтерские документы, устанавливает сроки таких изменений.

На основании того же заявления работника руководитель издает приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы и знакомит с ним работника под роспись.

После издания такого приказа начинается работа по внесению изменений и переоформлению документов работника.

На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника.

Проблема

Одни специалисты говорят о том, что фамилия (имя, отчество) являются не обязательными для включения в трудовой договор условиями, а сведениями о работнике. Изменение таких сведений не является предметом договоренности сторон, а значит, при изменении фамилии в заключении дополнительного соглашения к трудовому договору нет необходимости. Как следует поступать в этих случаях? Можно воспользоваться нормой ч. 3 ст. 57 ТК РФ "недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора" и поступать аналогично в случае изменения сведений о работнике, т. е. вносить изменения в текст трудового договора (в оба экземпляра) и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя.

Однако существует и другая точка зрения. Так как ч. 3 ст. 57 ТК РФ содержит правила внесения в текст договора только недостающих сведений, то при изменении сведений нужно заключать дополнительное соглашение, даже если по сути вносимые изменения не являются предметом соглашения сторон договора.

Полагаем, что на практике при изменении сведений о работнике могут быть использованы оба вышеперечисленных способа внесения изменений в трудовой договор. Единственное не вызывает сомнений: такие изменения должны быть отражены в трудовом договоре работника. Будет ли оформлено дополнительное соглашение или соответствующие правки будут внесены непосредственно в текст трудового договора – решать вам.

Личным документом работника, который хранится у работодателя и в который, следует внести изменения, является трудовая книжка. В случае изменения фамилии сотрудника, необходимо на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию и указать рядом новую фамилию (п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках", далее – Правила). При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать ссылку на соответствующие документы с указанием их реквизитов (например, свидетельство о заключении брака, паспорт и др.) и заверить подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью работодателя (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", далее - Инструкция).

Полезные советы

Аналогичные изменения также должны быть внесены в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"), на полях которой можно сделать ссылку на документ, на основании которого внесены изменения.

Изменения в личную карточку работника нужно внести следующим образом: прежнюю фамилию следует зачеркнуть одной чертой и рядом или сверху (в зависимости от наличия свободного места) указать новую. Исправления заверить подписью уполномоченного лица и указать дату внесения изменений.

Изменение данных работника необходимо также внести в график отпусков; в табеле учета рабочего времени. Изменения в эти документы вносятся аналогично изменениям в личной карточке работника.

В случае, если фамилию сменил работник, являющийся материально ответственным лицом, также следует внести изменения в договоры о полной материальной ответственности и выдать новые доверенности.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль