Порядок продления отпуска в связи с больничным листом

15781
График отпусков очень важный документ любой организации Однако не всегда очередность предоставления отдыха соблюдается. Один из наиболее частых случаев изменения времени отдыха является продление отпуска в связи с больничным. В настоящей статье рассмотрены особенности и кадровое оформление продления времени отдыха в связи с листком нетрудоспособности. Также уделено внимание отличиям продления отпуска от его переноса. На основе анализа законодательства и судебной практики приводятся ответы на сложные практические вопросы.

Вы пользуетесь профессиональной информацией!

Статья предназначена только для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

Зарегистрируйтесь, чтобы читать материал бесплатно.

Что и говорить, проделав серьезную работу по составлению и утверждению графика отпусков в прошедшем году, хочется, чтобы в текущем они доставляли как можно меньше проблем. Но, к большому сожалению, жизнь часто вносит коррективы в наши планы…

Нормативное регулирование продления отпуска в связи с  больничным

График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Это происходит не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов

Поэтому ничего не остается, кроме как разобраться в проблеме и решить ее. Как вы совершенно верно заметили, случаи продления и перенесения ежегодного оплачиваемого времени отпуска устанавливаются Трудовым кодексом РФ (далее – ТК РФ), а именно статьей 124, где говорится, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий сотрудника, в том числе и при его временной нетрудоспособности. Увы, это положение не вносит ясности в рассматриваемую ситуацию, поскольку не уточняет, в каких случаях время отпуска продлевается, а в каких переносится.

Но есть еще один документ, регулирующий предоставление времени отдыха, – Правила об очередных и дополнительных отпусках (далее – Правила об отпусках), утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Не стоит пугаться почтенного «возраста» этого документа: согласно ст. 423 ТК РФ он применяется постольку, поскольку не противоречит Трудовому Кодексу РФ.

В пункте 17 Правил об отпусках говорится, что очередной или дополнительный отпуск должен быть перенесен на другой срок или продлен в случае временной нетрудоспособности работника, удостоверенной больничным листом (листком нетрудоспособности), а в п. 18 уточняется, в каких именно случаях он переносится, а в каких продлевается.

Стоит помнить, что предоставление времени отдыха регулируется в том числе Правилами об отпусках в части, не противоречащей ТК РФ.

Отличия переноса и продления отпуска в связи с  больничным

Законодательством предусмотрено два варианта действий работодателя в ситуации, когда работник заболевает во время своего оплачиваемого отдыха:

  1. продление отпуска в связи с больничным листом;
  2. перенос времени отдыха на другую дату

Отдых должен быть перенесен, если обстоятельства, нарушившие планы на отдых, предшествовали его началу. Если же сотрудник заболел, уже находясь в отпуске, срок его возвращения на работу автоматически отодвигается на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить о случившемся нанимателя.

Например, один из работников по графику вот-вот должен был идти в отпуск, а ушел на больничный. Приказ издан, отпускные рассчитаны. Мы можем дать сотруднику отпуск и продлить его на количество дней больничного? Или все-таки нужно время отдыха перенести?

Поскольку в рассматриваемом случае временная нетрудоспособность наступила до планируемой даты начала времени отдыха, оно должно быть перенесено. Причем новый срок определяется по соглашению между работодателем и сотрудником (п. 18 Правил об отпусках) или работодателем с учетом пожеланий сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

В любом случае работодатель не может без участия отпускника определить новую дату начала времени отдыха.

Случаи продления отпуска в связи с больничным

В соответствии с нормами закона время отдыха продлевается или переносится только в случае временной нетрудоспособности самого работника. Если в период ежегодного оплачиваемого отпуска он ухаживает за заболевшим членом семьи, ни продлению, ни переносу отпуск не подлежит.

Также не подлежит продлению другие виды отпусков. Например, сотрудник заболел во время оплачиваемого учебного отпуска. В этом случае время отдыха не продлевается на время болезни.

Продолжительность отпуска за свой счет также не подлежит увеличению. Это правило также распространяется на отпуск по беременности и родам, а также по уходу за ребенком.

Также возникает вопрос, нужно ли продлевать время отдыха беременной, если в это время она проходила обязательную диспансеризацию?

Обязательным основанием для продления времени является именно листок нетрудоспособности, а не справка медицинского учреждения. В связи с этим организация не должна на основании справки продлевать ежегодный очередной отпуск на число дней диспансеризации в связи с беременностью. Даже если беременная сотрудница проходила врачей во время своего отдыха.

Особенности оплаты при продлении отпуска в связи с больничным

Необходимо помнить, что оплата ежегодного времени отдыха производится не позднее чем за три дня до его начала.

И именно здесь может возникнуть проблема. Найдет ли работодатель время и возможность согласовать с сотрудником перенос? Ведь до даты по графику может оставаться буквально пара дней…

Безусловно, стоит попытаться связаться с работником по телефону. Также можно съездить к нему домой (или в больницу), обговорить сложившуюся ситуацию и согласовать дату начала переноса.

Что касается оплаты, то, как правило, оплачивать отпускные не нужно. Работодатель уже оплатил время отдыха  до его начала. В связи с этим факт его продления не влияет на размер оплаты.

В этом случае нужно лишь оплатить листок нетрудоспособности по общим правилам.
Иная ситуация возникает при переносе времени отдыха. Получается, что денежную компенсацию за время отдыха сотрудник получил, а сам отпуск не отгулял. В этом случае оптимальным вариантом будет учет данных денежных средств в счет будущей заработной оплаты. Однако лучше такое удержание оформить с помощью письменного соглашения с сотрудником.

Оформление продления отпуска в связи с больничным

В Правилах об отпусках и Трудовом кодексе РФ отсутствует требование заключить соглашение в письменном виде. Однако во избежание возможных конфликтных ситуаций лучше не только обговорить, но и оформить некоторые документы.

Это может быть заявление работника с просьбой перенести время отдыха (пример 1). Или письменное уведомление сотрудника о необходимости перенесения даты начала отпуска и просьба высказать пожелание относительно новой даты (пример 2).

Документы для переноса и для продления времени отдыха несколько различаются. Необходимые кадровые документы представлены в таблице:

Перенос Продление

заявление от сотрудника;

приказ о переносе отпуска;

внесение изменений в график отпусков и личную карточку

внесение изменений в табель учета рабочего времени

внесение изменений в график отпусков и личную карточку

В заявление сотрудника о переносе времени отдыха указываются следующие сведения:

  • причина переноса (в данной случае болезнь);
  • количество переносимых дней;
  • желаемые даты нового времени отдыха.

В качестве приложения к заявлению прикладывается копия листка нетрудоспособности.

На основании данного документа организация издает приказ о перенесении отпуска. В нем указываются причины этого и даты, на которые перенесен отдых.

При продлении времени отдыха специального приказа издавать не нужно. При этом приказ о предоставлении отпуска в соответствии с графиком нужно будет отменить (пример 3). Для этого потребуется издать новый приказ в произвольной форме. Не забудьте заполнить графы 8 и 9 графика – там указывается основание перенесения и его предполагаемые даты. Нелишним будет сделать соответствующее примечание.

Бывают случаи, когда сотрудник еще не может точно указать новые даты отдыха. Тогда следует написать в приказе, что даты будут определены на основании дополнительного заявления работника.

После этого необходимо внести изменения в график отпусков организации. Нужно указать фактические даты отдыха в соответствии с приказом.

Продление отпуска в связи с больничном по инициативе работодателя

На практике может возникнуть ситуация, когда сотрудник не хочет писать заявление о продлении или переносе времени отдыха. Думается, в этом случае необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 123 ТК РФ. В ней говорится, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для всех сотрудников.

То есть одностороннее изменение его любой из сторон не допускается. Следовательно, с даты, утвержденной в графике отпусков, работодатель обязан будет отправить сотрудника отдыхать.

Изданный ранее приказ отменять не придется. После предоставления сотрудником листка временной нетрудоспособности работодатель обязан будет продлить отпуск на то количество дней, которое указано в больничном.

Трудные ситуации при продлении отпуска в связи с больничным

На практике возникают ситуации, когда сотрудники злоупотребляют своим правом на продление времени отдыха. Например, человек находится в отпуске с 1 по 14 апреля. Во время данного периода он заболевает на 5 дней. При этом он не сообщает об этом своему работодателю, а просто выходит не 14 апреля, а 19.  Тем самым он просто продлевает свое время отдыха на 5 дней.

В этом случае работодатель не вправе уволить сотрудника. Ведь у него есть листок временной нетрудоспособности. Такой же позиции придерживаются и судебные органы.

По этому вопросу высказался Верховный Суд Российской Федерации в  п. 6 Обзора судебной практики за третий квартал 2013 года. В нем указано, что  несвоевременное представление сотрудником работодателю документов, подтверждающих факт временной нетрудоспособности, не может служить основанием для признания неуважительными причин его отсутствия на работе и увольнения за прогул.

Однако работодатель не знает, заболел сотрудник или действительно не имеет уважительной причины для невыхода на работу.

В связи с этим рекомендуем в первый же день невыхода работника на свое рабочее место зафиксировать данный факт. Это можно сделать с помощью специального акта. После появления сотрудника на работе, можно взять у него письменные объяснения по поводу пропуска.

Важно помнить, что акт об отсутствие составляется именно в день фактического отсутствия лица на работе, а не постфактум. В ином случае суды признают увольнение за прогул незаконным и восстанавливают на работе.

Продление отпуска в связи с больничным в особых ситуациях

Особый порядок продления дней отдыха будет, если время болезни совпало с праздничными днями.

Например, главному специалисту предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью две недели - с 1 по 15 июня 2017 г. (праздничный день 12 июня в этот период не включается).

До окончания времени отдыха мужчина  сказал, что 9 июня 2017 года заболел и хочет продлить свой ежегодный оплачиваемый отдых на время болезни. Листок нетрудоспособности закрыт 17 июня.

На дни отдыха работника приходится 6 дней болезни - с 9 по 15 июня. Вместо них специалисту надо предоставить 6 дней, следующих за последним днем больничного - 17 июня.

То есть время отдыха в этом случае продлевается на период с 18 по 23 июня (6 дней). Выйти на рабочее место специалист должен 24 июня.

Что касается оплаты, то пособие выплачивается за все 9 дней больничного (с 9 по 17 июня). В него включается и праздничный день 12 июня.

Таким образом, если сотрудник заболел, чуть-чуть не дотянув до отдыха, работодатель обязан перенести отпуск при наличии возможности согласовать с сотрудником новую дату.

Если же такой возможности у работодателя нет, он должен предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск по графику. А потом необходимо продлить его на количество дней, которое проболел отпускник.

<