Дубликат трудовой книжки

4692
"Недавно устроилась на новую работу инспектором по кадрам. До меня дела здесь велись не совсем правильно, да еще была авария водопровода - в общем, некоторые трудовые книжки утеряны, некоторые сильно пострадали. Надо выписывать дубликаты, но я не очень понимаю, как правильно это сделать. Восстанавливать необходимо только утерянные книжки? Или пострадавшие тоже?" Оформление дубликата трудовой книжки - дело непростое. В этой статье мы расскажем основные правила выдачи этого документа в тех случаях, когда трудовая книжка утеряна или пришла в негодность по вине работодателя.

Трудовая книжка – это основной документ, свидетельствующий о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч.1 ст. 66 Трудового кодекса РФ; далее – ТК РФ).

Дубликат трудовой книжки, как показывает практика, оформить порой сложнее, чем оригинал, поскольку нормативные акты предусматривают правила оформления и выдачи дубликата, но недостаточно подробные.

В настоящее время в России действуют трудовые книжки образца 1938, 1973 и 2004 годов.

Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила), утв. постановлением Правительства РФ № 225, определены случаи, когда может быть выдан дубликат книжки. Так, дубликат трудовой книжки необходимо оформить в случаях, если:

  • трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.) (п. 33 Правил);
  • трудовая книжка утрачена работодателем (п. 34 Правил).

Сроки для оформления дубликата трудовой книжки

Согласно Правилам лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает его не позднее 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 Правил). А вот для других случаев оформления дубликата сроки не установлены. Полагаем, что в ситуации, когда трудовая книжка утрачена или испорчена работодателем, учитывая все обстоятельства, нужно постараться оформить дубликат в кратчайшие сроки.

Какие сведения вносятся в дубликат трудовой книжки

Ответ на этот вопрос содержится в п. 32 Правил:

  1. Сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  2. Сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Дубликат – это повторный экземпляр подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

На основании каких документов и сведений оформляется дубликат?

Ситуация 1. Если дублируется трудовая книжка, пришедшая в негодность, например ветхая, сведения из нее переписываются в дубликат, то есть она сама является источником информации для дубликата за исключением тех записей, которые невозможно прочесть. Для восстановления нечитаемых записей собираются архивные справки.

Ситуация 2. При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие исключительные обстоятельства) трудовой стаж таких работников устанавливается комиссией, специально создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ (п. 34 Правил).

Дубликаты трудовых оформляются на основании акта комиссии, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав комиссии также включают представителей работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками органов, а также других заинтересованных организаций.

Форма трудовой книжки и вкладыша

С 1 января 2004 г. действует форма трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержденная постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 225). Трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1973 гг.) действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Постановления № 225).
В российской компании не могут вестись трудовые книжки по форме, утвержденной законодательством другого государства. Если при трудоустройстве работником предъявлена трудовая книжка действующего образца, но оформленная в одной из стран бывшего СССР, в нее следует внести записи в установленном порядке. В других ситуациях иностранному работнику выдается новая трудовая книжка российского образца (ч. 4, 5 ст. 65 ТК РФ). Исключение сделано только для трудовых книжек жителей Республики Крым и Севастополя, которые можно продолжать вести на русском языке (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от  14.10.2014 № 299-ФЗ «Об особенностях применения отдельных положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права, в связи с принятием в Российскую Федерацию Республики Крым и образованием в составе Российской Федерации новых субъектов – Республики Крым и города федерального значения Севастополя»).

Главной проблемой в этом случае становится определение стажа работы каждого сотрудника. Факты трудовой деятельности могут подтверждаться:

  • справкой, профсоюзным билетом, учетной карточкой члена профсоюза и другими документами;
  • в судебном порядке, в том числе на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности.

Также комиссия имеет право запрашивать документы у предыдущих работодателей.

По результатам работы комиссии составляется акт, который содержит сведения:

  • о периодах работы каждого сотрудника;
  • о профессии (должности) работника;
  • о продолжительности работы.

Работодатель на основании акта комиссии выдает сотрудникам дубликаты трудовых книжек (п. 34 Правил, информационное письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 12–3/10/2–6752).

Заполнение дубликата трудовой книжки

Заполняются такие дубликаты согласно п. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция), утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В графе 4 указываются дата и номер акта комиссии, на основании которого в дубликате произведены соответствующие записи. Установленные периоды трудовой деятельности включаются в общий и специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет, а также для установления ежемесячных надбавок к должностному окладу за выслугу лет как время работы, подтвержденное документами (Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утв. постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50).

Таким образом, объем вносимых сведений и способы их подтверждения зависят от оснований выдачи дубликата. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1–6 Инструкции.

Общие правила заполнения дубликата для обоих рассматриваемых случаев следующие:

Общие данные о стаже сотрудника указываются суммарно, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Правило 1. На титульном листе в верхнем правом углу необходимо проставить (от руки или штампом) запись «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

Титульный лист дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки

Увеличить изображение

Правило 2. Титульный лист дубликата оформляется аналогично титульному листу оригинала. Данные о работнике указываются на дату оформления дубликата (то есть не прежние данные (фамилия, уровень образования), которые вносились в оригинал) (п. 7.1 Инструкции).

Правило 3. В первой строке графы 3 раздела «Сведения о работе» делается запись об общем (подтвержденном документами) стаже работы у предыдущих работодателей (п. 7.2 Инструкции). В графах 1, 2 и 4 этой строки ничего писать не надо.

Все записи, подлежащие внесению в дубликат, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справки, выписки, копии приказов, распоряжений).

Дубликат утраченной трудовой книжки

Если книжка была утрачена работодателем, то после указанной выше записи в раздел «Сведения о работе» в хронологическом порядке вносятся данные о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных документах. В графе 3 перед каждой записью о приеме на работу указывается наименование работодателя. В графе 4 напротив каждой записи о трудоустройстве, переводе и увольнении вписываются реквизиты документа, подтверждающего эту информацию (п. 7.2 Инструкции). В остальном записи о приеме, переводах и увольнении делаются так же, как и при обычном заполнении трудовой книжки.

Дубликат утраченной трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки

Увеличить изображение

При этом следует помнить, что в соответствии с п. 32 Правил в дубликате трудовой книжки указываются только те сведения, которые отражены в представленных документах.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы в других организациях, возвращаются работнику после снятия копий (которые потом надлежащим образом заверяются). Если подтверждающий документ не содержит сведений, которые в силу закона должны быть указаны в трудовой книжке (например, пункт, часть, статья, на основании которых произошло увольнение), вносятся только те данные, которые есть в документе.

Работодатель не вправе требовать возмещения стоимости бланка трудовой книжки, если она утрачена или испорчена по его вине (пп. 47 и 48 Правил). Данная норма распространяется на случай выдачи работнику дубликата.

В последнюю очередь на основании кадровых документов делаются записи о работе и награждении у нынешнего работодателя (п. 32 Правил).

Дубликат испорченной трудовой книжки

Если дубликат выдан взамен испорченной работодателем трудовой книжки, на ее титульном листе делается запись «Взамен выдан дубликат» (п. 1.2 Инструкции), сама книжка вручается работнику. Все читаемые записи в дубликат переносятся из испорченной трудовой книжки.

Дубликат испорченной трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки

Увеличить изображение

В соответствии с п. 45 Правил на работодателя возлагается обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Для целей учета трудовых, их бланков и вкладышей у работодателей ведутся, во-первых, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и, во-вторых, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждены Минтрудом России (п. 40 Правил). Факт выдачи дубликата должен быть отражен в обеих книгах.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль