Кому установить разъездной характер работы?

505
Наша организация принимает нового сотрудника. Предполагается, что он будет часто ездить по разным точкам, а иногда находиться в головном офисе. При оформлении трудовых отношений возникли разногласия с руководством: считать ли, что такая работа будет иметь разъездной характер, или поездки сотрудника правильнее будет отнести к командировкам? И как установить разъездной характер работы?

Из анализа норм Трудового кодекса РФ следует, что работа может осуществляться в пути, иметь разъездной характер, а также сотрудники могут направляться в командировки. И в каждом конкретном случае оформление, обязанности работодателя и предоставляемые сотрудникам гарантии будут различаться.

В то же время все поездки считаются служебными, и при исполнении своих должностных обязанностей сотрудники отсутствуют на рабочем месте.

К сожалению, трудовое законодательство не содержит четкой формулировки, поясняющей, что же такое разъездной характер работы и кому его можно устанавливать. Понятно, и это следует из норм ТК РФ, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути, не считаются командировками.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

В соответствии со ст. 1681 ТК РФ сотрудникам, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками:
• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя

Что касается разграничения понятий «командировка» и «разъездной характер работы», то здесь как раз и возникают трудности. Встречаются такие должности (профессии), которые предполагают как работу в офисе, так и периодические служебные поездки (курьер, специалист по настройке компьютеров, почтальон и пр.). В то же время работа руководителей, например региональных представителей, также предполагает и работу в офисе, и периодические (порой довольно частые) служебные поездки.

При установлении разъездного характера работы работодателю следует оценивать ситуацию сообразно преследуемым целям. Если сотрудник проводит на рабочем месте немного времени, затрачивая его в основном на подготовку к выполнению основной работы, определенной должностными обязанностями, в то время как большая часть времени уходит на разъезды, при которых выполняется основная работа, определенная должностными обязанностями, то целесообразно признать разъездной характер такой работы.

Говоря таким работникам об оформлении служебных поездок, следует отметить, что, если для сотрудника установлен разъездной характер работы, оформления приказа на каждую служебную поездку не требуется. А вот документы, подтверждающие маршрут и цель поездки работника, должны быть. Четкого перечня таких документов не установлено. В зависимости от специфики трудовой функции работника работодатель самостоятельно определяет перечень необходимых документов, закрепив его в локальных актах организации.

ПРИМЕР

Это могут быть маршрутные листы, журналы учета поездок и т. п.

Как правило, в практике возникают различные вопросы, связанные с возмещением расходов на служебные поездки: что конкретно компенсировать, в каком размере, как это оформить?

Поскольку нормы и порядок возмещения таких расходов законодательно не установлены, каждый работодатель вправе самостоятельно устанавливать компенсации работникам с разъездным характером работы (ч. 2 ст. 1681 ТК РФ).

В этой связи разберемся, каков должен быть алгоритм действий работодателя при установлении выплат сотрудникам с разъездным характером работы.

Действие 1. Решить, каким документом будут определены указанные выплаты.

Работодателю следует зафиксировать виды расходов, которые он будет возмещать сотрудникам с разъездным характером работы в одном из следующих документов:

В этих документах следует пересмотреть перечни работ, профессий, должностей сотрудников, которым устанавливается разъездной характер работы, а также порядок документального оформления служебных поездок этих сотрудников.

 ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Поездки проводников, стюардесс и прочих аналогичных работников неверно считать командировкамиколлективный договор, соглашение;локальный нормативный акт;трудовой договор.

Действие 2. Определить размер расходов, связанных с разъездным характером работы.

Несмотря на то что перечень возмещаемых расходов при разъездном характере работы аналогичен перечню расходов при служебных командировках, никаких ограничений по размеру суммы компенсации при разъездном характере работы действующим законодательством не предусмотрено.

В связи с этим при разъездном характере работы можно установить суточные в размере, который работодатель сочтет целесообразным.

Нормирование суточных необходимо для целей налогообложения НДФЛ (не более 700 руб. в сутки за каждый день командировки на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке). Но при этом такое нормирование суточных предусмотрено только для расходов на командировки (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Тем не менее, во избежание споров с контролирующими органами, устанавливая работникам компенсации при разъездном характере работы, в первую очередь следует исходить из принципа целесообразности и обоснованности.

НАША СПРАВКА

На выплаты, указанные в ст. 1681 ТК РФ, не следует начислять НДФЛ при следующих условиях:
• расходы на проезд или проживание документально подтверждены;
• суточные выплачены в пределах норм, утвержденных руководителем организации;
• выплаты сотрудникам с разъездным характером работы зафиксированы в одном из следующих документов: коллективном договоре (соглашении), локальном нормативном акте, трудовом договоре.
Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды не начисляются на выплаты работникам с разъездным характером работы при следующих условиях:
• разъездной характер работы отражен в трудовом договоре;
• выплаты предусмотрены коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором.

Действие 3. Проверить формулировки в документах.

ПРИМЕР

При наличии в трудовом договоре формулировки «надбавка (доплата) за разъездной характер работы…» возникает риск спора с контролирующими органами, которые по определенным основаниям могут отнести такие надбавки (доплаты) к составной части заработной платы. Соответственно, с данных выплат уже необходимо удерживать НДФЛ и начислять на них страховые взносы.

Резюме

При установлении разъездного характера работы следует исходить из конкретных функций и особенностей выполнения работы сотрудником.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль