Бюджет HR-проектов: технология расчета и обоснования

516
Положение HR-подразделения особое. С одной стороны, HR-менеджер поддерживает все направления деятельности компании, с другой - единой общедоступной методики оценки его влияния на бизнес нет. Поэтому вопрос, насколько эффективно работает подразделение, оправданны ли затраты на эту функцию, будет периодически возникать у руководителей бизнеса, особенно при формировании бюджета на следующий период.

Каждая организация прогнозирует результаты своей деятельности (в количественном и/или стоимостном выражении), а также ресурсы, необходимые для достижения поставленных целей. В завершение этой работы и формируется бюджет компании. Утверждение HR-затрат всегда вызывает ревнивый интерес со стороны руководителей других подразделений: доля расходов в общем бюджете значительна, а влияние на прибыль не- очевидно.

Формирование и обоснование HR-бюджета

Расходы отдела планирует директор по персоналу.

На этапе составления бюджета руководитель HR-направления должен:

  • собрать информацию о бизнес-планах и потребностях, связанных с управлением персоналом, у руководителей всех подразделений;
  • проанализировать работу в предыдущем периоде, продумать необходимые изменения;
  • составить план работы;определить направления расходов;
  • обосновать необходимость затрат на планируемые виды деятельности и их объем в запрашиваемом размере.

Обосновывать необходимые затраты при планировании изменений удобно в форме бизнес-кейсов. Пример приведен в табл. 1.

Таблица 1. Пример обоснования затрат на новую программу обучения

№  Алгоритм работы Пример
1 Цель, сформулированная бизнесом Повышение эффективности доставки: внедрение трекеров маршрута
2 Направления работы HR, задействованые в процессе Внутреннее обучение сотрудников
3 Ожидаемые результаты Все сотрудники отдела доставки уверенно пользуются новым оборудованием. Обучение проведено в установленные сроки
4 Какие показатели требуется изменить Увеличение количества тренинг-часов для сотрудников отдела доставки. Увеличение бюджета обучения
5 Сроки В период с _____ по _____
6 Направления действий Подготовить программу обучения. Обучить внутренних тренеров и экспертов по оценке знаний. Организовать обучение сотрудников с минимальным отрывом от работы, согласовать график аренды помещения и оборудования. Обеспечить проведение обучения. Разработать программу мотивации сотрудников, направленную на эффективное овладение новыми навыками и их применение на практике
7 Необходимые ресурсы Трудовые: специалист по обучению, подготовка программы — 10 часов, подготовка внутренних тренеров и экспертов — 16 часов, организация конкурса на лучшие знания — 16 часов. Технические: сканер, цветной принтер для изготовления материалов. Финансовые: аренда помещения — _____ руб. Организация проведения (чай, кофе, материалы) — _____ руб. Призы участникам конкурса на лучшее владение оборудованием _____ руб.

Помимо постоянной деятельности по поддержанию и повышению эффективности бизнес-процессов управления персоналом HR может быть задействован в проектах, связанных с решением нетиповых задач. Например, возникла потребность в привлечении молодых специалистов для участия в новых разработках. Это цель на долгосрочную перспективу — для ее достижения планируется внедрение программы по работе с профильными учебными заведениями. Программа выделяется в отдельный проект, к которому подключают специалистов по подбору и обучению персонала.

Задачи специалистов:

  • определить список учебных заведений, с которыми предполагается установить контакты;
  • подготовить рекламные материалы и презентации для учебных заведений;
  • разработать процедуры отбора и оценки стажеров;
  • подготовить программу стажировок;оказывать поддержку стажерам в период прохождения практики.

Очень часто служба персонала принимает участие в кросс- функциональных проектах, оказывая поддержку другим направлениям бизнеса. Для подразделения такая деятельность может рассматриваться и как функциональный проект в рамках общего задания, и как обычная работа — в зависимости от объема и уникальности решаемых задач Например, участие HR в открытии нового филиала может быть квалифицировано и как проект, и как рутинная деятельность.

В любом случае затраты на проект лучше выделять в отдельный бюджет.

Наличие отдельного бюджета позволяет:

  • обосновать увеличение затрат подразделения по сравнению с предыдущим периодом;
  • получать корректные показатели по проекту и по основной деятельности;
  • увеличить прозрачность использования средств.

Проекты могут быть текущими или инвестиционными.

Текущий проект предполагает внедрение улучшений, влияющих на операционную деятельность: сокращение расходов, повышение качества, использование новых технологий работы. Например, проект по формированию и развитию HR-бренда, что позволит привлечь лучших профессионалов, повысить лояльность сотрудников и т. п.

Инвестиционный проект предполагает формирование актива, который окупится со временем. Примером может служить внедрение системы e-learning в территориально распределенных компаниях: первоначальные затраты на установку системы и ее поддержание окупаются за время использования (5–10 лет) за счет снижения затрат на проведение обучения в очном формате и расходов на командировки при равной эффективности отдачи от электронного обучения и обучения в классе.

Отличия бюджетирования проектов от бюджетирования операционной деятельности:

  • бюджет проекта выделяется на конкретные цели;
  • каждая цель имеет свой показатель эффективности, который может отличаться от KPI, принятых в компании;
  • использование бюджета привязано к графику проекта.

Операционный и проектный бюджеты могут совпадать по статьям расходов (табл. 2).

Таблица 2. Основные статьи HR-бюджета

Payroll Фонд оплаты труда
Employee Benefits Бенефиты и льготы сотрудникам
Medical Support Медицинские осмотры, предварительные и периодические
Recruitment Подбор персонала
Training Обучение персонала
Special Programmes Специальные программы (праздники, награждения и пр.)
Client & Guest Entertainment Материальные для проведения встреч
Stationery, paper Канцелярские материалы
Furniture and Fixtures Мебель и оборудование
Travel Командировочные расходы
Communications Мобильная связь, почтовые расходы
Cons Services Консультирование и аудиторские услуги

Бюджеты службы персонала в различных компаниях могут различаться наполнением и степенью детализации. В некоторых организациях фонд оплаты труда формирует финансовая служба, затраты на медицинские осмотры сотрудников входят в бюджеты функциональных подразделений и т. п. Есть компании, где годовой бюджет службы персонала составляет фиксированную сумму, и задача руководителя — распределить его по статьям расхода и периодам. Но независимо от того, по каким правилам формируется бюджет, он должен быть обоснован.

Для этого существует достаточное количество инструментов. Главное — помнить, что чем больше информации собирается и анализируется в процессе работы подразделения, тем больше возможностей на конкретных цифрах доказать бизнесу эффективность инвестиций в те или иные направления развития персонала.

Основные статьи HR-бюджета и примеры их обоснования

Фонд оплаты труда

Расчет фонда оплаты труда (ФОТ) выполняется уже после утверждения численности сотрудников на планируемый период функциональными руководителями.

Размер оплаты труда каждой категории работников обосновывается с использованием метода бенчмаркинга. Для этого при подготовке бюджета по зарплате необходимо собрать максимум доступных данных: актуальные обзоры уровня заработных плат по региону и отрасли, прямую информацию от компаний-конкурентов. Сравнение и анализ размеров оплаты труда, социального пакета позволят обосновать планируемый фонд оплаты труда. Уровень ниже рыночного приводит к росту текучести персонала, уменьшению его лояльности и, как результат, снижению производительности труда. Заработные платы выше среднерыночных экономически обоснованы для привлечения и удержания уникальных специалистов, ключевых и перспективных сотрудников.

Расчет планируемого ФОТ отражает особенности фактических расчетов, используя принятую в компании методологию, например алгоритмы расчета бонуса, фактические графики работы компании и т. п.

В табл. 3 показано, из чего складывается фонд оплаты труда.

Таблица 3. Составляющие ФОТ

Payroll related Относящиеся к фонду оплаты труда Рассчитывается
Employee Salary Expense Оклады, тарифные ставки Путем умножения часовой/ дневной ставки на количество планируемых рабочих часов/ дней в периоде
Monthly Bonus Месячная премия В зависимости от принятой в компании системы материального стимулирования пропорционально планируемому рабочему времени и плановым показателям деятельности в период
Year-end Bonus Премия по итогам года В соответствии с политикой премирования, принятой в компании
Employee benefits other Другие премиальные выплаты В соответствии с политикой премирования, принятой в компании
Overtime, night time В этом случае — оплаты за работу в общевыходные праздничные дни, доплата за работу в ночное смены и т. п. Только для сотрудников, к которыми это применено в соответствии с графиком работы
Contract Labour Работа по гражданско-правовому договору
Payroll Taxes Налоги на заработную плату В соответствии с законодательством РФ

Кроме того, необходимо предусмотреть возможные изменения ФОТ, например:

  • повышение оплаты труда, если оно планируется (по отдельным сотрудникам или персоналу в целом), с учетом принятой в компании практики повышения зарплаты — на размер инфляции, в соответствии с результатами ежегодной оценки и т. п.;
  • внести его в расчет с планируемой даты;
  • замещение на период отпуска сотрудников, если это необходимо по условиям бизнеса;
  • внести данные по оплате труда замещающих;
  • сокращение численности работников — нужно рассчитать затраты на выплаты компенсаций при сокращении штата и т. п.

Сходным образом рассчитывается бюджет бенефитов и льгот (табл. 4).

Таблица 4. Составляющие социального пакета

Communications Mobile Communications Оплата переговоров по мобильному
Связь Telephone Оплата стационарного телефона
Employee related Apartments Rental Аренда жилья
Относящиеся к работнику (доп. бенефиты предоставляемые компанией отдельным работникам, группам работников и т. п.) Apartment Maintenance Обслуживание арендованого жилья, в т. ч. затраты на поиск
Employee Benefits — Insurance ДМС
Employees Related — Other Другие бенефиты
Employees Home Leave Затраты на проезд
Food employees Expense Оплата питания сотрудников
Employee Moving Expenses Оплата поездок домой (если предусмотрено трудовым договором)
Using of personal motor vehicle Компенсация затрат на транспорт

Аналогично бюджетируется ФОТ проекта. Возможные отличия чаще всего связаны с применением системы премирования, отличающейся от принятой в компании.

Подбор персонала

К этой статье расходов относятся затраты на привлечение и наем персонала, а также на оборудование новых рабочих мест.

Расчет затрат на подбор отражает реалии процесса — стоимость размещения рекламы в источниках привлечения кандидатов и потребность в найме:

  • замещение уволившихся сотрудников = планируемая штатная численность x коэффициент текучести за период;
  • планируемое количество вакансий = новые вакансии замещение уволившихся сотрудников;
  • стоимость подбора на одного работника = (затраты прошлого года на подбор / количество подобранных сотрудников) x коэффициент инфляции;
  • бюджет на подбор персонала = (планируемое количество вакансий x стоимость подбора на одного работника) (стоимость оборудования нового рабочего места x планируемое количество новых рабочих мест).

Если в подразделении учет детализируется по категориям персонала, расчет делается по каждой категории.

При бюджетировании проекта в затраты на подбор персонала, как правило, дополнительно включаются оплата рекрутеров, командировочные расходы, затраты на материалы (бланки, анкеты), стоимость аренды помещения.

Обучение

Планирование затрат на обучение предполагает тесное взаимодействие с руководителями подразделений. Оценка эффективности таких расходов во многом зависит от того, какого рода обучение планируется:

  1. Обучение новым методам работы, освоение нового оборудования, технологии с целью увеличения выработки на одного человека, повышения качества оказываемой услуги, снижения потерь и т. п.
  2. Обучение кадрового резерва с целью сокращения затрат на подбор сотрудников, периода адаптации, повышения качества управления и уровня приверженности.
  3. Обучение работников, которое определяется законодательно и контролируется органами Ростехнадзора с целью уменьшения рисков, обеспечения промышленной безопасности, безопасности в сфере охраны труда, экологической, энергетической и пожарной безопасности.
  4. Обучение новых сотрудников, цель совпадает с п. 1.

При определении эффективности большинства видов обучения используется такой критерий, как экономическая оценка результативности — эффективность инвестиций в человеческие ресурсы.

ROI (коэффициент возврата инвестиций) = (доходы — затраты) / затраты x 100%. Под доходом понимается экономический эффект от обучения, например, увеличение производительности, продаж, выручки, оптимизация численности, сокращение затрат и т. п. в стоимостном эквиваленте. Затраты включают все издержки, связанные с процессом обучения. Показатель ROI выше 100% говорит о положительном экономическом эффекте.

Основная сложность расчета ROI заключается в том, что методика не позволяет вычислить эффект от косвенных выгод, например уменьшения сроков и повышения точности получения информации, роста лояльности сотрудников или клиентов. Или — другой пример — влияние обучения на рост продаж, которое можно рассчитать в стоимостном выражении, будет оспариваться маркетинговой службой, запустившей новый канал рекламы, и т. п.

Как правило, ROI подсчитывают для наиболее дорогостоящих программ обучения. Расчет отдачи инвестиций имеет положительный эффект, побуждая службу персонала соответствовать требованиям бизнеса и ответственнее относиться к использованию средств компании, но требует дополнительных трудозатрат и доступа к большому объему информации. В связи с этим чаще компании используют показатели, характеризующие общее состояние обучения и развития.

Показатели оценки эффективности затрат на обучение персонала:

  • затраты на обучение в расчете на одного сотрудника;
  • количество часов обучения на одного сотрудника;процент сотрудников от общей численности прошедших обучение;
  • общее количество учебных часов;
  • общие затраты на обучение по категориям персонала.

Бюджет на обучение определяется на основании сравнения планируемых затрат с расходами предыдущих периодов, данными других компаний и поставленными целями.

Процесс бюджетирования регламентируется в соответствующем локальном нормативном акте, который определяет принципы создания и функционирования системы бюджетирования в компании, а также устанавливает единую политику формирования бюджетов подразделений. Экземпляр данного документа должен быть предоставлен в распоряжение HR-службы и внимательно изучен ее сотрудниками. Он определяет порядок и сроки составления HR-бюджета на очередной финансовый год.

Джек Филлипс, автор методики, позволяющей оценить эффективность инвестиций в человеческий потенциал, сказал: «Если вы не можете что-то измерить, значит, вы не можете этим управлять».

Результаты деятельности по управлению персоналом многогранны, поэтому в компании должны внедряться, применяться и совершенствоваться инструменты, позволяющие управлять эффективностью работы.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Продолжите чтение после бесплатной регистрации

      Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

      Читайте после регистрации:

      • Примеры составления KPI
      • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
      • Оценка результатов труда персонала
      • Анкета для проведения структурированного интервью
      • и другие полезные статьи

      В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль