Отсутствие подписи уволенного в кадровых документах

5790
В жизни бывает всякое. Уволился, например, сотрудник - уже и время после этого прошло, и тут при проведении проверки выясняется, что на кадровых документах нет его подписей. То ли отказался подписывать, а акт не составили, то ли просто в последний рабочий день об этом в суматохе забыли, разве теперь упомнишь? Сам бывший сотрудник уже уехал куда-то. И как теперь быть кадровику? Воспользоваться нашей пошаговой инструкцией!

Подпись уволенного сотрудника в кадровых документах может отсутствовать по разным причинам. Может быть, увольнение было конфликтным, и работник отказался расписаться в приказе, личной карточке, книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга учета трудовых книжек). Случается, что сотрудник фактически отсутствовал на службе в последний день работы и поэтому не смог поставить подпись в документах. Бывает и так, что кадровики по  каким-то причинам (недостаточный опыт, спешка и т. д.) не предложили ему расписаться.

Возможен, кстати, и такой вариант: при увольнении все документы оформлены верно, а вот при приеме на работу этот сотрудник не подписал трудовой договор, приказ о приеме на работу или был ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, но свою личную подпись в подтверждение этого не поставил. Или давно уволившимся сотрудником не были подписаны документы, оформлявшиеся в течение работы (приказы об отпуске, премировании, переводе). Причины также могут быть различны — от небрежности сотрудника отдела кадров до отказа работника подписывать документы, о чем своевременно не был составлен акт. Но какое, впрочем, это имеет значение? Так или иначе, работодатель столкнулся с тем, что в некоторых кадровых документах отсутствует подпись уволившегося работника.

Специальных норм, регулирующих данную ситуацию, законодательством не предусмотрено. Поэтому разберем поэтапно, что можно предпринять, чтобы снизить существующие риски.

Этап 1

Фиксируем обнаружение нарушения

Прежде всего оформляем текущей датой нарушения, обнаруженные в кадровом делопроизводстве. Для этого можно составить акт. Или докладную записку — за авторством сотрудника, выявившего нарушения. Независимо от выбранного способа оформления необходимо указать, в каких именно документах обнаружено отсутствие подписи, кто и когда это заметил.

Для того чтобы выяснить, в порядке ли остальные документы по данному работнику, на наш взгляд, стоит инициировать частичный кадровый аудит. Для этого необходимо издать приказ, установив в нем сроки и цели проведения аудита кадровых документов, состав комиссии, которая будет этим заниматься. По итогам процедуры обычно составляется акт, в котором указывается, в каких именно кадровых документах недостает подписи работника.

Этап 2

Пытаемся связаться с работником (фиксируем невозможность этого)

Теперь постараемся связаться с бывшим сотрудником. Для этого по последнему известному месту его жительства, а также по иным известным адресам следует разослать письма с просьбой явиться для подписания кадровых документов. Такое обращение следует отправить ценным письмом с описью вложения. Если бывший сотрудник переехал, письмо, скорее всего, вернется обратно — вместе с конвертом, почтовые отметки на котором подтвердят, что по известным работодателю адресам гражданин отсутствует. Таким образом, при необходимости вы сможете доказать, что предприняли все возможное для исправления допущенного нарушения.

Кроме того, необходимо попробовать связаться с родственниками бывшего сотрудника, используя имеющуюся в личном деле информацию, и попытаться выяснить номер его телефона и новое место жительства.

Если в результате всех предпринятых действий с  экс-работником удастся связаться, вы можете описать сложившуюся ситуацию и попросить сообщить адрес, по которому компания направит ему документы для подписи. Разговор желательно заактировать, в составленном акте — отметить, кто, когда, по какому номеру звонил, каковы результаты звонка.

Если удастся выяснить новый адрес работника, компании следует направить ему документы, в которых недостает подписей (приказы, трудовой договор, личную карточку), и предупредить, чтобы, проставляя подпись, он указывал текущую дату.

ПРИМЕР

Если необходимо подписать трудовой договор, который действовал в иные периоды, сделайте в нем отметку, что договор действовал с даты приема на работу по день увольнения.

Что касается ознакомления с локальными нормативными актами, то, на наш взгляд, в данном случае следует подготовить не лист ознакомления с локальными нормативными актами, а иной документ. Например, расписку в том, что при приеме на работу ( такого-то числа) сотрудник был ознакомлен с локальными нормативными актами (указать их реквизиты), однако не расписался об ознакомлении в предусмотренных для этого формах и документах. Вы можете подготовить бланк и отправить работнику готовый документ, чтобы ему оставалось только поставить свою подпись и текущую дату.

Что же касается отсутствия подписи в Книге учета трудовых книжек, тут можно, например, подготовить расписку в том, что трудовую книжку работник получил в день увольнения, однако в Книге не расписался. Как и в предыдущем случае, направить следует готовый документ, в котором нужно лишь расписаться и поставить дату.

Кроме документов, которые необходимо подписать, рекомендуем вложить конверт с адресом компании и приклеенной маркой, чтобы сотруднику оставалось только подписать документы, вложить их в конверт и отнести его на почту. Чем меньше усилий требуется от человека, тем больше вероятность, что он откликнется на вашу просьбу.

НЕЛЬЗЯ!

Датировать документы задним числом, то есть проставлять более ранние даты.

Конечно, такой пакет документов необходимо направить ценным письмом с описью вложения. Если через некоторое время в адрес компании поступят подписанные документы, кадровики смогут поздравить друг друга с благополучным разрешением ситуации.

Но, возможно, по  каким-то причинам работник не получит письмо, и тогда оно вернется с отметкой о том, что не было вручено. Или, получив письмо (о чем придет соответствующее уведомление), не захочет подписывать и возвращать документы. В любом случае у компании появятся почтовые свидетельства того, что работодатель пытался исправить допущенные нарушения.

Но что все-таки делать в случае, если не удалось получить необходимые подписи или узнать адрес уволившегося работника?

Этап 3

Оцениваем возможные риски

Если вы понимаете, что получить подписи невозможно, следует прежде всего оценить риски, связанные с их отсутствием. Судебная практика показывает, что в этом случае возможно привлечение компании к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

О возможности привлечения к ответственности свидетельствует также и судебная практика.

ПРИМЕР

Так, инспекция труда привлекла работодателя к административной ответственности в виде штрафа за нарушение ведения Книги учета трудовых книжек (постановление Московского городского суда от  20.02.2015 №  4а-4207/14). В другом случае суд признал правомочным наложение взыскания за отсутствие подтверждения получения работником его экземпляра трудового договора (решение Верховного Суда Республики Карелия от  11.04.2014 по делу № 21–153/2014). Также суд признал работодателя виновным по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушения, связанные с порядком ознакомления сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка (решение Московского областного суда от  24.06.2014 по делу № 21–590/2014). Суд наложил на работодателя штраф за нарушение ведения личных карточек работников (решение Московского городского суда от  26.04.2013 по делу № 7–770/2013).

Что касается возможности обращения в суд работника, такой риск скорее может быть связан с отсутствием подписи в приказе об увольнении. Это обстоятельство может быть принято судом во внимание в спорах о законности увольнения.

Напомним, что срок обращения сотрудника в суд за разрешением индивидуального трудового спора составляет три месяца, а при оспаривании увольнения — месяц (ст. 392 ТК РФ).

Остается риск обнаружения неподписанных документов при проверке инспекции труда. Однако инспекторы труда редко проводят сплошную проверку, чаще делая выборку документов, причем, как правило, по работающим сотрудникам. Поэтому, полагаем, риск проверки именно данных документов не так уж велик, но исключать его нельзя.

Обратите внимание: в соответствии со ст. 4.5 КоАП РФ срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение по ст. 5.27 КоАП РФ составляет год со дня его совершения (если правонарушение не является длящимся). Поэтому если инспекция труда привлечет работодателя за несоответствующее оформление документов по истечении года с момента обнаружения, у компании имеются все шансы оспорить это в суде. Именно для такой ситуации мы и оформляли акт, фиксируя тем самым самостоятельное обнаружение правонарушения и его дату.

ЧТО ЗА ЭТО БУДЕТ?

За отсутствие подписей на кадровых документах (кроме трудового договора), доказательств ознакомления с локальными нормативными актами компания может быть привлечена к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) в виде штрафа от 30 000 до 50 000 руб.
Отсутствие подписи в трудовом договоре может быть расценено проверяющим из государственной инспекции труда как уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора и повлечь привлечение к ответственности в виде штрафа в размере от 50 000 до 100 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ).

Этап 4

Принимаем дополнительные меры

Теперь, когда риски оценены, рассмотрим, что еще можно предпринять в данной ситуации. В частности, если работник не расписался в приказе об увольнении. В случае, когда приказ невозможно довести до сведения работника или он отказывается ознакомиться с ним под роспись, на документе можно сделать соответствующую запись.

ПРИМЕР

Под неоформленным реквизитом «Виза ознакомления» можно написать: «Содержание приказа доведено до сведения работника, от ознакомления с приказом под роспись работник отказался». Или: «Работник для подписания приказа не явился». Далее следует указать Ф. И. О., должность, подпись кадрового работника и дату. В случае если документы работнику просто не были предложены, можно сделать запись без указания причины отсутствия подписи.

Такие же формулировки можно использовать и в случае исправления недочетов в личной карточке работника.

Если сотрудник отказался подписывать кадровые документы, но соответствующий акт не был составлен своевременно, на наш взгляд, его следует подписать текущей датой (пример 1). В случае если при отказе сотрудника присутствовали его коллеги и они помнят этот случай, необходимо указать их в акте. В противном случае документ следует оставить с указанием данных одного кадрового работника. Также в акте стоит указать дату, когда уволившийся сотрудник отказался поставить подпись, реквизиты документа, от подписания которого он отказывался, Ф. И. О., должности составляющих акт, их подписи, текущую дату.

Если работник получил трудовую книжку, но по  каким-то причинам не расписался в Книге учета, можно составить акт о передаче ему трудовой (пример 2). Хорошо, если при передаче присутствовали другие сотрудники, тогда и они могут подписать этот акт.

Теперь, когда все возможное, на наш взгляд, сделано, остается подшить составленные документы в личное дело работника или в отдельную папку и хранить на случай проверки.

НАША СПРАВКА

Если работник обратится в суд по истечении срока давности, работодатель может заявить о пропуске срока, а суд — встать на его сторону (ст. 152 Гражданского процессуального кодекса РФ; далее — ГПК РФ). То же самое касается и жалоб работника в инспекцию труда. Судебная практика подтверждает, что при обращении в инспекцию труда работник должен придерживаться тех же сроков (см. определение Верховного Суда РФ от  28.06.2006 №  11-В06-8; апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от  23.09.2013 № 33–14146/13). Иногда суд восстанавливает пропущенный срок, но работнику необходимо доказать уважительность причин пропуска (ст. 152 ГПК РФ).

Этап 5

Принимаем профилактические меры

Учитывая произошедшее, возможно, имеет смысл доработать инструкцию по кадровому делопроизводству или составить, если ее не было ранее. Может быть, следует написать специальную памятку для сотрудников кадровой службы с пошаговым алгоритмом увольнения. В такую инструкцию (памятку) в качестве обязательного шага нужно включить проверку наличия подписей сотрудников в документах, а также закрепить обязанность составления соответствующих актов при отказе от ознакомления с документами под роспись.

Нужно ли привлекать к дисциплинарной ответственности работника отдела кадров, который допустил все эти нарушения? Как известно, привлечение к ответственности сотрудника, совершившего дисциплинарный проступок, — право, а не обязанность работодателя. В случае если он  все-таки сочтет нужным наложить на работника взыскание и сроки будут позволять, необходимо позаботиться о соблюдении процедуры, установленной ст. 193 ТК РФ.

ПРИМЕР 1

Акт об отказе от ознакомления с документами

Отсутствие подписи уволенного в кадровых документах

ПРИМЕР 2

Акт о передаче трудовой книжки

Отсутствие подписи уволенного в кадровых документах

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль