Высвобождение персонала с помощью аутплейсмента

407
В период экономического подъема торгово-промышленному холдингу трудно было устоять перед соблазном бурного роста по всем направлениям: в объемах продукции, запасах сырья, размерах арендуемых площадей, глубине финансовых потоков, доле новых рынков, количестве клиентов и новых подразделений и, в частности, в количестве сотрудников. Кризис развеял "магию масштаба", "включив" предохранительные рефлексы: сэкономить, затаиться, ужаться...

HR-менеджер, на которого была возложена ответственность за оптимизацию численности персонала, пытается донести до высшего руководства понимание того, что высвобождением сотрудников необходимо управлять, а значит, заблаговременно выявлять и оценивать риски, четко планировать и просчитывать последствия, соблюдать требования законодательства и целенаправленно реализовывать комплекс мероприятий по организационно-психологической поддержке увольняемых работников, иначе можно разрушить тщательно выстроенный за благополучные годы имидж работодателя. Как же безболезненно оптимизировать численность персонала?

Решение

Думать о своей привлекательности в качестве надежного работодателя компании должны даже во времена кризисов. Урегулированная в соответствии с требованиями законодательства, цивилизованно реализованная процедура сокращения персонала — одна из возможностей «сохранить лицо». По окончании кризиса «выигрышный билет» — в виде приличной деловой репутации, наличия лучших работников и сбереженных нервов — оказывается у тех компаний, руководители которых сумели удержаться от скоропалительных решений (выжить «за счет» своих работников), принимали решения на основе всестороннего анализа, взвешенных оценок рисков и проверки соответствия запланированных действий долговременным целям.

Шаг 1. Анализ причин оптимизации персонала и оценка соответствующих рисков

Рабочей группе (в состав которой должны войти менеджеры высшего и среднего звена, финансисты, юристы, HR-менеджеры, при возможности — привлеченные профильные консультанты) необходимо определить категории персонала, попадающие под сокращение (качественные характеристики), для которых будет осуществляться планирование и проводиться аутплейсмент, ответить на вопросы, связанные с причинами оптимизации численности персонала.

Во время кризиса все компании вынуждены оптимизировать свои расходы. Сегодня и малый, и средний, и крупный бизнес находится в ситуации неопределенности. Паника, вызванная неизвестностью по поводу того, как сложатся дальнейшие обстоятельства, а также необходимостью сокращения расходов, порождает множество неправильных решений (большей частью основанных на эмоциях). Объемы продаж резко снижаются, отдельные бизнес-направления в связи с внешними и внутренними экономическими условиями утрачивают свою актуальность, клиенты аннулируют контракты, новые партнеры откладывают сотрудничество до лучших времен, возникают финансовые проблемы с выплатами долгов и кредитов, финансовая дисциплина со стороны заказчиков не соблюдается и т. п.

Многие руководители и владельцы бизнеса слишком пессимистично рассуждают о том, что им, возможно, придется объявить компанию банкротом и выйти из бизнеса. Более оптимистичный вариант — адаптация к сложившейся на рынке ситуации. Самые активные, стойкие и смелые предприниматели вступают в борьбу с кризисом и, как правило, начинают резко снижать расходы: уменьшать объемы производимой продукции, сокращать штаты (от оптимизации численности ключевых подразделений до полного увольнения сотрудников отдельных нерентабельных бизнес-направлений).

Однако экономический кризис — это лишь один из этапов экономического цикла, который, несмотря на негативные макроэкономические показатели и панику в средствах массовой информации, рано или поздно закончится и вновь уступит дорогу следующему витку экономического роста. Когда начнется очередной этап экономического роста, спрос на продукцию и услуги компаний повысится и снова потребуется персонал для того, чтобы удовлетворять растущий спрос на рынке. Способность компаний сохранить и привлечь талантливых сотрудников непосредственно зависит от того, как они ведут себя в период оптимизации расходов, так что в этом смысле кризис — своего рода проверка.

Пример

На предприятии планируется сокращение персонала в связи с установкой нового оборудования (автоматизацией). Справиться с работой на новом оборудовании могут сотрудники с образованием не ниже начального профессионального (технического), имеющие навык работы с ПК на уровне уверенного пользователя, с высокой обучаемостью и выносливостью, способные самостоятельно принимать решения. В данной ситуации аутплейсмент необходим работникам со средним общим и начальным профессиональным непрофильным образованием.

Нужно организовать проведение стратегических совещаний для анализа запаса прочности бизнеса по всем ключевым сегментам деятельности: продуктам/услугам, оборудованию, ресурсам, технологиям. Также нужно оценить способность организации быстро адаптироваться к ухудшающимся условиям работы, например, готовность к передаче части бизнес-процессов на аутсорсинг (для повышения гибкости).

План мероприятий, проводимых ответственными лицами в рамках программы аутплейсмента персонала (фрагмент)

Мероприятия, проводимые ответственными лицами Какие вопросы необходимо решить Цель
HR-специалисты, психологи или внутренние тренеры проводят консультации или тренинг для руководителя, который будет сообщать работникам об увольнении Подготовить рекомендации по проведению беседы об увольнении в формате «руководитель — подчиненный». Отработать навыки конструктивного взаимодействия и управления эмоциональным состоянием. Подготовить ответы на возможные вопросы и план беседы. Отработать навык составления письменных рекомендаций (создать универсальный шаблон) У руководителей чаще всего нет желания общаться со своими подчиненными на тему увольнения не только из опасения получить стресс или попасть в конфликтную ситуацию, но и в связи с отсутствием навыков общения в подобных обстоятельствах. Как показывает практика, начальнику легче передать сотруднику, чтобы тот зашел в отдел кадров (якобы подписать какие-то документы)
Собеседование с увольняемым (сокращаемым) работником Заполнить анкету сотрудника. Определить его потребность в дальнейшем карьерном росте и имеющиеся профессиональные возможности. Снизить эмоциональное напряжение. Помочь с составлением персонального резюме, написать сопроводительное письмо Второе собеседование необходимо, поскольку сделать все за один раз сложно из-за того, что сотрудник находится в стрессовом состоянии и не может быстро сообразить, что ему нужно. В связи с этим разговор с  HR-специалистом следует провести на один день позже. На данном этапе нужна более конструктивная персональная работа с сотрудником

Шаг 2. Подготовка документов для процедуры аутплейсмента увольняемых сотрудников

Необходимо утвердить принципы выбора сокращаемых сотрудников и подготовить итоговые документы:

список приоритетных должностей и компетенций, жизненно важных для сохранения бизнеса;списки должностей, подлежащих сокращению (с указанием категории и приоритетности/критичности увольнения);план мероприятий по аутплейсменту (с разграничением ответственности участников рабочей группы) с показателями эффективности.

Пример

Критериями результативного проекта аутплейсмента могут быть следующие:

• прохождение процедуры аутплейсмента не менее чем 80% сотрудников от общего числа уволенных;

• трудоустройство не менее чем 50% работников из числа прошедших процедуру аутплейсмента.

Шаг 3. Проведение процедуры высвобождения персонала

Управление процессом увольнения означает не только неукоснительное соблюдение требований законодательства, но и обеспечение людям психологической поддержки, поскольку увольнение вызывает существенный стресс и приводит к эмоциональной травматизации. Следовательно, ответственные лица должны выполнить определенные задачи в рамках зон ответственности по информированию персонала о причинах сокращения штатов и целях реализации программы аутплейсмента, проведению собеседований по увольнению (приложение), оформлению необходимых документов и выплате компенсаций.

Высвобождение персонала с помощью аутплейсмента

Шаг 4. Ознакомление увольняемого сотрудника с рынком труда, требованиями, предъявляемыми к работникам

HR-менеджерам нужно предоставить сокращаемым сотрудникам информацию о рынке труда, об особенностях трудоустройства в других компаниях, о том, как избежать мошенников на рынке труда. Также необходимо помочь им с формированием стратегии трудоустройства (в конкретную организацию либо на вакансию из числа имеющихся на рынке труда) с помощью личного плана поиска работы. Данный шаг необходим, так как обеспечивает ответственность работника за свои действия.

Шаг 5. Помощь в составлении резюме с последующей рассылкой в выбранные компании

HR-менеджеры могут оказать потенциальным кандидатам помощь в рассылке резюме в компании, где имеются искомые вакансии. Данный шаг важен для всех увольняющихся сотрудников, особенно для тех, которые были заняты в проекте. Это помогает сформировать культуру проектной работы, культуру поддержки контакта компании и ее бывших сотрудников друг с другом, культуру рекомендаций.

Пример

В одной компании резюме сотрудников, у которых завершался проект, были подготовлены в одном стиле: подробные, с акцентом на пункт «Достижения». Резюме были сформированы в архив и вместе с рекомендательным письмом присланы потенциальному работодателю. Выглядело это очень достойно и вызывало доверие к таким специалистам. Следовательно, рассылку резюме обязательно нужно делать для тех, за кого ручаются руководитель и компания. Это снимает многие барьеры при первом контакте. Даже если в других организациях данные работники не будут трудоустроены, благодаря распространению информации они окажутся конкурентными на рынке труда, их статус будет выше, чем у других соискателей.

Личный план поиска работы

  • Какие источники информации я буду изучать? Где я буду искать вакансию?
  • Кому я сообщу о том, что ищу работу?
  • На какое предприятие я хочу устроиться работать? Кем? Есть ли у этой компании сайт, электронная почта, факс?
  • Кого из работников этого предприятия я знаю, или кого из них знают мои знакомые, друзья?
  • Как мне составить резюме? Кто поможет в этом?
  • Куда отправить свое резюме? Как его можно будет проверять?
  • Как написать сопроводительное письмо? Кто поможет его составить?
  • Откуда взять электронные адреса и факсы компаний для рассылки своего резюме?
  • Когда отсылать первые 10 резюме (дата)?
  • Когда подготовить работодателю список вопросов для телефонного интервью (дата)?
  • Когда подготовить самопрезентацию на 30 секунд (дата)? Кто сможет оценить ее перед началом поиска работы?
  • Отправлять ли благодарственные письма после собеседований? Когда составлять такое письмо?
  • Когда просматривать свой гардероб и выбирать одежду для собеседований?
  • Когда начинать звонить по объявлениям о вакансиях? Что спрашивать (готова ли речь)?
  • К кому можно обратиться в трудной ситуации, если наступят разочарование, апатия, депрессивное состояние?

Шаг 6. Поддержка оперативной обратной связи при поиске работы

HR-менеджерам необходимо еженедельно или раз в две недели собирать информацию о ходе трудоустройства (вести оперативный учет, обзванивать работников и т. п.). Когда увольняющихся много, можно составить график контактов и следовать ему — это нужно для контроля эффективности аутплейсмента.

Шаг 7. Подготовка работника к собеседованию в других компаниях и возможной оценке

HR-менеджерам целесообразно сформировать у потенциального кандидата на ряд позиций ( сейлз-менеджеров, менеджеров среднего звена, торговых представителей и др.) при наличии соответствующих временных ресурсов навыки ведения мини-переговоров, деловых коммуникаций, в том числе телефонных, навыки самопрезентации, задавания вопросов, решения определенных тестов. Это дополнительный шаг, так как качественная предыдущая работа может исключить необходимость данного мини-тренинга.

Какие задачи стоят перед ответственными лицами при увольнении сотрудников в рамках программы аутплейсмента?

1. Топ-менеджеры должны подробно изложить на общем собрании коллектива причины принятого решения о сокращении штатов, честно рассказать о трудностях, с которыми столкнулась организация, и о тех мерах, которые уже приняты. Затем они должны сообщить о принципах, по которым будет осуществляться сокращение, утвержденных процедурах, видах предусмотренных компенсационных выплат, социальной помощи, которая будет оказана увольняемым при поиске новой работы (о программе аутплейсмента).

2. Линейные менеджеры должны провести собеседования на тему увольнения, обеспечить непрерывность процесса производства и выполнения плановых показателей деятельности, передачу материальных ценностей, защиту коммерческой информации, передачу производственных заданий и перераспределение функций.

3. Менеджеры по персоналу должны своевременно оформить и выдать на руки увольняющимся все необходимые документы, помочь менеджерам в урегулировании возникших конфликтов, при необходимости оказать увольняющимся психологическую помощь, проконсультировать их в отношении программ помощи с трудоустройством.

4. Юристы должны проверить правильность оформления документов, проконсультировать всех участников процесса сокращения по сложным вопросам, связанным с трудовым законодательством.

5. Специалисты бухгалтерии должны своевременно провести расчеты и выплаты увольняющимся, проконсультировать их по вопросам пенсионного обеспечения, выплаты кредитов, погашения ссуд и т. п.

Каковы цели программы аутплейсмента?

Разрабатывая программы аутплейсмента, компания ставит перед собой цели:

  • помочь менеджерам компании с перераспределением между оставшимися работниками функций, которые ранее выполнялись сокращенными сотрудниками, устранением несогласованностей между объемом новых обязанностей и прав, разработкой мер по профилактике стрессов, связанных с переутомлением, недостатком опыта и квалификации и пр.;
  • поддержать контакты с бывшими сотрудниками по ключевым вопросам (с целью их возвращения в компанию по мере возобновления проектов после прохождения сложной ситуации);
  • получить дополнительную поддержку в реализации процесса увольнения;
  • помочь увольняемым сотрудникам на начальном этапе нового пути (создать тренировочные программы,помочь в оценке полученных предложений о найме на работу, посоветовать при налаживании новых контактов и пр.).

По каким категориям разделяется сокращаемый персонал при построении «рейтинга критичности»?

При вынужденном сокращении персонала руководителям необходимо подготовить «рейтинги критичности» приоритетных работников, разделив их на категории:

  • по степени участия в создании продукта / оказании услуги: основные-вспомогательные;
  • по форме занятости: полная-частичная (совмещение, работа по договору и т. п.);
  • по форме оплаты труда: фиксированный оклад — почасовая оплата, проценты и т. п.

Высвобождение персонала с помощью аутплейсмента

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль