Гибкая рабочая среда: фактор нематериальной мотивации

173
Гибкий график работы и дистанционная занятость - важные тенденции, которые сегодня волнуют многих работодателей. Западные компании уже вовсю практикуют подобную форму работы с профессионалами, тогда как российские организации пока прицениваются. Основной довод очень прост: для того чтобы конкурировать в борьбе за ключевых сотрудников, нужно давать им больше свободы, предоставляя возможность гибкого графика и дистанционной работы. Кроме того, появляется все больше инструментов для групповой работы и коммуникации. Все это упрощает удаленную работу и снижает риски такого сотрудничества для работодателя.

Справка о компании

 Российская компания ABBYY — ведущий мировой разработчик программного обеспечения и поставщик услуг в области распознавания и ввода документов, лингвистики и перевода. Штаб-квартира группы ABBYY находится в Москве, головные офисы — в Северной Америке, Европе и Восточной Европе (Украина). Среди региональных офисов ABBYY: 3А (Азия, Африка, Южная Америка), Австралия, Великобритания, Канада, Кипр, Россия, Тайвань, Япония. В группу компаний также входят высокотехнологичная лингвистическая компания ABBYY Language Services и издательство ABBYY Press, расположенные в Москве.В 14 международных компаниях, входящих в группу ABBYY, работает свыше 1250 сотрудников и 900 аутсорсеров. Продукты и решения ABBYY доступны пользователям более чем в 200 странах мира благодаря собственной сети партнеров и представителей.

Риски управления удаленными сотрудниками

Главное достоинство дистанционной формы занятости состоит в том, что она удобна сотруднику: он не тратит время на дорогу до офиса, может работать в комфортной для себя среде и самостоятельно планировать рабочий день. Однако для работодателя удаленное сотрудничество, несмотря на серьезное снижение затрат, сопровождается определенными рисками.

Один из основных рисков — снижение производительности труда. С одной стороны, сотрудника, который сидит под боком у начальника, проще контролировать, т. к. его работа всегда на виду. Помимо этого, дома человеку бывает сложнее сконцентрироваться из-за различных отвлекающих факторов. С другой стороны, проблемы зачастую возникают тогда, когда менеджеры контролируют каждый шаг удаленных сотрудников, в то время как основное внимание нужно уделять результатам труда (в т. ч. промежуточным), а не местонахождению сотрудника.

У тех, кому разрешено трудиться автономно, производительность труда зачастую даже повышается, т. к. они могут выполнять задание тогда, когда для этого имеются наиболее подходящие условия.

Другой риск связан с информационной безопасностью. Ее уровень можно повысить за счет проведения с сотрудниками необходимых инструктажей, регулярной смены паролей доступа, жесткого регламентирования прав в корпоративной сети, использования средств защиты от вирусных и хакерских атак.

Безусловно, дистанционный сотрудник должен обладать определенными компетенциями, для того чтобы эффективно работать полный день вне офиса. Требуются высокий уровень самодисциплины, организованность и ответственность. Далеко не все работники обладают такими качествами, поэтому могут возникать трудности, связанные с их мотивацией и контролем.

Таким образом, работодателю выгодно отпускать «на свободу» только тех, у кого специфика работы соответствует определенным требованиям. К такой специфике относится нормированная деятельность, которая опирается на текущие задачи и показатели качества процесса и имеет ключевые точки оценки эффективности. В таком случае большая часть поощрения сотрудника зависит от выполнения KPI, и его работу легко оценить.

Практика дистанционной работы в ABBYY

В ABBYY большинству категорий сотрудников головного офиса по согласованию с руководителем разрешена временная удаленная работа. Абсолютному большинству сотрудников (более чем 90% персонала) разрешено трудиться по гибкому графику.

Политика компании в данной области регулируется соответствующими письмами / приказами руководства и отдельными регламентами в области информационной безопасности и пр. Правила удаленной работы сильно зависят от воли руководителя, обычно их устанавливает ответственный менеджер. Если руководитель замечает снижение результативности дистанционного сотрудника, то последнего просят вернуться в офис.

Что касается принципов управления удаленным работником, то у человека, который претендует на дистанционную работу, должны иметься соответствующие условия (оборудованное для работы место дома, тишина и покой). Кроме того, руководителю дистанционного сотрудника надо четко обозначить цели удаленной работы и наладить систему регулярной отчетности, чтобы быстро реагировать на отклонения в производительности. Оплата труда удаленных сотрудников осуществляется по обычной схеме, как и для офисного персонала.

Например, временная удаленная работа предоставляется программистам, поскольку их деятельность осуществляется в общей информационной среде. Их рабочие часы отмечаются в программе, поэтому их труд легко отследить. При этом у программистов в ABBYY нет универсальных показателей эффективности и норм KPI, а есть задачи, которые ставит руководитель. Он же оценивает их выполнение (качество, сроки и пр.). При этом чаще всего это инновационные решения, изобретения, которые сложно оценить с помощью количественных способов.

Многие проблемы с дистанционной работой связаны с тем, что сами обстоятельства, в которых находится сотрудник, стимулируют падение производительности, например, отрыв от коллектива и неполная информированность, которые влияют на эффективность и итоговый результат.

Департамент по персоналу разрабатывает базовые рекомендации по тайм-менеджменту для сотрудников: как организовывать свой труд, как ставить задачи на день и пр.

Конечно, как удаленных, так и офисных сотрудников, а также их руководителей следует обучать правилам дистанционной работы, но для компании основную часть проблем могут решить именно рекомендации.

Ответственность руководителя

При переводе сотрудников на удаленную работу руководителям предъявляется гораздо больше требований. Крайне важно, чтобы они эффективно управляли дистанционной работой подчиненных: ставили понятные цели, регулярно контролировали, осуществляли с ними постоянную связь (сотрудники должны быть доступными на протяжении определенной части дня).

Чаще всего об эффективности работы сотрудника можно судить по его KPI. При недостаточных показателях нужно чаще встречаться с подчиненным. В связи с этим есть смысл обучать менеджеров постановке целей по принципу SMART и их отслеживанию. Руководители, как правило, априори не владеют навыками целеполагания. Однако далеко не все цели должны быть SMART. Например, любое сервисное подразделение внутри компании должно максимально качественно обслуживать клиентов. Эту цель сложно конкретизировать. Безусловно, в компании разработаны стандарты обслуживания клиентов, но по ним не всегда можно оценить результат работы. Так, дизайнерской службе ставят задачу по созданию продукта для заказчика. Единственный способ оценки эффективности их деятельности — измерение удовлетворенности заказчика.

В то же время удовлетворенность заказчика зависит от разных факторов, и качество обслуживания может перевесить качество самого продукта. Клиентоориентированность и удовлетворенность внутреннего заказчика компания измеряет разными методами. Например, после выполнения заявки дизайнером заказчику отправляют письмо с просьбой оценить проделанную работу. Данная информация отражается в общей системе, и так можно отследить эффективность каждого дизайнера.

При постановке задач удаленным работникам важно учитывать несколько моментов. Задача должна быть отчуждаема, т. е. нужно, чтобы ее мог выполнить один человек за конечный промежуток времени (день, неделя, месяц). В этом случае вклад сотрудника будет очевиден.

Департамент по персоналу ABBYY в рамках тренинга для менеджеров дает руководителям рекомендации по поводу того, как провести координирующие мероприятия по видеосвязи, осуществить контрольные мероприятия, помочь удаленному сотруднику создать инфраструктуру для производительной работы, наладить процессы и пр.

Для обучения руководителей в ABBYY разработан тренинг «Менеджмент в первом приближении», задача которого — дать менеджерам все то, что может пригодиться для управления дистанционным сотрудником. В процессе тренинга участники узнают, что такое менеджмент, как быть хорошим менеджером (какие качества в себе воспитывать, чему учиться, как поступать в разных ситуациях). Управленцы рассматривают вопросы целеполагания, мотивации, управленческого контроля, повышения эффективности отдела, кадрового планирования.

Эффективность удаленного сотрудника также оценивается непосредственным руководителем. Если человек не может достичь поставленной цели, менеджер должен объяснить его ошибки. Задача руководителя — постоянно коммуницировать с работником, разъяснить ему то, чего ждет от него компания, наметить главные приоритеты, задать темп работы. Другими словами, управлять человеком на расстоянии нужно практически так же, как и в непосредственной близости (в офисе). При этом управление дистанционными сотрудниками требует большей регулярности, более формализованного, четкого целеполагания, планирования и контроля. Поэтому руководить ими могут только хорошие менеджеры, с сильными управленческими навыками. Таким образом, одно из основных условий удаленной работы — умение непосредственных руководителей управлять дистанционными сотрудниками.

Средства коммуникации

Другой важный момент для повышения эффективности дистанционных сотрудников — наличие необходимой инфраструктуры: инструментов группового общения (Skype, корпоративная почта и т. п.), хранения файлов (корпоративного, электронного архива) и средств групповой работы (приложений, в которых люди могут работать одновременно, независимо от точки доступа). Так в качестве оперативного коммуникационного инструмента в ABBYY используется Microsoft Lync. Прежде всего он выполняет функцию корпоративного чата, а также позволяет организовывать видеоконференции, вести телефонные переговоры. Во время конференции в программе можно записывать ключевые моменты и пр. Кроме того, у компании должна быть безопасная внутрикорпоративная сеть для хранения данных, доступная из любой точки мира, а не только с локальных компьютеров.

В ABBYY также есть общая система планирования для разработчиков. Помимо этого, компания использует много систем интерактивной работы. Например, внутренний портал на платформе SharePoint, который помимо прочего играет роль хранилища документов. Через него можно организовать небольшой документооборот (например, подтверждение документов) и согласовывать другие процессы, не требующие личного присутствия.

Гибкий график и мотивация сотрудников

Сама по себе удаленная работа является хорошим мотивирующим фактором. Работодатель же получает взамен лояльность сотрудников и возможность нанимать тех людей, которые не пошли бы работать в компанию, не будь такой возможности (например, живущих в другом регионе, молодых мам и др.). Внешние кандидаты также знают о возможности гибкого графика в ABBYY, поскольку это отмечается в вакансиях, поэтому специально работать над мотивацией дистанционных сотрудников не приходится.

Последнее исследование удовлетворенности сотрудников компания проводила год назад. Согласно его результатам гибкий график — одно из главных достоинств ABBYY (отмечено 41% сотрудников). В ходе опроса респондентов попросили выбрать из 20 параметров пять, более всего мотивирующих их на работу. На первом месте оказался интерес к самой работе и задачам, на втором — совокупный размер материального поощрения, на третьем — возможность роста и на четвертом — гибкий график работы.

Однако у человека, работающего удаленно в течение длительного времени, теряется эмоциональная привязанность к компании и коллегам. Таких людей нужно вовлекать в общекорпоративные мероприятия, чтобы стимулировать на предмет лояльности.

Удаленный сотрудник должен иногда приезжать в офис. Это особенно касается тех, у кого много задач и чья деятельность связана с другими работниками (участие в общих проектах). Кроме того, коллегам вообще надо встречаться: для правильной организации труда, производительности, установления неформальных связей с коллегами. Все это удерживает людей в компании.

Что касается эффективности удаленной работы для компании, то она не приносит бизнесу прямой выгоды. Но по результатам исследования удовлетворенности, гибкий график котируется как одно из самых главных достоинств компании и для новых сотрудников, и для тех, кто уже работает в ней. Сейчас это общемировой тренд и огромный блок для мотивации персонала.

Есть множество способов предоставить людям такие условия труда, которые им понравятся. Чем больше гибкости будет в организации, тем выше окажется отдача в виде роста производительности труда, уменьшения разобщенности, снижения текучести кадров и возросшей лояльности сотрудников.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Продолжите чтение после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

Читайте после регистрации:

  • Примеры составления KPI
  • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
  • Оценка результатов труда персонала
  • Анкета для проведения структурированного интервью
  • и другие полезные статьи

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль