Когда необходимо уведомление об отпуске?

628
Я работаю в очень большой организации. До сезона отпусков еще несколько месяцев, а мы уже пачками рассылаем уведомления... Но ведь работники и так свои даты знают! Вот только в декабре график отпусков с учетом их мнения составили, а после утверждения их с этим документом ознакомили. Так ли уж необходимо тратить время еще и на уведомление об отпуске?

Кто же не хочет свести к минимуму работу с документами! Хотят и кадровики. Унылая перспектива напоминать работникам о каждом предстоящем отпуске под роспись заставляет одних искать способы упростить процедуру, а других – перечитывать закон в надежде найти никем ранее не замеченную норму, освобождающую от обязанности «писать письма» по этому, казалось бы, пустячному поводу.

Для начала вспомним, когда уведомление об отпуске действительно необходимо.

Трудовое законодательство устанавливает обязанность работодателя известить сотрудника о предстоящем ежегодном оплачиваемом отпуске за две недели до его наступления (ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ, далее – ТК РФ). При предоставлении так называемых целевых отпусков, освобождающих работника от исполнения трудовых обязанностей, например, для подготовки и сдачи экзаменов, направлять уведомление не требуется.

Напомним, что помимо основного отпуска продолжительностью 28 календарных дней некоторым работникам ежегодно предоставляется и оплачивается дополнительный отпуск за особый режим или условия труда. Этот отпуск также должен быть запланирован в графике, который является обязательным для исполнения обеими сторонами трудового договора. При этом составление графика – обязанность работодателя (п. 16 Правил об очередных и дополнительных отпусках (далее – Правила об отпусках), утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169), который, кстати, вовсе не обязан учитывать интересы и пожелания сотрудников.

ВАЖНО!

Порядок предоставления отпусков предусмотрен ТК РФ и Правилами об отпусках, которые действуют в части, не противоречащей Кодексу

Именно поэтому закон и предусматривает обязанность уведомлять сотрудников о начале отпуска. Если график был составлен работодателем, то без уведомления работник не сможет ни спланировать свой отдых, ни даже понять, с какого дня он свободен от работы и когда обязан снова к ней приступить.

Итак, работник должен быть под роспись извещен об очередном отпуске не менее чем за две недели до его начала. Более того, при нарушении работодателем срока предупреждения сотрудник имеет право подать заявление о переносе отпуска, а также требовать согласования времени его дальнейшего предоставления. Кроме того, нарушение процедур, установленных трудовым законодательством, может повлечь наложение штрафа: на должностное лицо – в размере от 1000 до 5000 руб., на организацию – от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях; далее – КоАП РФ). Соответственно, лучше все-таки сделать это вовремя.

Можно ли упростить процесс уведомления о времени использования отпуска? Один из вариантов в прошлом году предложил Роструд в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1.

Так, Роструд пояснил, что поскольку ТК РФ обязывает информировать работника под роспись, но не устанавливает ни вид, ни содержание соответствующих документов, то работодатель может определить их самостоятельно. Проверяющие, например, не будут возражать против дополнительной строки в графике отпусков, предназначенной для подписей сотрудников, которыми и будет подтверждено ознакомление с датами отпусков.

Действительно, условие о необходимости уведомления не позже чем за две недели не исключает возможности уведомить работников заранее, например в момент письменного ознакомления с утвержденным графиком отпусков. Единственное, что работодатель должен быть готов доказать, – это что требование закона исполнено в отношении каждого сотрудника. Важно зафиксировать доведение сведений о времени предстоящего отпуска, а не просто факт ознакомления работника с документом. Иначе даже при наличии личной подписи суд может счесть, что обязанность по уведомлению не была исполнена (см. апелляционное определение Московского городского суда от 24.04.2013 по делу № 11–9148/13). В своем разъяснении Роструд упоминает и традиционное письменное уведомление, составленное в виде отдельного документа и адресованное конкретному работнику. Разумеется, в случае спора суд сочтет такое извещение более убедительным аргументом. Кстати, Правила об отпусках обязывают работодателя знакомить работников с датами отпуска именно посредством индивидуального письменного извещения.

Итак, если очередной отпуск запланирован работодателем и будет предоставлен строго в соответствии с графиком, без письменного уведомления не обойтись. Другое дело, что есть альтернатива традиционному письменному уведомлению, представляющему собой отдельный документ.

Законом предусмотрена ситуация, когда отпуск, который работник не отгулял в текущем рабочем году, должен быть обязательно предоставлен ему в следующем рабочем периоде. Обратите внимание: в подобных ситуациях «долги» должны быть запланированы в графике отпусков. С работником предварительно обсуждается время отдыха, так как ТК РФ требует учитывать пожелания трудящихся относительно времени «отложенного» отпуска. Можно ли обойтись без отдельного уведомления в этой ситуации? Полагаем, что рисковать не следует. Работник в любом случае должен получить письменное подтверждение достигнутой договоренности. Иное в случае спора может быть расценено как нарушение права на отдых.

ПРИМЕР

В ходе судебного разбирательства выяснилось, что отпуск был предоставлен работнику в соответствии с его пожеланиями, изложенными в заявлении, но о готовности сделать это работодатель сотрудника в установленные сроки не уведомил, а направленный по почте приказ тот получил ближе к концу отпускного периода. Суд постановил выплатить работнику компенсацию морального вреда (см. апелляционное определение Московского городского суда от 18.11.2013 по делу № 11–32401/2013).

Составленный и утвержденный график отпусков изменению не подлежит. Точнее, отпуск может быть предоставлен и с незапланированный даты, но только с согласия работника и при наличии предусмотренных законом условий. В остальных случаях уведомление работника о датах отпуска, отличных от указанных в графике, может быть оставлено без внимания, а соответствующий уведомлению приказ – успешно оспорен (см. апелляционное определение Московского городского суда от 02.11.2012 по делу № 11–24842).

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ…

…даже если работник не был заблаговременно извещен об отпуске, это не делает незаконным соответствующий приказ. К такому выводу при рассмотрении подобного трудового спора пришел суд (см. определение Московского городского суда от 21.12.2011 по делу № 4г/8–11026/2011), указав, что работник, не получивший уведомление, но ознакомленный под роспись с приказом об отпуске, мог подчиниться ему и отправиться отдыхать, а мог написать заявление о переносе отпуска, предоставляемого без надлежащего уведомления, на другой срок.
Сторонникам уведомления об отпуске через ознакомление с приказом под роспись стоит напомнить, что это разные по смыслу и правовым последствиям процедуры. Надлежащим образом оформленное уведомление об отпуске свидетельствует, что работник знает о предстоящем отдыхе и может предпринять действия для изменения его дат, хотя и не имеет права этого требовать. Когда же работнику для ознакомления предъявляют приказ, он получает право требовать переноса отпуска на другие числа. Другое дело, что сотрудники чаще всего не представляют границы своих полномочий.

Резюме

Трудовым законодательством предусмотрено обязательное уведомление работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. А вот форму и способы извещения работодатель может выбрать самостоятельно.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль